工程結(jié)算審查中甲方對成本控制探索

高 冰 大慶油田水務(wù)公司

結(jié)算階段的項目成本控制影響著整個項目的成敗。加強結(jié)算階段的成本控制管理，可嚴(yán)格控制收尾階段的超合同支出、越權(quán)行事和財務(wù)失控現(xiàn)象。通過科學(xué)合理的結(jié)算審核，把結(jié)算中不合理部分費用清除，可以使最終結(jié)算價格能真實地反映出整個工程造價，實現(xiàn)投資收益最大化。結(jié)算階段的成本控制是整個項目成本控制中最為復(fù)雜的一環(huán)。

一、結(jié)算階段成本控制的特點

工程結(jié)算階段成本控制的特點是大量性、集中性和復(fù)雜性。由于該階段的重點是對前期各個項目環(huán)節(jié)工作完成與否的審核與評定，復(fù)查的意義更多一些，主要目的是審核乙方是否按合同規(guī)定保質(zhì)保量完成施工任務(wù)，是否有不合理支出，若有問題，則需要回到前期工作中去解決。因此，對結(jié)算階段的成本控制與管理的研究，更重要的意義是通過審核評價，將工程項目成本控制的重點從事后管理向事前管理轉(zhuǎn)移，充分重視各階段成本控制中容易發(fā)生的問題，將成本控制中的管理與審核理念貫穿到工程項目全周期建設(shè)過程中，這樣有助于企業(yè)進(jìn)行更全面的成本控制，最大限度地降低項目成本，提升經(jīng)濟(jì)效益。[1]

二、甲方結(jié)算階段工程成本控制的內(nèi)容及問題

甲方的成本管理人員主要的工作任務(wù)就是對項目中所有發(fā)生了的成本進(jìn)行匯總，匯總的目的是準(zhǔn)確掌握工程花費了多少錢。甲方成本管理人員在開展工作時必須符合一定的原則：一是時效性原則，就是工程合同或者施工現(xiàn)場各種簽證資料的時間要在有效期內(nèi)，各項工程開展所依據(jù)的法規(guī)的時效性等，二是合法性，工程開展、協(xié)議簽訂都必須在合理合法的范圍內(nèi)，三是文件資料的完整性，尤其是文件上負(fù)責(zé)人的簽字或蓋章必須完整，四是工程期內(nèi)所有產(chǎn)生的文件資料，采用的計量單位必須一致，對同一問題的解釋也要統(tǒng)一，五是各方責(zé)任明確，工藝標(biāo)準(zhǔn)，確保一旦出現(xiàn)問題后責(zé)任清晰。甲方成本管理人員代表的是甲方的利益，若乙方對問題解釋不清，處置時按最不利于乙方的情況處理，保證甲方利益。因此，該階段成本控制審核人員的構(gòu)成需要包括：投資控制組、施工管理組、計劃設(shè)計組、合同組、財務(wù)組，其他人員根據(jù)不同項目動態(tài)調(diào)整。各組在此階段審核中的主要職能及常見的問題如下。

(一)投資控制組

結(jié)算階段的投資控制組需要根據(jù)本工程的竣工驗收情況組建結(jié)算小組，明確崗位責(zé)任制。投資控制組在結(jié)算階段的主要任務(wù)一是資料完整性審查，包括施工圖，圖紙會審記錄，隱蔽簽證，工程結(jié)算匯總清單等，審查各類報表填寫是否符合結(jié)算要求。二是對工程量清單審核，重點關(guān)注計量方式和方法。三是結(jié)算計量審核，要求計量必須嚴(yán)格按合同文件中的計量規(guī)定進(jìn)行，使用法定計量單位。此階段常見的問題有：資料提供不完整，圖紙會審記錄缺失，不按規(guī)定程序計算工程量，重復(fù)計算工程量、工程量清單漏項等問題，此類問題多是由于編制單位沒有認(rèn)真編制資料，或施工各部門沒有充分溝通導(dǎo)致步驟缺失造成的。[2]

