提高實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核有效性的研究

范菁菁

重慶長(zhǎng)嘉建筑與鋼結(jié)構(gòu)檢測(cè)認(rèn)證研究院有限公司 重慶 400000

內(nèi)審是實(shí)驗(yàn)室自我監(jiān)督、自我約束、自我完善的一種系統(tǒng)性活動(dòng)，是質(zhì)量管理體系的重要組成部分。在CNAS－CL01:2018《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》第8.8.1條款對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審提出了明確要求:實(shí)驗(yàn)室應(yīng)按照策劃的時(shí)間間隔進(jìn)行內(nèi)部審核。通過(guò)內(nèi)審全面檢查質(zhì)量管理體系運(yùn)行的效果，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題采取糾正和預(yù)防措施，使質(zhì)量管理體系持續(xù)有效運(yùn)行；減少不符合工作的發(fā)生，便于通過(guò)外出審核，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度[1]。

1 內(nèi)部審核的組織

實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審工作，定期對(duì)管理體系進(jìn)行審核。所有評(píng)審工作應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)嵤?，確保糾正措施及預(yù)防措施在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。內(nèi)審員應(yīng)熟悉被審核部門(mén)的檢測(cè)工作，具備充分的理論知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，受過(guò)管理體系審核方面的培訓(xùn)。在條件允許的情況下，內(nèi)審員應(yīng)與被審核部門(mén)沒(méi)有直接責(zé)任關(guān)系，原則上不應(yīng)審核本人所從事或直接負(fù)責(zé)的工作。若在客觀條件不允許的情況下，一是必須有佐證材料證實(shí)內(nèi)審員所實(shí)施的審核公正有效；二是當(dāng)內(nèi)審員與所審核部門(mén)有直接責(zé)任關(guān)系時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)核查內(nèi)部審核的有效性及公正性。

2 提高實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核有效性

2.1 設(shè)立內(nèi)審員資格管理制度

實(shí)驗(yàn)室設(shè)立內(nèi)審員資格維持、晉升和淘汰規(guī)則，是激勵(lì)內(nèi)審員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提升自身專(zhuān)業(yè)水平的有效方式。電子電氣實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理部制定《內(nèi)審員資格認(rèn)定規(guī)范》，對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審員進(jìn)行資格認(rèn)定，使其符合資質(zhì)認(rèn)定規(guī)范要求。每次內(nèi)審活動(dòng)結(jié)束后，內(nèi)審組長(zhǎng)對(duì)內(nèi)審組成員表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，視其完成工作任務(wù)的質(zhì)量給予評(píng)分，最高5分，最低1分，分別為：5分（表現(xiàn)優(yōu)秀）、4分（表現(xiàn)良好）、3分（表現(xiàn)一般）、2分（表現(xiàn)差）、1分（表現(xiàn)很差）。內(nèi)審員連續(xù)5次內(nèi)審實(shí)踐中考評(píng)得分不低于3分，其中4次不低于4分的，即可晉升為資深內(nèi)審員。資深內(nèi)審員具備擔(dān)任內(nèi)審組長(zhǎng)的資格。內(nèi)審員連續(xù)3年未參加內(nèi)審實(shí)踐，原資格自動(dòng)取消，如重新被推薦，內(nèi)審員資格則需要重新開(kāi)始評(píng)定。

2.2 現(xiàn)場(chǎng)審核

現(xiàn)場(chǎng)審核是整個(gè)內(nèi)審工作的靈魂，現(xiàn)場(chǎng)審核獲得的信息將是考量質(zhì)量管理體系運(yùn)行是否有效的重要參考依據(jù)和評(píng)定證據(jù)。因此審核過(guò)程的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)及內(nèi)審員審核技巧的應(yīng)用成為審核成功的關(guān)鍵因素。現(xiàn)場(chǎng)審核中應(yīng)注意：

（1）突出主線(xiàn)，抓住效率實(shí)施審核時(shí)要把握好切入點(diǎn)，選擇好審核的路徑，抓大放小，不要糾纏于細(xì)節(jié)，心中要有數(shù)，對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題要進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，避免走馬觀花。例如進(jìn)行體系文件符合性檢查時(shí)，只要思路清楚、要求和方法明確，便于執(zhí)行人員明白就可以了，不要挑刺。

