論如何加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)

張 丹

（鶴崗市人民防空辦公室，黑龍江 鶴崗 150000）

0 引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息成為企業(yè)出奇制勝的關(guān)鍵，大部分企業(yè)獲得較高利潤(rùn)的原因是充分利用了信息資源，所以，企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，重視信息化建設(shè)，才是其取得更好發(fā)展的關(guān)鍵。在傳統(tǒng)的內(nèi)部控制體系中，融入信息化內(nèi)容，能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，是因?yàn)閮?nèi)部控制效率的提升，可以有效消除內(nèi)部信息壁壘，確保內(nèi)部各部門(mén)團(tuán)結(jié)一致，配合更加默契，企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)行效率不斷提升。但目前來(lái)看，我國(guó)的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，內(nèi)部信息化建設(shè)問(wèn)題始終存在問(wèn)題，各部門(mén)人員對(duì)其認(rèn)識(shí)不正確，不愿意支持信息化建設(shè)，仍舊持對(duì)信息保密的態(tài)度，企業(yè)內(nèi)部的信息壁壘始終沒(méi)有消除。所以，企業(yè)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)中，需要找到其問(wèn)題所在，加以解決。

1 內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 存在嚴(yán)重的信息壁壘

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)中，普遍存在信息壁壘。主要原因在于，企業(yè)中的各個(gè)部門(mén)工作內(nèi)容不同，都具有一定專業(yè)性，對(duì)部門(mén)人員來(lái)說(shuō)，核心內(nèi)容的流失，意味著自身工作可能被替代，從而出現(xiàn)失業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)各部門(mén)的人員對(duì)自身的信息內(nèi)容呈現(xiàn)出嚴(yán)格保密的態(tài)勢(shì)，因而導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)的信息內(nèi)容，是其他部門(mén)乃至于領(lǐng)導(dǎo)層也無(wú)法窺探的。往往部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)層的溝通，就是其是否完成了領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的任務(wù)，而其中技術(shù)層面的內(nèi)容，并未開(kāi)放，導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部信息壁壘極為嚴(yán)重。

1.2 企業(yè)人員存在意識(shí)問(wèn)題

一直以來(lái)，我國(guó)的企業(yè)文化都不夠完善，直接后果是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和員工層始終難以和諧共處，領(lǐng)導(dǎo)層的決策被員工認(rèn)為是對(duì)自身的壓榨，這種想法和我國(guó)很多大型企業(yè)對(duì)人力資源高度壓榨的現(xiàn)象有著密切的關(guān)系。因而，在企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)的過(guò)程中，部分企業(yè)員工的態(tài)度是反對(duì)的。內(nèi)部控制信息化的建設(shè)是希望通過(guò)信息化的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的高度掌控，從而了解員工工作技術(shù)的核心內(nèi)容，方便后續(xù)通過(guò)現(xiàn)代化建設(shè)取代人工，因而企業(yè)人員不愿意支持該項(xiàng)目建設(shè)。

1.3 內(nèi)部控制信息化中軟件部分內(nèi)容薄弱

雖然我國(guó)部分企業(yè)已經(jīng)初步完成了內(nèi)部控制信息化建設(shè)，但實(shí)際上建設(shè)的內(nèi)容還處于初級(jí)階段。在軟件方面，所謂的內(nèi)部控制信息化建設(shè)，僅僅是一個(gè)基礎(chǔ)的信息共享系統(tǒng)，甚至部分企業(yè)還沒(méi)有形成系統(tǒng)，而是采用工作群、工作論壇等方式，或者依托于其他軟件，實(shí)現(xiàn)信息的交流，如釘釘、領(lǐng)英等。導(dǎo)致軟件方面的內(nèi)容根本無(wú)法有效地發(fā)揮實(shí)際效果，甚至從某些方面來(lái)看，借用其他軟件來(lái)完成的信息溝通，存在很大的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 缺乏相關(guān)的專業(yè)人才

內(nèi)部控制信息化建設(shè)，需要相關(guān)工作人員具有綜合能力，一方面要懂得內(nèi)部管理的知識(shí)，另一方面需要具有信息技術(shù)知識(shí)，所以，對(duì)人才的要求非常高。但目前我國(guó)的企業(yè)普遍不愿意為了內(nèi)部控制信息化建設(shè)而付出更多的人力資源成本，只是單純地選擇現(xiàn)有的管理人員來(lái)學(xué)習(xí)專業(yè)的信息化技術(shù)知識(shí)，并要求管理人員建設(shè)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)。從實(shí)際效果上來(lái)看，并不能滿足企業(yè)的要求，而且超出了傳統(tǒng)管理人員的能力范疇。

