高校人事檔案管理歸檔存在的問(wèn)題及策略研究

文/王全云

一、高校人事檔案管理和歸檔的必要性

高校人事檔案包括各階段的工作成績(jī)單、黨團(tuán)資料、獎(jiǎng)懲證明、工作經(jīng)歷等，是高校長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中不斷形成和積累起來(lái)的具有重要價(jià)值的歷史資料，也是學(xué)校工作的綜合反映和歷史記錄。

高校檔案主要來(lái)自內(nèi)部和外部，前者是學(xué)校及其所屬部門(mén)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成；后者是學(xué)校的上級(jí)主管部門(mén)、平行的或其他領(lǐng)域相關(guān)部門(mén)的文件材料。其內(nèi)容涉及學(xué)校教學(xué)、科研、管理等方面，如學(xué)校黨委會(huì)議精神文件、黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要、上級(jí)部門(mén)對(duì)學(xué)院建設(shè)發(fā)展中的重要批示、學(xué)院重大事項(xiàng)的請(qǐng)示、學(xué)院與企業(yè)簽訂的合作協(xié)議等材料。

二、高校人事檔案管理歸檔存在的主要問(wèn)題

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第二十七條規(guī)定：“需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，主辦機(jī)關(guān)要對(duì)原件進(jìn)行歸檔，復(fù)印件則由相關(guān)機(jī)關(guān)進(jìn)行保管?！币罁?jù)這項(xiàng)規(guī)定，筆者所在學(xué)校的檔案管理和歸檔工作主要由“校辦”牽頭負(fù)責(zé)[1]。各二級(jí)學(xué)院和部門(mén)將歸檔公文整理裝盒后，移交學(xué)校檔案室集中保管。經(jīng)過(guò)多年的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及對(duì)高校人事檔案管理工作的系統(tǒng)分析，發(fā)現(xiàn)檔案的歸檔及管理工作主要存在以下幾方面問(wèn)題。

（一）歸檔管理的制度有待完善

首先，檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)和繁雜的工作，涉及信息的采集、分類、保存、分析和統(tǒng)計(jì)等。根據(jù)筆者調(diào)查，發(fā)現(xiàn)目前大多數(shù)高校檔案管理工作是由行政人員兼職管理，在相應(yīng)的管理制度和管理辦法方面還存在空缺，容易出現(xiàn)檔案管理工作的責(zé)任劃分不明確，配合度不好，檔案歸檔、存儲(chǔ)、管理存在問(wèn)題。另外，由于二級(jí)學(xué)院的檔案管理體制問(wèn)題使管理人員對(duì)檔案的保密觀念薄弱，學(xué)院對(duì)檔案的使用和查閱沒(méi)有完善的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范查閱借用的流程，也影響檔案完好率。

其次，現(xiàn)階段歸檔管理中大多數(shù)是以電子形式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與發(fā)送，這就要求檔案歸檔管理人員必須加強(qiáng)信息化意識(shí)，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)信息化管理模式。檔案信息化管理是高校檔案管理改革的新方向，這就要建立一套能滿足大數(shù)據(jù)的信息化檔案管理機(jī)制和制度。

（二）歸檔材料的界定有待探討

2006年12月，國(guó)家檔案局公布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，該項(xiàng)規(guī)定的實(shí)施對(duì)各黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和建設(shè)具有普遍的指導(dǎo)意義。與此同時(shí)，促進(jìn)了依法建檔治檔、規(guī)范了檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)和檔案資源，對(duì)提高檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)有巨大的推動(dòng)作用[2]。該項(xiàng)規(guī)定還界定了歸檔文件材料范圍和保管期限、歸檔文件材料整理的目的和要求。

價(jià)值界定是整理歸檔的前提和基礎(chǔ)。歸檔目的是將有價(jià)值的、重要的文件材料予以保留，將無(wú)價(jià)值的文件材料剔除。二級(jí)學(xué)院涉及面廣，如黨群部門(mén)、行政部門(mén)、國(guó)際交流中心、教科研部門(mén)、后勤、招標(biāo)等諸多門(mén)類，檔案材料種類繁多、數(shù)量龐大。由院辦來(lái)統(tǒng)一界定歸檔材料范圍和類別，其界定工作很容易導(dǎo)致重要文件漏歸，或是將無(wú)保存價(jià)值的文件材料列入歸檔范圍。

除此之外，二級(jí)學(xué)院對(duì)其他材料進(jìn)行歸檔的效果不佳。因兼職歸檔和管理人員既沒(méi)有全面、連續(xù)地依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《文書(shū)檔案保管期限表》對(duì)整個(gè)學(xué)院的材料進(jìn)行匯總、分類分析甄別和有效的歸檔管理，也沒(méi)有專門(mén)的檔案保存區(qū)域，無(wú)法對(duì)長(zhǎng)達(dá)數(shù)十年的龐大素材進(jìn)行保存。

（三）歸檔管理人員的認(rèn)知有待提升

首先，在日常工作中，檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，意識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新的必要性。結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)信息多樣化、復(fù)雜化的發(fā)展特點(diǎn)，應(yīng)用歸檔軟件整理好檔案數(shù)據(jù)信息。提升檔案管理人員的工作技能至關(guān)重要，增強(qiáng)檔案管理信息化水平，也使其認(rèn)識(shí)到檔案歸檔管理的終極目標(biāo)是提高檔案的利用價(jià)值。

