衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新探索

文/鄭其武

加強對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作，是促進我國衛(wèi)生健康工作的重要組成部分，做好衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案的收集與管理工作，是適應(yīng)我國公共衛(wèi)生醫(yī)療體制改革的必然要求，也是順應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。在此基礎(chǔ)上，如何推動衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理機構(gòu)朝著規(guī)范化、科學(xué)化、合理化、信息化的方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理工作有序開展，保障好檔案的完整性與真實性，是當(dāng)前進行創(chuàng)新探索所要突破的重點[1]。

一、衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的概念

作為國家、社會以及個人具有一定保存價值的內(nèi)容，檔案管理是各項工作的重要組成部分，它能夠以各種形式進行記錄與保存，是我國經(jīng)濟文化建設(shè)發(fā)展領(lǐng)域中的重要參考來源。衛(wèi)生監(jiān)督檔案，是由國家衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)為主體，在實施具體活動過程中所產(chǎn)生的各種檔案資料，這些資料可在未來某一時期的衛(wèi)生疾病控制研究等活動中發(fā)揮出積極的參考作用。衛(wèi)生監(jiān)督檔案同其他功能性檔案相比，除了具備一般性檔案的共有特性外，還具有周期長、波及面廣、不可重復(fù)等特點。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作與人民群眾的管理工作息息相關(guān)，主要包括對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)自身安全運行狀況詳細記錄，如公共場所衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生、放射衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生等衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中的重要數(shù)據(jù)記錄，具有真實性、全面性的特點。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作做得越好，表明衛(wèi)生監(jiān)督的專業(yè)水平越高，其自身素質(zhì)越好，依法行政的能力越強，才能更好地為人民群眾服務(wù)[2]。

二、衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的不足

（一）管理制度不完善

檔案工作管理制度不完善，最明顯的問題就是相關(guān)的檔案管理工作人員對自身的職責(zé)不明確、工作流程不清、工作內(nèi)容分配不合理、檔案管理機構(gòu)邊緣化現(xiàn)象等。在實際檔案管理工作中，由于工作人員的管理考核制度不嚴格，部分工作人員并沒有切實履行自身工作的職責(zé)，使得衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作從整體上來看工作效率低下。

（二）檔案管理工作復(fù)雜

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作涉及的范圍越來越廣泛，檔案管理工作的種類繁多、數(shù)量巨大，包括對衛(wèi)生行業(yè)的許可、處罰、監(jiān)督等內(nèi)容，復(fù)雜的檔案管理工作內(nèi)容，給衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作帶來一定的困難。從檔案的收集、立檔、管理到后期對檔案進行查閱、審核，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就會給相關(guān)的檔案管理人員帶來工作強度與工作壓力，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作發(fā)展質(zhì)量無法得到提升[3]。

（三）檔案管理工作信息化利用率不高

部分地區(qū)在衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作中，信息化利用率不高，主要表現(xiàn)為硬件設(shè)施不到位，資源共享度不高。雖然我國目前經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r良好，但由于各種數(shù)據(jù)的收集與匯總工作未充分挖掘，仍有部分地區(qū)的人員使用人工操作的方式完成衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作，使衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作信息化程度低、利用率低。

（四）檔案管理工作專業(yè)素質(zhì)不高

在目前的檔案管理工作中，部分檔案管理工作人員對自身工作沒有明確的認識，綜合素質(zhì)不高。首先，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在招聘時，對檔案管理工作人員準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)較低，專業(yè)知識不夠，工作質(zhì)量不高。其次，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作人員，對計算機運用能力不熟練，對信息系統(tǒng)不熟悉，不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，無法根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督管理機構(gòu)的發(fā)展規(guī)律，合理提升自身的知識儲備。最后，由于在檔案管理工作中有兼職人員，無法將精力全部放在檔案管理中，造成整體工作人員對工作的熱情不夠，主動性有待提高。

（五）檔案管理方式落后

隨著時代的發(fā)展，為了最大限度地提高工作效率，要求衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理方式必須進行變革。當(dāng)前部分衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在轉(zhuǎn)變管理方式的過程中，不重視檔案信息管理，無法將相關(guān)的管理方案與制度落到實處、對當(dāng)前檔案管理中所存在的問題無法進行有效剖析、無法將信息技術(shù)與檔案管理工作相互融合，這些落后的管理方式與管理理念對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)提升工作效率、發(fā)揮檔案資源作用，都產(chǎn)生了阻礙作用[4]。

