新時(shí)期背景下企事業(yè)單位人事檔案的數(shù)字化管理

文/薛愛(ài)芹

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的迅速發(fā)展，企業(yè)不斷發(fā)展壯大，企事業(yè)單位內(nèi)的各種信息也隨之不斷增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理問(wèn)題則逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)無(wú)法容納如此龐大的信息內(nèi)容，不能滿足企事業(yè)單位發(fā)展與員工的工作需要[1]。在新時(shí)期背景下，依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案管理逐漸與數(shù)字化信息技術(shù)相融合，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸結(jié)構(gòu)化，可提升企業(yè)檔案管理工作效率，幫助企事業(yè)單位節(jié)省人力物力成本，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。

一、新時(shí)期數(shù)字化檔案研究的意義

過(guò)去的企事業(yè)單位多以手工檔案作為檔案管理主要方式，但傳統(tǒng)手工檔案存在檔案管理安全性能較差、檔案管理效率不高的問(wèn)題，對(duì)于檔案翻查工作也會(huì)造成不便?，F(xiàn)如今，企事業(yè)單位越來(lái)越重視大數(shù)據(jù)對(duì)于其發(fā)展的作用，數(shù)字化檔案管理工作變得重要起來(lái)。手工檔案對(duì)于日益龐大的檔案管理工作顯得捉襟見(jiàn)肘，數(shù)字化檔案工作模式能夠有效提升企事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率，在信息檢索與檔案保管方面具有很大優(yōu)勢(shì)，可以幫助企事業(yè)單位節(jié)約人力物力成本，還能對(duì)檔案信息進(jìn)行充分利用[2]。優(yōu)勢(shì)具體表現(xiàn)為：一是工作效率得到提高，相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案管理可以讓檔案信息分門別類，從而方便查詢，且自動(dòng)檢索功能大大節(jié)約了工作人員的工作時(shí)間，信息檔案中人員工作信息是企事業(yè)單位的重要管理對(duì)象，人事檔案包括工作人員的調(diào)動(dòng)信息、入職信息、退休信息等內(nèi)容。相比較于傳統(tǒng)的手工檔案，數(shù)字化檔案可以及時(shí)查找人員信息，僅需將人員姓名輸入到檔案檢索欄里，人員的所有信息便會(huì)全部顯現(xiàn)，對(duì)于人力資源管理工作具有重要意義。此外，數(shù)字化檔案還可以滿足企事業(yè)單位檔案信息擴(kuò)充的需要，全面提升工作人員的工作質(zhì)量；二是擺脫了人事檔案查找空間限制，傳統(tǒng)檔案大都保存在企事業(yè)單位的檔案室里，查找檔案往往需要耗費(fèi)很多的時(shí)間，且紙質(zhì)檔案較大的占用空間，人力也不方便調(diào)動(dòng)，而數(shù)字化檔案可以有效幫助管理人員迅速找到檔案信息，還可進(jìn)行備份防止因紙質(zhì)檔案丟失而導(dǎo)致信息缺失的現(xiàn)象，有效提高了檔案信息的利用率；三是為企事業(yè)單位節(jié)約了人力物力。傳統(tǒng)的企事業(yè)單位辦公已無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行高效處理，而隨著事業(yè)的不斷擴(kuò)大信息將會(huì)變得越來(lái)越多，繼續(xù)使用傳統(tǒng)的手工檔案將會(huì)加大檔案處理難度，增加企事業(yè)單位管理人事檔案的相關(guān)費(fèi)用，還會(huì)影響辦公效率與企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，通過(guò)運(yùn)用數(shù)字化檔案管理模式改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的繁瑣問(wèn)題，在一定程度上節(jié)約了人力與物力，增強(qiáng)員工工作效率，并且為企事業(yè)單位帶來(lái)了一定的經(jīng)濟(jì)效益。

二、新時(shí)期企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的主要問(wèn)題

（一）信息安全缺乏保障

隨著信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題受到了廣泛關(guān)注，計(jì)算機(jī)信息管理如果缺乏相應(yīng)的安全保障將會(huì)導(dǎo)致檔案信息被不法人員竊取，甚至發(fā)生企事業(yè)單位面臨經(jīng)濟(jì)損失等問(wèn)題。這對(duì)數(shù)字化檔案管理提出了更高要求，沒(méi)有信息安全保障的數(shù)字化檔案管理，很容易讓不法人員找到信息漏洞，從而增加信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。電子編碼技術(shù)是傳統(tǒng)手工檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案的技術(shù)方式，但這種技術(shù)存在一定的問(wèn)題，原始檔案被修改后不會(huì)留下痕跡，致使如果檔案被不法分子備份竊取后不會(huì)留下任何痕跡，檔案管理工作人員也不容易發(fā)現(xiàn)，此方法很容易出現(xiàn)信息安全漏洞。

