信息化背景下文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新微探

高海翔

（山東港口航運(yùn)集團(tuán)煙臺(tái)集裝箱海運(yùn)有限公司，煙臺(tái) 264000）

引 言

文書(shū)檔案是各個(gè)單位對(duì)活動(dòng)發(fā)展進(jìn)行記錄的資料集合。文書(shū)檔案的完整準(zhǔn)確性和生產(chǎn)與發(fā)展有著直接的關(guān)系。因此，各個(gè)單位需要認(rèn)真對(duì)待文書(shū)檔案的管理工作。目前，以往的文書(shū)檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足單位在發(fā)展過(guò)程中提出的各項(xiàng)需求，所以各個(gè)單位需要在信息技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境中尋找新型的工作方式，讓文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量有效提高。

一、文書(shū)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）辦公效率顯著提高

對(duì)已有的文檔資料進(jìn)行進(jìn)一步的歸納和整理是文書(shū)檔案管理工作的重要內(nèi)容，此外還需要對(duì)沒(méi)有卻需要進(jìn)行收集和歸納整理的文書(shū)資料進(jìn)行整合。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作分門(mén)別類地管理種類存在差異性的文檔。一些大型單位內(nèi)部設(shè)置的部門(mén)較多，而且各個(gè)分支下面所包含的文檔資料種類五花八門(mén)，更需要對(duì)其進(jìn)行分門(mén)別類的管理。為了有效解決這一問(wèn)題，使得工作開(kāi)展更加有方向性，保障這項(xiàng)工作能夠完美完成，以往會(huì)采用投入大量資源的方式解決。但是較為繁重的工作，會(huì)促使一些人為失誤的出現(xiàn)，如錯(cuò)誤地分類文檔資料或者是文檔資料在移動(dòng)的過(guò)程中遭受到二次破壞。由于人為失誤的原因，在分門(mén)別類地過(guò)程中，文書(shū)資料出現(xiàn)標(biāo)注錯(cuò)誤、文書(shū)資料涂寫(xiě)痕跡嚴(yán)重的問(wèn)題，這些都會(huì)讓管理工作的實(shí)際效率大大降低。實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理工作信息化可以讓辦公的效率得到提高，通過(guò)信息技術(shù)的處理方式，讓每一件文檔資料都能夠得到歸檔整理，通過(guò)一次整理，可以保證這些信息一直都能夠合理化地管理，為以后文檔資料的借閱和查詢提供較大的便利，同時(shí)也減少了人力和資源的浪費(fèi)。

（二）提供更方便的檢索資源的方式，實(shí)現(xiàn)資源共享

如果仍然采用落后的人工處理文書(shū)檔案的方法，當(dāng)查閱資料或者文件的時(shí)候，需要登記相應(yīng)的信息，在已經(jīng)整理完畢的資料中毫無(wú)頭緒地翻找。這種查詢方式不僅浪費(fèi)人力，而且耽誤了大量時(shí)間，不利于工作效率的提高。讓文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，便可以進(jìn)一步方便對(duì)資源的整合和查詢。借助信息技術(shù)可以將紙質(zhì)文檔資料變成電子版的文件。既方便人們查詢，又保護(hù)了紙質(zhì)文件不會(huì)在反復(fù)被查詢中遭到破壞，通過(guò)對(duì)歸檔資料進(jìn)行整理，建立一個(gè)科學(xué)完善的管理體系，使得每一種文檔都能夠?qū)?yīng)一個(gè)檢索，讓查閱者在查詢資料的時(shí)候能夠快捷地找到自己所需的內(nèi)容，大幅度提高了查詢效率，讓工作時(shí)間得到有效的節(jié)省。

（三）快捷儲(chǔ)存文件，持久保存文檔

紙質(zhì)文件或者是圖片影像等內(nèi)容是傳統(tǒng)文檔歸納的載體。這些紙質(zhì)文件在保存的過(guò)程中，容易受到周圍環(huán)境溫度和濕度的影響，使得文件在保存過(guò)程中遭受破損，出現(xiàn)字跡模糊等情況，最后會(huì)給文件的借閱和使用帶來(lái)很大的麻煩。隨著電子科技化發(fā)展信息技術(shù)的不斷成熟，在對(duì)文件進(jìn)行儲(chǔ)存和管理的過(guò)程中，可以突破傳統(tǒng)紙張的限制，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為能夠在計(jì)算機(jī)上閱讀儲(chǔ)存的電子文件，不僅方便了辦公，而且讓文件的保存更加快捷穩(wěn)定。

