企業(yè)應(yīng)用電子發(fā)票對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響與有關(guān)建議
——基于受票方視角

方宇

（中遠(yuǎn)海運(yùn)散貨運(yùn)輸有限公司，天津 300010）

一、研究背景

電子發(fā)票是在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)時(shí)開具、收取的符合稅務(wù)總局統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)電文形式的收付款憑證。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的背景下，信息化、數(shù)字化時(shí)代的大幕已經(jīng)拉開，電子發(fā)票應(yīng)運(yùn)而生。

電子發(fā)票在我國的發(fā)展歷程有幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

2013年12月，國家發(fā)展和改革委員會(huì)、財(cái)政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局決定組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作。2015年11月，國家稅務(wù)總局發(fā)布公告，決定在前期試點(diǎn)的基礎(chǔ)上開始在全國推行增值稅電子普通發(fā)票（以下簡稱“電子普票”）。

為進(jìn)一步優(yōu)化稅收營商環(huán)境，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和稅收現(xiàn)代化建設(shè)需要，2020年9月1日起，國家稅務(wù)總局在寧波、石家莊和杭州新辦納稅人中先后開展了專票電子化試點(diǎn)。同年12月，國家稅務(wù)總局發(fā)布公告，決定在前期試點(diǎn)基礎(chǔ)上，在全國新設(shè)立登記的納稅人中推行增值稅電子專用發(fā)票（以下簡稱“電子專票”），受票方范圍為全國。

2021年3月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見》，提出穩(wěn)步實(shí)施發(fā)票電子化改革，2021年建成全國統(tǒng)一的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)，2025年基本實(shí)現(xiàn)發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化。

通過以上梳理可以看出未來電子發(fā)票發(fā)展的兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。第一，發(fā)票全面電子化，即電子普票和電子專票在全面范圍全行業(yè)領(lǐng)域的推行和廣泛應(yīng)用。第二，服務(wù)平臺(tái)統(tǒng)一化，為納稅人電子發(fā)票申領(lǐng)、開具、交付、查驗(yàn)等服務(wù)提供全國統(tǒng)一的平臺(tái)。

對(duì)開票方來說，電子發(fā)票在開票效率、用票成本和稅務(wù)管理方面具有的優(yōu)勢(shì)不言而喻；對(duì)受票方來說，電子發(fā)票的應(yīng)用在帶來便利的同時(shí)會(huì)引發(fā)很多問題。面對(duì)電子發(fā)票更加普及、廣泛應(yīng)用的趨勢(shì)，研究應(yīng)用電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響，并探討可行的建議和措施，具有必要性和現(xiàn)實(shí)意義。

二、企業(yè)應(yīng)用電子發(fā)票對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響

（一）提高財(cái)務(wù)工作效率

以往，紙質(zhì)發(fā)票開具后，需通過郵寄方式交付企業(yè)，企業(yè)收到后，經(jīng)過紙質(zhì)發(fā)票和相關(guān)單據(jù)的層層流轉(zhuǎn)才可以進(jìn)行支付結(jié)算，增值稅發(fā)票的錄入、真?zhèn)尾轵?yàn)（增值稅普票）和認(rèn)證（增值稅專票）等工作都需手工完成。這一過程會(huì)占用大量的人力物力，并且耗時(shí)長，還存在發(fā)票丟失、破損的風(fēng)險(xiǎn)。如果發(fā)票開具有誤，還需退回給開票方進(jìn)行更換，延誤時(shí)間，常常出現(xiàn)財(cái)務(wù)處理不及時(shí)的問題，大大降低了財(cái)務(wù)工作效率。

