ERP環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的探討實(shí)踐思考

邱海燕 臺(tái)州北平機(jī)床有限公司

引言

在各行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)逐漸激烈的情況下，很多業(yè)務(wù)不只是單一形式，而是實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域、跨領(lǐng)域的多樣形式，我國一些企業(yè)傳統(tǒng)管理模式及生產(chǎn)模式，與當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)不再適應(yīng)。在新競(jìng)爭(zhēng)形式下，需要企業(yè)運(yùn)用信息化手段改變管理模式，統(tǒng)一信息化管理企業(yè)中的各種資源，由此將企業(yè)經(jīng)營管理效率提升，尤其是財(cái)務(wù)管理方面。在ERP環(huán)境下，企業(yè)管理模式發(fā)生改變，應(yīng)用ERP模式能夠使企業(yè)及時(shí)管理資源，同時(shí)預(yù)見未來所需資源，將管理成本降低、管理效率提高。但當(dāng)前我國企業(yè)應(yīng)用ERP時(shí)間較短、范圍較小，在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用ERP還有一些問題存在著，因此應(yīng)該采取合理措施控制其所會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)財(cái)務(wù)管理中ERP能夠發(fā)揮重要作用。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)管理之中運(yùn)用ERP的必要性

（一）企業(yè)可實(shí)現(xiàn)扁平化的組織架構(gòu)，確保部門之間信息暢通

在企業(yè)管理層中應(yīng)用ERP系統(tǒng)，應(yīng)注重其決策支持系統(tǒng)的作用發(fā)揮，該系統(tǒng)主要的特征是智能化，可以為企業(yè)經(jīng)營決策提供信息支持，提升決策的有效性以及及時(shí)性。ERP系統(tǒng)有利于中層決策者實(shí)行計(jì)劃，管理者制定采購、生產(chǎn)、銷售等計(jì)劃以及規(guī)劃企業(yè)資金鏈可及時(shí)向企業(yè)各部門傳達(dá)，使其及時(shí)做出反應(yīng)，提高執(zhí)行決策的效率。ERP系統(tǒng)比較全面和完整，基層管理者可基于此傳達(dá)日常任務(wù)，ERP系統(tǒng)之中的每一個(gè)子系統(tǒng)都能夠有序運(yùn)行，各部門在子系統(tǒng)中能夠明確自己的位置與任務(wù)，從而將任務(wù)順利完成，使系統(tǒng)能夠高效的運(yùn)作。

（二）落實(shí)精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)柔性化生產(chǎn)

實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，相較于硬件來說，軟件可起到關(guān)鍵作用，員工發(fā)展意識(shí)即為一種軟件，員工應(yīng)用ERP系統(tǒng)之后會(huì)摒棄傳統(tǒng)的操作觀念與模式，以此適應(yīng)信心是變化。粗放管理使得企業(yè)沒有較強(qiáng)成本意識(shí)，ERP系統(tǒng)能夠精細(xì)化管理成本，其優(yōu)化計(jì)量手段后能夠更準(zhǔn)確地把握，重視其中細(xì)節(jié)變化。企業(yè)規(guī)模在發(fā)展中擴(kuò)大，對(duì)于生產(chǎn)數(shù)量有著較大需求，ERP系統(tǒng)可滿足環(huán)境變化對(duì)生產(chǎn)的要求，確保與時(shí)俱進(jìn)。ERP系統(tǒng)能夠集中企業(yè)資源，基于此來分配，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，除此之外，ERP系統(tǒng)可使企業(yè)結(jié)合實(shí)際經(jīng)營要求來生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)柔性生產(chǎn)，對(duì)處于變化中的市場(chǎng)環(huán)境做出較為快速的反應(yīng)[1]。

（三）改造和優(yōu)化企業(yè)舊流程

ERP較為系統(tǒng)，以共享數(shù)據(jù)的形式來連接公司各部門，更加系統(tǒng)的掌控企業(yè)經(jīng)營管理。進(jìn)行流程管理時(shí)，采購計(jì)劃、預(yù)測(cè)銷售、控制生產(chǎn)庫存、管理賬戶、分配利潤計(jì)劃、管理人力資源成本等，都可通過ERP系統(tǒng)落實(shí)無懈可擊的流程，使企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)速度加快。只有企業(yè)管理規(guī)范化才可使業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范，將管理漏洞減少，才可以有效堵住缺口，保證管理流程更加的標(biāo)準(zhǔn)。在材料入庫前應(yīng)結(jié)合訂單來檢查，ERP系統(tǒng)需與操作人員加強(qiáng)配合，把好質(zhì)量關(guān)，促進(jìn)系統(tǒng)順暢運(yùn)行。

