淺析采辦計(jì)劃在采辦管理中的重要作用

富伊陽

中海油能源物流有限公司中海油集采中心 天津 300000

無論在古代還是現(xiàn)代，采辦活動(dòng)一直存在于人們的生活和工作當(dāng)中，但是如何更好的體現(xiàn)采辦價(jià)值，需要人們?nèi)タ偨Y(jié)和分析，本文將通過企業(yè)中采辦計(jì)劃的組織與執(zhí)行，來分析采辦計(jì)劃的重要意義，從而引起大家對采辦計(jì)劃的重視。

1 被動(dòng)采辦時(shí)期采辦的特點(diǎn)及問題

1.1 被動(dòng)采辦的現(xiàn)象

無論在哪個(gè)時(shí)代，采辦活動(dòng)都是與我們的生活緊密相連的，如果人們離開了采辦活動(dòng)，將對人們的生產(chǎn)生活帶來重大影響。在現(xiàn)代的人類家庭生活當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)炒菜的時(shí)候發(fā)現(xiàn)醬油用光了，從而產(chǎn)生購買醬油的采辦行為。在生產(chǎn)當(dāng)中也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)，工程師向采辦員提供清單要求幾號之前到貨的采辦行為。這種突發(fā)性和指揮性的采購行為，其實(shí)都屬于被動(dòng)采辦的范疇。

1.2 被動(dòng)采辦的原因及危害

隨著物流網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化及運(yùn)輸和配送速度的提高，被動(dòng)采辦的問題往往被得到了掩蓋。從而很多高層都會(huì)忽視采辦工作的重要性，認(rèn)為采辦工作就是一種操作性的工作，只要按照規(guī)定流程進(jìn)行操作就實(shí)現(xiàn)了采辦的意義[1]。但是在一些生產(chǎn)建造企業(yè)當(dāng)中一味的被動(dòng)采辦往往會(huì)帶來很嚴(yán)重的問題，例如在鉆機(jī)模塊的建造過程中，某一生產(chǎn)設(shè)備因無法按時(shí)到貨，會(huì)影響到設(shè)備的及時(shí)安裝，因設(shè)備未按時(shí)安裝而影響了結(jié)構(gòu)片的搭建連接，因未按時(shí)完成結(jié)構(gòu)片的搭建從而影響了整體項(xiàng)目的工期，這一連串的連鎖反應(yīng)最終會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目滯后影響到整體的建造成本增加，甚至?xí)霈F(xiàn)因違約而發(fā)生的罰款問題。所以被動(dòng)采辦在一些情況下，不會(huì)引起大的連鎖反應(yīng)。而在一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，將會(huì)產(chǎn)生重大的連鎖問題，從而增加不必要的采購成本。

2 采辦計(jì)劃概念的形成

隨著管理水平的提高和被動(dòng)采辦帶來的一系列問題，管理者對采辦計(jì)劃的概念及認(rèn)知逐漸形成，希望通過采辦計(jì)劃的管控，能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。而在企業(yè)管理中，因?yàn)椴赊k計(jì)劃的實(shí)施也為企業(yè)提早發(fā)現(xiàn)問題和解決問題提供了重大幫助。

3 采辦計(jì)劃的分級管理

3.1 采辦計(jì)劃的分級

在企業(yè)管理當(dāng)中，采辦計(jì)劃的分級一般和企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和管理權(quán)限息息相關(guān)，以某公司為例，公司一共分為四個(gè)層級，第一層級為總公司，負(fù)責(zé)一級采辦計(jì)劃管理；第二層級為子公司和分公司，負(fù)責(zé)二級采辦計(jì)劃的管理；第三層級為作業(yè)中心，負(fù)責(zé)三級采辦計(jì)劃的管理；第四層級為車間，負(fù)責(zé)四級采辦計(jì)劃的編訂與實(shí)施。

