關于高校因公出國（境）管理工作現狀及對策的思考

（中國地質大學 湖北 武漢 430074）

隨著高等教育國際化程度的不斷加深，國際合作與學術交流日趨頻繁，高校教師出國（境）執(zhí)行公務的需求也在不斷增長。尤其是公派教師出國政策的出臺，將對我國高校師資隊伍建設和教師素質的提高產生重大影響，進而影響我國高等教育的全面發(fā)展。

一、高校因公出國（境）管理工作現狀

近年來，我國順應全球高等教育國際化的發(fā)展潮流和總趨勢，積極加速推進高等教育國際化進程。其目的和意義可以概括為兩大方面：一是對外傳播和宣揚，即貫徹落實“高等教育走出去”的總方針，向世界其他國家及地區(qū)廣泛傳播我國高等教育各大學科領域取得的突破性、創(chuàng)新型研究成果，弘揚歷經五千年燦爛文明孕育滋養(yǎng)的中華傳統文化包羅萬象、博大精深的精神內核；二是對內引進和吸收，即學習和借鑒世界其他教育、文化發(fā)達國家及地區(qū)在教育制度、教育理念、教育模式、教育方法等多方面的成功實踐，汲取有益經驗，結合國內實際情況，從不同維度探索優(yōu)化完善我國高等教育體系、全面提升高等教育水平的有效途徑。[1]

國內各大高校積極與國際接軌，紛紛鼓勵和支持高校教師出國（境）與一些知名學府的專家學者共同參加高水平的研討會，合作開展各專業(yè)領域的學術研究，學習和引進先進的教育理念及人才培養(yǎng)模式，掌握相關學科科學研究的前沿動態(tài)。

與此同時，我國對于因公出國（境）的管理越來越規(guī)范。2013年，《外交部、中央外辦、中央組織部、財政部關于進一步規(guī)范省部級以下國家工作人員因公臨時出國的意見》正式出臺，專門針對因公出國（境）訪問團組的審批程序、工作內容、國（境）外停留天數、人數、次數、護照（通行證）的使用和保管、經費報銷及應遵守的外事保密紀律提出了明確、具體的要求。以往僅要求使用行政經費的團組必須辦理因公手續(xù)、持因公護照（通行證）出國（境），允許使用科研經費或其他經費從事學術交流活動的團組辦理因私手續(xù)、持因私護照（通行證）出國（境）。但按照這一規(guī)定的要求，凡使用公款出國（境）執(zhí)行公務的人員均需辦成因公手續(xù)、持因公護照（通行證）出國（境）。政策的變化使得高校因公出國（境）的工作面對的服務對象更多，涉及面更廣，工作量更大。這就對因公出國（境）的管理與服務工作提出了更高的要求。

各大高校對高等教育國際化的重要性和必要性達成共識，普遍高度重視因公出國（境）管理工作，均成立了相應的職能部門，并配備了外事專辦員負責因公出國（境）的管理與服務工作。

二、因公出國（境）管理工作的業(yè)務范疇

當前，國內高校因公出國（境）管理的業(yè)務范疇主要包括以下六大方面：

1.健全完善因公出國（境）管理制度

為貫徹落實黨中央和國務院的有關文件精神，更好地服務大學教師“走出去”戰(zhàn)略，各大高校都會參照執(zhí)行國家關于因公出國（境）的最新管理規(guī)定，結合實際校情，協同校內多個相關職能部門，制定出與新精神相契合的因公出國（境）管理制度，專門針對因公出國（境）訪問團組的審批程序、工作內容、國（境）外停留天數、人數、次數、護照（通行證）的使用和保管、經費報銷及應遵守的外事紀律提出明確、具體的要求，確保因公出國（境）管理工作的規(guī)范。

2.負責因公出國（境）團組計劃的預報

高校的外事管理部門嚴格按照國家關于因公出國（境）的相關管理規(guī)定，要求因公出國（境）人員必須有明確的公務目的、可考核的實質公務內容和符合國家因公出國（境）經費開支標準的經費預算明細，方有資格申請出國（境）執(zhí)行公務。所有執(zhí)行因公出國（境）任務需求的團組需提前做好出訪規(guī)劃，按照行政級別，向不同的上級主管部門預報下一年度的含出訪人員名單、時間、具體任務、國（境）外停留天數、經費來源、團組性質在內信息的詳細計劃。專辦員需在每年年底將校黨委書記、校長下一年度的因公出國（境）計劃上報教育部審批，將副校級領導下一年度的因公出國（境）計劃報校辦，經校務會討論通過后報省外辦備案。全校處級干部及處級以下教職工在每年年底也需將其下一年度的因公出國（境）計劃報外事管理部門備案。

3.辦理因公出國（境）審批手續(xù)