（四）提高文件傳輸?shù)挠行俣?，保障文件傳輸過(guò)程的安全穩(wěn)定

以往在借閱所需要的資料的時(shí)候，需要先翻找出檔案盒并根據(jù)查詢索引查詢自己所需求的資料。如果資料管理制度出現(xiàn)問(wèn)題，就容易導(dǎo)致資料丟失的情況發(fā)生，有一些人為了得到資料甚至?xí)阶员４娌簧辖唬屛募辉偻暾?，所以傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度在資料傳遞方面有著很大的缺陷。一些大企業(yè)總公司和分公司之間需要傳遞一些文件資料，如果只是依靠快遞運(yùn)輸?shù)姆绞綄?duì)這些文件進(jìn)行傳遞，無(wú)法確保辦公的時(shí)效性，這對(duì)文檔資料以后的歸檔儲(chǔ)存也會(huì)帶來(lái)較大的麻煩，所以推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化可以保證文檔資料傳輸?shù)陌踩旖菪?。即使是遠(yuǎn)距離的文件資料共享也能夠借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)，使得工作可以高效地完成，也保證了文檔資料在傳輸過(guò)程中的安全性，進(jìn)一步提高了辦公的效率。

二、信息化技術(shù)給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)的積極影響

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和大規(guī)模普及的背景下，大量的電子文件得以出現(xiàn)，信息化時(shí)代使得檔案管理工作需要進(jìn)行改革，以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作造成的影響主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，信息化技術(shù)使得文件生成和檔案歸納整合更為便捷。在信息技術(shù)的幫助下，電子文件和以往其他形式文件最基本的區(qū)別是借助二進(jìn)制數(shù)字代碼進(jìn)行記錄和表示，所以電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性較強(qiáng)。在對(duì)文件進(jìn)行歸納整理時(shí)，電子文件的歸檔載體不再是紙質(zhì)文件，還應(yīng)包括計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)、磁盤(pán)等儲(chǔ)存器。其次，計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)對(duì)檔案歸檔的內(nèi)容和方式也帶來(lái)了一定的影響，電子文件在歸檔的過(guò)程中涉及電子文件的生成、收集、保管等內(nèi)容，需要借助科學(xué)規(guī)范的管理制度并且嚴(yán)格按照相應(yīng)的技術(shù)展開(kāi)工作，確保電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性。在對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸納的階段，需要全程對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控以保證能夠記錄下電子管理連續(xù)性工作內(nèi)容。如果歸檔的文件除了電子文件之外，還存在其他形式載體的資料，需要采用雙軌制進(jìn)行歸檔，保證二者的歸檔在內(nèi)容和描述方面保持一致。最后，信息化技術(shù)也會(huì)對(duì)檔案本質(zhì)的屬性造成影響，傳統(tǒng)的檔案歸納本質(zhì)是進(jìn)行原始的歷史記錄，而且具備法律憑證的作用。但是電子文件的生成使用都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，不能體現(xiàn)出檔案原始記錄性的內(nèi)容和形式特征，所以想要電子文件具有法律憑證的作用，需要增加原始的記錄性。

三、文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的具體措施

（一）增設(shè)信息化檔案管理工作所需設(shè)施，加大相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)力度

為了促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，需要配置信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，并且對(duì)促進(jìn)檔案管理工具高效率運(yùn)行的軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)，使得這些軟件能夠具備查閱、瀏覽、歸檔、借閱等功能。為了讓信息化檔案管理設(shè)施得到進(jìn)一步的升級(jí)，需要投入一定資金建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)和閱覽室，確保檔案管理和查閱能夠規(guī)范化的展開(kāi)。除此之外，企業(yè)內(nèi)部要建立起規(guī)范化的制度，保證文書(shū)檔案的查閱管理有序開(kāi)展。

（二）改變檔案管理人員的工作理念

檔案管理人員的管理思想和整個(gè)部門(mén)管理的工作如何開(kāi)展有著密切的關(guān)系，而且起著決定性的影響作用，所以需要改變文書(shū)檔案管理工作人員的工作理念，提高檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知水平和意識(shí)覺(jué)悟。如此才能夠讓部門(mén)中更多的工作人員在作業(yè)中改變自身的思想觀念。領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作提起重視，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，抓住信息化建設(shè)的機(jī)遇，合理統(tǒng)籌文書(shū)檔案管理工作。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，針對(duì)一些能力較弱、思想覺(jué)悟較低的工作人員需要采取培訓(xùn)的方式，提升他們的工作能力和意識(shí)水平。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)還要發(fā)揮自身的模范帶頭作用，以身作則，不斷學(xué)習(xí)文書(shū)管理信息化的知識(shí)，樹(shù)立起全新的檔案管理理念，并且將這些理念有效應(yīng)用到實(shí)際的工作當(dāng)中。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代的背景中，檔案管理工作也要由傳統(tǒng)的方式向信息化管理方式過(guò)渡。工作人員需要對(duì)檔案工作信息化有足夠的認(rèn)識(shí)和了解，全面推進(jìn)當(dāng)前管理信息化的建設(shè)，才能夠保證企業(yè)在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中擁有自身的優(yōu)勢(shì)。在對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，不僅要落實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，還需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展規(guī)范化的管理，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮出自身的帶頭作用，提升管理人員的綜合素質(zhì)。