淺談新發(fā)展階段對企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)與能力的要求

程婉瑾 重慶燃?xì)饧瘓F(tuán)股份有限公司

檔案是企業(yè)建設(shè)發(fā)展與生產(chǎn)經(jīng)營重要的歷史見證者，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的有力憑證。因此檔案管理工作越來越受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的重視，同時(shí)這也對企業(yè)檔案管理人員的思想素質(zhì)、專業(yè)能力和管理水平提出了更高要求。檔案管理人員只有樹立牢固的檔案意識(shí)，培養(yǎng)強(qiáng)烈的責(zé)任感，憑借高度專業(yè)的技術(shù)能力才能在檔案管理中游刃有余，主動(dòng)作為、不斷創(chuàng)新，才能更好地提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀

(一)檔案意識(shí)不足

部分檔案管理人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，工作不主動(dòng)，滿足于各部門各科室上交什么，我們就收集什么，沒有主動(dòng)將工作沉下去，導(dǎo)致部分有價(jià)值的檔案沒做到應(yīng)收盡收，直接影響了檔案管理質(zhì)量[1]。主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：一是收集不全。檔案管理人員一般重點(diǎn)關(guān)注紙質(zhì)檔案的收集，對音頻、視頻、電子光盤等其他載體文件材料關(guān)注較少，收集較少；二是文件材料完整性打折扣，如個(gè)別文件存在有正文無附件，有請示無批復(fù)情況。三是檔案質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)，在科技檔案中，簽章不全、復(fù)印件混雜、表格填寫不完整等現(xiàn)象較為普遍，對實(shí)際利用效果造成一定影響。

(二)專業(yè)能力不足

檔案管理是一項(xiàng)需要有一定專業(yè)技能的工作，但目前大部分企業(yè)檔案管理人員身兼數(shù)職，因此其檔案專業(yè)技能水平有限，在檔案管理工作上投入的精力較少，個(gè)別檔案人員只是經(jīng)過簡單培訓(xùn)就上崗工作，缺乏對檔案收集、整理、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)流程的系統(tǒng)了解，在檔案管理工作中僅能對收集到的文件材料做到簡單處理，但與國家檔案管理相關(guān)規(guī)章制度要求存在較大差距，尤其是科技檔案需要檔案管理人員具備一定的工程管理相關(guān)知識(shí)和工程檔案編制整理知識(shí)。若缺乏專業(yè)技能和專業(yè)知識(shí)輔助，檔案質(zhì)量將無法得到有效保障，企業(yè)檔案管理將可能處于混亂無序之中。

(三)創(chuàng)新動(dòng)力不足

檔案管理工作與其他管理性工作相比，仍趨于傳統(tǒng)化，對人工操作的依賴性較大，并且因檔案保密性等特性的約束，可創(chuàng)新的空間較小。因此大部分檔案管理人員長期習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方式，在檔案管理如何創(chuàng)新、如何用信息化手段改進(jìn)上較為缺乏干勁。以檔案信息系統(tǒng)輔助檔案利用為例，雖然系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞精確查找提高了檔案查找效率，但如何更加優(yōu)化系統(tǒng)功能提升利用質(zhì)量，還有待檔案管理人員進(jìn)一步思考。

二、新發(fā)展階段檔案管理人員面臨的新形勢

新發(fā)展階段，科技創(chuàng)新成果不斷推陳出新，信息化、智能化手段的廣泛應(yīng)用對檔案管理人員提出了新的要求，也帶來了新的挑戰(zhàn)。一是信息技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式和手段[2]，它既帶來了便捷優(yōu)勢，同時(shí)也需要管理人員具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作水平，可以有效地運(yùn)用各種信息技術(shù)，解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題。二是隨著手機(jī)相機(jī)、掃描軟件的普遍應(yīng)用，檔案利用者對檔案信息提供的高效便捷提出了更高要求，越來越多的利用者希望通過手機(jī)照相或者手機(jī)掃描的方式獲取檔案信息，但因涉及到信息安全風(fēng)險(xiǎn)問題，檔案管理人員需要在檔案利用時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，有效甄別，始終對檔案信息安全保持較高的敏銳度和關(guān)注度，平衡好利用者需求與信息安全。三是綜合辦公系統(tǒng)在企業(yè)中普及使用，電子文件歸檔成為每年檔案管理討論的熱門話題，雖然現(xiàn)在仍以紙質(zhì)文件歸檔為主，但電子文件未來是否也將納入企業(yè)歸檔范圍、屆時(shí)如何整理入庫等都將成為檔案管理人員面臨的新問題。