三、衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的發(fā)展策略

（一）完善衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理制度

以國家的相關(guān)管理要求為標(biāo)準(zhǔn)，制定出完善的檔案管理制度，有效地將檔案保護與利用起來，將對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作起到巨大的推動作用，使檔案管理工作有法可依、有法必依、違法必究。如建立健全檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案傳遞制度等，加強各環(huán)節(jié)、各部門人員之間的交流。此外，為了避免工作中責(zé)任不清、原始檔案丟失找不到或出錯的現(xiàn)象發(fā)生，必須要落實責(zé)任，將具體工作分配到個人，在具體環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就通過倒查機制，將責(zé)任具體到個人，真正做到檔案工作有人抓、有人管。另外，建立完整的考核機制，對檔案管理工作表現(xiàn)中優(yōu)秀的工作人員，將其考評成績作為評優(yōu)、晉級的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理意識

許多衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，認為檔案管理工作的內(nèi)容枯燥，不容易出成績，所以不用特別重視衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作。實際上，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理意識與檔案管理工作的提高是密不可分的。加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理意識主要從兩方面入手：第一，要加大宣傳力度。重點宣傳檔案管理的基本知識、檔案管理的現(xiàn)實意義以及有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。通過宣傳工作，使衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員提高對當(dāng)前檔案管理工作的認識，只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度提高，才能使員工的意識加強；第二，轉(zhuǎn)變宣傳方式，使宣傳方式朝著多樣化的方向發(fā)展，充分利用媒體的傳播力量，如互聯(lián)網(wǎng)、電視等，對管理工作進行宣傳，使檔案管理意識深入到每一位員工中去[5]。

（三）提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理信息化水平

信息技術(shù)的運用，使每個行業(yè)都發(fā)生著改變，成為了促進社會發(fā)展的加速器。檔案管理工作要順應(yīng)時代的發(fā)展，必須要提高自身的信息化水平，為提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理信息化水平：首先，相關(guān)的衛(wèi)生行政監(jiān)督管理部門和地方政府財務(wù)部門，要不斷加大資金投入力度，將硬件與軟件設(shè)施進行升級，購入先進的現(xiàn)代化設(shè)備，如配備先進的電腦設(shè)備，打造高速的、安全的網(wǎng)絡(luò)通道；其次，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)還在技術(shù)上給予更多的支持，推動衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案工作從手工操作轉(zhuǎn)向信息化發(fā)展?？傊?，不斷加大資金和技術(shù)上的投入，對提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理信息化水平能夠起到積極的作用，是提高工作效率與工作質(zhì)量的關(guān)鍵一步。

（四）提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理人員綜合素質(zhì)

目前我國衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)與檔案管理工作的質(zhì)量密切相關(guān)，目前大部分的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)偏低，這已成為了提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作質(zhì)量的一大阻礙。首先，必須要加強工作人員的專業(yè)技能水平，開展綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，并根據(jù)實際的學(xué)習(xí)情況對檔案管理人員進行考核，督促其不斷提高自身的專業(yè)技能。比如，與相關(guān)單位開展經(jīng)驗交流學(xué)習(xí)活動，讓檔案工作管理人員走出自家辦公室，與其他單位相互學(xué)習(xí)，將新的管理辦法帶回本單位。其次，加強對工作人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，樹立責(zé)任意識，提高安全意識。重視對管理人員創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，為提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作出謀劃策，建立一支現(xiàn)代化的檔案管理工作隊伍。

（五）加快轉(zhuǎn)變衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理方式

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不適用現(xiàn)代管理工作的需求，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，實施外部監(jiān)督工作，以適應(yīng)時代的發(fā)展。專門的監(jiān)督小組，它直接聽命于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的最高領(lǐng)導(dǎo)，在工作中有其獨立性，不受其他部門人員的干擾，通過對照相關(guān)的流程，能夠及時地發(fā)現(xiàn)各個工作環(huán)節(jié)中所存在的問題以及不足，并提出相應(yīng)的糾正措施。這樣的管理方式，將大大降低衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的失誤事件，最大限度地保障檔案的完整性、真實性。

四、結(jié)語

如果認識不到衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的重要性，在信息技術(shù)的沖擊下，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率就得不到提高。因此，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作必須要不斷改革與創(chuàng)新。這是一項長期的工作，同時又是一項必須進行的任務(wù)。對檔案管理工作管理制度進行完善，做好檔案管理工作信息化基礎(chǔ)建設(shè)，重視對于檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加快轉(zhuǎn)變衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理方式，這些對于推動衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作都有著重要的作用，能夠使檔案的價值得到充分的利用和發(fā)揮，促使衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向穩(wěn)步發(fā)展。