試析信息化條件下加油站財(cái)務(wù)稽查的運(yùn)用

江靈曼 中國(guó)石油四川銷(xiāo)售分公司

引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)信息化、數(shù)據(jù)化和智能化的深度發(fā)展，對(duì)財(cái)務(wù)稽查提出了新要求。財(cái)務(wù)稽查不能再是單一的財(cái)務(wù)事后監(jiān)督，必須全面滲透從嚴(yán)治企的各環(huán)節(jié)，落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督責(zé)任，需要全員、全方位參與風(fēng)險(xiǎn)管控，促進(jìn)加油站規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化管理運(yùn)營(yíng)。

一、加油站傳統(tǒng)財(cái)務(wù)稽查存在的問(wèn)題

過(guò)去加油站財(cái)務(wù)稽查方法單一，主要采用“巡站式”對(duì)資金、商品、發(fā)票的舞弊行為進(jìn)行稽查。雖然在資金和商品的安全風(fēng)險(xiǎn)總體可控，但在稽查效率、質(zhì)量和精準(zhǔn)度方面還有所欠缺。

（一）傳統(tǒng)稽查成本高效率低

成品油銷(xiāo)售某公司的加油站點(diǎn)多面廣站線長(zhǎng)，分布在21個(gè)地市州，并且有一大批站點(diǎn)地處偏僻，網(wǎng)點(diǎn)離散度高。過(guò)去主要采用現(xiàn)場(chǎng)突擊為主的稽查方式，一天只能完成1～2座站點(diǎn)的稽查，檢查成本高效率低。尤其在甘孜、岷江、涼山、攀之花地區(qū)，要檢查完所有加油站耗時(shí)長(zhǎng)達(dá)數(shù)月時(shí)間，不僅需要投入大量的人力和財(cái)力，檢查成本很高，檢查結(jié)果卻不理想，不能第一時(shí)間識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，新風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)現(xiàn)也比較滯后，問(wèn)題得不到及時(shí)處理，無(wú)法長(zhǎng)期開(kāi)展常態(tài)管理。

（二）傳統(tǒng)稽查質(zhì)量難以得到保證

過(guò)去稽查質(zhì)量完全依賴(lài)于稽查人員的業(yè)務(wù)水平，只有具有較豐富經(jīng)驗(yàn)的工作人員才有可能發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)問(wèn)題給予準(zhǔn)確的定性，并提出切中要害的整改意見(jiàn)。但公司的財(cái)務(wù)稽查人員往往是兼職，工作精力有限，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也參差不齊，檢查的方法和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，或者由于數(shù)據(jù)處理分析能力有限、問(wèn)題因果分析不明、工作量大、煩瑣等問(wèn)題，稽查工作容易松懈，稽查質(zhì)量難以保證。

（三）問(wèn)題整改難以形成閉環(huán)管理

稽查人員將稽查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題記錄在紙質(zhì)材料上如《上級(jí)檢查記錄本》，要求加油站人員即刻整改，但是事后稽查人員往往沒(méi)有精力和時(shí)間繼續(xù)追蹤后續(xù)整改情況，不同程度地存在“重核查、輕整改”的現(xiàn)象。整改責(zé)任人是否明確，整改情況是否能真正落實(shí)到位，都無(wú)跡可尋、無(wú)據(jù)可查，“檢查—整改—再檢查—評(píng)價(jià)”的閉環(huán)管理未落到實(shí)處，屢查屢犯的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

二、加油站稽查信息化運(yùn)用探索

近年來(lái)，伴隨著成品油銷(xiāo)售業(yè)務(wù)呈規(guī)模化、多元化、平臺(tái)化的趨勢(shì)發(fā)展，成品油銷(xiāo)售企業(yè)某公司把信息化作為提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要手段。自2015年起著力打造“綜合業(yè)務(wù)支撐平臺(tái)”，推動(dòng)信息系統(tǒng)應(yīng)用由操作層向管理層、結(jié)果分析向過(guò)程監(jiān)控以及數(shù)據(jù)收集展示向預(yù)警決策支持升級(jí)。