（二）基礎(chǔ)管理設(shè)備不全

數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)是軟硬件管理資源，但是由于資金受到限制的企事業(yè)單位沒(méi)有辦法配置數(shù)字化檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)備，很多企事業(yè)單位的人事檔案信息管理系統(tǒng)版本陳舊，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行辦公時(shí)受限于技術(shù)支持，導(dǎo)致工作人員的工作效率與工作質(zhì)量并不高。因此，要增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作，首先應(yīng)升級(jí)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化數(shù)字管理設(shè)備，其次應(yīng)將計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，以滿足人事檔案數(shù)字化管理的需要，從而幫助檔案管理工作人員提升工作效率，挖掘檔案信息的相關(guān)價(jià)值。

（三）管理人員素質(zhì)偏低

由于傳統(tǒng)人事檔案管理工作需要的技術(shù)性并不高，企因此事業(yè)單位聘請(qǐng)的檔案管理工作人員往往待遇偏低，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)待工作的態(tài)度不認(rèn)真，綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平很難達(dá)到檔案管理要求。隨著數(shù)字化檔案管理時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于已適應(yīng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的員工提出了更高的技術(shù)要求。但企事業(yè)單位工作人員老齡化嚴(yán)重，面對(duì)新興技術(shù)往往缺乏學(xué)習(xí)力，青年勞動(dòng)力又不愿做這種機(jī)械化勞動(dòng)，這無(wú)疑加重了檔案管理工作的難度。此外，企事業(yè)單位員工受到傳統(tǒng)思維方式的影響程度較深，對(duì)于人事檔案管理工作沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法適應(yīng)數(shù)字化檔案管理工作方式，對(duì)于檔案資源無(wú)法進(jìn)行深度挖掘，局限了數(shù)字化檔案管理工作在企事業(yè)單位的開展。

三、新時(shí)期數(shù)字化檔案管理應(yīng)采用的措施

（一）加強(qiáng)信息技術(shù)支撐

新時(shí)期企事業(yè)單位實(shí)行數(shù)字化檔案管理技術(shù)，可以全面提升信息系統(tǒng)的效率，硬件內(nèi)容上的磁盤應(yīng)與光纖進(jìn)行連接，利用模塊擴(kuò)展來(lái)增強(qiáng)系統(tǒng)容量，磁盤列陣包括雙口光纖硬盤、鏈路控制扇、電源等，硬件的組成要利用相關(guān)技術(shù)設(shè)計(jì)來(lái)避免發(fā)生冗余故障，從而充分保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行效率。對(duì)于磁盤列陣還要運(yùn)用高效保護(hù)級(jí)別系統(tǒng)，以滿足不同信息用戶的各種需求，且對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件要求要更加嚴(yán)格，避免因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)問(wèn)題為人事檔案管理工作增加阻礙，從而維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，保證軟硬件系統(tǒng)的使用年限，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以為檔案管理工作提供連續(xù)性保障。系統(tǒng)的存儲(chǔ)光盤要具有可拓展性，可以保護(hù)盤內(nèi)檔案信息的安全性，重點(diǎn)建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理，工作人員要做好數(shù)據(jù)分析、信息查詢、目錄管理、圖像處理、資料掃描等內(nèi)容，維護(hù)與完善企事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于數(shù)據(jù)檔案的采集應(yīng)分門別類地放入數(shù)字化檔案庫(kù)里，便于工作人員今后查詢工作信息內(nèi)容。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)要進(jìn)行定期維護(hù)，聘請(qǐng)專門技術(shù)人員做好技術(shù)支持，遇數(shù)字化檔案管理信息問(wèn)題要及時(shí)通知維修人員，保障數(shù)據(jù)信息的安全性。在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)于數(shù)字化檔案信息進(jìn)行篩查，利用數(shù)據(jù)壓縮、掃描儀等技術(shù)保障數(shù)字化檔案的完整與查詢，整體提升數(shù)字化檔案管理水平。

