城建檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀及其發(fā)展

文/鄭敦青

經(jīng)過“美麗中國(guó)”“美麗鄉(xiāng)村”建設(shè)規(guī)劃的不斷推進(jìn)，我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平不斷提升，城建工作取得顯著成效，城建檔案管理工作有助于促進(jìn)城市建設(shè)工作的科學(xué)發(fā)展，使城建工作的價(jià)值突出，為城市建設(shè)體系的不斷完善和有效延伸提供信息支持。城建檔案信息化管理體系的建設(shè)是檔案管理部門對(duì)高質(zhì)量檔案管理工作的追求，同時(shí)也是信息化時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。

一、城建檔案信息化管理工作開展的意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，城建檔案信息是促進(jìn)城市建設(shè)和發(fā)展的寶貴資源，城建檔案管理體系的信息化建設(shè)水平的高低，對(duì)于城建檔案館能否實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有直接的影響。

第一，目前，我國(guó)正處于各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃推進(jìn)的關(guān)鍵時(shí)期，城建檔案信息載體具有明顯的向復(fù)雜化演變的趨勢(shì)，城建檔案數(shù)量明顯提升，使得各地區(qū)城建檔案館開展檔案管理工作的壓力與日俱增。在這種情況下，城建檔案信息化管理工作的有效開展，能夠?qū)崿F(xiàn)多種先進(jìn)信息技術(shù)的融合，包括物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)和人工智能技術(shù)等，可以有效地打破傳統(tǒng)城建檔案管理工作的框架限制，發(fā)揮現(xiàn)代化科技優(yōu)勢(shì)，有助于全面提高檔案管理工作效率，降低城市檔案館的人力資源投入。

第二，近年來，我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平的不斷提升，城建檔案信息化管理工作的全面開展，使城建檔案信息得到有效整合。在先進(jìn)科技的支持下，深入挖掘城建檔案信息蘊(yùn)含的內(nèi)在價(jià)值，有助于城建管理部門切實(shí)掌握城建信息，根據(jù)城建環(huán)境統(tǒng)籌城建資源，加快城市化發(fā)展進(jìn)程，推動(dòng)智慧城市建設(shè)。

二、城建檔案信息化管理工作的開展現(xiàn)狀

城建檔案信息化管理工作的有效開展打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的框架限制，使其具備了全新的工作體系和工作機(jī)制。

第一，城建檔案管理工作在城市化建設(shè)中占有重要地位，但目前部分城建檔案館缺乏信息化建設(shè)意識(shí)，仍然依靠傳統(tǒng)檔案管理的方式儲(chǔ)存城市建設(shè)資源，且相關(guān)人員嘗試新技術(shù)積極性不高，導(dǎo)致城建檔案信息化管理工作的開展陷入困境。

第二，城建檔案信息化管理工作的全面開展，需要依托與之相關(guān)的現(xiàn)代化信息技術(shù)和先進(jìn)的數(shù)字手段，這就要求城建檔案管理人員具備較高的信息素養(yǎng)和信息化檔案管理能力，然而，目前城建檔案管理人員的工作水平參差不齊，難以滿足城建檔案信息化管理工作開展需求。

第三，區(qū)別于傳統(tǒng)城建檔案管理工作，城建檔案信息化管理工作具有較高的資源整合性和數(shù)據(jù)集成性，持續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理體系，難以發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作的作用優(yōu)勢(shì)，降低了城建工作的效率。

第四，近年來，我國(guó)城市化建設(shè)步伐逐步加快，城建檔案數(shù)量呈現(xiàn)了明顯的上升趨勢(shì)，部分城建檔案館信息化管理工作存在信息化技術(shù)落后現(xiàn)象，導(dǎo)致城建檔案不能做到及時(shí)更新，為城市建設(shè)的發(fā)展帶來不利影響。

三、城建檔案信息化管理工作開展的對(duì)策

（一）提升信息化建設(shè)意識(shí)

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、圖表、聲像、電子文檔等各種載體的歷史記錄，是城鄉(xiāng)建設(shè)的重要基礎(chǔ)資料。具備信息化建設(shè)意識(shí)是城建檔案信息化管理工作開展基礎(chǔ)，以下對(duì)提升信息化建設(shè)意識(shí)提出相關(guān)建議。

第一，城建檔案管理工作的有效開展和城市化建設(shè)具有密不可分的關(guān)系，我國(guó)城建管理部門和檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，定期組織城建檔案管理人員召開技術(shù)交流會(huì)議，在會(huì)議上整合一段時(shí)間內(nèi)城建檔案管理工作取得的主要成果，并反思城建檔案管理工作的缺漏。由城建管理部門和其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)引導(dǎo)檔案管理部門提升信息化建設(shè)意識(shí)，并組建學(xué)習(xí)小組，對(duì)先進(jìn)城建檔案管理體系進(jìn)行學(xué)習(xí)，明確城建檔案信息化管理工作的開展優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，還可結(jié)合目前城建檔案管理工作的開展現(xiàn)狀和開展條件，制定信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，提升城建檔案館對(duì)城建檔案信息化管理工作的重視程度。

第二，城建檔案館管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)，城建檔案信息化管理工作的開展要素，切實(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，提升思想高度。重點(diǎn)審視傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的制度缺失和工作矛盾，加強(qiáng)制度梳理，分階段制定信息化管理工作開展目標(biāo)，引導(dǎo)檔案管理人員不斷提高個(gè)人技術(shù)水平，加強(qiáng)信息素養(yǎng)建設(shè)。

（二）加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)力度

基于城建檔案信息化管理工作的技術(shù)融合性[1]，檔案管理人員應(yīng)具備較高的信息素養(yǎng)，可通過加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)力度，為城建檔案信息化管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

