試析如何提高單位辦公室檔案管理工作效率

鐘輝

荊門市東寶區(qū)黨外知識分子聯(lián)誼會 湖北荊門 448000

進(jìn)入新世紀(jì)，辦公室檔案管理工作有了很大的發(fā)展。但隨著經(jīng)濟(jì)社會和檔案事業(yè)的發(fā)展，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公室檔案管理也面臨一些新困難和問題，直接影響辦公室檔案工作及單位業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，需要采取有效的對策，盡快加以解決[1]。

1 新時(shí)期下辦公室檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏足夠的重視

我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，加劇了企業(yè)之間的競爭。在這樣的背景下，大多數(shù)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中都會把中心放在經(jīng)濟(jì)效益上，對于辦公室檔案管理工作相對比較忽視。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為辦公室檔案管理只是簡單的對檔案資料進(jìn)行收集和整理，無法給企業(yè)帶來直接的利益，進(jìn)而對辦公室檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。而辦公室檔案管理人員同樣也受到了這種想法的影響，在工作中缺乏積極性和創(chuàng)造性，使得檔案管理的功效被弱化，這對于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。

1.2 工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

一些單位并未指定專業(yè)人員進(jìn)行管理，使得檔案資料的保管出現(xiàn)很多問題，大量的資料被隨意堆放，規(guī)范管理無從談起，檔案所具有的價(jià)值也就難以發(fā)揮出來。檔案管理人員掌握的專業(yè)知識較少，管理能力較為低下，對工作影響較大。若想保證辦公室檔案管理富有實(shí)效，管理人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，否則的話，管理過程中出現(xiàn)問題的概率就會大幅增加，辦公室工作效率也難以得到保證。

2 新時(shí)期下辦公室檔案管理工作創(chuàng)新思路

2.1 提高對辦公室檔案管理工作的重視，完善檔案管理硬件設(shè)施

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須要清楚的意識到辦公室檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，并給予辦公室檔案管理工作高度的重視和支持，以身作則，強(qiáng)化自身對于檔案管理理念。同時(shí)，對每位檔案管理工作人員的能力和作用進(jìn)行認(rèn)真分析，以此來確保辦公室檔案工作的有序開展。其次，企業(yè)應(yīng)加大對辦公室檔案管理工作的宣傳力度，通過企業(yè)內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、廣播、例會等形式，加大對辦公室檔案管理工作的宣傳，讓全體員工意識到辦公室檔案管理對于企業(yè)健康發(fā)展的重要性，并積極配合各項(xiàng)檔案管理工作。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)鼓勵全體員工積極投入和配合檔案管理工作，認(rèn)真聽取員工的意見和建議，并對檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化調(diào)整，以此來提升檔案管理工作的水平。在新時(shí)期背景下，對于檔案管理硬件也提出了更高和更新的要求。所以，企業(yè)方面應(yīng)該清楚認(rèn)識到這一點(diǎn)，投入更多的資金，添置計(jì)算機(jī)等硬件，為辦公室檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的工作條件，切實(shí)提升工作效率。除此之外，還應(yīng)該定期進(jìn)行硬件設(shè)施的檢查與維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該立即進(jìn)行處理，確保其能正常工作。通過這種方式，可以使辦公室檔案管理工作更好的滿足新時(shí)期提出的要求，并且為企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供助力[2]。

2.2 提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)

辦公室檔案管理需要多人合作才能完成，而且相關(guān)的管理人員必須擁有豐富的專業(yè)知識，熟練運(yùn)用信息技術(shù)。書寫、錄入應(yīng)符合規(guī)范要求，防止對信息進(jìn)行處理時(shí)產(chǎn)生偽造的情況，避免信息數(shù)據(jù)錯(cuò)亂。若想保證檔案管理人員能夠勝任本職工作，應(yīng)使其對檔案及其管理工作有正確的認(rèn)知，認(rèn)清檔案管理的實(shí)際價(jià)值，進(jìn)而主動提高自身的工作能力。應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，也可以組織專項(xiàng)的技能競賽，組織人員參加專業(yè)論壇，或是組織內(nèi)部人員的經(jīng)驗(yàn)交流等，通過相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，使員工積累起更為豐富的理論知識和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作能力和水平。

2.3 延伸檔案應(yīng)用范圍，打擊檔案造假問題

檔案應(yīng)用范圍的局限性，以及檔案造假問題較為突出，弱化了企事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施成效。所以，不斷延伸檔案應(yīng)用范圍，打擊檔案造假問題，才能使得單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展。具體措施主要在于，企事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際需要，逐步延伸檔案應(yīng)用范圍，使得檔案應(yīng)用不再局限于工資調(diào)整、退休手續(xù)辦理、工作發(fā)生調(diào)動等領(lǐng)域，還可以將干部選拔、培訓(xùn)工作開展等與職工較為密切的工作與檔案利用相結(jié)合，使得廣大企事業(yè)單位職工更加重視檔案管理工作的實(shí)際開展，調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性，強(qiáng)化檔案管理，尤其是檔案利用與職工認(rèn)知的結(jié)合。其次，不遺余力打擊檔案造假問題。對于企事業(yè)單位而言，無論任何人在任何情況下以怎樣的理由形成了檔案造假行為，都需要予以嚴(yán)肅打擊。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)相關(guān)事實(shí)，就需要企事業(yè)單位管理層進(jìn)行明確的懲戒行為，提高他們的造假成本，如果檔案造假涉及到了違法犯罪行為，則由相關(guān)政府部門出面予以嚴(yán)厲打擊。

3 結(jié)語

通過上述分析，針對檔案管理進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，能夠提高檔案管理工作的服務(wù)水平，為使用者及管理者提供更大的便利，同時(shí)也能夠使得檔案資源得到充分的利用，促使檔案管理工作的實(shí)效性得以提升?；诖?，相關(guān)單位要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并且要明確傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，針對這些不足之處，制定出可行的信息化建設(shè)方案，有效彌補(bǔ)檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性[3]。