電子發(fā)票擺脫了介質(zhì)束縛，可以通過網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)通信進(jìn)行信息傳輸，節(jié)省發(fā)票傳遞時(shí)間，降低發(fā)票傳遞風(fēng)險(xiǎn)。通過建立接口將發(fā)票信息直接導(dǎo)入企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過與發(fā)票查驗(yàn)（認(rèn)證）平臺(tái)的連接實(shí)現(xiàn)發(fā)票查驗(yàn)和認(rèn)證的電子化，節(jié)省發(fā)票錄入、查驗(yàn)（認(rèn)證）時(shí)間。同時(shí)，結(jié)合電子賬單和電子簽章的使用，使報(bào)賬無紙化成為可能。將報(bào)賬全流程納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各節(jié)點(diǎn)人員可實(shí)時(shí)查看報(bào)賬過程，報(bào)賬進(jìn)度一目了然。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，業(yè)務(wù)系統(tǒng)審批后的賬單和發(fā)票信息能夠?qū)崟r(shí)傳輸至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬，同時(shí)電子會(huì)計(jì)憑證能夠自動(dòng)歸檔，打破信息壁壘和數(shù)據(jù)孤島，打通稅務(wù)—業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理。將財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)的記賬、核算等重復(fù)性大、附加值較低的工作中解脫出來。

（二）不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度和工作流程

當(dāng)前，我國電子發(fā)票尚處于初級(jí)發(fā)展階段，在各行業(yè)、各省市的試點(diǎn)進(jìn)度不同，企業(yè)收取的發(fā)票既有紙質(zhì)發(fā)票又有電子發(fā)票。而企業(yè)目前的會(huì)計(jì)制度和工作流程都是基于紙質(zhì)發(fā)票制定的，不適用于電子發(fā)票。

此外，國家不斷出臺(tái)有關(guān)電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)憑證的新政策，如果企業(yè)不能及時(shí)研究并緊跟政策的規(guī)定，很可能使得企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度和管理辦法不符合國家政策要求，加大企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）可能產(chǎn)生舞弊風(fēng)險(xiǎn)和數(shù)據(jù)安全性風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的真實(shí)性可以通過發(fā)票的物理性質(zhì)和相關(guān)防偽技術(shù)進(jìn)行辨別，而電子發(fā)票容易通過圖片處理技術(shù)進(jìn)行偽造或重復(fù)報(bào)銷，通過肉眼很難辨別其真實(shí)性。在實(shí)務(wù)中，開票方開具電子發(fā)票后往往通過掃描件形式發(fā)送給受票方，受票方再將電子發(fā)票打印出來作為報(bào)賬依據(jù)，電子發(fā)票的流轉(zhuǎn)和歸檔游離于系統(tǒng)之外，不但沒有達(dá)到節(jié)約成本的目的，而且增加了重復(fù)打印、篡改后打印的重復(fù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)，容易滋生舞弊。

電子發(fā)票在企業(yè)各系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)以及電子發(fā)票的獲取、傳輸和保存都依賴網(wǎng)絡(luò)，如果企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全出現(xiàn)漏洞，就會(huì)給不法分子以可乘之機(jī)，不法分子可以非法獲取和篡改發(fā)票信息，甚至通過發(fā)票植入病毒，導(dǎo)致企業(yè)信息泄露，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)系統(tǒng)癱瘓，產(chǎn)生數(shù)據(jù)安全性風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用電子發(fā)票的策略

（一）制度先行，規(guī)范電子發(fā)票的使用

企業(yè)應(yīng)密切關(guān)注并研究國家有關(guān)電子發(fā)票管理的新政策和新制度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定符合國家要求和企業(yè)管理要求的規(guī)章制度和管理辦法。在當(dāng)前電子發(fā)票尚未全面推行的情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票雙軌并行，企業(yè)應(yīng)建立滿足發(fā)票雙軌并行的會(huì)計(jì)制度，重新梳理和制定企業(yè)會(huì)計(jì)規(guī)章制度和工作流程，使電子發(fā)票的獲取、審核審批、支付等有章可循，使電子發(fā)票的處理過程做到職責(zé)分明，降低因制度不全帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）系統(tǒng)支持，打造稅務(wù)—業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)無紙化信息系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，無紙化是企業(yè)信息系統(tǒng)未來發(fā)展的重要方向。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以此為契機(jī)，基于電子發(fā)票創(chuàng)新信息系統(tǒng)，通過財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門和信息部門的通力合作，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