（四）共享數(shù)據(jù)，企業(yè)迅速反應(yīng)

在計(jì)算成本中，財(cái)務(wù)人員需要對(duì)比前期數(shù)據(jù)和計(jì)算后獲得的數(shù)據(jù)，利用ERP系統(tǒng)明確上月成本數(shù)據(jù)，由此節(jié)省一定的時(shí)間以及人力，可以更加簡(jiǎn)單、快速的出具財(cái)務(wù)報(bào)表，原本出具財(cái)務(wù)報(bào)表是以月為單位，現(xiàn)在可縮短為幾個(gè)工作日。此外，在系統(tǒng)中，銷售人員能夠更便捷地查看產(chǎn)品報(bào)價(jià)，對(duì)于客戶資訊及時(shí)做出反應(yīng)，使企業(yè)樹立良好形象。同樣銷售部門可通過系統(tǒng)來發(fā)布訂單評(píng)審表，系統(tǒng)將自動(dòng)通知各部門開展評(píng)審工作，通過這一系統(tǒng)可使縱向流程以橫向方式進(jìn)行。盡管要共享數(shù)據(jù)，但也應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)不外泄，可通過設(shè)置用戶權(quán)限來實(shí)現(xiàn)，采購員具備獨(dú)立口令，在權(quán)限限制下只能夠看到自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商、采購單和具體報(bào)價(jià)等相關(guān)信息，而其他的供應(yīng)商信息將會(huì)被隱藏起來[2]。加強(qiáng)管理員工的口令以及權(quán)限，使得數(shù)據(jù)更加安全，并將技術(shù)部門以及其他部門的協(xié)調(diào)合作能力提升。

二、在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)存在的不足

（一）財(cái)務(wù)人員認(rèn)識(shí)不到位

機(jī)床產(chǎn)品隨著社會(huì)發(fā)展不斷更新?lián)Q代，在這一背景下企業(yè)管理需實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，這是機(jī)床公司財(cái)務(wù)管理工作落實(shí)的關(guān)鍵前提，機(jī)床公司加大管理方面投資力度，提升公司管理水平。但因?yàn)闄C(jī)床公司應(yīng)用傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，許多員工難以快速接受和學(xué)習(xí)新型管理模式，這會(huì)增加財(cái)務(wù)管理難度，極易出現(xiàn)對(duì)新發(fā)展模式認(rèn)識(shí)不到位的情況。對(duì)大型公司而言，急需發(fā)展一批能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的財(cái)務(wù)專業(yè)人員，并且要求其具有較高素質(zhì)和掌握較強(qiáng)技能，在崗位工作中需要同步學(xué)習(xí)如何設(shè)置防火墻和升級(jí)系統(tǒng)，該過程較為漫長，很難使老員工有所突破，需要企業(yè)引進(jìn)一批技能水平高、能力強(qiáng)的人才，保證新型管理模式得到發(fā)展。

（二）財(cái)務(wù)制度不夠完善

完善的制度是完善財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，財(cái)會(huì)制度中需要應(yīng)突出企業(yè)會(huì)計(jì)政策，會(huì)計(jì)政策如果不夠細(xì)致，財(cái)務(wù)人員將沒有依據(jù)開展工作，工作中將出現(xiàn)很多隨意的情況，對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性以及傳遞正確性會(huì)造成影響，因此應(yīng)制定出規(guī)范、科學(xué)的會(huì)計(jì)政策[3]。目前一些機(jī)床公司在財(cái)務(wù)制度方面還有條款不明晰的情況，這會(huì)給員工提供可乘之機(jī)，其明確財(cái)務(wù)制度漏洞后將會(huì)謀求自身財(cái)富，對(duì)公司利益造成損害。制度存在缺陷會(huì)使公司管理失誤，并且還對(duì)ERP實(shí)施效果產(chǎn)生影響，從而難以充分運(yùn)用ERP功能。原本制度之中沒有授權(quán)管理內(nèi)容，也會(huì)使不相容職務(wù)嚴(yán)格分離，這將阻礙ERP順利實(shí)施。