2 加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部信息環(huán)境

對(duì)企業(yè)而言，內(nèi)部控制信息化建設(shè)的前提是做好內(nèi)部信息環(huán)境的優(yōu)化，如果各個(gè)部門(mén)不能充分地分享部門(mén)的信息，那么內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)也就沒(méi)有任何作用，在系統(tǒng)中無(wú)法找到任何信息內(nèi)容，所以，還是需要從基礎(chǔ)做起，只有各個(gè)部門(mén)同意將內(nèi)部信息內(nèi)容進(jìn)行公開(kāi)，才能開(kāi)展信息化系統(tǒng)的建設(shè)，否則信息化系統(tǒng)的建設(shè)效果會(huì)大打折扣。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)起到帶頭作用，從自身做起，將企業(yè)的一些關(guān)鍵信息在內(nèi)部公示，實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)容的透明化，尤其是要公開(kāi)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的薪酬和待遇等，讓員工看到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，雖然領(lǐng)導(dǎo)過(guò)高的收入可能導(dǎo)致企業(yè)員工的不滿，但從其公開(kāi)的態(tài)度上來(lái)說(shuō)，可以確定的是，員工會(huì)在懇談以后，理解薪酬方面的內(nèi)容，并且可以將其轉(zhuǎn)換為工作的動(dòng)力。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要堅(jiān)定內(nèi)部控制信息化建設(shè)的理念，向各個(gè)部門(mén)傳達(dá)配合信息化建設(shè)的工作理念，確保各個(gè)部門(mén)了解領(lǐng)導(dǎo)層的態(tài)度，并且明確地認(rèn)識(shí)到企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的必然要求，任何部門(mén)的反對(duì)都沒(méi)有效果，并且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該明確地表示，任何軟抵制行為都將受到制裁。在實(shí)際工作中，合理整合各部門(mén)的詳細(xì)信息，嚴(yán)格把控員工相關(guān)工作內(nèi)容與工作質(zhì)量。對(duì)在實(shí)際工作內(nèi)容中，上傳虛假信息的部門(mén)和人員嚴(yán)懲不貸，并杜絕過(guò)度美化的材料內(nèi)容，從而保證系統(tǒng)中的信息內(nèi)容是公司最真實(shí)的情況。企業(yè)的管理層也應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化建設(shè)制訂相應(yīng)的方案，各個(gè)部門(mén)基于自身不同的特性，應(yīng)該有自身特殊的管理方式，雖然管理的方式不同，但是要得到相同的建設(shè)效果。部門(mén)最終要將內(nèi)部的信息內(nèi)容上傳到系統(tǒng)之中，對(duì)各部門(mén)管理人員的調(diào)控，目的是為了消除員工的排斥情緒，給員工一定的選擇空間。最后，還要注意提高企業(yè)員工的綜合素質(zhì)。內(nèi)部信息系統(tǒng)建設(shè)后，系統(tǒng)內(nèi)關(guān)于企業(yè)的核心內(nèi)容會(huì)非常多，雖然因?yàn)闄?quán)限制度，絕大部分企業(yè)員工無(wú)法看到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)核心內(nèi)容，但并不意味著員工可以隨意泄露企業(yè)的核心機(jī)密，所以要對(duì)員工進(jìn)行思想政治教育。

2.2 樹(shù)立正確的內(nèi)部管理意識(shí)

