集團(tuán)企業(yè)物資集中采購業(yè)務(wù)存在問題及解決策略分析

寧建紅 陜西寶光集團(tuán)有限公司

前言

本文以本集團(tuán)企業(yè)物資集中采購實際工作現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，從此項工作的頂層設(shè)計、制度流程、運(yùn)行狀況、降本增效等方面進(jìn)行探究，從中發(fā)現(xiàn)問題，而后進(jìn)行分析，再找出解決問題的可行性策略，最終對集團(tuán)企業(yè)物資集中采購工作的進(jìn)一步實施和提升降本增效成果，起到積極有效的推動作用。

一、本集團(tuán)集中采購的目的

本集團(tuán)所屬企業(yè)是國內(nèi)生產(chǎn)中低壓真空電氣開關(guān)設(shè)備及其配套元器件的高新技術(shù)企業(yè)，主要從事中低壓電氣產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，本行業(yè)屬于市場競爭較為激烈的裝備制造業(yè)，在保障產(chǎn)品質(zhì)量安全性的前提下，采用集團(tuán)企業(yè)集中采購方式，利用規(guī)模效應(yīng)和國企背景資源，對主要元器件進(jìn)行按需采購，旨在降低物料采購成本，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)市場競爭力，為國企改革發(fā)展穩(wěn)定做出貢獻(xiàn)。

二、本集團(tuán)集中采購存在的問題

(一)本集團(tuán)集中采購物資的范圍有限

目前，本集團(tuán)集中采購物資的范圍僅限于生產(chǎn)經(jīng)營用量較大、對產(chǎn)品成本影響較大及受市場影響價格波動較大的銀銅焊料、銅排等主要材料，而對于輔助材料、一般性元器件、辦公用品、勞保用品、預(yù)防安全生產(chǎn)及職業(yè)健康等的材料和用品均未涉及。

1.受制于集中采購體系

自2016年開始創(chuàng)建集中采購平臺，對于本集團(tuán)尚處于新事物的初創(chuàng)期，需要各種制度體系、流程的逐步完善，需要從管理層到執(zhí)行層的逐步強(qiáng)化認(rèn)識、實施、固化，從思想上、體系上、實施全過程的認(rèn)識到位、執(zhí)行到位，需要一個從小到大的過程。

2.機(jī)構(gòu)和人力資源配備不足

本集團(tuán)的集中采購平臺暫時與戰(zhàn)略規(guī)劃機(jī)構(gòu)合署辦公，具體實施人員僅僅配備2人，機(jī)構(gòu)和人員的配備力量薄弱，采購范圍的逐步擴(kuò)大和采購量的提升，目前的人力資源無法保證該項戰(zhàn)略的全面實施。

(二)本集團(tuán)集中采購物資的定價議價能力不足

本集團(tuán)集中采購物資的定價議價能力不足，具體表現(xiàn)在：

1.采購量提升慢，沒有市場吸引力

本集團(tuán)產(chǎn)品市場受國際國內(nèi)各種經(jīng)濟(jì)因素的影響和本集團(tuán)戰(zhàn)略的制約，整體市場占有量相對穩(wěn)定，提升空間有限，致使主材采購量沒有大的提升，對供應(yīng)商的吸引力不足，定價議價能力明顯不足。

2.有色金屬價格受市場價格影響較大

有色金屬受國際國內(nèi)市場價格波動進(jìn)行市場定價，人為定價議價能力有限。

3.剛性結(jié)算不足

在集中采購平臺戰(zhàn)略初始，為了更好更快地推動此項戰(zhàn)略的落地，制訂了剛性付款的結(jié)算政策。但在具體實施過程中，受資金回籠不足、融資額度的使用、資本項目的實施及審批時效的影響，執(zhí)行不到位。

(三)本集團(tuán)集中采購物資合格供應(yīng)商的管理薄弱

1.制度體系不完善

制度體系編制下發(fā)《中壓電氣平臺采購管理辦法》和《集中采購的操作流程》，但是缺乏對供應(yīng)商的進(jìn)入、退出、評價、考核等方面的細(xì)化管理制度，對采購物資的質(zhì)量沒有制度保障。

2.供應(yīng)商管理不到位

年度對供應(yīng)商的評價工作授權(quán)子企業(yè)進(jìn)行，但是集團(tuán)對此項工作缺失，沒有參與其中，供應(yīng)商是否合格、包括對供應(yīng)商的進(jìn)入、退出、評價、考核、質(zhì)量體系控制、質(zhì)量保障等方面均沒有涉及，難免有次充好、濫竽充數(shù)現(xiàn)象發(fā)生，對于整個集團(tuán)的集中采購工作的效果有所影響。