（三）實(shí)際操作系統(tǒng)存在失誤情況

當(dāng)前公司財(cái)務(wù)人員未對(duì)新型管理系統(tǒng)有著系統(tǒng)、全面的了解，有些員工無法接受新鮮事物，例如做表格時(shí)依舊使用傳統(tǒng)軟件，這會(huì)使其工作量加大，進(jìn)而將工作效率降低。員工依舊使用煩瑣的傳統(tǒng)系統(tǒng)原因是，使用時(shí)間長比較熟練，會(huì)更加依賴傳統(tǒng)手段來工作。在初期運(yùn)行ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，財(cái)務(wù)人員怕操作不熟練產(chǎn)生錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，影響其績效考核成績，對(duì)其工作積極性造成影響。

（四）ERP系統(tǒng)過于依賴網(wǎng)絡(luò)

企業(yè)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理可以集中管理資金和處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，能夠集中信息流與資金流，但也存在網(wǎng)絡(luò)安全、依賴軟件等風(fēng)險(xiǎn)。正常處理業(yè)務(wù)時(shí)，利用新系統(tǒng)進(jìn)行處理、傳輸和核算，因?yàn)椴皇煜は到y(tǒng)會(huì)在數(shù)據(jù)方面出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至?xí)G失文件，導(dǎo)致公司發(fā)展中面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)，原本統(tǒng)計(jì)結(jié)果無法使用，重新做起將會(huì)投入一定的時(shí)間和人力。在技術(shù)不斷發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)黑客掌握更強(qiáng)的技術(shù)，將各種各樣電腦病毒加入新系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員不愿意研究新系統(tǒng)，加上信息保護(hù)意識(shí)薄弱，未認(rèn)識(shí)到維護(hù)公司財(cái)產(chǎn)的意義。

（五）預(yù)算控制銜接ERP不順暢

在企業(yè)現(xiàn)代管理模式之中全面預(yù)算管理理念具有系統(tǒng)性、人性化和戰(zhàn)略性特征。公司的財(cái)管預(yù)算控制之中穩(wěn)定增長價(jià)值目標(biāo)不夠明顯，難以準(zhǔn)確把握下屬單位生產(chǎn)經(jīng)營資金流動(dòng)情況，資金風(fēng)險(xiǎn)很難被察覺。機(jī)床公司屬于生產(chǎn)制造企業(yè)，發(fā)展過程中需要不斷更新產(chǎn)品，這時(shí)會(huì)使檢測(cè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不斷更新，同時(shí)會(huì)提升檢測(cè)設(shè)備成本，從而可看到機(jī)床公司生產(chǎn)成本變化，若是沒有檢測(cè)風(fēng)險(xiǎn)和前饋控制，有差錯(cuò)出現(xiàn)將影響企業(yè)接下來的規(guī)劃，無法通過企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)控制預(yù)算。

（六）管理固定資產(chǎn)功能薄弱

管理固定資產(chǎn)過去沒有完整的體系支撐，很容易在其管理體系中出現(xiàn)漏洞，沒有清晰的劃分相應(yīng)責(zé)任，要明確未知風(fēng)險(xiǎn)具有較大難度。機(jī)床公司作為制造企業(yè)，其固定資產(chǎn)在公司資產(chǎn)中占比達(dá)到70%，公司會(huì)存在沒有結(jié)合資產(chǎn)類型特點(diǎn)來加工處理，將違反會(huì)計(jì)法規(guī)定，沒有規(guī)范的會(huì)計(jì)處理程序，在財(cái)務(wù)處理方面也沒有明確的依據(jù)。這是由于機(jī)床公司產(chǎn)品性質(zhì)會(huì)加快固定資產(chǎn)更新速度，導(dǎo)致固定資產(chǎn)難以實(shí)時(shí)監(jiān)控，應(yīng)該加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理模塊，將其作用發(fā)揮出來。另外，企業(yè)日常管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠完善管理工作，但因?yàn)橘Y產(chǎn)過于密集使得企業(yè)中固定資產(chǎn)作用難以充分發(fā)揮出來，將會(huì)嚴(yán)重浪費(fèi)資產(chǎn)，公司發(fā)展受限。一些企業(yè)依舊使用傳統(tǒng)管理模式，更注重資金，沒有管理固定資產(chǎn)，忽視領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督和管理，加上不具備制度約束，將會(huì)出現(xiàn)許多問題，這都會(huì)使企業(yè)產(chǎn)生一定損失[4]。