（2）用“客觀證據(jù)”說(shuō)話(huà)沒(méi)有客觀證據(jù)支撐的任何信息都不能作為判斷不符合的依據(jù)，客觀證據(jù)是以事實(shí)為基礎(chǔ)的，可陳述、可驗(yàn)證，不應(yīng)夾帶個(gè)人的猜想、推理的成分。客觀證據(jù)必須是有效的，如現(xiàn)行有效的質(zhì)量文件、授權(quán)人員簽發(fā)的報(bào)告等，被審核部門(mén)或崗位負(fù)責(zé)人的談話(huà)內(nèi)容通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證后也可作為客觀證據(jù)。內(nèi)審員應(yīng)靈活運(yùn)用好審核的技巧和策略，通過(guò)“聽(tīng)、看、問(wèn)、查”的方式收集情況和問(wèn)題，并到現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，一查到底，了解全貌。

（3）保持中立、公正的審核原則審核員必須始終以第三方的角度保持獨(dú)立性和公正性，尤其面對(duì)最高管理者時(shí)，不能因畏懼而私自消化或隱蓋不符合。只有管理層高度重視內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的不符合，一一整改到位，才能確保管理體系得到持續(xù)有效運(yùn)行。

（4）保證審核記錄的時(shí)效性審核中的所有發(fā)現(xiàn)都應(yīng)及時(shí)、如實(shí)予以記錄，嚴(yán)禁回憶追憶。記錄應(yīng)清楚、全面、易懂，便于查閱和追溯[2]。

2.3 合理制定審核計(jì)劃

制定內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃除需要考慮審核目的、范圍、依據(jù)、時(shí)間、審核組成員、日程安排、受審核部門(mén)、首末次會(huì)議時(shí)間、內(nèi)部審核報(bào)告分發(fā)時(shí)間等，還應(yīng)考慮受審核部門(mén)的實(shí)際運(yùn)作、審核員的專(zhuān)業(yè)背景和素質(zhì)。審核組人數(shù)應(yīng)與實(shí)驗(yàn)室的規(guī)模、審核范圍和審核時(shí)間相適應(yīng)，分工應(yīng)明確，確保審核充分無(wú)遺漏。審核計(jì)劃應(yīng)至少提前一周告知，使受審核部門(mén)妥善做好工作安排，并使審核員有足夠的準(zhǔn)備時(shí)間。

2.4 編制內(nèi)部審核報(bào)告

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保存完整的審核記錄。審核記錄應(yīng)包括:首次會(huì)議記錄、末次會(huì)議記錄、內(nèi)部審核檢查表，不符合項(xiàng)報(bào)告和內(nèi)部審核報(bào)告等。內(nèi)部審核檢查表可以按審核部門(mén)及要素列出，內(nèi)審員編制或采用適合本實(shí)驗(yàn)室的檢查表，每次內(nèi)審時(shí)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況靈活修改，檢查表的編制應(yīng)具有典型性、針對(duì)性、完整性并且適用，包括要審核的要素和部門(mén)、準(zhǔn)則的要求及具體的檢查方法、糾正措施、預(yù)防措施及改進(jìn)建議。內(nèi)部審核報(bào)告應(yīng)正確描述具體的缺陷領(lǐng)域，記錄發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)、明確不符合項(xiàng)的性質(zhì)、可能產(chǎn)生的原因、需要采取的糾正措施及要求完成整改的時(shí)間，并根據(jù)審核結(jié)果，編制內(nèi)部審核報(bào)告。內(nèi)部審核報(bào)告一般應(yīng)包括以下信息:審核目的、審核范圍、審核依據(jù)、不符合項(xiàng)及對(duì)應(yīng)的文件條款、采取的糾正措施及跟蹤驗(yàn)證情況等[3]。當(dāng)不符合影響檢測(cè)結(jié)果時(shí)，應(yīng)停止與此相關(guān)的活動(dòng)，直至確認(rèn)所采取的糾正措施達(dá)到了滿(mǎn)意效果，并甄別不符合可能危及的程度。對(duì)出具的證書(shū)有效性有異議時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知客戶(hù)。在下一次內(nèi)部審核時(shí)，對(duì)糾正措施的實(shí)施效果進(jìn)行核查，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審核的閉環(huán)管理。

3 結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部審核是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檢查質(zhì)量管理體系運(yùn)行質(zhì)量的重要方式，是體系運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的一環(huán)，對(duì)于改進(jìn)體系具有無(wú)可替代的作用。實(shí)驗(yàn)室只有高度重視內(nèi)部審核工作，不斷改善工作方法，才能充分發(fā)揮內(nèi)部審核的作用，從而提高管理水平和檢測(cè)數(shù)據(jù)結(jié)果的有效性。