具體而言，企業(yè)可建立稅務(wù)管理系統(tǒng)，以此系統(tǒng)作為電子發(fā)票傳輸?shù)倪B接樞紐，對(duì)外與全國統(tǒng)一的電子發(fā)票管理服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，對(duì)內(nèi)與企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票數(shù)據(jù)的交互傳遞。充分利用各接口的對(duì)接，打造電子發(fā)票線上審核、線上查驗(yàn)（認(rèn)證）、線上支付、生成會(huì)計(jì)憑證和電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的全流程信息系統(tǒng)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，向“業(yè)、財(cái)、稅”一體化、數(shù)智化方向發(fā)展。

企業(yè)應(yīng)認(rèn)真研究財(cái)政部、國家檔案局2020年3月印發(fā)的《財(cái)政部 國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)，以下簡稱《通知》），制定行之有效的電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的信息技術(shù)條件，統(tǒng)籌推進(jìn)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)，具體到電子會(huì)計(jì)憑證的安全存儲(chǔ)、檢索及查閱，提高電子會(huì)計(jì)憑證管理水平，確保電子會(huì)計(jì)憑證的存儲(chǔ)和管理符合《通知》規(guī)定。

（三）加強(qiáng)流程管理，防止舞弊

目前，在國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)可以查驗(yàn)電子發(fā)票真?zhèn)?。這一平臺(tái)與企業(yè)稅務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接，能夠提供發(fā)票自動(dòng)查驗(yàn)功能，同時(shí)企業(yè)稅務(wù)管理系統(tǒng)能自動(dòng)比對(duì)以往發(fā)票信息，禁止重復(fù)錄入同一發(fā)票。在未來，增值稅專用發(fā)票實(shí)現(xiàn)電子化后，企業(yè)稅務(wù)管理系統(tǒng)與增值稅專用發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)的對(duì)接可以提供發(fā)票勾選認(rèn)證功能。

通過流程管理將發(fā)票獲取、查驗(yàn)（認(rèn)證）功能和入賬功能納入系統(tǒng)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)“一票到底”的電子發(fā)票全生命周期流程管理，發(fā)票一次錄入，即可實(shí)現(xiàn)稅務(wù)系統(tǒng)查驗(yàn)或認(rèn)證的全流程、智能化管控，從流程管理上杜絕虛假電子發(fā)票重復(fù)錄入的問題。

（四）提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)，抓住會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變機(jī)遇

企業(yè)可通過組織培訓(xùn)、引入專業(yè)人才、舉辦電子發(fā)票知識(shí)技能比賽等手段增加財(cái)務(wù)人員的稅務(wù)管理知識(shí)，讓他們了解企業(yè)電子發(fā)票管理的有關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，增強(qiáng)他們的電子發(fā)票管理能力。

隨著電子發(fā)票的普遍應(yīng)用，財(cái)務(wù)人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、緊跟變化，保持職業(yè)敏感性，要對(duì)電子發(fā)票流轉(zhuǎn)、審批及入賬各節(jié)點(diǎn)的實(shí)際操作做到心中有數(shù)，應(yīng)深入思考和討論實(shí)際工作中遇到的問題，識(shí)別電子發(fā)票在企業(yè)的應(yīng)用可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)制定政策和優(yōu)化流程提供有效建議。

電子發(fā)票的應(yīng)用弱化了財(cái)務(wù)人員傳統(tǒng)的核算和記賬職能，對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理能力和服務(wù)決策能力提出了更高要求。在財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的背景下，財(cái)務(wù)人員應(yīng)抓住會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變的機(jī)遇，增強(qiáng)自身的數(shù)據(jù)利用與分析能力，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的核心作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的決策提供信息依據(jù)，積極向管理性會(huì)計(jì)人才轉(zhuǎn)型。

四、結(jié)語

電子發(fā)票的應(yīng)用適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和稅收現(xiàn)代化建設(shè)的需要。對(duì)受票方來說，電子發(fā)票能夠提高財(cái)務(wù)工作效率，同時(shí)也帶來了一些挑戰(zhàn)。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)積極應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，從制度、系統(tǒng)和流程等層面管理和控制電子發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思維，抓住會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變的機(jī)遇。只有這樣，企業(yè)才能順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，充分利用電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化、便捷化。