信息化管理在醫(yī)院藥品會(huì)計(jì)工作的實(shí)踐探討

湯 娟 林 南 青島市中心醫(yī)院

醫(yī)院的藥品管理涉及到藥品的采購(gòu)、出入庫(kù)登記、使用和資金管理等多個(gè)環(huán)節(jié)，信息技術(shù)快捷、靈活的特性，可以極大地優(yōu)化藥品管理的全流程，有效提升藥品會(huì)計(jì)的日常工作效率和工作質(zhì)量，提高醫(yī)院整體的服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)代化信息技術(shù)可以根據(jù)藥品管理的實(shí)際情況，對(duì)藥品質(zhì)量監(jiān)管、藥品庫(kù)存監(jiān)管和藥品查詢(xún)管理。構(gòu)建基于醫(yī)院信息系統(tǒng)的藥品管理體系，讓各部門(mén)、各管理人員之間實(shí)現(xiàn)資源共享。近些年信息手段的不斷進(jìn)步，使醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，因此有必要對(duì)現(xiàn)代化藥品會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行討論。

一、醫(yī)院藥品信息化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)藥品管理采用人工管理的模式，無(wú)論是藥品的采購(gòu)還是銷(xiāo)售、出庫(kù)還是入庫(kù)全部采用人工清點(diǎn)核查的方式[1]。由于藥品的種類(lèi)繁多，藥品的出入比較頻繁，因此，藥品會(huì)計(jì)人員的日常工作量非常大，工作難度非常高，很容易因各種因素出現(xiàn)差錯(cuò)，影響醫(yī)院藥品監(jiān)管體系。一旦人工清點(diǎn)出現(xiàn)差錯(cuò)，就無(wú)法對(duì)藥品的流動(dòng)和銷(xiāo)售進(jìn)行管理，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理的失效，無(wú)法統(tǒng)計(jì)有價(jià)值的藥品信息。醫(yī)院藥品信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)藥房和病區(qū)的信息共享，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)和出入庫(kù)流程的全監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)藥品配發(fā)和記賬的高效率運(yùn)行，總體提高醫(yī)院的藥品信息監(jiān)管水平，提高監(jiān)管效率。

藥品會(huì)計(jì)的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)藥品信息的管理、藥品財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)的管理、藥品質(zhì)量和數(shù)量的管理、用藥計(jì)劃的管理四個(gè)方面，傳統(tǒng)人工管理效率低，準(zhǔn)確度差，利用信息化系統(tǒng)建設(shè)藥品管理體系，可以方便藥品會(huì)計(jì)快捷的統(tǒng)計(jì)和輸入藥品信息，精確的計(jì)算藥品的財(cái)物信息，有效清點(diǎn)和盤(pán)查藥品質(zhì)量，科學(xué)制定用藥計(jì)劃，使藥品會(huì)計(jì)的日常工作更加輕松，整體管理效率進(jìn)一步提升。