（一）硬件打造-推廣應(yīng)用庫(kù)站遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控

成品油銷(xiāo)售企業(yè)某公司自2016年起分步試點(diǎn)改投資為支付服務(wù)費(fèi)模式完成高清視頻監(jiān)控升級(jí)，單站節(jié)約10余萬(wàn)元。新設(shè)備更智能、畫(huà)面更清晰，通過(guò)數(shù)據(jù)專(zhuān)網(wǎng)不僅不影響加油站生產(chǎn)系統(tǒng)運(yùn)行效率，也無(wú)須檢查人員親臨現(xiàn)場(chǎng)，可直接在公司機(jī)關(guān)營(yíng)銷(xiāo)監(jiān)控中心調(diào)取歷史錄像資料并進(jìn)行回放。遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控的應(yīng)用解決了稽查成本高的問(wèn)題，加油站資金、商品和發(fā)票一旦發(fā)生異常預(yù)警，稽查人員不用奔赴現(xiàn)場(chǎng)，可第一時(shí)間調(diào)取監(jiān)控核查，及時(shí)干預(yù)、主動(dòng)預(yù)防，大大提升了稽查效率，推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督責(zé)任前移，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和處理更加及時(shí)、有效。

（二）軟件開(kāi)發(fā)

加油站采用24×7的運(yùn)營(yíng)模式，每天會(huì)產(chǎn)生海量的消費(fèi)、支付、開(kāi)票、物流等數(shù)據(jù)。面對(duì)龐大、多類(lèi)型、低價(jià)值密度、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，人工分析和處理起來(lái)顯得力不從心，無(wú)法從海量數(shù)據(jù)中精準(zhǔn)稽查識(shí)別出員工在套現(xiàn)、套取折扣、套票、虛開(kāi)發(fā)票、套電子券等方面的舞弊行為，風(fēng)險(xiǎn)管理效力日漸下降。為此，成品油銷(xiāo)售企業(yè)某公司利用大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)了管控系統(tǒng)，對(duì)稽查數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲(chǔ)和分析，提高加油站稽查精準(zhǔn)度。

（1）開(kāi)發(fā)三大預(yù)警系統(tǒng)。成品油銷(xiāo)售企業(yè)某公司在“綜合業(yè)務(wù)支撐平臺(tái)”中搭建了“加油卡異常監(jiān)控模塊”“電子券異常核銷(xiāo)預(yù)警模塊”“電子發(fā)票預(yù)警模塊”。三大預(yù)警系統(tǒng)打破了信息孤島格局，將卡系統(tǒng)、增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)、多渠道支付系統(tǒng)數(shù)據(jù)接入自建系統(tǒng)，完成數(shù)據(jù)處理匹配加工。通過(guò)大數(shù)據(jù)篩選分析，設(shè)置異常篩選、分析條件，建立預(yù)警模型對(duì)各自預(yù)先確定的主題和每個(gè)主題設(shè)置的閾值和頻度進(jìn)行監(jiān)控，一旦觸發(fā)預(yù)警條件啟動(dòng)預(yù)警，第一時(shí)間將預(yù)警信息下發(fā)至各加油站，經(jīng)加油站核查原因后，將結(jié)果層層上報(bào)審核。通過(guò)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的處理與運(yùn)用，做到事中稽查，形成了“數(shù)據(jù)分析—啟動(dòng)預(yù)警—核查原因—結(jié)果反饋—監(jiān)控審批—統(tǒng)計(jì)分析—監(jiān)督考核”全流程管理鏈條。