三、企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力要求

(一)良好的職業(yè)素養(yǎng)

良好的職業(yè)素養(yǎng)是保證企業(yè)檔案管理工作有序開展的重要前提，是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要關(guān)鍵，也是檔案管理工作性質(zhì)的必然要求。第一，應(yīng)樹立牢固的檔案意識(shí)，主要是在工作中應(yīng)具備能發(fā)現(xiàn)、善發(fā)現(xiàn)檔案的能力，并為之能夠有效采取行動(dòng)做好收集歸檔，同時(shí)也能夠帶動(dòng)企業(yè)中其他工作者主動(dòng)收集、及時(shí)移交檔案。第二，應(yīng)具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，一是嚴(yán)格把好“收集關(guān)”，始終堅(jiān)持“應(yīng)收盡收、不漏不缺”原則，與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)、反映企業(yè)建設(shè)發(fā)展真實(shí)情況的各種載體材料均應(yīng)收集歸檔，對不及時(shí)移交檔案的部門科室提出要求，保障企業(yè)檔案收集的完整性；二是嚴(yán)格把好“質(zhì)量關(guān)”，始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，對每卷每件檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，對質(zhì)量不過關(guān)的檔案提出整改，未整改合格的檔案嚴(yán)禁入庫；三是嚴(yán)格把好“利用關(guān)”，清楚了解利用用途，對可能涉及信息泄露風(fēng)險(xiǎn)的情況及時(shí)制止；四是嚴(yán)格把好“保管關(guān)”，按照檔案庫房“八防”管理要求做好庫房管理，實(shí)時(shí)關(guān)注庫房設(shè)施設(shè)備情況，對物的不安全狀態(tài)及時(shí)防范、對人的不安全行為及時(shí)制止，有效保障檔案實(shí)體安全。第三，應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，檔案工作是一項(xiàng)機(jī)密性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員因其特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)[3]，因此必須具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，并且能夠正確處理好檔案保密與利用關(guān)系，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)管理決策、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展等各方面服好務(wù)。

(二)全面的專業(yè)技術(shù)能力

檔案是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，良好的專業(yè)能力是企業(yè)檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵。專業(yè)能力主要包含以下幾個(gè)方面：一是扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)。檔案工作的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，只有在專業(yè)理論的指導(dǎo)下進(jìn)行，才能事倍功半，少走彎路，減少盲目性[4]。因此，企業(yè)檔案管理人員必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案各項(xiàng)法律法規(guī)，熟悉掌握檔案編制、收集、整理、審核、歸檔等各項(xiàng)工作要求以及對檔案修護(hù)、裝裱應(yīng)有一定認(rèn)識(shí)和操作能力。二是一定的其他領(lǐng)域知識(shí)儲(chǔ)備。檔案管理看似僅涉及一項(xiàng)工作，但若對企業(yè)管理、工程建設(shè)、財(cái)務(wù)管理等相關(guān)內(nèi)容均不了解，將影響檔案審核把關(guān)質(zhì)量，以科技檔案為例，若不了解工程建設(shè)過程，那么也無法對科技檔案完整性、文件編制質(zhì)量等提出問題和要求。三是熟練的計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用能力。計(jì)算機(jī)在各領(lǐng)域中有效運(yùn)用切實(shí)增強(qiáng)了工作的便利性和質(zhì)量的提升，在檔案管理中的應(yīng)用亦然。因此檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，才能充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，為工作提供便利，促進(jìn)管理工作效率的提高，例如檔案信息系統(tǒng)的利用，不僅能夠應(yīng)用現(xiàn)有系統(tǒng)提供的功能，還應(yīng)該以檔案實(shí)際利用需求為指引，提升系統(tǒng)利用效果。

(三)較高的信息安全素質(zhì)