二、目前醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)在藥品管理中的應(yīng)用

(一)主要運(yùn)用內(nèi)容

目前醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始建設(shè)藥品管理的信息系統(tǒng)，當(dāng)前藥物會(huì)計(jì)在利用信息系統(tǒng)中主要對(duì)藥品的基本信息進(jìn)行維護(hù)，依據(jù)計(jì)算機(jī)制定藥品采購(gòu)計(jì)劃，監(jiān)督藥品采購(gòu)和入庫(kù)流程，對(duì)藥品實(shí)行出入庫(kù)的管理。日常根據(jù)信息系統(tǒng)進(jìn)行藥品盤(pán)點(diǎn)和藥品價(jià)格的調(diào)整，藥品財(cái)務(wù)報(bào)表的制定。1.藥品會(huì)計(jì)可以在醫(yī)院的信息化管理系統(tǒng)中輸入藥品的名稱(chēng)、單個(gè)藥品的規(guī)格和藥品的開(kāi)發(fā)生產(chǎn)廠(chǎng)家、藥品的采購(gòu)單價(jià)和銷(xiāo)售單價(jià)，并將不同藥品的貨位和編碼進(jìn)行順序排列，根據(jù)藥品說(shuō)明書(shū)中的禁忌不良反應(yīng)和用法用量進(jìn)行信息化的輸入。對(duì)藥品基本信息的輸入可以方便醫(yī)生參考藥品的基本數(shù)據(jù)，合理用藥。藥品會(huì)計(jì)在錄入基本信息之后，可以將這部分內(nèi)容公開(kāi)，讓醫(yī)生工作室、收費(fèi)系統(tǒng)和藥房都可以共享藥品的基本信息，保證醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間的緊密配合；2.藥品會(huì)計(jì)可以根據(jù)藥品的基本信息，在信息系統(tǒng)中列出采購(gòu)藥品的清單，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際藥品銷(xiāo)售量和實(shí)際采購(gòu)量，重新制定藥品采購(gòu)計(jì)劃。根據(jù)歷史采購(gòu)記錄制定采購(gòu)廠(chǎng)家、采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)成本，方便后續(xù)的財(cái)務(wù)管理審核；3.在藥品管理平臺(tái)中，對(duì)藥品的出入庫(kù)信息進(jìn)行錄入和修改，尤其要對(duì)藥品的入庫(kù)時(shí)間和出庫(kù)時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，根據(jù)藥品的出入時(shí)間，自動(dòng)打印生成藥品驗(yàn)收單，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)接入藥庫(kù)和藥房，方便藥品會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)藥品清單；4.藥品管理人員定期根據(jù)藥品的貨號(hào)和序號(hào)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，根據(jù)藥品網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)量和出入庫(kù)明細(xì)，仔細(xì)核對(duì)現(xiàn)有藥品，并對(duì)賬務(wù)不符的情況進(jìn)行記錄。此環(huán)節(jié)內(nèi)因?yàn)橛行畔⑾到y(tǒng)的支持，藥品管理人員可以在短時(shí)間內(nèi)確定藥品的數(shù)量和質(zhì)量；5.藥品會(huì)計(jì)具有調(diào)整藥品價(jià)格、藥品效期管理的職能，因此，利用信息系統(tǒng)，藥品會(huì)計(jì)可以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況和藥品的有效期，對(duì)滯銷(xiāo)藥品進(jìn)行處理和賬目上報(bào)，并根據(jù)大數(shù)據(jù)記錄下的某一藥品種類(lèi)的銷(xiāo)售額，制定科學(xué)的藥品銷(xiāo)售價(jià)格。

(二)在應(yīng)用中存在的缺陷

信息系統(tǒng)雖然會(huì)有效提高藥品會(huì)計(jì)的日常工作效率，但其仍然會(huì)存在一定的缺陷[2]。例如信息系統(tǒng)在藥品管理和輸入的過(guò)程中程序比較復(fù)雜，藥品工作人員需要對(duì)不同的藥品種類(lèi)進(jìn)行掃描和輸入，才能在信息系統(tǒng)中獲取藥品的基本信息。信息系統(tǒng)只是為藥品的信息提供了錄入的平臺(tái)，而實(shí)際醫(yī)院在用藥的過(guò)程中會(huì)重復(fù)使用多種藥品，每一個(gè)科室和每一個(gè)單位之間會(huì)重復(fù)性的錄入同一種藥品，這就導(dǎo)致藥品會(huì)計(jì)人員需要根據(jù)不同科室之間的用藥情況，重新修改或錄入藥品的使用量。而一些特殊性的藥品需要有特殊的存儲(chǔ)和保管方式，尤其是一些質(zhì)地比較特殊、價(jià)格昂貴的藥品保質(zhì)期很短，信息系統(tǒng)無(wú)法做到實(shí)時(shí)監(jiān)控。由于不能直接干預(yù)藥品質(zhì)量的檢查和監(jiān)管，藥品會(huì)計(jì)人員還需要在日常通過(guò)手工的方式對(duì)藥品的質(zhì)量進(jìn)行檢查，而且信息系統(tǒng)只在醫(yī)院內(nèi)部實(shí)行，無(wú)法與廠(chǎng)商實(shí)現(xiàn)直接的采購(gòu)對(duì)接，導(dǎo)致藥品會(huì)計(jì)仍然需要在采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行重復(fù)核對(duì)和錄入。

