基于大數(shù)據(jù)思維的高校人事檔案體系建設(shè)

文/江蘇第二師范學(xué)院綜合檔案館 陳婧曙

一、高校人事檔案現(xiàn)狀分析

不少高校普遍缺乏科學(xué)合理的人事檔案體系和管理機制，對材料形成的節(jié)點不明確，對歸檔責(zé)任的劃分不明晰，對部門協(xié)作的管控不清楚，加上信息資源共享系統(tǒng)缺乏，導(dǎo)致人事檔案在高校各項工作中邊緣化。

（一）流程管控及業(yè)務(wù)操作不夠精細(xì)。很多高校疏于對人事檔案工作流程及業(yè)務(wù)操作的管控，以筆者接觸過的某高校為例，該高校人事檔案室館藏約2000卷，設(shè)有兩名專職管理人員，卻整天忙得不可開交。經(jīng)過深入調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，管理人員感到繁重的不僅包括檔案業(yè)務(wù)，還包括對歷史遺留問題的糾錯和彌補，比如某正高職稱干部的檔案缺少副高職稱評審表，因時隔多年，負(fù)責(zé)職稱評審及文件管理的崗位幾經(jīng)調(diào)整，現(xiàn)任管理者對前人工作概不負(fù)責(zé)，導(dǎo)致多方查找無果，此類檔案經(jīng)歷斷層現(xiàn)象屢見不鮮，耗費了人事檔案管理人員大量時間和精力。筆者認(rèn)為造成這種現(xiàn)象的原因有二：一是集中化管理起步較晚，信息更新不同步，材料歸檔不及時；二是過程管控粗放，缺乏明確的問責(zé)制度和審核標(biāo)準(zhǔn)，交接手續(xù)不明確，部門之間互相推諉，以致材料不合規(guī)不合法乃至缺失。

（二）資源開發(fā)有限，重“藏”輕用。由于高校組織人事部門在干部選拔、人事決策、量化考核等工作中不斷產(chǎn)生人事檔案，同時這些工作又需要人事檔案持續(xù)地提供原始數(shù)據(jù)支撐，從文件生命周期理論看，人事檔案從形成到利用應(yīng)是一個循環(huán)往復(fù)的閉環(huán)。然而，不少高校往往實行單線管理，重“收”不重“用”。首先，檔案信息來源單一，缺乏針對性，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性不高，質(zhì)與量均不過關(guān)，無法反映教職工全貌；其次，檔案系統(tǒng)“孤島化”，檔案信息涵蓋范圍狹窄，缺乏前瞻性，例如人事檔案專項審核過后，變更信息只存在審檔部門系統(tǒng)中，若未與其他部門進行溝通和反饋，則下一輪人事變動后形成的材料仍然是認(rèn)定前的信息，致使人事檔案成為一紙空文，無法為高校人力資源發(fā)展提供有力支撐。

（三）傳統(tǒng)人事檔案管理模式弊端凸顯。雖然我國推進人事檔案數(shù)據(jù)化的建議提倡已久，但能付諸實踐的指導(dǎo)性意見并未完全落實，加上我國政策規(guī)定人事檔案不能與本人見面，當(dāng)下高校人事檔案管理仍以封閉式的實體管理為主，雖說這種管理模式有利于組織人事部門通過既定數(shù)據(jù)掌握教職工基本信息，維護組織人事工作的權(quán)威性，但從長遠(yuǎn)來看，問題不少：首先，以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的工作模式無法滿足新時期信息資源管理需求，大量重復(fù)性的勞動不可避免，增加了人事檔案管理成本和難度；其次，人事檔案知情權(quán)缺位勢必導(dǎo)致信息不對等，若無行之有效的檔案實體監(jiān)管措施，則會無形中增加了人為操控的風(fēng)險，在材料形成和數(shù)據(jù)采集層面就存在很多漏洞，也談不上檔案資源的高效優(yōu)質(zhì)開發(fā)；再次，不少高?！肮苋瞬块T不管檔，管檔部門不管人”，組織人事與檔案職權(quán)分裂，系統(tǒng)對接不力，資源共享體系缺乏，數(shù)據(jù)深度挖掘不夠，決策層對人事檔案信息不夠重視，管理人員服務(wù)和共享意識淡薄，致使人事檔案在各項工作中覆蓋程度低下，甚至長期處于休眠狀態(tài)。

