新時(shí)期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

王蘋

國網(wǎng)黑龍江嫩江市電業(yè)局有限公司 黑龍江黑河 161499

1 企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

習(xí)近平總書記曾用“重、苦、雜、難”四個(gè)字形容辦公系統(tǒng)工作的特殊地位。企業(yè)辦公室作為一個(gè)綜合、全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)、綜合事務(wù)管理等微觀服務(wù)任務(wù)，是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”，全力服務(wù)中心工作，促進(jìn)國有資產(chǎn)的保值增值。但是，由于受到傳統(tǒng)工作觀念的約束和辦公室工作千頭萬緒、瑣碎復(fù)雜的工作實(shí)際，也使得企業(yè)辦公室在發(fā)揮橋梁紐帶作用中受到相應(yīng)影響，集中體現(xiàn)在如下三個(gè)方面。

（1）綜合管理素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。辦公室的性質(zhì)、地位和作用，決定了辦公室工作人員需要具備即“?！庇帧巴ā钡木C合業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是人們常說的“雜家”。目前而言，辦公室人員平時(shí)忙于處理各類繁雜事務(wù)，難以進(jìn)行系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí)，知識(shí)儲(chǔ)備更新不夠及時(shí)，存在一定程度的“偏科”，如往往偏重社會(huì)科學(xué)，而疏忽自然科學(xué)、管理科學(xué)等方面知識(shí)積累，這就導(dǎo)致存在一定程度上的知識(shí)老化現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮輔助決策的參謀作用[1]。

（2）思維方式有待進(jìn)一步轉(zhuǎn)變。由于被賦予的責(zé)任和任務(wù)的特殊，辦公室綜合素質(zhì)的高低直接影響到工作的質(zhì)量和效率。日常工作中要特別注重在思維方式上的深度轉(zhuǎn)變，從忙于抓事務(wù)性工作向抓大事、謀大事轉(zhuǎn)變；從關(guān)注做好眼前工作向?qū)崿F(xiàn)前瞻性服務(wù)轉(zhuǎn)變；從被動(dòng)完成交辦的任務(wù)向主動(dòng)服務(wù)和管理有效上轉(zhuǎn)變。

（3）政策制度領(lǐng)會(huì)仍需進(jìn)一步深化。辦公室具有工作任務(wù)重、隨機(jī)性大的特點(diǎn)，這就要求辦公室工作人員從“強(qiáng)化業(yè)務(wù)、有效管理、倡導(dǎo)服務(wù)、增強(qiáng)能力、提高效益”五個(gè)維度出發(fā)，立足工作實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)上級(jí)精神和要求的領(lǐng)會(huì)和貫徹，加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)制度的理解和內(nèi)化，將各項(xiàng)制度靈活且有效地落實(shí)在各項(xiàng)管理工作。

2 企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

（1）明確管理目標(biāo)。目標(biāo)是企業(yè)發(fā)展方向是否正確的關(guān)鍵，在辦公室日常的工作中，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展歷史，明確發(fā)展目標(biāo)。目標(biāo)管理的正確性對(duì)于各部門的工作效率和發(fā)展方向起著重要的推動(dòng)作用。企業(yè)管理者要結(jié)合發(fā)展目標(biāo)，不斷改善原有管理制度，最終制定出完善的制度體系，對(duì)內(nèi)部員工形成有效的制約，不斷提升在職人員的工作責(zé)任感，在本職工作中發(fā)揮更加重要的作用。定期開展內(nèi)部學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)有人員的專業(yè)素養(yǎng)和文化水平，與企業(yè)保持同步，確保內(nèi)部工作協(xié)調(diào)有序開展。

（2）會(huì)議管理信息化。隨著人們生活節(jié)奏和辦公效率的加快，很多企業(yè)引入信息化、智能化等會(huì)議管理系統(tǒng)來輔助企業(yè)的運(yùn)營。除保密會(huì)議外，原則上均使用無紙化會(huì)議系統(tǒng)（ipad），進(jìn)一步拓寬視頻會(huì)議軟件使用渠道。通過會(huì)議APP等手段，進(jìn)行會(huì)議的發(fā)布、分享、審核、交流、互動(dòng)。會(huì)議的內(nèi)容，如議程、公告、咨詢、地理交通信息、行程信息等等都可通過會(huì)議APP共享。信息化的引入，提高了會(huì)議籌備效率，為實(shí)現(xiàn)有效的、柔性的、集成化的會(huì)議管理提供了可操作平臺(tái)。