三、新時(shí)期醫(yī)院對(duì)信息化管理方式的新要求

隨著信息技術(shù)的不斷升級(jí)，醫(yī)院傳統(tǒng)的信息化管理系統(tǒng)也應(yīng)做出改變，構(gòu)建以計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的藥品工作和管理系統(tǒng)。藥品會(huì)計(jì)可以在日常工作中，根據(jù)醫(yī)院的信息化管理系統(tǒng)，對(duì)業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)方式進(jìn)行更新和重組，重新制定服務(wù)模式和工作模式。

(一)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性

藥品會(huì)計(jì)在日常監(jiān)督和管理藥品的過(guò)程中，需要依靠藥品的相關(guān)數(shù)據(jù)。在信息管理系統(tǒng)中，藥品的數(shù)據(jù)需要實(shí)時(shí)更新，根據(jù)醫(yī)院全體藥房的銷(xiāo)售情況、庫(kù)存情況和調(diào)配情況，實(shí)時(shí)更新藥品的基本數(shù)據(jù)，包括數(shù)量數(shù)據(jù)和質(zhì)量數(shù)據(jù)。方便藥品會(huì)計(jì)在日常利用信息系統(tǒng)對(duì)藥品進(jìn)行監(jiān)管，合理分配藥品資源。

(二)藥品信息的共享性

藥品管理系統(tǒng)中不僅需要包含藥品的基礎(chǔ)信息，藥品的保質(zhì)信息和財(cái)務(wù)信息等，還需要包括藥品在門(mén)診部門(mén)的收費(fèi)情況，住院部門(mén)的收費(fèi)情況，以及病房中的藥品用量[3]。也就是說(shuō)，連接門(mén)診收費(fèi)系統(tǒng)、住院系統(tǒng)和病房系統(tǒng)，甚至聯(lián)系護(hù)士工作站，利用信息系統(tǒng)將藥品的基本信息進(jìn)行公開(kāi)。方便藥品會(huì)計(jì)結(jié)合藥品的信息進(jìn)行登記和財(cái)務(wù)管理，方便其他各個(gè)部門(mén)和系統(tǒng)實(shí)時(shí)調(diào)取藥品信息。藥品信息的共享環(huán)境下，藥品會(huì)計(jì)可以根據(jù)藥品的信息及時(shí)制定采購(gòu)和補(bǔ)充計(jì)劃，對(duì)日消耗比較大的藥品進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和質(zhì)量監(jiān)管。

(三)藥品價(jià)格的調(diào)控性

藥品信息系統(tǒng)可以開(kāi)發(fā)基于藥庫(kù)的價(jià)格預(yù)測(cè)，方便藥品會(huì)計(jì)根據(jù)藥品的價(jià)格變動(dòng)和價(jià)格預(yù)測(cè)報(bào)告，重新制定或調(diào)整藥品的價(jià)格，通過(guò)上調(diào)或者下調(diào)藥品的價(jià)格，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院自身經(jīng)濟(jì)利益的發(fā)展。同時(shí)藥品的價(jià)格從入庫(kù)價(jià)格到銷(xiāo)售價(jià)格都需要進(jìn)行及時(shí)的記錄，信息系統(tǒng)可以隨時(shí)跟進(jìn)藥品的流通情況，根據(jù)藥品的銷(xiāo)售額和采購(gòu)額，自動(dòng)預(yù)測(cè)藥品價(jià)格的發(fā)展趨勢(shì)，幫助藥品會(huì)計(jì)人員進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整售價(jià)，減少醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失。

(四)藥品信息的監(jiān)管性

藥品的質(zhì)量對(duì)患者的人身安全具有重要的影響，因此，對(duì)藥品信息的監(jiān)管不僅需要包括對(duì)藥品基本信息的輸入和修改，還需要對(duì)藥品的質(zhì)量和保質(zhì)期進(jìn)行有效的監(jiān)管，最重要的是對(duì)藥品的儲(chǔ)藏條件和有效期進(jìn)行監(jiān)控。處理和操作報(bào)廢藥品，方便藥品會(huì)計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)藥品的業(yè)務(wù)流向，明確臨床不合理用藥的情況，并進(jìn)行預(yù)警。

四、醫(yī)院藥品信息系統(tǒng)的建設(shè)

(一)開(kāi)發(fā)藥品招標(biāo)采購(gòu)平臺(tái)系統(tǒng)

