淺談辦公用品的倉儲與發(fā)放流程信息化管理

廖倪躍 武漢電力職業(yè)技術(shù)學院

一、辦公用品倉儲及發(fā)放管理現(xiàn)狀

辦公用品的倉儲與發(fā)放兩個環(huán)節(jié)是單位整個物資日常管理的核心部分。目前單位仍然采用的是人工方式對辦公用品的倉儲和發(fā)放進行管理。

入庫時，倉儲管理人員按實際數(shù)量與配送人員交接，整個過程全程手工清點入庫；出庫時，各部門領(lǐng)取人員會根據(jù)根據(jù)部門流轉(zhuǎn)步驟，按各自部門所需的物品列清單到倉庫領(lǐng)用，倉庫管理人員現(xiàn)場手工記錄登記，之后再錄入電腦。整個過程看似簡單，但是始終還是以人工模式為主，隨著物資數(shù)量增多，倉儲管理人員的工作量也大幅度上升，甚至在此過程中會出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，導致一些數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，需要重新清點計算，降低工作效率。

人工流程效率低，面臨快節(jié)奏的工作需要，已經(jīng)不再適應信息化時代。所以，現(xiàn)在需要對單位的辦公用品管理進行信息化應用，以加強辦公用品日常管理各環(huán)節(jié)的嚴格管控，并對各類信息進行詳細的統(tǒng)計分析，借助信息化管理手段，將無紙化辦公應用到辦公用品倉儲與發(fā)放管理上，節(jié)約資源的同時，還可將管理數(shù)據(jù)電子化，方便單位匯總分析，提升管理效率。

二、辦公用品倉儲與發(fā)放流程中存在的問題

根據(jù)電院目前的辦公用品倉儲與發(fā)放管理模式，在實施過程中還存在著以下幾個方面的問題。

(一)單位辦公用品的出入庫全部采用手工方式，這就讓辦公用品倉儲管理人員的工作量劇增、查詢統(tǒng)計出現(xiàn)困難的問題。除此以外，在進行手工核算的過程中，辦公用品管理人員當場記錄、錄入，會因領(lǐng)用人員過多，現(xiàn)場混雜，可能導致辦公用品臺賬記錄不準的問題，這就為辦公物品的倉儲發(fā)放賬目不合理問題的產(chǎn)生埋下了伏筆。

(二)在辦公用品的領(lǐng)用過程中，單位仍然采取紙質(zhì)審批為主的管理方式，在審批過程中因領(lǐng)導開會、出差等原因無法進行審批，致使該領(lǐng)取行為中止，對于急需的辦公用品無法及時供應，降低了辦公效率；同時，整個紙質(zhì)審批簽署使得單位辦公用品管理部門的主管領(lǐng)導和單位高層管理人員無法對辦公用品的使用情況進行實時掌握，也無法對辦公用品倉儲與發(fā)放整體數(shù)據(jù)情況有一個匯總了解，這就會對單位辦公用品管理效率的提升帶來不利影響。

(三)在辦公用品倉儲過程中，辦公用品入庫后的擺放無信息化輔助管理，是由倉庫保管員人工直接按類別放至貨架，但因品種較多，部門人員領(lǐng)用時因貨物堆積，不能準確找出所需物品位置；同時，領(lǐng)用人員領(lǐng)取后需倉儲管理員手工登記出庫，如果存在所需用品較多，管理員有可能出現(xiàn)出庫數(shù)量登記誤差，領(lǐng)取人員也會在倉庫長等待時間等待，這一過程耗時過長，也會降低工作效率。

三、辦公用品倉儲與發(fā)放流程的信息化管理措施

(一)辦公用品申領(lǐng)審批流程信息化

目前，電院對物資申請審批仍走的線下流程，因相關(guān)人員出差、開會等原因未能按時簽字審批，就會耽誤辦公用品的領(lǐng)取時間節(jié)點，降低辦公效率。如果能夠構(gòu)建信息化系統(tǒng)，相關(guān)人員無論是開會還是出差，都能在電腦或手機App上簽批，電子簽批代替了原有的紙質(zhì)會簽，只要需要，就能推送審批信息，隨時進行審批流程。例如，在辦公用品采購申領(lǐng)流程的應用過程中，辦公用品的申領(lǐng)人首先要完成系統(tǒng)中填列領(lǐng)用申請單和明細的環(huán)節(jié)，提交后能自動流轉(zhuǎn)至下一級審批人，審批人就可以通過電腦或手機App在系統(tǒng)中完成批量審批。審批后的信息就會流轉(zhuǎn)至采購管理人員和倉庫保管人員進行下一節(jié)點流轉(zhuǎn)。同時，各節(jié)點管理人員能夠在信息后臺端口實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總、分析，對辦公用品倉儲與發(fā)放整體數(shù)據(jù)情況進行了解掌握。

(二)辦公用品倉儲管理信息化

目前，技培中心引進的信息化只是單一的入庫出庫的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)只能簡單的將辦公用品倉儲的單價、數(shù)量手工輸入形成電子信息形式，完全不能夠達到流程全信息的化的目的。因“超市化”模式的推行，可以借鑒超市的出入庫、物品上架流程管理進行探究，引進更為優(yōu)化的信息系統(tǒng)。辦公用品在入庫出庫時可以使用超市掃碼槍，對每項貨品進行貼碼，掃碼信息連動計算機端口，將貨品的型號、數(shù)量、單價自動錄入系統(tǒng)內(nèi)，出庫時同理，掃碼聯(lián)動出庫，系統(tǒng)內(nèi)倉儲信息及時更新及掌握，申領(lǐng)人在信息化平臺的申領(lǐng)信息和倉儲管理系統(tǒng)中出庫信息一一對應，方便月末清點工作。倉庫中倉儲物品分類、分層擺放并配有專屬條形碼標識，整潔規(guī)范的同時提高物品查找效率，為實現(xiàn)高效率出庫作保障，這種電子手段的運用，對辦公用品的管理效率的提升起到了促進作用。

(三)倉儲臺賬管理信息化

將之前的紙質(zhì)臺賬升級變更為電子臺賬，根據(jù)出入庫信息數(shù)據(jù)的聯(lián)動，所有物品都已經(jīng)具有自己的“身份證”，倉儲管理員根據(jù)本月系統(tǒng)中出入庫信息，在信息化平臺同步辦公用品的臺賬。便于日后檢查工作時，方便查詢后臺數(shù)據(jù)，即可知曉辦公物資的倉儲情況。同時，申請人、審批人及相關(guān)人員都可實時查看辦公用品的剩余數(shù)量，便于采購人員進行提前采購儲備和領(lǐng)用申請人查看數(shù)據(jù)進行申請信息填寫。針對重點低值易耗、固定資產(chǎn)等需確定歸屬人及歸屬地的物資，通過出庫時信息平臺錄入后，能夠在系統(tǒng)中對去處等數(shù)據(jù)可查。

綜上所述，在信息化發(fā)展的現(xiàn)今，需要單位充分認識到物資倉儲管理信息化的發(fā)展趨勢，要利用好手邊的工具，利用好信息化手段來實現(xiàn)功能更優(yōu)的倉儲管理信息系，才能使工作效率提高，進一步提高單位的辦公用品使用效率和管理水平。