新形勢(shì)下供電企業(yè)辦公室綜合管理工作的思考與分析

周 欣

（中油電能供電公司黨委辦公室，大慶 163453）

引 言

辦公室作為供電企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心，在供電企業(yè)的整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。同時(shí)，辦公室作為內(nèi)部溝通的主要渠道，早已成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和決策執(zhí)行的關(guān)鍵部門。所以，供電企業(yè)在自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中都要確保辦公管理的高效率，這樣才能進(jìn)一步提升整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。但在當(dāng)前國(guó)家電改背景的新形勢(shì)下，大部分供電企業(yè)的辦公管理模式發(fā)生了許多變化，導(dǎo)致辦公體系的管理效果難以全面發(fā)揮。所以，針對(duì)供電企業(yè)辦公室綜合管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行深入的分析是十分必要的。

一、新形勢(shì)下辦公室管理的特點(diǎn)

供電企業(yè)的辦公室工作由于企業(yè)性質(zhì)，其工作內(nèi)容比較復(fù)雜，還需要了解電力行業(yè)相關(guān)知識(shí)，對(duì)工作人員素質(zhì)要求較高，不僅需要了解公司內(nèi)部規(guī)章制度、行業(yè)法律法規(guī)，還需要和企業(yè)其他職能部門以及上下級(jí)單位處理好日常業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)。日常工作包含安排值班、組織審核會(huì)議、整理會(huì)議材料、月度催辦總結(jié)，以及日常接待工作等。管理人員要具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：①全面協(xié)調(diào)能力突出。供電企業(yè)辦公室最重要的特點(diǎn)就是要協(xié)調(diào)各職能部門順利開(kāi)展工作，站在公司決策層面領(lǐng)導(dǎo)各部門和下屬單位為公司履職盡責(zé)，是企業(yè)與外界聯(lián)系的紐帶，也是彰顯公司水平的窗口。②方針政策把握準(zhǔn)確。作為供電企業(yè)辦公室的工作人員，必須時(shí)刻關(guān)注國(guó)家宏觀政策和電力行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，以便為企業(yè)生產(chǎn)管理和經(jīng)營(yíng)決策提供必要的參考。③服務(wù)意識(shí)要強(qiáng)。辦公室存在的意義主要是為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部門和下級(jí)單位提供服務(wù)的，因此辦公室工作人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念一定要強(qiáng)。④應(yīng)急能力強(qiáng)，心理素質(zhì)過(guò)硬。由于辦公室管理業(yè)務(wù)涉及方方面面，且內(nèi)容復(fù)雜，上級(jí)一些時(shí)間緊迫的業(yè)務(wù)往往都需要辦公室溝通協(xié)調(diào)。因此，大部分工作是處于被動(dòng)狀態(tài)，這就需要工作人員有較強(qiáng)的處理突發(fā)事件的能力，短時(shí)間內(nèi)完成好上級(jí)交辦的工作任務(wù)。

二、現(xiàn)階段辦公室工作存在的問(wèn)題及分析

（一）企業(yè)辦公綜合管理的理念已經(jīng)過(guò)時(shí)

目前，許多企業(yè)仍將綜合辦公室視為一個(gè)簡(jiǎn)單的服務(wù)部門，無(wú)法理解企業(yè)辦公室在協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系、與外界溝通、獲取最新發(fā)展信息等方面的關(guān)鍵作用。恰恰是思想意識(shí)的落后限制了企業(yè)辦公室綜合管理水平的提升。辦公室的職能被弱化為被動(dòng)地完成上級(jí)交辦的各種任務(wù)，沒(méi)有清晰的崗位職責(zé)，工作效率明顯下降。這種工作方式不僅造成內(nèi)部工作程序的復(fù)雜，同時(shí)也直接影響企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率和外部形象。