(二)施工管理組

施工管理組在結(jié)算階段的任務(wù)：施工管理組對工程進(jìn)度最為熟悉，因此在結(jié)算階段承擔(dān)的責(zé)任很大。需要審核乙方實際發(fā)生的工程量，檢查隱蔽驗收記錄，落實設(shè)計變更聯(lián)絡(luò)單、經(jīng)濟(jì)簽證，要根據(jù)施工合同審核已完工的建筑面積，檢查乙方施工用料。若是施工中設(shè)計圖紙有變動，還需要根據(jù)新的設(shè)計圖審核建筑面積，所有數(shù)據(jù)都需要和乙方核對，并就差異問題取得一致意見。土方工程結(jié)算也是施工管理組審核的重點項目，在提交的場地標(biāo)高圖和完成面標(biāo)高圖，必須由甲方現(xiàn)場項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師及乙方共同簽字確認(rèn)。施工材料選用上，是否符合合同要求，如混凝土的標(biāo)號，構(gòu)建的質(zhì)量等，有無高套定額的現(xiàn)象，可以要求提供供貨方/總包/甲方簽字核實的《材料設(shè)備驗收單》作為結(jié)算依據(jù)。

(三)計劃設(shè)計組

結(jié)算審核階段，計劃設(shè)計組需要依據(jù)竣工圖、設(shè)計變更聯(lián)絡(luò)單核實工程數(shù)量，對于甲方來說來，認(rèn)真審核竣工圖是涉及全過程目標(biāo)成本成敗的重要過程。實際審核中，竣工圖與設(shè)計圖有存在出入的，需要審核有無原設(shè)計單位出具設(shè)計變更通知單和修改圖紙，以及設(shè)計、校審人員、建設(shè)單位、監(jiān)理工程師的簽字及公章。若有缺失，由此對甲方造成損失的，其費用和損失由承包人承擔(dān)。

(四)合同組

合同組該階段的任務(wù)有三項：一要核對合同條款。對工程內(nèi)容與合同內(nèi)約定的條款是否一致進(jìn)行審核，對驗收是否合格進(jìn)行審核，二是按合同內(nèi)約定的工程結(jié)算方法、計價定額、材料價格等，對工程細(xì)節(jié)進(jìn)行審核，若有發(fā)現(xiàn)有不一致或缺漏的地方，要與乙方進(jìn)行認(rèn)真核對，明確結(jié)算要求。三是若發(fā)生糾紛存在索賠事宜，向工程部索取索賠的相關(guān)資料，根據(jù)工程的實際建設(shè)情況，處理索賠事宜。

(五)財務(wù)組

財務(wù)組成本審核的原則是合法性、合理性、合規(guī)性。結(jié)算款審核需要包含附件有：《付款申請書》、《工程竣工驗收記錄》、《竣工結(jié)算造價確認(rèn)書》，項目概算批復(fù)文件等，保證附件完整且已經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，發(fā)票需要符合稅務(wù)規(guī)定，查驗發(fā)票真?zhèn)?，根?jù)審批確認(rèn)的應(yīng)付款額進(jìn)行工程款的支付與扣回[3]。要做到結(jié)算及時，數(shù)額準(zhǔn)確，保證累計付款比例不得超過合同條款內(nèi)容。

三、結(jié)算階段甲方進(jìn)行成本控制的具體路徑

(一)完善工程結(jié)算的制度和實施方案

制度是保證一切措施、預(yù)定付諸行動的最好保障。為了加強工程項目結(jié)算管理，明確工程結(jié)算審核流程和各階段完成時間，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和精細(xì)化管理水平，降低工程成本，甲方需要根據(jù)項目實際及相關(guān)法律法規(guī)，制定和完善工程結(jié)算的制度和實施方案，合理設(shè)計結(jié)算需要進(jìn)行的流程，流程中涉及到的各個主體，以及該主體在結(jié)算階段需要完成的工作作出明確規(guī)定，理順各崗位的任職資格、職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限，完善結(jié)算管理的制約機制，使各相關(guān)負(fù)責(zé)人工作時有據(jù)可依[4]。同時，各環(huán)節(jié)主體必須按照規(guī)定中的標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行結(jié)算工作，不允許自行增加或減少控制環(huán)節(jié)，結(jié)算階段的工作計劃編制也很重要。成本控制中心根據(jù)承包商上報結(jié)算時間和結(jié)算資料，依據(jù)成控中心工作進(jìn)度編制好項目的結(jié)算審核計劃。

