企業(yè)檔案信息資源整合與利用

潘瑞鋒

陜西航天建設(shè)集團有限公司 陜西西安 710016

1 必須充分認識企業(yè)檔案信息資源整合與利用的重要性

世界步入信息化時代的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)等正在迅猛發(fā)展，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)呈現(xiàn)多樣化，企業(yè)檔案信息資源整合管理越發(fā)呈現(xiàn)出復(fù)雜化的態(tài)勢，需要企業(yè)內(nèi)部多個職能部門之間協(xié)調(diào)配合方能得以實施。在企業(yè)檔案信息資源整合管理工作發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)工作方式的弊端漸漸顯露。如今經(jīng)過發(fā)展，企業(yè)的檔案信息管理工作也從過去的傳統(tǒng)手工整理方式轉(zhuǎn)化為企業(yè)的整理和管理方式，就此層面說，企業(yè)檔案信息資源管理工作已經(jīng)取得了一定的成績。然而，隨著時代的發(fā)展變化，對企業(yè)檔案信息資源整合、利用提出了更高的要求，不僅需要收集管理信息，同時還需要用一種方式去整合這些已有的信息資源，在此基礎(chǔ)上加以開發(fā)和利用，使之轉(zhuǎn)化成為對社會經(jīng)濟發(fā)展以及文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展有用的資源。企業(yè)檔案信息資源整合與利用的新要求，也對檔案信息管理人員的思維觀念和業(yè)務(wù)能力提出了新的挑戰(zhàn)。必須充分認識企業(yè)檔案信息資源整合與利用的必要性，下功夫用力氣真抓實干，方能做好這項工作。

2 目前企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問題

分析與研究當前狀況，企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的主要問題如下：

2.1 企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

近年來，許多國家都投入大量資金和人力物力進行信息通訊基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，越來越多的國家意識到企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，也在積極引導企業(yè)為信息化建設(shè)創(chuàng)建良好的環(huán)境，方便企業(yè)開展電子商務(wù)活動。我國還屬于發(fā)展中國家，企業(yè)的信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，通信設(shè)備投資距離發(fā)達國家有一定差距，因此，在信息化時代，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)也比較相對薄弱。在這種前提下，企業(yè)難以大面積施展電子化的檔案信息資源管理。

2.2 檔案管理的標準化建立起步較晚

檔案管理建設(shè)的標準化水平偏低，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不及發(fā)達國家。我們國家的檔案標準化建設(shè)起步比發(fā)達國家晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)還不是很完善，同時在檔案管理標準化的認識上也有滯后性。目前，雖然有一些系統(tǒng)性管理的檔案管理軟件，但是尚不具備綜合功能，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)碎片化，未能形成統(tǒng)一標準，多數(shù)檔案管理單位也沒有統(tǒng)一的對標，缺乏整體性和延續(xù)性。近年來，一些企事業(yè)單位雖然建立了檔案數(shù)據(jù)庫，但也是標準化程度偏低，數(shù)據(jù)沒有規(guī)范性的控制，對社會起不到很好的服務(wù)作用。

2.3 檔案管理隊伍人員素質(zhì)較低

檔案管理的信息資源整合與利用，需要有先進的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)人員作為保障，但是目前的檔案管理人員尚缺乏系統(tǒng)性的管理意識，或者過于注重技術(shù)鉆研而忽視了對管理人員的工作綜合能力培養(yǎng)，這樣往往會導致管理人員的綜合素質(zhì)不能及時跟進，也會影響到檔案管理工作的水平提升。甚至于，很多企業(yè)還未認識到檔案信息資源整合與利用的重要性和緊迫性，從思想觀念上就已經(jīng)落后了，再加上管理人員缺乏對檔案管理的專業(yè)能力，勢必造成檔案管理工作的停滯不前。

2.4 我國檔案信息資源整合利用還缺乏網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)機制

現(xiàn)在，我國的企事業(yè)單位還沒有引進專業(yè)的檔案管理工具對檔案信息進行有效的管理，這對我國檔案管理工作造成了一定的不利影響。有些企業(yè)雖然認識到了檔案管理信息資源整合與利用的重要性，但是缺乏資金和人力、物力的投入，尚未采取有效的措施促成檔案信息資源整合。毋庸置疑，如果在網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)機制上多加資金投入和建設(shè)，對于企業(yè)檔案信息資源整合與利用是會非常有利的，這樣必然會加速企業(yè)的發(fā)展。

3 開展企業(yè)檔案信息資源整合與利用的方法

針對當前企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問題，特提出以下解決方法：

3.1 建立健全檔案信息資源整合的制度和標準

只有建立健全的檔案信息資源整合的制度和標準，才能夠使得企業(yè)檔案信息資源的整合和利用工作規(guī)范、有效地進行。首先要找到此項工作的主體，建立監(jiān)督、激勵和約束機制，對參與進來的人員要有明確的分工，有一個共同的目標，大家齊心協(xié)力地工作。在開展此項工作時，檔案部門本身的運行機制要做到規(guī)范、有序化，檔案功能的各個環(huán)節(jié)也能夠環(huán)環(huán)相扣、互相配合。