其次，加強(qiáng)檔案歸檔管理的全員責(zé)任感。在歸檔管理工作中，需要將工作落實(shí)到人。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注檔案管理工作，要求所有教職工都要學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》和學(xué)校的歸檔文件要求，了解高校學(xué)生相關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限，從而提高歸檔材料的全面性，歸檔管理的全員參與度和責(zé)任感。

（四）歸檔管理的模式有待擴(kuò)充

信息技術(shù)的合理使用能夠大幅度提高人事檔案管理工作的有效性和規(guī)范性。目前較多高校檔案管理工作仍在使用紙質(zhì)檔案，很難適應(yīng)和滿足當(dāng)前的歸檔管理需求，也容易造成一系列的問(wèn)題。需要結(jié)合高校工作特征和現(xiàn)狀，暫行實(shí)施傳統(tǒng)紙質(zhì)與信息數(shù)字化雙套制歸檔，擴(kuò)充歸檔管理的模式，如建立數(shù)據(jù)庫(kù)方便電子檔案的調(diào)取、創(chuàng)新技術(shù)規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)[3]。

三、高校人事檔案管理歸檔的策略研究

（一）進(jìn)一步健全檔案管理制度

完善管理機(jī)制，出臺(tái)具有高度統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為高校檔案歸檔管理工作提供依據(jù)。制定和執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，要切合實(shí)際、落地有聲，結(jié)合工作的特殊性來(lái)開(kāi)展。建立健全檔案信息監(jiān)管制度體系，有序進(jìn)行檔案歸檔和管理工作。

完善檔案安全管理制度。合理選擇存儲(chǔ)設(shè)備、安全管理設(shè)施，安排人員定期檢查檔案的設(shè)備使用情況。對(duì)出現(xiàn)的故障做好記錄，對(duì)易發(fā)生故障的設(shè)備要準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案，做好防盜、防磁、防火、防水及監(jiān)控系統(tǒng)的保護(hù)性工作。

（二）動(dòng)態(tài)界定范圍、準(zhǔn)確鑒定價(jià)值

并非所有經(jīng)手的文件材料都有歸檔價(jià)值。筆者每年度開(kāi)展的歸檔管理工作的難點(diǎn)是如何判斷歸檔范圍。實(shí)踐證明，最為有效的方法是依據(jù)檔案管理工作內(nèi)容，將高校各部門(mén)與檔案之間的關(guān)系整理清楚，從管理工作全面覆蓋的角度出發(fā)，將檔案管理工作與各部門(mén)的職能聯(lián)系起來(lái)。與各部門(mén)之間的聯(lián)系越密切，說(shuō)明歸檔工作的價(jià)值越高。將整理出對(duì)高校管理工作具有憑證作用及研究?jī)r(jià)值的材料進(jìn)行歸檔，動(dòng)態(tài)篩選和鑒定文件，確定歸檔范圍，不漏歸、不亂歸[4]。

歸檔的重點(diǎn)是本校本院發(fā)布的全局性、綜合性的文件材料，不需要?dú)w檔的材料，如學(xué)校普發(fā)的供參閱、參考、落實(shí)的文件，以及無(wú)長(zhǎng)期保存價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件[5]。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在此基礎(chǔ)上，建立科學(xué)動(dòng)態(tài)的增員機(jī)制，配備專業(yè)專職檔案管理人員，完善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。通過(guò)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍配備完善管理層次結(jié)構(gòu)，達(dá)到檔案管理專業(yè)人員的配比、增強(qiáng)隊(duì)伍的穩(wěn)定性以及應(yīng)對(duì)人員流動(dòng)性大等問(wèn)題。

增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員自身的思想政治素養(yǎng)、責(zé)任感、敬業(yè)精神、管理意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)。學(xué)習(xí)《保密法》《檔案法》以及高職院校管理等相關(guān)制度，提高工作人員的法律意識(shí)，切實(shí)維護(hù)檔案材料的管理工作。

通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)習(xí)得相關(guān)的檔案管理技術(shù)。增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的警惕性，制定應(yīng)急方案，對(duì)數(shù)據(jù)文檔及時(shí)備份，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)電子檔案的安全性。

（四）創(chuàng)建在線歸檔的模式

當(dāng)前高校都在大力建設(shè)數(shù)字化校園，越來(lái)越多的線上辦公方式，創(chuàng)建在線歸檔的模式已成為大勢(shì)所趨。將高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向檔案館進(jìn)行在線歸檔。信息化線上歸檔可以提升檔案管理的質(zhì)量和效率，也要求人事管理人員在檔案管理中，需要積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)管理軟件。但是，針對(duì)高校檔案中涉密、內(nèi)部不予公開(kāi)的文檔，需按照文件的保密管理規(guī)定，實(shí)施在線歸檔。

四、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)信息化背景下，高校人事檔案管理工作需要不斷探索新的模式，提高檔案利用率，更好地為人才儲(chǔ)備、資源開(kāi)發(fā)等方面服務(wù)。目前，檔案管理人員在拓寬他們視野的同時(shí)，還需掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)、管理理念與相關(guān)軟件使用等信息化技術(shù)，以提升工作質(zhì)量和效率，提升責(zé)任感和專業(yè)度，變“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”，推動(dòng)高校檔案管理的完善與發(fā)展。