（2）開(kāi)發(fā)商品對(duì)賬系統(tǒng)。采用自動(dòng)化和智能化分析技術(shù)，打通公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)五大系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集、分析與深度融合和共享，搭建“自動(dòng)化、流程化、痕跡化”的閉環(huán)對(duì)賬模式。系統(tǒng)精準(zhǔn)比對(duì)商品進(jìn)銷(xiāo)存差異，全程記錄、跟蹤和監(jiān)督對(duì)賬人員的差異處理、對(duì)賬進(jìn)度等情況，實(shí)現(xiàn)商品對(duì)賬數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核對(duì)自動(dòng)化、異常信息預(yù)警自動(dòng)化、對(duì)賬結(jié)果反饋?zhàn)詣?dòng)化和監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)操作自動(dòng)化五個(gè)管理與監(jiān)督的自動(dòng)化，形成“系統(tǒng)制約”和“制度制約”相結(jié)合的管理體系。系統(tǒng)運(yùn)行后，對(duì)賬人數(shù)明顯下降，共釋放對(duì)賬人員約90名，對(duì)賬時(shí)間縮短三分之二，每名對(duì)賬人員年節(jié)約對(duì)賬時(shí)間約96個(gè)工作日，全省節(jié)約對(duì)賬時(shí)間約8640個(gè)工作日。同時(shí)，也從源頭上杜絕人為修改數(shù)據(jù)、編造差異原因等不合規(guī)行為，工作差錯(cuò)率明顯減少。將商品管理從傳統(tǒng)手工核對(duì)的事后監(jiān)督變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)監(jiān)督的事中控制，實(shí)現(xiàn)了商品管理前移，提高工作效率，節(jié)約人力成本，有效防范商品風(fēng)險(xiǎn)。

（3）搭建資金到賬平臺(tái)。在司庫(kù)平臺(tái)搭建資金到賬監(jiān)控平臺(tái)，成功打通ERP傳輸通道，實(shí)現(xiàn)加管系統(tǒng)和卡系統(tǒng)所有資金項(xiàng)目完全對(duì)應(yīng)傳輸至FMIS系統(tǒng)，逐項(xiàng)目、逐日核對(duì)銀行到賬數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)資金數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了資金到賬自動(dòng)分揀、自動(dòng)制證和自動(dòng)編制銀行余額調(diào)節(jié)表。開(kāi)發(fā)一鍵對(duì)賬模型，解決了加油站其他支付方式對(duì)賬效率低、對(duì)賬難問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)自動(dòng)整理、自動(dòng)比對(duì)，一鍵生成差異，釋放人力，強(qiáng)化原因分析，提高了加油站資金管理的效率和質(zhì)量。

（三）建立稽查工作平臺(tái)

成品油銷(xiāo)售企業(yè)某公司制定全省統(tǒng)一的加油站財(cái)務(wù)稽查項(xiàng)目，確定8大類(lèi)54項(xiàng)具體檢查內(nèi)容，明確檢查標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置檢查頻率，并將所有檢查項(xiàng)目納入稽查工作平臺(tái)集中管理。加油站日常和專(zhuān)項(xiàng)稽查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題均由檢查人在系統(tǒng)中錄入，落實(shí)到具體責(zé)任人，整改情況及結(jié)果反饋，形成“檢查—發(fā)現(xiàn)問(wèn)題—整改—監(jiān)督—檢查—再監(jiān)督”過(guò)程痕跡化管理。按月可以生成檢查情況報(bào)表，整合分析問(wèn)題記錄，可準(zhǔn)確定位出容易出現(xiàn)問(wèn)題的類(lèi)別、場(chǎng)所和環(huán)節(jié)，為稽查人員開(kāi)展分層分類(lèi)管理，實(shí)施多層次、差別化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供精確“制導(dǎo)”的操作平臺(tái)。將有限的人力資源投入到最可能存在問(wèn)題的地方中去，突出重點(diǎn)，時(shí)刻監(jiān)測(cè)，著重防控，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的智能化、精確化。同時(shí)還可以根據(jù)系統(tǒng)線索，對(duì)違規(guī)行為多發(fā)地區(qū)和復(fù)雜疑難案件給予及時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)支持。