（3）公務(wù)接待的精細(xì)化管理。公務(wù)接待的工作具有協(xié)作性，涉及的內(nèi)容比較多，要求各個(gè)單位協(xié)作完成。要想確保會(huì)議的順利開展，在會(huì)議籌備前期總負(fù)責(zé)人要和各個(gè)單位密切聯(lián)系，做好規(guī)劃。接待任務(wù)下達(dá)后，由企業(yè)負(fù)責(zé)同志選定接待組具體成員，并部署相關(guān)接待任務(wù)，例如：與合作單位確認(rèn)職責(zé)分工，了解該單位的困難與需求；與酒店落實(shí)房間數(shù)量，并留夠余量，為嘉賓分配房間，落實(shí)會(huì)議安排以及嘉賓、志愿者和車隊(duì)司機(jī)的用餐地點(diǎn)；了解掌握來賓的人數(shù)、姓名、職務(wù)、事由、陪同人員、考察內(nèi)容、行程安排等情況；獲取車隊(duì)司機(jī)通訊錄，并為車隊(duì)預(yù)備停車地點(diǎn)以及車位等，接待過程中靈活運(yùn)用所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)，細(xì)致入微地完成接待服務(wù)工作，最大限度優(yōu)化接待流程，規(guī)范完善接待工作[2]。

（4）綜合治理，創(chuàng)新管理模式。在日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)管理的重視，對(duì)于一些成形的制度要加大執(zhí)行力，此外，對(duì)于管理中遇到的問題要及時(shí)加以改進(jìn)。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部辦公現(xiàn)狀，制定出符合自身發(fā)展需求的管理制度。結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通、交流。此外，不斷加強(qiáng)提升現(xiàn)有員工的企業(yè)榮譽(yù)感和工作責(zé)任感，讓他們?cè)诠ぷ髦型度敫嗟木?。辦公室工作人員要認(rèn)識(shí)到自身崗位的重要性，不斷提升工作能力，協(xié)助各部門做好溝通工作，從而保障企業(yè)的高效發(fā)展。

（5）協(xié)調(diào)處理好各部門之間的關(guān)系。企業(yè)的發(fā)展過程好比是一個(gè)人的日常生活，其內(nèi)部組成機(jī)構(gòu)是人身體的不同器官，如果合作中缺乏協(xié)調(diào)性，那么日常行動(dòng)就會(huì)變得非常困難。也就是說，企業(yè)要想獲得理想的收益根本不可能。這種協(xié)調(diào)有序的工作需要辦公室做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，因此辦公室的工作能力非常重要。比如，在內(nèi)部關(guān)系處理過程中，企業(yè)管理層深入辦公室內(nèi)部對(duì)員工進(jìn)行逐一考察，最終選出符合需求的工作人員。同時(shí)，通過考試的形式進(jìn)行考察，結(jié)合其考試結(jié)果最終判斷其是否能夠勝任辦公室工作。另外，對(duì)于在職人員也要制定出合理的管理制度，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制判定員工是否勝任本職工作，對(duì)于優(yōu)秀者予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。通過這種激勵(lì)制度，提升員工的工作責(zé)任感，充分發(fā)揮其工作熱情，保持積極主動(dòng)的工作狀態(tài)，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)收益[3]。

3 結(jié)語

企業(yè)辦公機(jī)構(gòu)是企業(yè)文化和外在形象的直接體現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展方向有重要的推動(dòng)作用。辦公效率的高低直接關(guān)乎企業(yè)在生產(chǎn)中的經(jīng)濟(jì)效益，因此，企業(yè)管理者要提升自身管理能力，加強(qiáng)對(duì)辦公室工作的重視，充分發(fā)揮其職能作用。