(二)建立清單核對和內(nèi)部復(fù)核制度

應(yīng)該建立工程量清單核對備案制度和內(nèi)部復(fù)核制度。工程量清單內(nèi)容包括施工圖紙及預(yù)算，現(xiàn)場施工記錄，設(shè)計變更通知單，調(diào)價方法和調(diào)價系數(shù)的規(guī)定等，工程量是工程計價的基本依據(jù)，必須要確保工程量清單的準(zhǔn)確性、正確性和權(quán)威性，對工程造價的真實性和工程建設(shè)的投資控制具有重要的意義。填寫并存檔工程量清單，工程量清單可以真實地反映工程的進(jìn)度和施工用料，有利于后面結(jié)算審核時有據(jù)可依，提高審核工作的效率和準(zhǔn)確性，防止不應(yīng)由基本建設(shè)支出的費用計入建設(shè)成本。若是工程量清單與施工圖紙有誤差的，視誤差大小，按規(guī)定分類討論，誤差大的，需要甲方審核后對合同約定價格進(jìn)行調(diào)整，誤差小的可忽略。建立內(nèi)部復(fù)核制度是內(nèi)部檢查的一種形式，是對甲方計量工作的保護(hù)，必須使內(nèi)部復(fù)核制度規(guī)范化、制度化。

(三)做好前期準(zhǔn)備工作，審查送審資料的完整性和符合性

工程結(jié)算的準(zhǔn)確性對整個項目的成本、盈虧平衡影響重大。工程結(jié)算整個實施過程都必須以合同為依據(jù)，做好前期的準(zhǔn)備工作,首先要熟悉施工圖紙，核對所有圖紙，清點無誤后依次識讀。其次要了解結(jié)算包括的工程內(nèi)容，例如配套設(shè)施、室外管線、道路以及會審圖紙后的設(shè)計變更等。三要應(yīng)根據(jù)工程性質(zhì)，收集熟悉相應(yīng)的單價、定額資料，做好基礎(chǔ)性資料的審核。

(四)提升相關(guān)人員的專業(yè)性

人力資本作為一項重要的資源，逐漸成為影響企業(yè)發(fā)展的首要因素。對于竣工結(jié)算階段來說，涉及的因素太多，除了加強監(jiān)督管理外，更重要的是提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，減少結(jié)算審核中的差錯率。一是要堅持持證上崗制度，強化專業(yè)崗位員工素質(zhì)和崗位勝任的能力，提高競爭力，保證企業(yè)健康發(fā)展。二是加強業(yè)務(wù)素質(zhì)教育，促進(jìn)員工業(yè)務(wù)、技能水平的進(jìn)一步提高。要定期對員工進(jìn)行合同管理、施工技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面的培訓(xùn)與考核，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握最新的行業(yè)技能，適應(yīng)不斷更新的行業(yè)要求，同時，沒有一個項目是獨立存在的，各項目組間業(yè)務(wù)都是相互關(guān)聯(lián)，互有影響的，因此員工在縱向提高自身技能的同時，還要橫向了解、熟悉本崗位上下游的項目要求。尤其是成本控制組人員，涉及的數(shù)字、項目、環(huán)節(jié)多而雜，必須強化自身專業(yè)知識水平，擴(kuò)展知識領(lǐng)域，保證工作的合理性和科學(xué)性。

(五)強化廉政監(jiān)管措施

制度再完善也不可能十全十美。工程項目資金量大，涉及面廣。必須要強化廉政監(jiān)督管理，杜絕結(jié)算階段腐敗現(xiàn)象，工作人員不得利用工作之便辦私事，不得將自己的聯(lián)系方式透露給被審核方，不得接受現(xiàn)金、禮品、吃、請，審計時不得泄露消息。成控部門用人要堅持回避原則，與被審核方有利益關(guān)系、親屬關(guān)系的，不能任用[5]。對于給企業(yè)造成重大損失的人員，必須嚴(yán)懲，必須要時追究其法律責(zé)任。

四、結(jié)語

綜上所述，工程結(jié)算階段是工程項目建設(shè)的最后一關(guān)，合理、公平、迅速的工程結(jié)算審核，可有效保證甲方項目全過程成本控制目標(biāo)的實現(xiàn)，保護(hù)甲已雙方利益。因此，企業(yè)必須重視結(jié)算階段的成本控制工作。從結(jié)算反思過程中的成本控制，會發(fā)現(xiàn)從合約規(guī)劃、合同履行，再到結(jié)算是一個整體，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都會在結(jié)算時得到集中的體現(xiàn)。而結(jié)算工作的投入大、收益??；投入時間多、收益慢。因此必須總結(jié)結(jié)算審核階段反映出的前期問題，合理優(yōu)化前期工作內(nèi)容，從而最大限度地提高建設(shè)資金的投資效益。