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，內(nèi)部控制信息化建設(shè)，是企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部秩序的核心辦法之一，也順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，但基于領(lǐng)導(dǎo)層和員工層之間的關(guān)系，員工始終不愿意按照既定的要求，配合完成建設(shè)，所以，要給員工樹(shù)立正確的內(nèi)部管理意識(shí)。只有擁有信息化管理意識(shí)的員工才能更加深刻地了解內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要性，尤其是知道企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，可能會(huì)遇到各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，如果不能通過(guò)強(qiáng)大的內(nèi)部力量應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)很可能就會(huì)消失在時(shí)代的浪潮中，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)力發(fā)放薪酬，甚至員工失業(yè)。只有保證員工自身的利益和企業(yè)的發(fā)展，員工才能發(fā)自內(nèi)心地接受信息化建設(shè)工作，進(jìn)而配合企業(yè)的工作，幫助企業(yè)更好地開(kāi)展信息化建設(shè)。尤其是在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中，絕大部分的人員都是基層工作人員，管理層和領(lǐng)導(dǎo)層的人員數(shù)量非常少，所以基礎(chǔ)工作還是需要基層人員來(lái)完成，基層員工的意識(shí)提升了，后續(xù)的工作才能更好地完成，否則就會(huì)出現(xiàn)很大的問(wèn)題。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容以信息化管理內(nèi)容為核心，講解的內(nèi)容也不需要過(guò)于專業(yè)，主要是讓員工了解信息化管理的作用和效果即可。同時(shí)，不僅要培養(yǎng)普通員工對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，更要增強(qiáng)管理層對(duì)相關(guān)信息化內(nèi)容的理解。應(yīng)用內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的人員主要是管理層，所以，管理層同樣要參與培訓(xùn)，起到身先士卒的作用。

2.3 加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化軟件研發(fā)投入

企業(yè)在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中，所強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容主要是系統(tǒng)的建設(shè)，傳統(tǒng)的建設(shè)方式問(wèn)題很大，所以當(dāng)前要加大對(duì)內(nèi)部控制信息化軟件研發(fā)的投入。為了保證信息化軟件研發(fā)資金的充足，企業(yè)可以設(shè)立專項(xiàng)基金，此資金內(nèi)容僅能用于內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作，不能應(yīng)用在其他的地方，任何部門(mén)不得以任何理由挪用，同時(shí)，此資金在內(nèi)部控制信息化軟件沒(méi)有完成建設(shè)以前，屬于常設(shè)內(nèi)容，需要定期注入資金，有需求的情況下，直接使用，若是資金不足，可以等待后續(xù)的資金投入。同時(shí)，企業(yè)也可以調(diào)整資金配置規(guī)劃，將大量的資金投入到軟件的開(kāi)發(fā)中，保證軟件開(kāi)發(fā)資金的充足。但在轉(zhuǎn)移資金規(guī)劃的過(guò)程中，需要考慮的是企業(yè)的實(shí)際資金情況，只有在不影響企業(yè)其他部門(mén)正常運(yùn)行的情況下，才能進(jìn)行資金的注入，就是說(shuō)，注入的資金只能是企業(yè)的閑置資金，而不能是戰(zhàn)略資金。因此，合理地規(guī)劃資金，成了財(cái)務(wù)部門(mén)的核心業(yè)務(wù)之一，要明確地標(biāo)注出能注入的資金數(shù)量以及需要注入的時(shí)間。

2.4 組建專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)是內(nèi)部控制信息化建設(shè)的核心要素，只有人才數(shù)量充足，才能保證工作流程更加順暢。因此，目前企業(yè)需要組建專業(yè)的內(nèi)部控制信息化人才團(tuán)隊(duì)。其主要的操作辦法有兩個(gè)：第一個(gè)是招聘。招聘主要是找到此方面的人才，并通過(guò)高待遇高薪酬獲得人才，這是目前最有效的辦法。第二個(gè)是校企合作。主要是基于人才儲(chǔ)備而出現(xiàn)的戰(zhàn)略內(nèi)容，是利用大學(xué)的人才培養(yǎng)能力，為企業(yè)提供更多的優(yōu)質(zhì)人才，滿足企業(yè)的后續(xù)人才需求。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前信息時(shí)代的主要特征是數(shù)據(jù)信息的高度泛濫，互聯(lián)網(wǎng)上的信息繁多，但其真實(shí)性有待考察，總體來(lái)說(shuō)，在企業(yè)的發(fā)展中，若能充分地利用這些有用的信息資源，企業(yè)會(huì)獲得更好的發(fā)展契機(jī)，因而，企業(yè)的信息化建設(shè)成為其中的關(guān)鍵。而在企業(yè)想要獲取外部信息的同時(shí)，先要做好內(nèi)部控制建設(shè)，內(nèi)部各部門(mén)團(tuán)結(jié)一致，才能讓企業(yè)在面對(duì)外來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，有更多的精力去解決。因此，調(diào)整企業(yè)員工的觀念，改善內(nèi)部信息環(huán)境，并從軟件入手，做好內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的建設(shè)，才是強(qiáng)化內(nèi)部控制信息化的核心辦法，不僅能讓內(nèi)部控制工作更好地完成，還可以讓內(nèi)部控制信息化和其他的信息化建設(shè)變成一個(gè)完整的信息化體系。