Office辦公軟件在高校招生工作中的“智慧化”應(yīng)用

尼彬杉

(承德石油高等專科學(xué)校 招生就業(yè)處，河北 承德 067000)

招生工作涉及到報(bào)考數(shù)據(jù)管理、錄取數(shù)據(jù)管理、考生電子照片管理、通知書打印管理等部分，通過Office辦公軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)電子照片、Word文檔、Excel表格管理，既提高了辦公效率，又保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。以下以承德石油高等?？茖W(xué)校為例，介紹Office辦公軟件在高校招生工作中的“智慧化”應(yīng)用。[1]

1 Excel VBA在招生工作中的應(yīng)用

1.1 VBA簡(jiǎn)介

VBA，全稱Visual Basic for Applications，是標(biāo)準(zhǔn)宏語言，通過編寫VBA 程序代碼，可以實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化，解決在工作中需要解決的實(shí)際問題。[2]

1.2 應(yīng)用VBA批量提取Word表格中的數(shù)據(jù)

工作場(chǎng)景：以2019年為例，2019年高職院校實(shí)施擴(kuò)招，擴(kuò)招人數(shù)為100萬人。學(xué)校承擔(dān)了河北省高職擴(kuò)招的招生任務(wù)，組織高職擴(kuò)招過程中，需要考生現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名并填寫報(bào)考登記表(報(bào)考登記表統(tǒng)一設(shè)計(jì)為Word格式)。

任務(wù)需求：根據(jù)考生報(bào)考情況，假設(shè)60名考生填寫了的Word報(bào)考登記表，需要將考生信息錄入到Excel表格中，使用人工操作存在工作量大，容易出錯(cuò)。

任務(wù)規(guī)劃與核心算法：將考生填寫的Word文檔存放在一個(gè)文件夾中，程序進(jìn)入存放文檔的文件夾，逐一掃描Word文檔，提取文檔中表格的信息(考生號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、考生身份類別、報(bào)考專業(yè)代碼、報(bào)考專業(yè)名稱、通訊地址、郵政編碼、收件人、手機(jī)號(hào))寫入到Excel報(bào)名匯總表格中。提取完一個(gè)考生Word文檔后，繼續(xù)提取下一個(gè)考生Word文檔，直到所有的文檔提取完畢。

圖1為要掃描的報(bào)考登記表，如考生所填寫的考生號(hào)，所在位置為第一行第二列，通過VBA提取考生號(hào)到Excel表格的相應(yīng)行第一列，示例代碼如下：Cells(i,1)=cy_text(cy_tab.Cell(1,2).Range.Text)。根據(jù)實(shí)際需求，依次提取Word表格中的數(shù)據(jù)到Excel表格的相應(yīng)行，直至Word表格提取結(jié)束，掃描下一個(gè)考生的報(bào)考登記表，提取數(shù)據(jù)，直至所有Word表格數(shù)據(jù)提取結(jié)束。功能實(shí)現(xiàn)截圖(見圖2)。

1.3 應(yīng)用VBA批量提取文件夾中的考生電子照片

工作場(chǎng)景：高校錄取工作招生所在的省區(qū)市教育考試院分批次在錄取系統(tǒng)中投檔，院校下載考生投檔信息并執(zhí)行錄取或退檔操作，教育考試院同意錄取結(jié)束后，院校下載新生名冊(cè)。

任務(wù)需求：如果在某批次的錄取過程中，出現(xiàn)退檔考生，錄取結(jié)束后被退檔考生的數(shù)據(jù)信息被系統(tǒng)自動(dòng)刪除，但是考生電子照片依然存在于考生電子照片文件夾，考生電子照片以考生號(hào)命名。假設(shè)在某批次投檔考生1 000人，錄取900人，退檔100人，需要從1000個(gè)電子照片中將錄取的900人復(fù)制到另一個(gè)文件夾，使用人工操作存在工作量大，容易出錯(cuò)的情況。