醫(yī)院可以集中性的開(kāi)發(fā)藥品招標(biāo)和采購(gòu)的平臺(tái)，出臺(tái)或制定一套藥品采購(gòu)管理?xiàng)l例，運(yùn)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)藥品的流入數(shù)據(jù)和藥品廠(chǎng)家的資質(zhì)數(shù)據(jù)，并在信息系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)監(jiān)控設(shè)備，保證藥品采購(gòu)和入庫(kù)環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。醫(yī)院可以根據(jù)醫(yī)藥信息系統(tǒng)，對(duì)藥品會(huì)計(jì)人員進(jìn)行權(quán)限控制，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，根據(jù)醫(yī)藥信息系統(tǒng)進(jìn)行招采標(biāo)的自動(dòng)錄入，并與開(kāi)發(fā)商在采購(gòu)平臺(tái)中積極交流，達(dá)成長(zhǎng)期合作意向。通過(guò)招標(biāo)和采購(gòu)平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)，簡(jiǎn)便藥品會(huì)計(jì)人員的采購(gòu)管理工作。監(jiān)督和跟進(jìn)藥品采購(gòu)和運(yùn)輸?shù)娜^(guò)程，在平臺(tái)下單、在平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)，通過(guò)自動(dòng)化的流程提高采購(gòu)效率，壓縮采購(gòu)成本。

(二)豐富信息系統(tǒng)子系統(tǒng)的功能

根據(jù)藥品信息管理系統(tǒng)的不同功能，拆分藥房管理、門(mén)診藥房和臨床實(shí)踐藥房三個(gè)子系統(tǒng)，通過(guò)子系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)藥品管理，方便藥品會(huì)計(jì)人員的日常統(tǒng)計(jì)和監(jiān)管。在藥房管理中，信息系統(tǒng)的主要功能可以包括藥品的出入庫(kù)、藥品調(diào)價(jià)以及賬本管理、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)等，方便藥品會(huì)計(jì)人員根據(jù)信息系統(tǒng)查詢(xún)藥品及財(cái)務(wù)信息。在門(mén)診藥房系統(tǒng)中，主要囊括對(duì)藥品的醫(yī)囑、發(fā)出藥品的查詢(xún)、記錄，庫(kù)存的清點(diǎn)，并制定藥品的銷(xiāo)售額，根據(jù)藥品的銷(xiāo)售額在月末實(shí)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)和報(bào)損，結(jié)賬。在病區(qū)藥房的管理中，可以包括各種藥品的用藥量和用藥盤(pán)點(diǎn)，藥品會(huì)計(jì)人員可以根據(jù)住院部門(mén)的藥品用量，及時(shí)補(bǔ)充藥房的庫(kù)存，合理分配每一項(xiàng)藥品資源，實(shí)現(xiàn)藥品的最大化利用[4]。對(duì)藥品的有效期和儲(chǔ)藏條件進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)管，運(yùn)用信息系統(tǒng)的報(bào)警功能，對(duì)已經(jīng)失效或者過(guò)期的藥品進(jìn)行報(bào)廢處理。

(三)藥品會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)信息管理技術(shù)

信息化管理系統(tǒng)的更新，藥品會(huì)計(jì)人員也需要隨之更新自己的管理意識(shí)和管理理念，藥品會(huì)計(jì)人員需要及時(shí)更新運(yùn)用信息化的知識(shí)，高效利用信息系統(tǒng)完成藥品信息的管理和核對(duì)。隨時(shí)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)知識(shí)和信息系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)的知識(shí)，學(xué)會(huì)解讀大數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)和分析報(bào)表，根據(jù)大數(shù)據(jù)的反饋，及時(shí)解決藥品賬目和藥品庫(kù)存的問(wèn)題。隨著現(xiàn)代化的信息發(fā)展，只有科學(xué)的利用醫(yī)院的藥品信息化管理系統(tǒng)，才能提高管理系統(tǒng)的使用率，避免資源的浪費(fèi)，整體提升藥品管理和會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)的工作效率。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，藥品管理是醫(yī)院藥物管理的核心，也是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理和綜合管理的一大環(huán)節(jié)。醫(yī)院需要不斷加強(qiáng)藥品會(huì)計(jì)信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院藥品會(huì)計(jì)工作的規(guī)范，運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)，提高藥品會(huì)計(jì)日常工作的效率和工作水平，為醫(yī)院高效率的醫(yī)藥服務(wù)奠定基礎(chǔ)。