二、構(gòu)建高校人事檔案體系的實踐意義

構(gòu)建人事檔案體系的核心在于將組織人事和檔案工作整合成為有機聯(lián)系的系統(tǒng)。2015年10月，黨的十八屆五中全會提出：“實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進數(shù)據(jù)資源開放共享”，將大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略上升到國家層面。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)高校人事檔案體系，能夠平衡組織人事與檔案信息工作的運行，鞏固人事檔案在組織人事中的核心支撐地位，使組織、人事、檔案三者形成相互促進和補充的有機整體。

（一）有助于提高人事檔案流程管控精細(xì)化程度。通過搭建人事檔案全過程管理工作平臺，進一步明確人事檔案管理過程中的各項職責(zé)，能夠有效解決組織、人事、檔案部門各自為政的問題，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的精準(zhǔn)分析功能，使人事檔案每一個工作環(huán)節(jié)都具備明確的流程關(guān)聯(lián)和審核機制，當(dāng)干部信息發(fā)生變動時，體系內(nèi)的各部門與之相關(guān)的信息都會配套進行更新，避免因信息不對等造成的數(shù)據(jù)偏差，當(dāng)后續(xù)檔案審核發(fā)現(xiàn)問題時，能夠通過系統(tǒng)留痕迅速定位問題材料經(jīng)辦人，從根本上杜絕推諉現(xiàn)象，有助于轉(zhuǎn)變以往粗放的人事檔案管理模式，提升人事檔案流程管控的精細(xì)化程度。

（二）有助于提升人事檔案管理水平。人事檔案客觀反映著每個人的“人生軌跡”，正是這種原始記錄性，使人事檔案成為組織人事工作中的可靠憑證。且人事檔案不僅是某個崗位的職責(zé)，也是高校組織人事工作水平的直觀反映，人事檔案體系既與組織人事工作系統(tǒng)存在信息、數(shù)據(jù)和資源方面的聯(lián)系，又有因其原始依據(jù)作用保持著相對的獨立性。通過構(gòu)建人事檔案體系，使高校決策層認(rèn)識到人事檔案工作的重要性，使組織人事部門創(chuàng)新管理理念，從整體性的角度開展工作，使人事檔案工作者從被動的管理模式中解脫出來，強化責(zé)任意識和服務(wù)意識，從全過程性和全員性的角度提升人事檔案管理水平。

（三）有助于提升高校人力資源配置水平?！案咝ｉ_展人事檔案管理工作是為了優(yōu)化配置資源，主要目標(biāo)是服務(wù)于高校的發(fā)展，為高校制定決策提供可參考的數(shù)據(jù)資源，充分發(fā)揮人事檔案信息價值?！蓖ㄟ^建立組織、人事、檔案工作的系統(tǒng)化工作平臺，將人事檔案信息與教職工基本信息進行融合，能夠使失真材料得以糾正，使信息更新得以同步，這樣既可以從源頭避免因單一的人工操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤，又可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對師資隊伍進行統(tǒng)計、分析和預(yù)測，使人事檔案資源在高校組織人事工作中的依據(jù)作用得以發(fā)揮，為優(yōu)化高校人才隊伍建設(shè)作出貢獻。

三、構(gòu)建高校人事檔案體系的舉措

通過搭建大數(shù)據(jù)平臺，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對組織、人事、檔案系統(tǒng)平臺和數(shù)據(jù)庫進行關(guān)聯(lián)、統(tǒng)計、提取和分析，讓數(shù)據(jù)提供決策信息，發(fā)揮大數(shù)據(jù)分析和預(yù)測的核心價值，形成直觀和多維度的“個人畫像”，使人事檔案信息得到精準(zhǔn)采集、規(guī)范管理和針對應(yīng)用，最終實現(xiàn)人事檔案的全過程管控。

