提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

王洪英

（臨沂雕塑公園，山東 臨沂 276000）

0 引言

檔案是對各種信息、活動的一種真實記錄，能夠直接將事業(yè)單位的發(fā)展歷程體現(xiàn)出來，并且其中還蘊含了社會經(jīng)濟發(fā)展的信息，能為事業(yè)單位提供良好的參考依據(jù)，對事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的作用。檔案管理工作是一項具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性的工作，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也面臨巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)面臨淘汰邊緣，信息化、現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理建設(shè)的主要方向。為此，事業(yè)單位需要及時更新觀念，做到與時俱進，充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案管理信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，推進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢作用

1.1 提高信息化檢索的速率

信息化時代的到來促進了信息技術(shù)的快速發(fā)展，同時也產(chǎn)生了海量的信息數(shù)據(jù)，如何快速、準確地在數(shù)據(jù)庫中尋找所需的信息數(shù)據(jù)，成為檔案管理工作中需重點解決的問題。通過開展檔案管理信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)能夠極大程度地提升信息的檢索速度，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。首先，檔案管理信息化建設(shè)使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，改變了傳統(tǒng)人工進行檢索的工作方式，保證了檢索工作的準確性和及時性，能夠根據(jù)所需快速獲取信息。其次，可以實現(xiàn)批量信息同步查找。利用計算機技術(shù)，能夠?qū)ο嗤愋偷男畔⑦M行快速檢索。最后，信息化檢索避免了對檔案造成損壞，能延長檔案的使用壽命，使檔案管理工作變得更加輕松便捷。

1.2 有利于構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案存儲環(huán)境

部分事業(yè)單位在檔案管理中，仍運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，投入大量的人力、物力和精力對紙質(zhì)檔案進行管理，這就使紙質(zhì)檔案在管理和存儲上存在諸多的不足。而信息化建設(shè)為檔案管理工作構(gòu)建了良好的環(huán)境，優(yōu)化了檔案存儲條件，滿足了現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。首先，信息化檔案管理避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受潮、破損、遺失等問題，使檔案以數(shù)字化的形式進行存儲，構(gòu)建了全新的檔案管理系統(tǒng)，有效避免了外界因素的干擾。其次，信息化檔案管理有效拓展了檔案存儲空間，只需借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理軟件，便可將檔案存儲到云空間，有效改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對空間的要求。最后，信息化檔案管理有效降低了成本，使檔案管理工作不再對現(xiàn)實環(huán)境有較強的依賴性。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不足

2.1 缺乏時代性

當前，事業(yè)單位正處于改革的關(guān)鍵時期，但其將重點放在了其他工作上，對檔案管理并沒有進行深入的研究和有效的改革。同時，目前的改革機制也不是對所有事業(yè)單位檔案管理都適用的。在當前社會經(jīng)濟新常態(tài)背景下，事業(yè)單位在發(fā)展過程中，難免存在問題和不足，而要想有效地解決這些問題，促進自身不斷的發(fā)展，就必須做好檔案管理工作，對保存的信息進行深入的分析，挖掘其中蘊含的有價值信息。但在實際的檔案管理工作中，事業(yè)單位并沒有制定出與社會發(fā)展相符的管理機制，管理模式仍較為陳舊，缺乏時代性，并沒有積極引進先進的管理理念、管理方法和管理設(shè)備，這就嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進程，最終不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)范

目前，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，然而因認知不足等多方面因素的影響，信息化建設(shè)過程中無法與其他部門進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，信息化檔案管理不具兼容性和適應(yīng)性，這就導(dǎo)致各部門在進行檔案信息檢索時無法使用同一系統(tǒng)進行查詢，嚴重影響了檔案檢索的效率。同時，事業(yè)單位的不斷發(fā)展使檔案的數(shù)量也在不斷增加，檔案管理工作變得更加煩瑣，如果事業(yè)單位信息化檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，那么對檔案信息化的發(fā)展會產(chǎn)生不小的影響，檔案信息資源無法實現(xiàn)共享，嚴重影響了檔案的利用效率。

2.3 信息化程度較低

部分事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)存在抵觸心理，沒有積極引進現(xiàn)代信息技術(shù)，就無法利用信息技術(shù)來對信息數(shù)據(jù)進行收集、整理和存儲，仍利用人工來開展檔案管理工作。這就使檔案管理工作量和工作難度都不斷增加，需要消耗大量的人力，同時也不利于對檔案信息進行查找，還很容易產(chǎn)生失誤，造成檔案信息出現(xiàn)偏差，進而產(chǎn)生較大的影響。為此，事業(yè)單位必須提升信息技術(shù)利用程度，加強檔案管理信息化建設(shè)，避免對今后的發(fā)展產(chǎn)生影響。

