企業(yè)檔案信息化建設(shè)的制約因素分析

唐璽

柳州市自來水有限責(zé)任公司 廣西柳州 545006

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會(huì)的發(fā)展帶來了極大的便利，在大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對(duì)于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進(jìn)了檔案的管理工作

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 檔案管理工作沒有受到重視

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人都缺乏對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)和理解，檔案管理工作沒有得到有效的重視，從而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作沒有發(fā)揮出自身的價(jià)值和作用。工作人員對(duì)于檔案管理往往是在第一次存檔之后，沒有再次更新和查閱，行政檔案只是得到了保存，而并未進(jìn)行真正的管理，過問次數(shù)也相對(duì)較少。這樣會(huì)間接導(dǎo)致工作人員的積極性降低，檔案管理工作無法得到重視，檔案管理水平自然也會(huì)下降[1]。

1.2 檔案信息化技術(shù)不成熟

我國互聯(lián)網(wǎng)在20世紀(jì)末逐漸興起，隨后信息化管理逐漸被重視。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)都有一定的安全隱患，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高，由于技術(shù)不完善，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)取代傳統(tǒng)檔案管理方式存在一定安全問題，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊等情況，使檔案信息有泄露丟失風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化建設(shè)中最重要一環(huán)就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒鎯?chǔ)。需要采用掃描儀將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化為電子文檔，掃描的精度和準(zhǔn)確度影響著最終成品的質(zhì)量，掃描儀器質(zhì)量參差不齊，掃描人員技術(shù)水平不一，會(huì)導(dǎo)致電子檔案質(zhì)量難以保證。檔案信息化存儲(chǔ)的技術(shù)不一定達(dá)標(biāo)，存儲(chǔ)系統(tǒng)的穩(wěn)定有待進(jìn)一步發(fā)展。目前檔案信息化實(shí)踐中，檔案信息化的存儲(chǔ)方式主要是用電子文件，電子文件存儲(chǔ)有一定時(shí)間期限限制，無法完全滿足檔案管理信息化的存儲(chǔ)要求。

2 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 完善檔案管理信息化的制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

要理論結(jié)合實(shí)踐，將宏觀的檔案管理理論要落實(shí)到具體的實(shí)踐中去，要重視管理系統(tǒng)建設(shè)、制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項(xiàng)制度，使檔案信息化建設(shè)工作制度化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。規(guī)章制度的建立要遵循合理性、科學(xué)性、簡(jiǎn)明實(shí)用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對(duì)檔案信息化事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規(guī)范落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全問題，讓相關(guān)檔案工作者重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，從而多方面對(duì)檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行帶來堅(jiān)強(qiáng)保障。檔案信息化在實(shí)踐中需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入、存儲(chǔ)和傳輸?shù)炔僮?，?yīng)該遵循統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范。如掃描的統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范、管理規(guī)范、保密管理規(guī)范等，存儲(chǔ)方式的統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣檔案信息化工作可以依據(jù)統(tǒng)一的工作規(guī)范來開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標(biāo)準(zhǔn)不一帶來的一系列問題，從而提高檔案信息資源的利用率[2]。

2.2 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員要熟練掌握各種信息技術(shù)，并能借助先進(jìn)的技術(shù)建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的便捷性、高效性，進(jìn)而建立專業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)檔案管理體系。除此之外，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此提升其專業(yè)技能，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備量，掌握最新的檔案管理方法以及最新的檔案管理理念。并且，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)還要注意兩個(gè)方面的問題：一方面，在檔案管理信息化建設(shè)過程中要廣納賢士，通過社會(huì)渠道招聘專業(yè)的檔案管理人才，進(jìn)一步壯大信息化人才隊(duì)伍，促使檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作效率的提升，確保取得良好的工作效果；另一方面，檔案管理部門還應(yīng)建立績(jī)效考核制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，促使其能夠掌握更多的信息化技術(shù)，提升檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

2.3 做到檔案管理資源共享

信息化技術(shù)極大滿足了當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，在不同的行業(yè)中，實(shí)現(xiàn)資源共享的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于檔案管理工作來說，信息化技術(shù)將檔案上傳到專門的平臺(tái)和媒介上，這些平臺(tái)多是單位自己的系統(tǒng)平臺(tái)，能夠在上面與他人進(jìn)行互動(dòng)和信息共享，如有需要對(duì)外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行操作，讓檔案管理更加透明。同時(shí)，單位可以通過檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)行政信息的公開，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與民眾進(jìn)行互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息的公開透明，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展[3]。

2.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)

企業(yè)人事檔案是企業(yè)發(fā)展中各種人事資源的集中體現(xiàn)，信息化管理時(shí)需要使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播保證安全性是重要問題。企業(yè)要構(gòu)建科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制，以此來保障企業(yè)人事信息的保密性，防止人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失、人為泄漏?？梢园惭b防火墻和殺毒軟件，并定期進(jìn)行檢查，從源頭上扼殺網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

3 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今信息技術(shù)不斷發(fā)展形勢(shì)下，以信息化建設(shè)來推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。面對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的各種問題，我們要縱覽全局，結(jié)合宏觀的理論探討與具體實(shí)踐的操作，不斷地總結(jié)實(shí)踐過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)揮檔案人的主觀能動(dòng)性和首創(chuàng)精神，在標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范指導(dǎo)下，使檔案信息化建設(shè)工作順利開展，不斷突破檔案管理和技術(shù)瓶頸，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)以信息化技術(shù)為驅(qū)動(dòng)力，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。