關(guān)于自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀分析及其改進(jìn)策略研究

郭天

濟(jì)寧市任城區(qū)自然資源局 山東濟(jì)寧 272000

自然資源檔案管理涉及到非常廣的范圍，不僅為國(guó)土空間規(guī)劃、耕地保護(hù)及不動(dòng)產(chǎn)登記等工作提供必要的數(shù)據(jù)支撐，還為土地開發(fā)、生態(tài)文明建設(shè)等提供科學(xué)合理的資料支持，且能夠?yàn)橥恋貦?quán)屬糾紛與違法占地行為等提供必要的依據(jù)，由此可見，該項(xiàng)工作在極大程度上影響著各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，“檔案管理數(shù)字化”這一新概念應(yīng)運(yùn)而生，而為了滿足現(xiàn)階段自然資源檔案管理的需求，相關(guān)部門必須積極促進(jìn)自然資源檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，并立足于資源共享的理念，注重自然資源檔案管理與檔案利用，強(qiáng)化新時(shí)期檔案管理與生態(tài)文明建設(shè)[1]。

1 自然資源檔案管理的現(xiàn)狀分析

雖然我國(guó)針對(duì)自然資源檔案管理提出了一系列的規(guī)章制度，但是由于地區(qū)之間存有不同差異，所以導(dǎo)致全國(guó)各地的自然資源檔案管理發(fā)展呈現(xiàn)不平衡狀態(tài)?？v觀自然資源檔案管理現(xiàn)狀可看出，在實(shí)際中存有以下幾點(diǎn)問(wèn)題：第一，缺乏檔案管理制度。一方面，體現(xiàn)在檔案移交和借閱等程序中不具備嚴(yán)格規(guī)定，使得檔案資料信息時(shí)常出現(xiàn)丟失或泄密等問(wèn)題；另一方面，則是體現(xiàn)在檔案整理不規(guī)范，促使卷宗地號(hào)登記錯(cuò)誤以及檔案資料沒(méi)能根據(jù)順序排放，從而混亂的堆積在一起，為人員在查找檔案資料的過(guò)程中加大了查找難度；第二，缺乏信息技術(shù)水平?，F(xiàn)如今仍是有些部門沒(méi)能使用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行管理，不僅在一定層次上加大了檔案管理人員的工作量和工作壓力，更是促使很多能夠及時(shí)改正的錯(cuò)誤，出現(xiàn)不可補(bǔ)救的狀態(tài)；第三，缺乏檔案管理設(shè)施。在檔案管理的過(guò)程中，仍是缺乏高速掃描或平板掃描等軟硬件設(shè)施的應(yīng)用，從而給自然資源檔案管理工作的開展，帶來(lái)了巨大困擾[2]。

2 自然資源檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)采取的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用

財(cái)務(wù)檔案管理工作涉及單位的機(jī)密工作，對(duì)于資源管理行業(yè)數(shù)據(jù)、評(píng)價(jià)指標(biāo)、不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一確權(quán)登記等信息按照保密管理，但是在工作中參考價(jià)值較高，需要經(jīng)常查閱，因此應(yīng)合理開發(fā)相應(yīng)的管理技術(shù)，例如相關(guān)硬件設(shè)備的投入，如數(shù)字掃描儀、數(shù)碼錄像機(jī)等，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全程數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)化，保證檔案管理工作的高效率、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享化。例如，可以利用收集到的相關(guān)財(cái)務(wù)檔案中有關(guān)內(nèi)容的數(shù)據(jù)，能夠讓檔案的擁有者在政務(wù)網(wǎng)上即可查找自己的檔案，通過(guò)線上的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能夠讓檔案管理工作的相關(guān)部門共享信息，進(jìn)而使得需求的用戶更加方便。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案工作思路

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能高速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的重要手段。市級(jí)檔案信息化建設(shè)工作起步較早，無(wú)論是技術(shù)設(shè)備方面還是信息化建設(shè)方面，都取得了一定的成果。市級(jí)檔案部門在數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)上宜采用統(tǒng)分結(jié)合的建設(shè)模式，即市級(jí)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中統(tǒng)籌考慮部分基礎(chǔ)性功能共享給管理使用，可結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行擴(kuò)展建設(shè)。借鑒市級(jí)工作的經(jīng)驗(yàn)和做法，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，主動(dòng)對(duì)照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，在完成存量檔案的數(shù)字化工作基礎(chǔ)上，分階段盡早實(shí)現(xiàn)市縣兩級(jí)檔案數(shù)據(jù)融合，為市縣之間、各縣之間提供檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和資源共享，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)審批提速提供大數(shù)據(jù)支撐。值得一提的是，檔案部門在推進(jìn)檔案數(shù)字化過(guò)程中，必須確保檔案的絕對(duì)安全：一是要選擇信譽(yù)好、資質(zhì)全、技術(shù)能力高、管理能力強(qiáng)的數(shù)字化加工企業(yè)承擔(dān)相關(guān)工作；二是要加強(qiáng)對(duì)加工企業(yè)工作實(shí)施的全程監(jiān)控，采取有效的管理和技術(shù)手段嚴(yán)格控制數(shù)字化質(zhì)量，如加強(qiáng)實(shí)體檔案交接登記，加強(qiáng)加工設(shè)備使用處理監(jiān)管，加強(qiáng)檔案數(shù)字化成果的及時(shí)備份等[3]。

2.3 基于數(shù)字化管理完善相關(guān)規(guī)章制度

一要結(jié)合現(xiàn)階段自然資源檔案數(shù)字化管理的具體情況，以信息化技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)為核心，建立一系列完善的自然資源檔案數(shù)字化管理制度，包括電子檔案歸檔制度、電子檔案鑒定制度、電子文件移交制度及網(wǎng)絡(luò)安全保密制度等，并進(jìn)一步規(guī)范這項(xiàng)管理工作的流程。二要明確檔案工作人員的職責(zé)范圍，以此來(lái)規(guī)矩其工作的規(guī)范性，并建立切實(shí)可行的責(zé)任機(jī)制，規(guī)定每個(gè)工作人員的責(zé)任，確保其能夠?qū)⒆陨碡?zé)任落到實(shí)處。

2.4 加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提供檔案工作人才保障

自然資源檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，工作性質(zhì)要求檔案工作人員不僅要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。此外，檔案管理干部隊(duì)伍只有保持相對(duì)穩(wěn)定，才能較好地推進(jìn)自然資源檔案工作的開展。應(yīng)從工作需要出發(fā)，選配綜合素質(zhì)好的干部負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確專（兼）職檔案員工作職責(zé)；同時(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、交流鍛煉等方式，強(qiáng)化干部隊(duì)伍檔案法治意識(shí)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能、管理能力、服務(wù)水平[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代下，自然資源檔案管理部門需順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，積極推進(jìn)自然資源檔案數(shù)字化管理，更好地實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理的高質(zhì)量和高效率，最大限度地發(fā)揮其參考憑證作用，滿足社會(huì)對(duì)自然資源檔案利用的需求。