（一）轉(zhuǎn)變管理模式。1.通過統(tǒng)籌組織人事與檔案工作，梳理組織人事數(shù)據(jù)信息運行的節(jié)點流程，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理人員的職能定位，適度開放組織人事工作權(quán)限，提升人事檔案在組織人事工作中的參與度，使人事檔案與組織人事各項業(yè)務(wù)緊密相連。比如推行干部檔案任前審核制度，讓檔案工作者參與到干部選拔工作中，使人事檔案成為組織考察干部的基本依據(jù)，這樣既能杜絕干部“帶病提拔”，維護干部工作的權(quán)威性，又能從源頭上保障后續(xù)歸檔文件質(zhì)量。2.重視部門協(xié)作，將人事檔案工作同時納入組織、人事、檔案部門的業(yè)績考核體系。建立人事檔案信息追溯和問責(zé)機制，規(guī)范人事檔案形成部門對信息和數(shù)據(jù)的組織和管理，確保人事檔案信息各個流程節(jié)點有據(jù)可查，責(zé)任到人，避免出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)系統(tǒng)管控平臺。1.完成存量數(shù)字化，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)存；完善人事檔案系統(tǒng)建設(shè)，根據(jù)檔案內(nèi)容提取基本信息錄入檔案管理系統(tǒng)；搭建信息資源共享平臺，將人事檔案數(shù)據(jù)庫與組織和人事信息數(shù)據(jù)庫融合，根據(jù)檔案信息核驗教職工基本信息，重點審查姓名、籍貫、“三齡兩歷”、職稱等，形成客觀、完整的教職工信息數(shù)據(jù)庫，即保護原始數(shù)據(jù)信息不被篡改，又使人事檔案內(nèi)容的呈現(xiàn)形式不再受困于手動翻閱，提高工作效率。2.推行增量電子化，“及時把電子文件歸檔接收并納入檔案部門管理、納入檔案信息資源體系”，在辦公局域網(wǎng)內(nèi)選擇性地開放人事檔案信息采集端口，整合分散在組織、人事等部門的人事檔案，實行紙質(zhì)文件與電子文件雙套歸檔，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)仁侄危?shù)據(jù)集約化交換機制與渠道，聯(lián)通各相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)采集和接收終端，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息批量采集和集中處理。

（三）建立持續(xù)改進的質(zhì)量保障體系。1.建立健全人事檔案管理體制。結(jié)合本校人力資源配置趨勢，以國家相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向，建立符合各高校實際的人事檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，將其列入學(xué)校整體制度建設(shè)的模塊中，并根據(jù)新時期人事檔案工作體制改革作出相應(yīng)調(diào)整。2.加強人事檔案數(shù)字技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，搭建數(shù)據(jù)共享平臺，統(tǒng)一各操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸接口，簡化數(shù)據(jù)采集和移交的操作界面，確保檔案數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)功能模塊間運轉(zhuǎn)的流暢性；其次，明確人事檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如信息目錄、數(shù)據(jù)格式、采集范圍等，為后續(xù)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠順利地嵌入運行提供保障。3.加強人事檔案信息安全保障建設(shè)。規(guī)范各操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平臺的管理，一方面，高校在啟用數(shù)字化外包服務(wù)時，應(yīng)審查外包公司保密資質(zhì)，并全程參與數(shù)字化外包監(jiān)控，確保檔案實體和信息安全；另一方面，建立系統(tǒng)風(fēng)險防控體系和信息安全評估機制，制定系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)故障應(yīng)急預(yù)案，依托密鑰加密、身份識別、訪問監(jiān)控等技術(shù)，對存在的安全隱患應(yīng)及時整改落實，確保人事檔案信息采集、存儲、交接等運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境受控。

四、結(jié)語

“大數(shù)據(jù)”是數(shù)據(jù)存儲和技術(shù)應(yīng)用的有機結(jié)合，為順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求，高校應(yīng)轉(zhuǎn)變以往將人事檔案定性為“一家之事”的狹隘觀念，創(chuàng)新管理理念，提高管理水平，提升服務(wù)效用，讓人事檔案走出“深閨”，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建人事檔案工作體系，充分利用人事檔案信息資源，實現(xiàn)組織人事和檔案工作的合作共贏。