任務(wù)規(guī)劃與核心算法：將下載的考生電子照片文件夾更名為“TD”(投檔)，新建一個(gè)目標(biāo)文件夾“LQ”(錄取)，程序通過比對(duì)Excel表格中的錄取考生的考生號(hào)信息，逐一掃描考生電子照片，將TD文件夾中被錄取的考生的電子照片自動(dòng)提取到LQ文件夾。復(fù)制完一個(gè)錄取的考生電子照片后，繼續(xù)復(fù)制下一個(gè)錄取的考生電子照片，直到所有的照片復(fù)制完畢。功能實(shí)現(xiàn)截圖(見圖3)。

2 Excel和Word郵件合并在招生工作中的應(yīng)用

2.1 郵件合并簡(jiǎn)介

郵件合并是Word軟件中一種可以批量處理的功能。將包括數(shù)據(jù)信息的Excel表格作為數(shù)據(jù)源合并到包括所有文件共有內(nèi)容的Word文檔中，即使用郵件合并功能在Word文檔中插入Excel表格中的數(shù)據(jù)，按照Word文檔樣式進(jìn)行批量打印。

2.2 應(yīng)用郵件合并批量打印準(zhǔn)考證

工作場(chǎng)景：1.2的工作任務(wù)實(shí)現(xiàn)后，錄入了考生的報(bào)名信息，下一步需要現(xiàn)場(chǎng)打印考生準(zhǔn)考證，包括考生報(bào)考登記表中采集的考生號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、身份類別、報(bào)考專業(yè)名稱，以及現(xiàn)場(chǎng)編排的考場(chǎng)號(hào)、座位號(hào)。

任務(wù)需求：假設(shè)考生填寫Word報(bào)考登記表，打印簽字，憑簽字的報(bào)考登記表領(lǐng)取準(zhǔn)考證，工作人員人工編排考場(chǎng)號(hào)、座位號(hào)，登記考生信息，重復(fù)錄入數(shù)據(jù)、工作效率低。

任務(wù)規(guī)劃與核心步驟：新建一個(gè)Excel準(zhǔn)考證匯總表，在表格中編排好準(zhǔn)考證號(hào)、考場(chǎng)號(hào)和座位號(hào)，考場(chǎng)號(hào)從“A01”開始編排，每個(gè)考場(chǎng)的座位號(hào)“01”-“30”依次編排，編排使用填充柄進(jìn)行單元格的數(shù)據(jù)填充，準(zhǔn)考證號(hào)為考場(chǎng)號(hào)+座位號(hào)，如“A0101”。然后將Excel報(bào)名匯總表中的姓名、性別、考生號(hào)等數(shù)據(jù)信息拷貝到Excel準(zhǔn)考證匯總表中。新建Word準(zhǔn)考證打印文檔、排版，使用郵件合并功能在Word文檔中插入Excel準(zhǔn)考證匯總表中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行準(zhǔn)考證的打印。

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圖4為要打印的準(zhǔn)考證，需要打印相應(yīng)考生的信息，通過Word進(jìn)行郵件合并后，在排好版的準(zhǔn)考證表格中添加考生信息，如姓名，需要在相應(yīng)位置插入合并域“姓名”，域代碼如下：{MERGEFIELD 姓名}。根據(jù)實(shí)際需求，依次讀取Excel表格中的數(shù)據(jù)到Word表格的相應(yīng)位置，選擇“完成并合并-打印文檔”，進(jìn)行準(zhǔn)考證打印。功能實(shí)現(xiàn)截圖(見圖5)。

2.3 應(yīng)用郵件合并批量打印通知書

工作場(chǎng)景：高校錄取工作結(jié)束后，需要整理錄取通知書所需要的考生信息、對(duì)通知書編號(hào)，設(shè)計(jì)打印通知書。

任務(wù)需求：假設(shè)2020年錄取了4 500名考生，需要打印考生通知書，如果使用已完成排版的Word文檔打印，將姓名、身份證號(hào)、錄取專業(yè)所在系、錄取專業(yè)，人工更新通知書編號(hào)、逐條復(fù)制到Word文檔中打印，工作量大，工作效率低，容易出錯(cuò)。