由專辦員負責為全校教職工辦理因公出國（境）手續(xù)。專辦員按照審批程序，首先對申請人提交的材料進行審核報批。獲批后對出訪任務進行公示，并憑學校出具的紅頭文件和相關申請材料到本省外辦辦理批件。待批件下發(fā)后再憑相關申請材料到省外辦護簽處辦理護照和簽證。

4.對因公出國（境）團組開展行前保密教育

專辦員在因公出國（境）團組臨行前，對團組成員進行保密教育，要求各位務必堅定政治立場，嚴守保密紀律，自覺維護國家信息安全，并請團組負責人代表團組所有成員簽署《涉密人員承諾書》，以示保密工作的重要性和嚴肅性。

5.按時收繳回收因公護照及港澳通行證

按照“統一管理、分級保管、層層負責”的原則，嚴格按照護照的不同類別，對因公護照（通行證）進行分類，由專辦員負責保存和管理。行前教育完成后，由團組負責人指定一名團組成員簽字領取，并在出訪任務完成回國后的一周內統一歸還。有效期內的護照再次領用，需出具省人民政府任務批件和人事部門的相關證明文件。除了對有效期內的護照做好回收、保管之外，還需定期對即將過期（有效期半年以內）的護照和因工作調動或離、退休離開單位人員的護照進行及時收繳、清理并按規(guī)定上交發(fā)照機關注銷。

6.嚴格審核因公出國（境）涉外經費

執(zhí)行外事管理規(guī)定，按照財務部門要求從嚴審核因公出國（境）教師的涉外經費，嚴格把關，保證學校行政及科研經費的合理使用。

三、因公出國（境）管理工作容易產生的問題

由于因公出國（境）管理工作面對的是全校廣大教師，需求量大，政策性強，備受各方關注，因此規(guī)范管理，提高服務質量，有效解決存在的問題尤為重要。[2]總體而言，該項管理工作容易產生如下問題：

缺乏預先規(guī)劃的意識。部分團組下一年度的因公出國（境）任務未能按照外事管理部門的要求提前上報出訪計劃，給后續(xù)的手續(xù)辦理造成不必要的麻煩，直接影響到實際審批進度。

1.審批周期較長

一般情況下，因公出國（境）的校內審批涉及人事、外事、財務等多個部門，流轉環(huán)節(jié)多，手續(xù)較為煩瑣，等待周期較長。

2.人員配置與工作量不相匹配

由于高校因公出國（境）的團組和人數與新規(guī)定出臺前相比大幅增加，因此手續(xù)辦理的工作量較大，致使外事專辦員的工作量超出其承受范圍，精神壓力較大，也間接降低了辦事效率。

3.專辦員的業(yè)務素養(yǎng)有待提高

部分專辦員對于因公出國（境）相關管理規(guī)定的精神領會不夠透徹，政策水平停留在較低層面，面對教師們的政策咨詢提供的解讀不夠全面、精準，加上工作煩瑣，精神壓力大，與服務對象的溝通交流主動性不強，耐心細致不夠，造成互動不順暢，在一定程度上勢必會影響到辦事效率。

4.宣傳溝通工作不夠深入

目前絕大多數有過因公出國（境）經驗的高校教師都能做到嚴格按照省外辦和各國使館的要求，預留充裕的時間將材料提交給專辦員辦理，并能對其工作予以理解、支持和配合。但仍有一些教師由于整日忙于教學和科研事務，對因公出國（境）相關管理規(guī)定和手續(xù)辦理流程所需的審批環(huán)節(jié)不關心、不了解，加上宣傳工作形式單一，流于字面，不夠深入，溝通不到位，造成服務對象配合度不高，直接影響審批進度。

5.服務環(huán)節(jié)缺少有說服力的憑證

由于日常事務冗雜，外事專辦員通常習慣于對服務對象做出諸如“會盡快辦理”或“會在第一時間報送材料”此類的口頭承諾。這種做法的弊端在于口說無憑，沒有在服務過程的各個環(huán)節(jié)留下可以反映材料處理時間和進度的紙質或文字依據，責任不分明。一旦在批件、護照或簽證辦理的某個環(huán)節(jié)簽發(fā)進度較慢或等待時間稍長，教師們就容易將延誤的責任歸咎到外事專辦員身上，造成矛盾，不利于工作進行。

少數教師因收到邀請函時間較晚等個人原因造成其提交材料時間較遲，這在客觀上導致手續(xù)辦理時間較緊，通常會讓外事管理部門和專辦員左右為難：一方面，為了支持服務對象的公務活動，必須積極盡力辦理；另一方面，客觀上辦理時間不充裕，擔心萬一簽證沒能按時拿到，造成服務對象不滿意而追責。