3.2 采辦計(jì)劃的執(zhí)行管理

作為采辦計(jì)劃管理，每個(gè)層級的采辦計(jì)劃，都要按照規(guī)定和時(shí)間進(jìn)行提報(bào)，采購部門將嚴(yán)格按照采辦計(jì)劃進(jìn)行采購管理的指導(dǎo)工作。一旦出現(xiàn)與計(jì)劃不符的情況，會(huì)及時(shí)預(yù)警并查找出現(xiàn)問題的原因。①如果是設(shè)計(jì)部門未按時(shí)提交文件，影響了采辦工作的開展，要及時(shí)與設(shè)計(jì)部門溝通，提出文件提報(bào)的具體時(shí)間，如仍無法按要求提供，采辦部門要及時(shí)提出尋求更高層級的幫助，如仍無法改變要及時(shí)調(diào)整采辦計(jì)劃，或者調(diào)整相應(yīng)采辦方式或通過制定應(yīng)急預(yù)案等方式來處理可能會(huì)出現(xiàn)的相關(guān)問題。②如果是采購環(huán)節(jié)未按計(jì)劃完成，則要查找相關(guān)原因，要是人員工作效率問題，就要通過技能培訓(xùn)來提高人員的工作技能，要是審批環(huán)節(jié)過長，就要考慮是否可以去除不必要的審批環(huán)節(jié)和人員，從而提高采辦效率。③如果前期文件提報(bào)和采辦的操作環(huán)節(jié)都沒有問題，我們就要將重點(diǎn)放在合同執(zhí)行當(dāng)中。在現(xiàn)實(shí)的管理當(dāng)中往往在合同執(zhí)行階段，對采辦計(jì)劃的影響最為嚴(yán)重。因?yàn)榇蟛糠之a(chǎn)品都是外購產(chǎn)品，是否能夠按時(shí)交貨已經(jīng)不是內(nèi)部管控的問題，而是與外部生產(chǎn)企業(yè)的溝通協(xié)調(diào)問題。所以在重大設(shè)備的采購過程中供應(yīng)商必須提供產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，如果出現(xiàn)滯后問題，雙方要及時(shí)溝通，如存在人員投入較少影響設(shè)備生產(chǎn)等問題，買方可采取駐場監(jiān)工等方法，來確保設(shè)備按時(shí)交貨。

4 采辦計(jì)劃的優(yōu)化

施行了采辦分級管理，雖然已經(jīng)解決了大部分的采辦效率問題，規(guī)避了絕大部分的采購風(fēng)險(xiǎn)。但是人們確往往忽略了采辦計(jì)劃的另一個(gè)重要意義，那就是通過采辦計(jì)劃的管理，為集中采購提供條件。簡單的按照組織框架和管理權(quán)限來制定采辦計(jì)劃，雖然解決了大部分的問題，但是作為管理人員因?yàn)楣芾韺蛹壖皺?quán)限的原因，無法切實(shí)的對整個(gè)集團(tuán)的采辦工作進(jìn)行統(tǒng)籌。例如總部對500萬元人民幣以上鋼材進(jìn)行一級計(jì)劃管理，子公司對500萬元和200萬元之間的鋼材進(jìn)行二級計(jì)劃管理，雖然是相同物資但是由于管理層級及權(quán)限的不同，彼此無法知道整個(gè)公司全年的需求，從而導(dǎo)致無法合理利用集中采購的優(yōu)勢，失去了以量換價(jià)的優(yōu)勢。同時(shí)由于在提報(bào)計(jì)劃時(shí)，由于各單位的習(xí)慣不同，相同物資可能會(huì)出現(xiàn)兩種名稱如儀表管和tubing管，因?yàn)橛?jì)劃管控人員對產(chǎn)品認(rèn)知的不同，可能會(huì)認(rèn)為是兩種產(chǎn)品，從而導(dǎo)致無法形成集中采購[2]。所以想要解決該類問題，可以通過優(yōu)化計(jì)劃的管理模式來實(shí)現(xiàn)，如采辦計(jì)劃可按照產(chǎn)品品類來進(jìn)行提報(bào)，無論金額大小，均需提報(bào)以產(chǎn)品類別為對象的采辦計(jì)劃，通過品類的專家或負(fù)責(zé)人，來審查整個(gè)集團(tuán)提報(bào)的采辦計(jì)劃，將相近時(shí)期的相同需求，進(jìn)行合并采購。從而在滿足采辦效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了集中采購，使得采辦成本得到大幅度下降。

5 采辦計(jì)劃對集中采購的重要意義

很多國有企業(yè)都致力于推廣集中采購，雖然取得了一定成績，但是由于公司的層級過多，往往只是在同一層級實(shí)現(xiàn)了集中采購，在整個(gè)集團(tuán)的層面并沒有實(shí)現(xiàn)物資的統(tǒng)籌管理。如果按照品類進(jìn)行計(jì)劃管理，各級共享中心按照統(tǒng)一的要求提報(bào)品類計(jì)劃，由集團(tuán)對品類進(jìn)化進(jìn)行統(tǒng)一審核和統(tǒng)籌，集采的效果才會(huì)得到進(jìn)一步的提高，才能更充分的體現(xiàn)集采價(jià)值。所以采辦計(jì)劃管理的優(yōu)化對集中采購尤為重要。

6 結(jié)語

在供應(yīng)鏈一體化的大環(huán)境下，只有制定合理的采辦計(jì)劃，才能促進(jìn)生產(chǎn)和庫存儲(chǔ)備各項(xiàng)計(jì)劃的優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈的優(yōu)化。相同供應(yīng)鏈條下的各個(gè)單位如果能按照計(jì)劃提供所需物資和服務(wù)，也將大大減少鏈條成員的各項(xiàng)成本，從而提高整個(gè)供應(yīng)鏈的效率，最終實(shí)現(xiàn)共存、共贏，所以制定科學(xué)合理的采辦計(jì)劃顯得尤為重要。