（二）提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作人員作為人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理工作的主要實(shí)行者，可以利用培訓(xùn)再學(xué)習(xí)等方式，提升工作人員的專業(yè)水平與道德素質(zhì)，以提高人事檔案管理工作的效率。通過(guò)提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，能夠有效幫助檔案管理工作人員提升數(shù)字化檔案管理工作的效率。且員工自身也要樹立競(jìng)爭(zhēng)與服務(wù)意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)各種工作技能，從而提升檔案工作質(zhì)量，企事業(yè)單位可以組織開展關(guān)于員工的技能比賽，并健全獎(jiǎng)懲機(jī)制獎(jiǎng)勵(lì)，比賽成績(jī)較好的工作人員，成績(jī)不好的工作人員需要進(jìn)行技能再培訓(xùn)，以提升管理工作人員的工作效率。此外，還要定期對(duì)工作人員的技能水平進(jìn)行考核。與員工簽訂保密協(xié)議對(duì)于檔案工作內(nèi)容進(jìn)行保密，防止人事檔案信息的泄露造成企事業(yè)單位利益損失，檔案安全是工作人員從事檔案工作的基本要求，企事業(yè)單位在招聘檔案工作人員時(shí)要對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的素質(zhì)考察，若能夠競(jìng)聘上崗，需要提升工作人員的工作待遇，避免工作人員因待遇過(guò)低等問(wèn)題喪失工作積極性。在工作中也要做好人事檔案的備份工作，對(duì)于檔案保存過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)予以解決，提高檔案安全意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案安全重要性，為做好檔案保存工作做好基礎(chǔ)保障。新時(shí)代數(shù)字化檔案保存對(duì)于檔案人員工作提出了更高要求，工作人員要不斷適應(yīng)當(dāng)前發(fā)生變化，不斷學(xué)習(xí)以提升檔案管理工作的效率，加強(qiáng)提升自身綜合能力，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作的新要求，提升企事業(yè)單位人事檔案工作的穩(wěn)定性與安全性。

（三）建立信息保障體系

文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，提升文書內(nèi)容的質(zhì)量能夠在一定程度上提升檔案數(shù)字化管理效率。對(duì)于當(dāng)下對(duì)于檔案管理工作，工作人員應(yīng)利用數(shù)字化設(shè)備完成相關(guān)信息的登記工作，根據(jù)一定程序在按檔案管理范圍內(nèi)進(jìn)行傳遞，對(duì)于文件要及時(shí)閱讀并完成卷宗整理，以減輕工作人員的工作壓力。同時(shí)對(duì)于人事檔案管理設(shè)備有必要進(jìn)行更新，以保障數(shù)字化管理信息工作可以順利進(jìn)行。企事業(yè)單位要加大引入現(xiàn)代設(shè)備方面的資金投入，對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新，對(duì)于硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)保養(yǎng)，做好軟硬件設(shè)備更新保養(yǎng)，以延長(zhǎng)設(shè)備的使用時(shí)間，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。對(duì)于工作內(nèi)容進(jìn)行登記，聘請(qǐng)相關(guān)人員對(duì)于設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，借鑒相關(guān)優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)資源的共享與轉(zhuǎn)換，建立信息保障體系，全面提升數(shù)字化檔案利用率。建立信息安全保障體系可以加強(qiáng)檔案信息的安全性，防止因人事檔案缺失而導(dǎo)致企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)利益受到損失，因此，需要重視檔案信息安全技術(shù)的保障工作，利用一系列加密技術(shù)，如傳輸加密技術(shù)、訪問(wèn)技術(shù)、密鑰技術(shù)等，防止數(shù)字檔案信息發(fā)生泄露的情況，繼而保護(hù)好檔案信息的安全。對(duì)于紙質(zhì)檔案，也要做好相應(yīng)的保存工作，要定期對(duì)檔案室進(jìn)行衛(wèi)生維護(hù)，將檔案信息進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，為查找翻閱檔案資料做好保障工作。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著人事檔案數(shù)據(jù)信息日益增多，企事業(yè)單位要注重利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過(guò)建立健全相關(guān)規(guī)章制度提升相關(guān)管理理念，提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)，協(xié)助做好相關(guān)檔案管理保密工作，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理水平，以便促進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平得到一定提升，滿足檔案數(shù)字化管理工作的需要。