（二）企業(yè)辦公室綜合管理人員缺乏主觀能動(dòng)性

很多供電企業(yè)的辦公室主任只是履行“職責(zé)”，或是在領(lǐng)導(dǎo)催促下開(kāi)展工作，對(duì)基層員工和來(lái)訪客人敷衍了事。這就說(shuō)明辦公室綜合管理人員的溝通能力不足，缺乏主觀能動(dòng)性，更談不上協(xié)調(diào)各企業(yè)之間的業(yè)務(wù)往來(lái)。所以，辦公室管理人員如果存在消極態(tài)度或責(zé)任心不強(qiáng)，就會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)運(yùn)作效率，影響內(nèi)部團(tuán)結(jié)協(xié)作。

（三）辦公室職責(zé)、業(yè)務(wù)界定不清晰

一是辦公室管理目標(biāo)不明確。企業(yè)綜合辦公不僅是完成工作調(diào)度、文件打印、業(yè)務(wù)檔案管理等看似沒(méi)有技術(shù)性的工作，而且是為企業(yè)收集可利用的信息，幫助企業(yè)做出有利的決策。管理目標(biāo)不明確會(huì)導(dǎo)致規(guī)章制度混亂，并影響整個(gè)企業(yè)的綜合管理。二是服務(wù)對(duì)象不明確。一些企業(yè)辦公室只把領(lǐng)導(dǎo)作為服務(wù)對(duì)象，忽視了基層員工和客戶的需求，往往導(dǎo)致企業(yè)管理與實(shí)際不符，企業(yè)形象受損。此外，一些企業(yè)辦公室把自己定義為指揮機(jī)關(guān)，單方面下命令、做決定，完全無(wú)視自身的崗位職責(zé)。分析其主要原因如下。

1.工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，思想定位不準(zhǔn)確

隨著時(shí)間的推移，很多員工會(huì)失去工作熱情。由于工作繁重、壓力大，大多數(shù)員工沒(méi)有時(shí)間反思工作中遇到的問(wèn)題。相反，他們做領(lǐng)導(dǎo)安排的任何事，從不多問(wèn)原因，工作流于形式。工作越困難，想辦法解決就越困難。相反，必須直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。同時(shí)，辦公室工作人員大多年齡偏小，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，責(zé)任感和使命感較弱。他們只看到眼前的“一畝三分地”，距離團(tuán)結(jié)同事、齊心協(xié)力還有很大差距。這很容易導(dǎo)致辦公效率低下，很難使工作取得好的進(jìn)展。

2.專業(yè)素質(zhì)和綜合能力不強(qiáng)

辦公室作為企業(yè)的總管家，其工作人員必須具備過(guò)硬的綜合素質(zhì)和溝通協(xié)調(diào)能力。辦公室工作涉及面廣，需要大量的信息和專業(yè)的知識(shí)。因?yàn)閷?duì)于辦公室工作人員來(lái)說(shuō)，除了專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)外，還需要多看、多聽(tīng)、多學(xué)，努力提高自己的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。然而，目前大多數(shù)企業(yè)的辦公人員專業(yè)素質(zhì)和綜合溝通能力較差。他們不能主動(dòng)處理一些突發(fā)事件，而是被動(dòng)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的安排，這很容易導(dǎo)致很多工作不能順利進(jìn)行，影響企業(yè)自身的形象。

3.管理體制不完善，缺乏人才激勵(lì)機(jī)制

供電企業(yè)往往以國(guó)有企業(yè)為主，多方面的綜合因素導(dǎo)致很難通過(guò)有效的激勵(lì)機(jī)制來(lái)促進(jìn)人才發(fā)揮作用，干多干少一個(gè)樣導(dǎo)致能干、有經(jīng)驗(yàn)的人才工作積極性不高，不能充分發(fā)揮他們的才能。即使有的企業(yè)有一定的激勵(lì)機(jī)制，也沒(méi)有統(tǒng)一的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，這使得制度成為擺設(shè)，不能真正起到激勵(lì)作用。但是，一些企業(yè)只注重精神獎(jiǎng)勵(lì)，忽視了對(duì)效益好的單位的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)效益好的單位，領(lǐng)導(dǎo)只口頭表?yè)P(yáng)，不以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)為依據(jù)，使獎(jiǎng)勵(lì)變成空話。