第一，城建管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到城建檔案信息化管理工作的開展優(yōu)勢(shì)和開展必要性，并以此為基礎(chǔ)，組織城建檔案館開展技術(shù)交流會(huì)議，在會(huì)議上整合具有較高作用優(yōu)勢(shì)的檔案管理技術(shù)，如自動(dòng)化技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)等；邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)專家對(duì)這些先進(jìn)技術(shù)的具體應(yīng)用進(jìn)行介紹，讓相關(guān)工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用方法，進(jìn)而促進(jìn)各城建檔案館對(duì)于城建檔案信息化管理工作的支持，從而實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)效果的提升。

第二，城建檔案館應(yīng)在原有檔案管理體系的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案管理人員的管理能力和工作態(tài)度，組建學(xué)習(xí)小組，并為各小組布置學(xué)習(xí)任務(wù)，設(shè)定學(xué)習(xí)目標(biāo)，使得城建檔案管理人員具備較高的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，意識(shí)到城建檔案信息化管理的重要性，能夠不斷探索新型管理路徑，創(chuàng)新檔案管理體系。另外，為提高城建檔案信息化管理工作的開展效率，使得城建檔案信息化管理工作能夠滿足目前的檔案管理發(fā)展需求，城建檔案館的負(fù)責(zé)人員還應(yīng)派遣檔案管理人員進(jìn)入具有較高檔案信息化管理水平的檔案管理單位中進(jìn)行深度學(xué)習(xí)，借鑒其先進(jìn)方法，加強(qiáng)技術(shù)融合，積累檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提高個(gè)人管理水平和城建檔案信息化系統(tǒng)的管理能力。

（三）優(yōu)化管理體系

面對(duì)日益增加的城建檔案管理工作壓力，城建檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)優(yōu)化管理體系[2]，做好如下工作。

第一，傳統(tǒng)的城建檔案管理體系的管理流程較為冗長(zhǎng)，檔案處理效率低，管理工作難度大。因此，在城建檔案信息化管理工作開展過程中，相關(guān)人員應(yīng)積極打破傳統(tǒng)管理框架的限制，實(shí)現(xiàn)技術(shù)融合，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中，城建檔案管理人員可進(jìn)行線上檔案處理。同時(shí)，其他具有應(yīng)用檔案需求的人員也可在線上管理平臺(tái)中利用特定權(quán)限進(jìn)行檔案調(diào)取和檔案內(nèi)容閱讀等，有助于充分提升檔案管理效率，促進(jìn)檔案處理流程的全面簡(jiǎn)化。

第二，為提高城建檔案信息化管理工作開展的有效性，負(fù)責(zé)人員應(yīng)引進(jìn)績(jī)效評(píng)價(jià)體系和綜合評(píng)價(jià)體系對(duì)檔案管理人員、檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行精細(xì)化管理?？?jī)效評(píng)價(jià)體系可以有效識(shí)別檔案管理人員的工作態(tài)度、工作能力，而綜合評(píng)價(jià)體系則能從全局角度出發(fā)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效果進(jìn)行反饋，支持負(fù)責(zé)人員調(diào)整人員管理規(guī)劃，優(yōu)化人員組織結(jié)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員不斷提高個(gè)人信息素養(yǎng)和檔案管理水平，滿足城建檔案管理需求。另外，在優(yōu)化管理體系的過程中，還應(yīng)注意保證城建檔案信息安全，通過權(quán)限設(shè)定和權(quán)限授予，合理優(yōu)化檔案信息傳輸環(huán)境，規(guī)范檔案管理行為。

（四）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

近年來，我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升[3]，相關(guān)現(xiàn)代化科技已經(jīng)在各個(gè)重要領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，并已取得實(shí)質(zhì)性應(yīng)用效果?；诔墙n案信息化管理工作開展的必要性以及城建檔案信息化管理工作對(duì)于城市化發(fā)展的促進(jìn)作用，城建檔案館的負(fù)責(zé)人員應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，促進(jìn)城建檔案信息化管理體系的有效更新。

目前，我國(guó)在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用上積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，在城建檔案化管理工作開展過程中也可充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。相關(guān)人員可在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，通過在檔案儲(chǔ)存環(huán)境中靈活地布設(shè)傳感器，快速定位檔案位置，識(shí)別檔案儲(chǔ)存環(huán)境，以保證檔案資料安全，杜絕火災(zāi)隱患；人工智能技術(shù)則可用于城建檔案信息管理系統(tǒng)中，支持檔案管理人員進(jìn)行智能化檔案管理，起到有效簡(jiǎn)化管理流程，提高管理效率的作用；云計(jì)算技術(shù)能夠有效地構(gòu)建城建檔案信息化管理體系，并支持檔案信息潛在價(jià)值獲取和檔案資源儲(chǔ)存空間拓展。由此可見，在先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和融合下，城建檔案信息化管理工作的有效性將得到切實(shí)提升，能夠充分滿足檔案管理需求，并具備實(shí)時(shí)更新能力，緊跟城市化建設(shè)步伐。

四、結(jié)論

當(dāng)前，我國(guó)正處于各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃推進(jìn)的關(guān)鍵時(shí)期，城建檔案管理建設(shè)也需要與時(shí)俱進(jìn)，而城建檔案信息化管理工作的開展可以有效地提高檔案管理效率，發(fā)揮城建檔案信息的潛在價(jià)值。可通過提升信息化建設(shè)意識(shí)、加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)力度、優(yōu)化管理體系、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)為城建檔案信息化管理工作奠定持續(xù)性發(fā)展基礎(chǔ)，促進(jìn)我國(guó)城市建設(shè)水平和檔案管理水平的全面提升。