三、本集團(tuán)集中采購存在問題的解決策略分析

(一)本集團(tuán)集中采購物資的整體性

本集團(tuán)集中采購范圍有限，未包含所有物資類別，為了使集中采購的戰(zhàn)略落地，發(fā)揮集團(tuán)資源優(yōu)勢，實現(xiàn)控制、降本增效和陽光采購目標(biāo)，應(yīng)該包含不限于以下物資范圍：

1.一次元器件，如斷路器、互感器、接地開關(guān)等。

2.二次元器件，如空氣開關(guān)、按鈕、指示燈等。

3.輔料，如電線、線鼻子、端子、標(biāo)準(zhǔn)件。

4.勞保用品，如手套、毛巾、防砸鞋等。

5.辦公用品，如打印紙、墨盒等。

6.安全生產(chǎn)及職業(yè)健康所需物資，如安全防護(hù)服(品)、防護(hù)眼鏡、消防用品等。

(二)本集團(tuán)集中采購物資的定價議價制約因素

物資定價議價的因素涉及方面較多，從以下方面進(jìn)行分析：

1.本集團(tuán)集中采購的規(guī)模是決定議價能力的先決條件

按照本集團(tuán)“十三五”規(guī)劃，生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)每年按不低于20%的增長速度，同時全面貫徹落實本集團(tuán)集中采購的戰(zhàn)略目標(biāo)，在首先解決了采購物資的整體性后，采購規(guī)模隨之提升。規(guī)模的提升和范圍的擴(kuò)大，對物資供應(yīng)市場產(chǎn)生較大的影響和吸引力，大部分物資會形成買方市場，形成規(guī)模效應(yīng)，進(jìn)而直接提高本集團(tuán)對所采購物資的定價和議價能力，所以本集團(tuán)的物資采購規(guī)模是決定定價議價的先決條件。

在物資采購形成規(guī)模的基礎(chǔ)上，掌握物資定價議價主動權(quán)，建議采取的對應(yīng)策略：

(1)對供應(yīng)商進(jìn)行精簡

在采購規(guī)模提升的基礎(chǔ)上，根據(jù)供應(yīng)商的歷史實際供貨質(zhì)量、周期、價格等能力，再按照20%的比例進(jìn)行逐年度精簡，這樣留存的供應(yīng)商的供貨規(guī)模大大提升，對供應(yīng)商的市場加大影響，同時握定價議價的主動權(quán)，將對降低采購成本起到較大的推動作用。

(2)對供應(yīng)商進(jìn)行分類

同類物資供應(yīng)商，按照不同的成本成因進(jìn)行供應(yīng)商的分類，可以掌握定價議價的主動權(quán)。一是按地域進(jìn)行分類，考慮減少運(yùn)輸成本，對物資價格的影響因素；二是按包裝物進(jìn)行分類，考慮減少包裝成本，對物資價格的影響因素；三是按照供應(yīng)商的物資來源分類，考慮能否控制供應(yīng)商物資來源的因素，對物資價格的影響程度。

(3)對供應(yīng)商劃分份額

同類物資供應(yīng)商，按照不同的因素進(jìn)行供應(yīng)物資份額的劃分，可以掌握定價議價的主動權(quán)。一是按照客戶對物資質(zhì)量的配置高低不同進(jìn)行分類，考慮客戶的份額制訂供應(yīng)商的份額；二是按照供應(yīng)商的供貨價格、供貨周期等能力進(jìn)行分類，考慮價格因素和貨期因素制訂供應(yīng)商的份額；三是按照供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行分類，考慮售后服務(wù)是否及時制訂供應(yīng)商份額；四是按照供應(yīng)商的墊資程度進(jìn)行分類，考慮承受能力制訂供應(yīng)商份額。

2.本集團(tuán)集中采購物資的結(jié)算方式和剛性付款是議價能力的積極因素

商重利是永久話題。對于供應(yīng)商，規(guī)模的擴(kuò)大是一時之需，而獲取利益卻是長久之計。對于結(jié)算方式按照物資主次、安全庫存、采購規(guī)模和歷史交易，進(jìn)行區(qū)別和制訂不同政策；同時付款采取剛性付款方式，結(jié)算方式和剛性付款的雙管齊下，會對定價議價產(chǎn)生積極因素，也會更好的促進(jìn)集中采購戰(zhàn)略的落地，也是陽光采購的保障。

