信息化背景下的高校檔案管理探析

呂威

大連醫(yī)科大學(xué)中山學(xué)院 遼寧大連 116085

國家對于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)十分重視，在高校教育事業(yè)方面的投入越來越多，有效實(shí)施了擴(kuò)招政策，高校學(xué)生數(shù)量明顯增加，對于檔案管理工作的開展提出了新的要求。傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率有待提升，失誤問題頻發(fā)，極大地限制著高校的創(chuàng)新發(fā)展。信息化背景下，加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，針對管理低效、工作形式化等問題有了妥善地解決辦法，高校教育事業(yè)長遠(yuǎn)規(guī)劃的前景也將變得一片大好。

1 高校檔案管理現(xiàn)狀的分析

1.1 重視程度不夠，制度并不完善

現(xiàn)階段，高校需要培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平、有理想的優(yōu)秀人才，才能滿足整個(gè)社會的人才需求。加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，對于高校教育事業(yè)的整體發(fā)展而言可以起到一定的促進(jìn)作用。通過完善管理制度，不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，教育教學(xué)工作自然推進(jìn)的異常順利[1]。但是，受到了諸多因素的干擾影響，高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，管理模式的重構(gòu)以及管理方法的創(chuàng)新阻力重重，各項(xiàng)制度均不完善，就形成了檔案管理效果差的局面。沒有完善制度的支持，管理人員開展檔案管理工作時(shí)熱情不高，趨于應(yīng)付，就導(dǎo)致了弊端問題頻發(fā)，也限制著檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃。

1.2 缺乏技術(shù)人才，管理觀念落后

以前，高校的檔案管理工作均以紙質(zhì)形式存在。在高校招生普遍擴(kuò)張的發(fā)展趨勢下，不僅增加了檔案管理的工作量，也提高了檔案管理的難度，仍以紙質(zhì)形式出現(xiàn)的話，高校檔案管理工作的存在將毫無意義。部分人員還未轉(zhuǎn)變檔案管理的工作觀念，信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)的意識不強(qiáng)，他們的技術(shù)水平亟待提升，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化、高效果。

1.3 資金設(shè)備不足，工作效益偏低

檔案管理工作容易被忽視，尤其是在資金、設(shè)備等方面。面對著高校檔案管理工作的信息化及數(shù)字化建設(shè)要求，部分學(xué)校仍處于初級管理階段，沒有針對工作人員的綜合素質(zhì)、綜合能力等展開培訓(xùn)教育，致使信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)阻力重重，具體實(shí)踐過程當(dāng)中存在著諸多問題。這些問題已經(jīng)影響到了檔案事業(yè)的整體發(fā)展，更難產(chǎn)生最大化的工作效益。另外，部分高校處于封閉式的管理狀態(tài)，過分忽視了檔案管理模式重構(gòu)、人員培養(yǎng)、設(shè)備更新、經(jīng)費(fèi)補(bǔ)充的重要性，檔案管理逐漸邊緣化，不能做到與時(shí)俱進(jìn)、資源共享、突破創(chuàng)新，這樣一來，教育教學(xué)工作的推進(jìn)、高校學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展都將受到很大的不良影響。

2 信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施

2.1 實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理

信息化背景下，廣泛地推廣信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理尤為重要。面對信息技術(shù)快速發(fā)展的實(shí)際情況，及時(shí)有效的轉(zhuǎn)變高校檔案管理工作思路，善于利用信息技術(shù)的特點(diǎn)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，妥善解決各個(gè)環(huán)節(jié)存在的質(zhì)量問題十分關(guān)鍵。必須提供優(yōu)質(zhì)的高校檔案數(shù)字化管理服務(wù)，才能加快高校教育事業(yè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃、可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程，可謂一舉數(shù)得[2]。比如，實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏目錄的數(shù)字化，通過劃分電子目錄，方便人員進(jìn)行檔案檢索，快速確定檔案內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案資料的科學(xué)化管理。再如，實(shí)現(xiàn)高校檔案的全面化管理，嘗試?yán)镁W(wǎng)絡(luò)平臺、信息技術(shù)等更好地加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，也為各項(xiàng)工作的開展提供最大便利，逐漸形成特有風(fēng)格，充分體現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要意義。

2.2 統(tǒng)一信息化的檔案管理準(zhǔn)則

高校學(xué)生的檔案內(nèi)容越來越多，檔案管理越來越復(fù)雜，工作人員的壓力較大。要想解決這些難題，就必須盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，建立完善的檔案管理制度，統(tǒng)一信息化的管理準(zhǔn)則。具體而言：首先，需要提升檔案管理工作人員的技能水平，要求他們熟練掌握信息技術(shù)，更好地完成電子化檔案管理。其次，需要確保檔案內(nèi)容的完整性，輸入格式的統(tǒng)一性，代碼轉(zhuǎn)化的規(guī)則性，管理工作的規(guī)范性。高校檔案管理人員認(rèn)真履行這些準(zhǔn)則，更利于檔案管理水平的全面提升，管理效果的整體優(yōu)化。

2.3 提高工作人員的素質(zhì)及能力

為了加強(qiáng)高校檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化管理，及時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人才非常必要且關(guān)鍵。應(yīng)從整體上提高相關(guān)人員的能力水平、綜合素質(zhì)，使他們熱情投入高校檔案的管理工作中，優(yōu)質(zhì)完成管理任務(wù)，也為高校教育事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)[3]。要想實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，高校必須引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，通過改善檔案管理工作環(huán)境，促使相關(guān)人員主動學(xué)習(xí)、積極思考、大膽創(chuàng)新與實(shí)踐?？梢栽O(shè)立獎(jiǎng)罰機(jī)制，用于增強(qiáng)相關(guān)人員檔案信息化建設(shè)、數(shù)字化管理的積極性。還可以組織形式多樣的培訓(xùn)活動，方便人員之間分享經(jīng)驗(yàn)、共同進(jìn)步，逐漸發(fā)展成為復(fù)合型的檔案管理人才。只有讓熟悉信息技術(shù)，善于應(yīng)用信息技術(shù)的工作人員，主動參與到高校檔案的信息化管理活動中，盡顯他們的專業(yè)優(yōu)勢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理的不足之處，進(jìn)行管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，才有助于高校檔案管理工作的突破性發(fā)展，且未來的發(fā)展趨勢一片明朗。

3 結(jié)語

總而言之，信息化背景下高校檔案管理模式的重新構(gòu)建，管理方法的創(chuàng)新研究，不僅成為了大勢所趨，也要引起多方人員的高度重視。相關(guān)的工作人員必須認(rèn)清這種趨勢，并且付出更多的努力，結(jié)合高校教育改革的實(shí)際情況，不斷加快檔案管理的信息化建設(shè)速度，展現(xiàn)數(shù)字化管理的最大優(yōu)勢，勇于開創(chuàng)新局面，確保高校發(fā)展順利走向更大的成功。