2.4 專業(yè)人才匱乏

為保證事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，必須保證檔案管理人員具有較高的信息素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。但通過對事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)和能力的分析發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理人員并非專業(yè)院校畢業(yè)，專業(yè)能力和素養(yǎng)都相對較低，缺乏自主學習能力，對信息技術(shù)并沒有進行自主的學習，從而導(dǎo)致自身缺乏完善的知識結(jié)構(gòu)，無法滿足當前信息化檔案管理工作的需求。同時，大部分檔案管理人員由于能力不足，并沒有掌握科學合理的檔案收集、處理和存儲的方法，在工作中缺乏良好的責任感，經(jīng)常敷衍了事，并且遇到問題時相互推諉，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 制定檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程，事業(yè)單位必須要做好總體規(guī)劃，將涉及的各個方面進行綜合考慮，立足于本單位整體發(fā)展戰(zhàn)略，對其進行合理的規(guī)劃。事業(yè)單位需要結(jié)合自身的特點和長期的發(fā)展目標，進行科學的論證與深入調(diào)查，從而對檔案管理信息化建設(shè)制定切實可行的短期目標和長遠目標。同時，需要做好單位內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)，與信息中心建設(shè)、公文管理等保持同步，并且與本單位軟硬件系統(tǒng)發(fā)展相符，相互協(xié)作、相互支持，實現(xiàn)本單位檔案管理信息化的規(guī)劃與建設(shè)。

3.2 實現(xiàn)信息資源數(shù)字化

在檔案管理信息化建設(shè)中，檔案信息資源數(shù)字化是重要的基礎(chǔ)內(nèi)容，主要就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)將以往的紙質(zhì)檔案等進行加工、轉(zhuǎn)化，將其變?yōu)閿?shù)字化的信息形式，并存儲到建立的數(shù)據(jù)庫中。首先，事業(yè)單位將日常工作中所產(chǎn)生的公文、資料等利用數(shù)字化手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進行存檔。其次，將單位原本存放的各種介質(zhì)載體的檔案進行信息化、數(shù)字化處理，尤其對重點檔案做好監(jiān)管，將其存儲于數(shù)據(jù)庫中。最后，對上級單位或者兄弟單位的各種文字檔案，進行解密或者加密后轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式進行存儲。此外，需要對檔案進行分類存儲和管理，積極引進現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，利用計算機檔案目錄的編排與檢索，保證檔案信息化建設(shè)的有效開展。

3.3 實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

事業(yè)單位應(yīng)當建立自己的檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁形式向人民群眾提供有關(guān)檔案信息和服務(wù)，開展檔案信息網(wǎng)上咨詢、查詢，并實時歸檔和直接提供電子文件。檔案網(wǎng)站應(yīng)與本單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相連接，實現(xiàn)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理共享的互通。將檔案管理系統(tǒng)整合到本單位管理信息系統(tǒng)中，構(gòu)建一個完整的系統(tǒng)，以綜合考慮本單位各個部門，實現(xiàn)資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。通過互聯(lián)網(wǎng)接入國家或地區(qū)檔案網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)國家或地區(qū)檔案信息檔案管理信息的在線交流。信息檔案網(wǎng)站建設(shè)要選擇質(zhì)量高、口碑好、技術(shù)過硬的產(chǎn)品，其要符合國家相關(guān)標準。同時還需要加強技術(shù)交流，在安全規(guī)定下與國內(nèi)外單位進行相互學習，借鑒優(yōu)秀的工作經(jīng)驗，從而結(jié)合自身單位建立個性化檔案管理系統(tǒng)。

3.4 檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標準化

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還必須規(guī)范化、標準化，這樣才能確保檔案信息化管理的正常運行。在建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要嚴格按照國家提出的信息化管理要求，結(jié)合地區(qū)信息網(wǎng)絡(luò)管理標準和自身單位的特點，制定內(nèi)部完善的管理體系。在技術(shù)要求上，必須要統(tǒng)一規(guī)定數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)與格式，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫管理軟硬件的文件格式和數(shù)據(jù)索引，從而在全國和地區(qū)范圍內(nèi)實現(xiàn)統(tǒng)一的傳輸解碼，更好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時共享，以避免因基礎(chǔ)設(shè)施、文件格式的不同產(chǎn)生不可讀的網(wǎng)絡(luò)障礙，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換和解碼。

3.5 建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺

大多數(shù)事業(yè)單位都具有服務(wù)性和社會性，與社會大眾息息相關(guān)。因此，在政策許可的前提下，要積極利用檔案信息網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)，建立檔案信息網(wǎng)站服務(wù)平臺，利用檔案信息服務(wù)社會，與民生網(wǎng)、咨詢網(wǎng)對接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息的相互交流和互補。

4 結(jié)語

隨著時代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢，對此，事業(yè)單位需要充分認識到檔案管理的重要性，采取有效的措施來提高檔案管理信息化建設(shè)水平，最終發(fā)揮檔案的實際價值，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。