在物資采購形成規(guī)模的基礎(chǔ)上，掌握物資定價議價主動權(quán)，建議采取的對應(yīng)策略：

一是年初對所需物資進(jìn)行集中招標(biāo)，結(jié)算方式作為招標(biāo)定價一項重要因素進(jìn)行考慮；二是與重要的供應(yīng)商簽訂年度戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方對結(jié)算條件進(jìn)行約定，有利于掌握物資的定價議價權(quán)；三是財務(wù)部門、采購部門做好年度、月度資金計劃安排，提升資金審批效率，做到剛性付款，解決供應(yīng)商的后顧之憂，掌握定價議價的談判權(quán)。

3.本集團(tuán)電子化集中采購是議價能力的有益補(bǔ)充

目前，本集團(tuán)的集中采購工作仍然是傳統(tǒng)的手工作業(yè)和線下操作，效率不高，造成工作量大，嚴(yán)重制約采購效率、物資齊套率和生產(chǎn)進(jìn)度，所以電子化集中采購是必然趨勢，這必然會大大提高采購工作效率，從時間上和效率上保障生產(chǎn)進(jìn)度和經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)，這對供應(yīng)商也是一個小小的挑戰(zhàn)，也是線上詢價比價采購的重要方式，對采購物資的議價能力產(chǎn)生影響，是本集團(tuán)采購物資議價能力的有益補(bǔ)充。建議采取的對應(yīng)策略：

建立本集團(tuán)物資集中采購線上平臺，提高工作效率；一是實現(xiàn)平臺物資招標(biāo)、報價、比價、定價等一體化；二是采購合同實現(xiàn)線上審批；三是采購付款結(jié)算實現(xiàn)線上審批和結(jié)算；四是實現(xiàn)采購物資計劃、入庫、出庫線上物資流。

(三)本集團(tuán)集中采購物資合格供應(yīng)商的管理機(jī)制

合格的供應(yīng)商是保障采購物資的質(zhì)量保證，也是本集團(tuán)產(chǎn)品質(zhì)量高低的決定因素，合格供應(yīng)商的管理更是本集團(tuán)經(jīng)營管理的一個重要方面。

1.合格供應(yīng)商管理機(jī)制的積極作用

合格供應(yīng)商管理機(jī)制的積極作用體現(xiàn)在：一是提升集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理水平，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑；二是嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入條件、持續(xù)的日常管理和后續(xù)管理是對產(chǎn)品質(zhì)量可靠性和安全性的保障；三是合格供應(yīng)商管理是本集團(tuán)廉潔采購、陽光采購的廉政工作要求。

2.合格供應(yīng)商管理機(jī)制的建立途徑

合同供應(yīng)商的管理機(jī)制，建議從以下幾個方面進(jìn)行：

一是健全完善合格供應(yīng)商管理制度，包含供應(yīng)商的準(zhǔn)入、退出、考核、評價、日常管理、廉潔承諾等內(nèi)容，形成制度流程體系閉環(huán)；二是供應(yīng)商的考核評價業(yè)務(wù)和采購業(yè)務(wù)相分離機(jī)制，評價業(yè)務(wù)由集團(tuán)企業(yè)統(tǒng)一管理，且由質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行考核，每年去供應(yīng)商生產(chǎn)基地現(xiàn)場最少考察一次；三是合格供應(yīng)商管理“三結(jié)合”原則，日常評價和年度評價相結(jié)合、資質(zhì)資料審核和現(xiàn)場評價相結(jié)合、規(guī)模評價和質(zhì)量評價相結(jié)合原則，從時間和空間、主觀和客觀、經(jīng)濟(jì)和效應(yīng)等方面進(jìn)行全方位的保障。四是創(chuàng)新合格供方管理，形成“鯰魚效應(yīng)”，建立淘汰體制，優(yōu)勝劣汰。

四、結(jié)語

綜上所述，實施和加強(qiáng)集中采購工作是本集團(tuán)實現(xiàn)“十三五”戰(zhàn)略規(guī)劃的一項重要內(nèi)容，需要從本集團(tuán)的頂層設(shè)計、制度完善、資源配置和管理機(jī)制等方面進(jìn)行落地，需要從整體規(guī)模、結(jié)算方式、剛性付款和電子化采購等工作方面進(jìn)行改善和強(qiáng)化，需要從實現(xiàn)集團(tuán)及其子企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量安全、整體經(jīng)濟(jì)效益、陽光采購、廉潔采購等目標(biāo)而去努力，是一項系統(tǒng)性工作，更是一項逐步探索、逐步改善、逐步創(chuàng)新、逐步總結(jié)經(jīng)驗的工作，任重而道遠(yuǎn)。這就需要所有涉及此項業(yè)務(wù)的企業(yè)工作人員針對這些問題做好細(xì)致的工作，從而使物資集中采購的高效流暢，促進(jìn)集團(tuán)及各子企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展?！?/p>