隨著企業(yè)科技創(chuàng)新步伐加快，信息化手段在企業(yè)中的普及程度越來越大，檔案管理人員的信息安全素質(zhì)直接關(guān)系到電子文件的安全及企業(yè)的數(shù)字化檔案信息安全。因此檔案管理人員對信息安全的敏銳度和責(zé)任感尤為重要。對企業(yè)檔案工作者來說，一方面是在檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建和使用上，檔案管理人員必須嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度聘用符合要求的服務(wù)機(jī)構(gòu)構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，并邀請企業(yè)中相關(guān)技術(shù)人員嚴(yán)格把關(guān)系統(tǒng)安全與穩(wěn)定，對系統(tǒng)使用權(quán)限進(jìn)行合理劃分界定，以便確保系統(tǒng)構(gòu)建及使用安全；另一方面在日常提供電子文件信息時(shí)，要對檔案利用者利用用途有清晰了解，保持較高的敏銳性，對不符合利用要求和可能有泄密風(fēng)險(xiǎn)的情況有一定的判斷，尤其是企業(yè)中涉密相對程度較高的電子文件利用，如電子光盤拷貝。

四、提升企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)和能力的建議

(一)健全檔案管理制度，提升檔案人員工作規(guī)范性

完善的檔案管理制度是確保檔案管理工作有序開展的有力手段。第一，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照國家、地方相關(guān)規(guī)章制度，因地制宜編制企業(yè)自身的檔案管理規(guī)范制度，既要有全面性的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，也應(yīng)有個(gè)別專業(yè)性檔案工作的實(shí)施細(xì)則或操作指南，既要符合上級標(biāo)準(zhǔn)要求，也應(yīng)接地氣、具有可操作性，便于檔案人員在實(shí)際工作中按規(guī)范執(zhí)行，增強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，減少或避免因不規(guī)范操作帶來的風(fēng)險(xiǎn)隱患。第二，與時(shí)俱進(jìn)更新制度規(guī)范，檔案制度不是一成不變，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)國家檔案局有關(guān)文件指示，積極對不適宜企業(yè)發(fā)展的檔案管理要求進(jìn)行整理和修改，使企業(yè)檔案管理制度始終保持與國家標(biāo)準(zhǔn)一致、與企業(yè)發(fā)展速度匹配。

(二)強(qiáng)化檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理水平

在新發(fā)展階段、新發(fā)展格局下，企業(yè)檔案管理要進(jìn)一步提升，關(guān)鍵在于需要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)與培養(yǎng)。一方面，除了從企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)對檔案人員專業(yè)技能培訓(xùn)外，也應(yīng)從外部積極吸收引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才。同時(shí)為穩(wěn)固檔案人才隊(duì)伍，應(yīng)從績效考核、職稱評定、崗位晉升等各方面綜合考慮，明確企業(yè)檔案管理人員能者上，以優(yōu)秀人才帶動(dòng)檔案管理工作，助推檔案管理保持高水平發(fā)展。

(三)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提升人員專業(yè)技能

一是對新加入的檔案管理人員做好崗前培訓(xùn)，使其具備基本的檔案素養(yǎng)及能力，了解基本的專業(yè)知識(shí)，能夠基本處理好專業(yè)檔案工作。二是對長期從事檔案管理工作的人員及時(shí)經(jīng)常性地開展繼續(xù)教育，擴(kuò)大專業(yè)知識(shí)覆蓋面，傳授檔案管理領(lǐng)域中的新知識(shí)新技術(shù)，不斷豐富其專業(yè)理論。三是以學(xué)習(xí)交流的方式開展互助式培訓(xùn)，即邀請優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員介紹經(jīng)驗(yàn)方法，或者以參觀方式學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)檔案管理模式。

時(shí)代的進(jìn)步與創(chuàng)新在有效地改善日常生活的同時(shí)，也對檔案管理人員的實(shí)際工作提出了新的挑戰(zhàn)與新的要求。企業(yè)檔案管理人員必須緊跟時(shí)代的步伐，主動(dòng)適應(yīng)新發(fā)展階段各項(xiàng)要求，全面掌握各項(xiàng)檔案專業(yè)技能，熟練應(yīng)用信息化工具，以高度的責(zé)任感、踏實(shí)的工作態(tài)度、扎實(shí)的工作作風(fēng)，不斷促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平邁上新臺(tái)階。