三、ERP系統(tǒng)合理應(yīng)用在機(jī)床公司財(cái)務(wù)管理中的策略

（一）財(cái)務(wù)人員及制度方面

1.加強(qiáng)培養(yǎng)復(fù)合型財(cái)務(wù)人員

操作人員應(yīng)學(xué)習(xí)技能和提升技術(shù)水平，對(duì)ERP系統(tǒng)及其應(yīng)用有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新經(jīng)營者經(jīng)營理念，增強(qiáng)員工意識(shí)，激發(fā)其工作積極性，并提升自身軟實(shí)力，緊跟時(shí)代步伐不斷增強(qiáng)其業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。在有問題出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)從自身角度來解決，減少對(duì)于外界的依賴，積極參與到培訓(xùn)中，形成良好的學(xué)習(xí)和工作氛圍。另外，對(duì)于人員難以接受新事物和工作敷衍、態(tài)度不積極等問題，通過簽到規(guī)章制度進(jìn)行合理管控。領(lǐng)導(dǎo)將自身的示范和帶頭作用發(fā)揮出來，引導(dǎo)全體員工學(xué)習(xí)新管理理念和財(cái)務(wù)制度，并注重傾聽員工意見，并落實(shí)人性關(guān)懷，合理制定培訓(xùn)計(jì)劃，將其作用充分發(fā)揮出來。除此之外，資金管理由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的事后、結(jié)算、統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)等方面提出，在業(yè)務(wù)流程每一環(huán)節(jié)中全面貫穿。注重實(shí)務(wù)操作，并關(guān)聯(lián)其他子系統(tǒng)，因?yàn)樵摍C(jī)床公司較早成立，年齡大的員工比較多，財(cái)務(wù)部員工老年化情況更嚴(yán)重，這些員工可靈活運(yùn)用傳統(tǒng)財(cái)管方法，很難接受和應(yīng)用ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，這時(shí)公司應(yīng)該了解財(cái)務(wù)人員的思想動(dòng)態(tài)，引導(dǎo)其轉(zhuǎn)變觀念，提升培訓(xùn)的有效性，增強(qiáng)員工綜合能力。實(shí)施ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之前，企業(yè)有必要對(duì)參與人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)教育，培養(yǎng)出符合工作需求、能力強(qiáng)、素質(zhì)高的人才。

2.更新財(cái)務(wù)人員的財(cái)管理念

人力資源、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、銷售等模塊間相互連接，在事前、事中及事后可形成全面管理，構(gòu)成完善的系統(tǒng)。但控制財(cái)務(wù)管理不應(yīng)停留在表層，需要深入企業(yè)內(nèi)部，保證管理的全面性和系統(tǒng)性。在初期實(shí)行新系統(tǒng)時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)很多系統(tǒng)問題與漏洞，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)管面臨著比較復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)，若是能夠合理運(yùn)用防范措施，將促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)需要合理培訓(xùn)員工，使其具備良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，整個(gè)公司員工都應(yīng)具備良好風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。公司執(zhí)行財(cái)管制度、構(gòu)建風(fēng)控系統(tǒng)，企業(yè)管理者需構(gòu)建內(nèi)控制度以及績效評(píng)價(jià)體系，進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。管理者應(yīng)該樹立榜樣，特別是樹立員工榜樣，帶領(lǐng)員工提升風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。此外，企業(yè)需要自上而下進(jìn)行改革，由此落實(shí)先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理思想，有效運(yùn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