三、解決的措施

（一）多種途徑提升辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

基于上述分析，目前大多數(shù)供電企業(yè)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)水平不高，應(yīng)該盡快提升自身的綜合素質(zhì)。供電企業(yè)可以通過(guò)人才選聘和業(yè)務(wù)培訓(xùn)雙管齊下。一方面可以通過(guò)人才引進(jìn)的方式來(lái)解決。除了可以在企業(yè)內(nèi)部公開(kāi)選拔綜合素質(zhì)較高、有一定公文寫作基礎(chǔ)的人才，還可以直接從應(yīng)屆畢業(yè)生中擇優(yōu)選取一些年輕的大學(xué)生從頭進(jìn)行培養(yǎng)，他們雖然經(jīng)驗(yàn)不多，但學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力突出，可以培養(yǎng)成辦公系統(tǒng)的后備干部。另一方面可以通過(guò)企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)來(lái)解決。人事部門可以聘請(qǐng)專家對(duì)辦公室系統(tǒng)的人員開(kāi)展系統(tǒng)性培訓(xùn)，旨在提高人際溝通、管理技能、新軟件使用等多方面的綜合素質(zhì)，通過(guò)這些培訓(xùn)可以顯著提高管理人員的整體素質(zhì)水平，滿足新形勢(shì)下供電企業(yè)的需求。

（二）充分利用多種信息化管理手段

供電企業(yè)要想在新形勢(shì)下具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新使用信息管理技術(shù)是必不可少的。其中，對(duì)于辦公室管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，更需要充分利用辦公系統(tǒng)中先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)來(lái)提高工作效率，同時(shí)也可以避免人為工作失誤。這也要求供電企業(yè)辦公室儲(chǔ)備一批專業(yè)的人才，尤其是培養(yǎng)業(yè)務(wù)人員如何熟練地應(yīng)用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，以便更好地發(fā)揮職能。因此，供電企業(yè)辦公綜合管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮其在新時(shí)期的作用，促進(jìn)供電企業(yè)的穩(wěn)定與和諧發(fā)展。

（三）構(gòu)建適應(yīng)新時(shí)代要求的評(píng)價(jià)體系

新形勢(shì)下辦公室人員能力評(píng)價(jià)體系也應(yīng)該構(gòu)建，建立業(yè)務(wù)人員“能上能下”的工作機(jī)制。這就要求企業(yè)人事部門根據(jù)辦公室的工作實(shí)際和企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展，拓寬業(yè)務(wù)人員的綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)。在這里，我們可以把工作作風(fēng)、工作態(tài)度、創(chuàng)新能力、人際協(xié)調(diào)、組織管理、出勤率、項(xiàng)目實(shí)施等方面納入評(píng)價(jià)體系，最終形成完善的辦公室業(yè)務(wù)人員評(píng)價(jià)體系。在具體開(kāi)展方式上，還可以建議辦公室開(kāi)展上級(jí)評(píng)估、自我測(cè)評(píng)、同事互評(píng)等多種方式的活動(dòng)，全方位地、公正地評(píng)價(jià)其工作能力和綜合素質(zhì)。

結(jié) 語(yǔ)

電力作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支撐產(chǎn)業(yè)，在人們生活中發(fā)揮著不可替代的作用。近年來(lái)，由于電力需求的不斷提高和電網(wǎng)建設(shè)的不配套，部分地區(qū)電能需求過(guò)剩，因此也導(dǎo)致了供電企業(yè)之間的持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)。作為供電企業(yè)的辦公室，它只能適應(yīng)當(dāng)前的新形勢(shì)、新環(huán)境。只有摒棄一些舊觀念的束縛，不斷創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)工作方法，吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步提高辦公室的綜合管理能力，努力朝著可持續(xù)的方向發(fā)展壯大，才能在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中立于不敗之地。