任務(wù)規(guī)劃與核心步驟：新建一個(gè)Excel通知書匯總表，在表格中編排好通知書編號(hào)，編號(hào)號(hào)從“0001”開始編排，使用填充柄進(jìn)行單元格的數(shù)據(jù)填充。然后將錄取信息表Excel報(bào)名匯總表中的姓名、身份證號(hào)、錄取專業(yè)所在系、錄取專業(yè)數(shù)據(jù)信息拷貝到Excel通知書匯總表中。新建Word通知書打印文檔、排版，使用郵件合并功能在Word文檔中插入Excel通知書匯總表中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行通知書的打印。功能實(shí)現(xiàn)截圖(見圖6)。

3 Excel函數(shù)在招生工作中的應(yīng)用

3.1 VLOOKUP函數(shù)簡(jiǎn)介

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)，可以用來核對(duì)數(shù)據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)表格之間快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)等函數(shù)功能。VLOOKUP函數(shù)的功能是按列查找，返回該列所查詢的序列所對(duì)應(yīng)的值。[3]

3.2 應(yīng)用VLOOKUP函數(shù)批量合并投檔數(shù)據(jù)

工作場(chǎng)景：河北省單獨(dú)考試招生投檔信息表分為考生及志愿信息表、成績表、體檢信息表，在對(duì)考生實(shí)行平行志愿錄取的時(shí)候，需要查閱考生體檢信息，按照分?jǐn)?shù)優(yōu)先、平行志愿的原則錄取。

任務(wù)需求：假設(shè)投檔2 000個(gè)考生，三個(gè)信息表考生信息行順序不一致，查閱考生信息的時(shí)候，在不同的表格中操作，操作不便，容易出錯(cuò)。

如圖7，錄取數(shù)據(jù)表以考生號(hào)升序排序、成績表以考生號(hào)降序排序、體檢信息表亂序，如將成績表中的B列(總分)，合并到錄取數(shù)據(jù)表的J列，VLOOKUP函數(shù)使用如下：在J2單元格中輸入“=VLOOKUP(A2,[成績表.xls]Sheet1!MYMA:MYMB,2,FALSE)”，使用填充柄向下填充。其他列繼續(xù)使用VLOOKUP函數(shù)合并，直至數(shù)據(jù)合并結(jié)束。

3.3 COUNTIF函數(shù)簡(jiǎn)介

COUNTIF函數(shù)是Excel中對(duì)指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計(jì)數(shù)的一個(gè)函數(shù)。

3.4 應(yīng)用COUNTIF函數(shù)核查重復(fù)數(shù)據(jù)

工作場(chǎng)景：考生錄取數(shù)據(jù)是分省區(qū)市、分批次、分文理的，錄取信息的整理需要將考生數(shù)據(jù)匯總到一個(gè)Excel表格。

任務(wù)需求：假設(shè)學(xué)校2020年錄取數(shù)據(jù)有27個(gè)省區(qū)市、分為文科、理科、文理綜合、綜合改革等批次，需要將多個(gè)表格匯總到一個(gè)表格中，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄重復(fù)的情況。

任務(wù)規(guī)劃與核心步驟：新建一個(gè)Excel錄取信息表，將錄取的所有考生信息復(fù)制到表格中，使用COUNTIF函數(shù)查詢是否有重復(fù)的數(shù)據(jù)記錄?？忌?hào)為A列，查重列為N列。在N2單元格中輸入“=COUNTIF(A:A,A2)>1”，Z2單元格正確顯示返回值，使用填充柄填充到最后一行。

COUNTIF函數(shù)功能實(shí)現(xiàn)截圖(見圖8)。

4 結(jié)語

使用Office辦公軟件，實(shí)現(xiàn)了部分招生工作流程的自動(dòng)化，減少了人工操作，提高了工作效率，提高了工作效率和準(zhǔn)確率。通過對(duì)軟件及技術(shù)的應(yīng)用，讓招生業(yè)務(wù)工作的實(shí)現(xiàn)變得更加“智慧”。