（二）財(cái)務(wù)管理制度方面

公司需完善構(gòu)建財(cái)務(wù)管理制度，以保證財(cái)務(wù)管理制度在實(shí)施中發(fā)揮相應(yīng)作用。當(dāng)前應(yīng)用的ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不夠完善，需要機(jī)床公司梳理ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施中出現(xiàn)的問題，將宣傳力度加大，標(biāo)示財(cái)務(wù)制度中重點(diǎn)內(nèi)容，并發(fā)放至各部門，要求各部門執(zhí)行。財(cái)管制度落實(shí)之后需要機(jī)床公司結(jié)合管理制度，結(jié)合公司經(jīng)營狀況、具體業(yè)務(wù)、勞動(dòng)分工、運(yùn)作流程明確各個(gè)崗位工作人員的責(zé)任。比如合理制定ERP系統(tǒng)操作手冊(cè)以及運(yùn)用ERP系統(tǒng)的規(guī)范，構(gòu)建機(jī)床公司應(yīng)用及管理實(shí)踐系統(tǒng)體系，確保經(jīng)營活動(dòng)行為更加規(guī)范[5]。完善的規(guī)章制度可確保順利實(shí)施財(cái)務(wù)管理制度，管理措施在有效落實(shí)后需要上報(bào)不合理的地方，合理運(yùn)用措施修訂制度，淘汰一成不變的制度，在實(shí)踐中將ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不斷完善，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理進(jìn)一步發(fā)展。

（三）組織結(jié)構(gòu)設(shè)置方面

借鑒同行業(yè)公司走信息化道路成功經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)自身管理特征，實(shí)施分層次ERP系統(tǒng)，同時(shí)做好實(shí)時(shí)監(jiān)控工作。第一層為公司管理層以及外聘軟件指導(dǎo)人員組成，確保系統(tǒng)發(fā)展決策指令有效性，保證發(fā)生問題時(shí)可獲得相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，在公司信息化步入正軌后，可將外聘的咨詢?nèi)藛T數(shù)量減少，但不應(yīng)為了削減成本將咨詢?nèi)藛T大量撤回，需要遵循相應(yīng)的規(guī)律進(jìn)行。第二層為財(cái)務(wù)管理部門專有，組成部分是財(cái)務(wù)部門核心領(lǐng)導(dǎo)成員，在企業(yè)中這些員工是靈魂，具有核心價(jià)值，其可確保財(cái)務(wù)管理有效性，上承管理者決策，下接基層部門命令，通常該層員工為企業(yè)副職級(jí)別及以上人員，這可保證指令實(shí)施有效性。第三層為財(cái)務(wù)部門基層執(zhí)行人員，其需要正確理解上級(jí)傳達(dá)指令，并且可快速、有效執(zhí)行，保證質(zhì)量及效率。

（四）財(cái)務(wù)管理方面

機(jī)床公司的固定資產(chǎn)具有品種復(fù)雜、分布廣泛、變化較大等特點(diǎn)，在總資產(chǎn)中占比70%，因此應(yīng)注重管理固定資產(chǎn)。將管理技術(shù)水平提高，合理應(yīng)用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及時(shí)、迅速地獲取信息，結(jié)合特定指標(biāo)價(jià)值對(duì)固定資產(chǎn)價(jià)值進(jìn)行分析，有效進(jìn)行資產(chǎn)管理，保證固定資產(chǎn)工作效率，加大監(jiān)管固定資產(chǎn)力度。統(tǒng)計(jì)、評(píng)價(jià)單臺(tái)設(shè)備產(chǎn)量和費(fèi)用成本，通過ERP系統(tǒng)可查詢內(nèi)部訂單，做好更新、維護(hù)工作，以訂單組形式對(duì)單臺(tái)設(shè)備訂單加強(qiáng)管理。完善固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的管理功能，基于生產(chǎn)、管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，在現(xiàn)場(chǎng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，在線檢測(cè)固定資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。除此之外，ERP系統(tǒng)可重塑企業(yè)業(yè)務(wù)流程，使其更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不管是采購原材料、簽訂訂單，還是管理人力資源、核算款項(xiàng)、分配期末利潤方案，都有一套系統(tǒng)的、標(biāo)準(zhǔn)化流程。

結(jié)語

ERP系統(tǒng)企業(yè)各環(huán)節(jié)工作中具有一套完整的流程，符合企業(yè)發(fā)展的信息化需求，提升企業(yè)的國際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)利用ERP系統(tǒng)能夠提升工作效率，減少成本投入，使企業(yè)在市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。ERP系統(tǒng)與時(shí)俱進(jìn)，在企業(yè)信息化發(fā)展中能夠發(fā)揮重要作用，這就需要企業(yè)結(jié)合自身特長，合理規(guī)劃和選擇信息化管理系統(tǒng)道路，有效應(yīng)用ERP系統(tǒng)，將其作用充分發(fā)揮出來。