三、加油站稽查信息化運(yùn)用成效

成品油銷(xiāo)售企業(yè)某公司建立健全了“在線管理、智能分析、自動(dòng)跟蹤、及時(shí)預(yù)警、處理監(jiān)督”的過(guò)程管控機(jī)制和“查、改、防”一體化的稽查閉環(huán)管理工作機(jī)制，稽查精益化管理水平有所提升，風(fēng)險(xiǎn)防控能力持續(xù)增強(qiáng)。

（一）稽查質(zhì)效有所提升

信息化稽查是傳統(tǒng)巡站式稽查的有力補(bǔ)充，利用大數(shù)據(jù)、信息化大量縮減了前期數(shù)據(jù)分析、異常篩選的時(shí)間，可不完全依賴(lài)稽查人員的業(yè)務(wù)水平，有效推動(dòng)了稽查工作由“憑經(jīng)驗(yàn)”向“憑數(shù)據(jù)”模式轉(zhuǎn)變。利用大數(shù)據(jù)分析和預(yù)警，將加油站舞弊風(fēng)險(xiǎn)精確定位，減少大面積、長(zhǎng)時(shí)間的低效率現(xiàn)場(chǎng)檢查，降低運(yùn)營(yíng)成本，并將有效的人力資源精準(zhǔn)投放到風(fēng)險(xiǎn)核查環(huán)節(jié)，稽查重點(diǎn)突出，稽查效率和質(zhì)量得以提升。

（二）閉環(huán)管理實(shí)現(xiàn)痕跡化

稽查工作將稽查組織、稽查標(biāo)準(zhǔn)、稽查過(guò)程、稽查反饋、稽查問(wèn)題的匯總整理、稽查報(bào)告形成、稽查檔案歸檔以及稽查結(jié)果考核等納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。建立專(zhuān)題問(wèn)題庫(kù)，問(wèn)題責(zé)任到人，明確消號(hào)時(shí)間，盯住問(wèn)題整改，實(shí)行“可視化閉環(huán)”管理，確保檢查有痕，責(zé)任到人。對(duì)同類(lèi)問(wèn)題反復(fù)發(fā)生的情況從重考核，稽查工作由“重核查、輕處理”向“重整改、抓閉環(huán)”轉(zhuǎn)變，確?！捌饰鲆粋€(gè)問(wèn)題、解決一類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)”。

（三）多部門(mén)聯(lián)動(dòng)形成稽查合力

大數(shù)據(jù)運(yùn)用有效拓寬了數(shù)據(jù)邊界，從采購(gòu)、營(yíng)銷(xiāo)、物流等領(lǐng)域獲取數(shù)據(jù)，成功打通財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通道，建立起高效支撐、集約共享的“智慧業(yè)財(cái)”體系。成品油銷(xiāo)售企業(yè)某公司借力大數(shù)據(jù)分析，著力打造“以信息化線上稽查為基礎(chǔ)，以專(zhuān)項(xiàng)稽查為重點(diǎn)，以現(xiàn)場(chǎng)稽查為抓手，多層次、多渠道開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)、聯(lián)合加油站稽查工作?；榉绞接蛇^(guò)去財(cái)務(wù)部門(mén)單兵作戰(zhàn)向多業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同作戰(zhàn)轉(zhuǎn)變，構(gòu)建財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、紀(jì)委聯(lián)合監(jiān)督的“大聯(lián)合”“大監(jiān)督”格局，各部門(mén)間精誠(chéng)合作，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)，稽查工作也將從事后監(jiān)督、控制發(fā)展到事中、事前控制。

結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的蓬勃發(fā)展，一個(gè)全新的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們應(yīng)充分挖掘優(yōu)勢(shì)、抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，全方位實(shí)現(xiàn)智能信息技術(shù)與財(cái)務(wù)稽查信息化的有機(jī)融合，力促財(cái)務(wù)稽查事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。