3.2 大力推進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，企業(yè)管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領(lǐng)域。建立完整的數(shù)據(jù)庫，需要運用到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、OA技術(shù)等現(xiàn)代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對信息的甄別、加工和處理。此外，還應(yīng)注重構(gòu)建技術(shù)平臺，開展新型的科技建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時代的大環(huán)境下，要用先進的信息技術(shù)設(shè)備作為依托，最終達到檔案信息的企業(yè)，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.3 加快檔案信息化建設(shè)

檔案信息資源整合與利用的關(guān)鍵在于檔案信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時代，檔案的信息化是整合檔案信息資源的基礎(chǔ)，建立完整、規(guī)范的企業(yè)檔案管理平臺，加快各類檔案資源的企業(yè)，對于新的電子文件，也應(yīng)該加強管控和保存，實現(xiàn)文件、文檔、音頻、照片、視頻等信息的及時處理和提煉，達到加速推進企業(yè)檔案信息資源整合與利用的目的。

3.4 強化檔案信息組織檔案信息組織

是指按照一定的原則和方法，依賴于先進的信息技術(shù)手段，將原來無序狀態(tài)的特定檔案信息經(jīng)過檔案信息組織，使其成為有秩序、系統(tǒng)化的檔案資源。經(jīng)過檔案信息組織加工過的檔案信息，能夠滿足用戶的多種檢索需求。傳統(tǒng)的檔案信息組織多局限于文本信息組織，采取的方法主要有責任者組織法、主題組織法和分類組織法等，通過索引、文章目錄、綜述等方式對檔案信息的內(nèi)容和特征進行概括，顯然功能過于簡單。檔案管理部門應(yīng)加大對信息技術(shù)研發(fā)力度，實現(xiàn)檔案信息組織具備人類大腦知識記憶的部分模擬功能，提升檔案信息組織的智能化水平，使檔案信息資源不僅能夠真實全面地反映信息本身記錄的內(nèi)容，還能夠順暢地幫助用戶提取獲得。

3.5 集成檔案信息資源

企業(yè)檔案資源整合并不是簡單地對檔案資源進行疊加，機械地對檔案信息資源進行抽取和利用，而是按照一定的標準，運用一定的技術(shù)，使數(shù)字檔案資源得到有效融合，通過各種類型檔案信息的交叉、匯總、集成，建立起由各種可利用資源組成的，具備一定結(jié)構(gòu)順序的用戶導航與查詢界面，進而為用戶提供檔案信息服務(wù)需求，更充分地實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的功能和價值。一方面，應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案資源與數(shù)字檔案資源的融合利用，重點解決傳統(tǒng)檔案資源與數(shù)字檔案資源在利用過程中的“各自為政”問題，通過對傳統(tǒng)檔案資源的合理轉(zhuǎn)化，擴大數(shù)字檔案資源規(guī)模，為檔案信息資源集成奠定堅實基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)明確檔案信息資源集成標準，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源與數(shù)字檔案資源的無縫銜接，通過對傳統(tǒng)檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源的組織和加工，提煉出有價值的檔案信息資源，實現(xiàn)有價值檔案信息的有效存儲和管理。此外，應(yīng)采用必要的技術(shù)方法和手段，實現(xiàn)檔案資源管理與服務(wù)的有效整合，提升檔案管理部門的服務(wù)范圍，重點發(fā)展企業(yè)檔案服務(wù)，重塑企業(yè)背景下的檔案服務(wù)模式，實現(xiàn)檔案信息資源集成服務(wù)效果最大化。

客觀現(xiàn)實表明，只有加強對企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，才能保障檔案管理水平科學有序的提升。由此可見，加強企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，進一步強化檔案信息資源的延續(xù)性管理，這是我國檔案事業(yè)進步與發(fā)展的必經(jīng)之路，我們應(yīng)該積極采取有效措施，加快這一管理方式的形成，這樣才能適應(yīng)檔案管理科學化、有序化。在信息化建設(shè)不斷推進的今天，對于信息的獲取和利用也越來越受到社會的廣泛關(guān)注。通過對企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，完全可以預(yù)見不僅會加快企業(yè)的發(fā)展，還會有效地提升企業(yè)檔案服務(wù)民眾、服務(wù)民生、服務(wù)于經(jīng)濟社會的整體功能。

4 結(jié)語

現(xiàn)代化的信息技術(shù)對于企業(yè)檔案資源的整合與利用具有重要影響，可以提升檔案資源的開發(fā)使用率，便于對檔案信息進行再加工，促使檔案資源的全面整合與優(yōu)化。如何對企業(yè)檔案信息資源進行整合與利用，使其成為共享的社會資源，本文進行了關(guān)注與研究，提出了整合的措施與辦法。