6.行前保密教育工作流于形式

少數專辦員對于因公出國（境）團組行前的保密教育工作重視程度不夠，在對團組成員強調外事紀律和保密守則時嚴肅性和嚴謹性不強，落于形式化和套路化。

因公出國（境）證照延期回收。少數教師對返校后及時向外事管理部門上交因公護照（通行證）的意識較為淡薄，不如期交還證照。

7.因公出國（境）經費監(jiān)管不力

存在有外事管理部門對于因公出國（境）團組的經費來源和相應的國（境）外停留天數沒有按照規(guī)定嚴格把關的個別案例。

四、關于存在問題的改進措施

針對高校因公出國（境）管理工作中容易產生的相關問題，通過反思，得出如下對策：

第一，專辦員在每年年底面向全校教職工發(fā)布關于報送下一年度因公出國（境）團組出訪計劃的通知，強調計劃預報的重要性，明確說明需上報信息及相關時間節(jié)點，并與各二級單位的外事聯絡員對接，請其協助提醒監(jiān)督執(zhí)行。

第二，精簡校內審批環(huán)節(jié)，減掉重復的審批材料，縮短審批周期，進一步加快報批速度。

第三，高校人事部門應根據實際工作量配備專職人員承擔因公出國（境）手續(xù)辦理工作，減輕外事專辦員的壓力，切實提高辦事效率。

第四，支持外事專辦員參加相關業(yè)務培訓，熟練掌握國家關于因公出國（境）管理的最新規(guī)定和具體要求，熟悉工作流程，不斷提升政策水平和業(yè)務素養(yǎng)，從而能更好地履行工作職責，強化服務意識，全方位提升服務質量。

第五，在全校范圍內加大宣傳力度。對因公出國（境）的相關政策和規(guī)定，整個手續(xù)辦理的詳細流程、需提供的材料清單、填寫的表格和必需的其他材料，通過外事部門網站、學校外事聯絡群、各二級單位教師工作群和在專辦員辦公室門口張貼辦事流程圖這樣的多方平臺和多種渠道進行廣泛宣傳，盡可能地讓更多教師充分了解關于因公出國（境）手續(xù)辦理的相關規(guī)定、具體要求和詳細流程，便于有出訪公務的教職工知道自己應該準備些什么材料，如何配合專辦員的工作，搭建更順暢的合作通道，促成簽證的順利辦理，確保能按時出訪。

第六，因公出國（境）手續(xù)辦理屬于服務性質的工作，為使整個服務過程公開透明，便于讓服務對象及時了解手續(xù)辦理進度，外事專辦員在各個環(huán)節(jié)都應盡量與服務對象保持聯系，告知進展情況，這樣做既能讓服務對象放心、安心，也可以避免一些誤會和矛盾，與服務對象真正建立起和諧信任關系。

第七，面對收到邀請函時間較晚的服務對象，應及時采取應急措施，讓其團組負責人簽署一份《因公臨時出國（境）緊急團組告知事項書》并留存外事部門備案，在手續(xù)開始辦理前就使其知悉存在時間緊迫的客觀情況，并讓其理解外事專辦員只能盡力而為，確保在第一時間報送材料，但是審批進度是由省外辦和各國使館掌握的，不由學校外事部門決定和控制。這種做法可以讓服務對象對辦事過程中可能存在的困難和后果有一個基本的預估，提前做好心理準備，能正面理解和積極配合專辦員的工作。

第八，重視對因公出國（境）團組行前的保密教育工作，讓出訪人員知道出國的有關保密規(guī)定，并要求團組負責人代表團組所有成員簽署《涉密人員承諾書》，督促團組全體成員在外執(zhí)行公務時堅定政治立場，遵守外事紀律，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，確保出國（境）人員在外遵紀守法。

第九，加強對因公護照（通行證）的收繳保管。專辦員應在因公出國（境）團組返校后及時收繳回收因公護照（通行證），對于欲延期上交證照的教職工反復重申不允許其自行保留或處理證照的紀律要求，加大催繳的執(zhí)行力度，確保外借的證照都能如期回收，統一妥善保管。

第十，外事管理部門應協同財務部門，履行審核職能，嚴格按照外事管理規(guī)定審查因公出國（境）團組的經費來源與相應的國（境）外停留天數是否相匹配，對于相關開支票據從嚴把關，不予保留出訪人員超過國（境）外停留規(guī)定天數所產生的票據,確保經費的規(guī)范正當使用。

五、結語

為保障高校教師對外交流與合作活動的順利進行，外事管理部門應嚴格執(zhí)行國家關于因公出國（境）的相關規(guī)定，規(guī)范管理，強化服務意識，認真履行職責，切實解決因公出國（境）管理工作存在的問題，為推進高校高等教育國際化進程，不斷提升管理水平，優(yōu)化服務質量。