淺析企業(yè)人力資源信息化建設

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 代青

一、人力資源管理信息化建設的意義

（一）人力資源管理信息化建設是必然路徑。人力資源管理圍繞著“人”，涵蓋人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理六大模塊，是環(huán)環(huán)相扣、專業(yè)性強、復雜度高的管理系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)管理有很高的要求。隨著市場競爭日趨激烈，信息管理的手段和效率發(fā)生了質的飛躍，企業(yè)之間的競爭已經(jīng)不局限于產(chǎn)品和服務，而是越來越聚焦在管理和人才的較量。大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等數(shù)據(jù)手段和OA（辦公自動化）、CRM（客戶關系管理）、ERP（企業(yè)資源計劃）等企業(yè)信息化技術成為企業(yè)管理主流。傳統(tǒng)的、粗放的管理手段已經(jīng)難以實現(xiàn)管理出效益。只有深入推進人力資源管理的信息化建設，才能做好人才資源的開發(fā)培育和管理的精準量化，實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

（二）提升人力資源管理水平。人力資源管理信息化建設全面采集和整合信息，實現(xiàn)人力信息數(shù)據(jù)的可視化，使企業(yè)管理者對人才結構有直觀而清晰的認知，方便管理者監(jiān)管和決策，也使各項工作有明確的流程和規(guī)范，極大地提高了管理的標準化和精細化程度。基于大數(shù)據(jù)建立的員工崗位能力素質模型，有助于在員工的招聘、配置中做到人崗匹配，實現(xiàn)圍繞著人力資源規(guī)劃、招聘、培訓、績效、薪酬和勞動關系等的全周期動態(tài)人力資源管理，強化人才隊伍建設。此外，利用信息化手段實現(xiàn)如勞動合同、勞動考勤、社保福利等版塊的自動化管理，大大提升了管理效率，減少了人為誤差，將人力資源管理者從細碎、繁復的日常業(yè)務中解放出來，更多地聚焦戰(zhàn)略和規(guī)劃，提升人力資源管理的站位和層次。

（三）激發(fā)組織活性，挖掘組織潛能。人力資源信息化管理平臺是一個集成的知識系統(tǒng)，使員工能夠通過平臺充分知曉企業(yè)的戰(zhàn)略目標和發(fā)展愿景，了解企業(yè)的人才資源、管理規(guī)定、考核激勵、薪酬福利和職位空缺等，進行自我信息維護和能力評估，找準自己在公司人才資源中的定位、短板及發(fā)展方向，進行內(nèi)部崗位競聘、評優(yōu)評先或項目申報，實現(xiàn)自我和組織發(fā)展的協(xié)同。在此過程中，組織內(nèi)部各相關方的連接與交互變得高效、密切，組織、人與管理機制保持高度聯(lián)動，組織的響應速度和敏銳度大大提升，員工的參與感和主人翁意識增強，個體和組織的潛能得到充分的挖掘和釋放。

二、人力資源管理信息化建設的原則

（一）適應企業(yè)實際情況。一方面，人力資源信息化建設是大勢所趨，有其必要性；另一方面，也需要認識到這是一項需要耗費大量人力和財力的工程，必須結合企業(yè)的實際情況，量力而行，不能操之過急，用力過猛，更不能本末倒置，為了信息化而信息化。在推進信息化建設的進程中，要以助力企業(yè)發(fā)展為第一要義，統(tǒng)籌考慮公司發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化、企業(yè)規(guī)模和管理效益、信息系統(tǒng)的開發(fā)建設能力、風險控制能力、硬件和軟件設備情況、公司規(guī)章制度是否完善、企業(yè)管理人員接受程度、人力資源從業(yè)人員能力水平等實際情況，有步驟有計劃、漸進式地開展相關工作，讓信息化真正促進管理提升，而非管理的負累。

（二）整體籌劃，保持系統(tǒng)性和延展性。人力資源管理工作的系統(tǒng)性強，部門內(nèi)各個版塊之間有高度的相關性，比如人員基本信息與培訓開發(fā)、薪酬福利、績效管理等都是直接相關的；部門外與財務管理、人員外事管理等相關模塊聯(lián)動。人力資源管理信息系統(tǒng)要實現(xiàn)全流程、全模塊的信息化，就要以整體籌劃、逐個建立為原則，在建立之初即充分考慮關聯(lián)性，提供開放性的數(shù)據(jù)接口，使其與外部系統(tǒng)進行有效對接，形成聯(lián)動和校驗機制，增強系統(tǒng)實用性和科學性，減少重復工作，提升管理效率。

（三）兼顧開放性與封閉性。人力資源管理的部分工作直接面向全體員工，比如勞動考勤、工作時間、教育培訓等；另一部分工作有嚴格的保密性，比如員工的基本信息和個人檔案資料、薪酬績效、干部考察、重要事項的醞釀階段等。人力資源管理信息化平臺建設要兼顧開放性和封閉性，對于按照法律法規(guī)和政策規(guī)定應該公開的事項，要按照程序公開，依法公開，增加透明度，接受員工監(jiān)督，增加員工參與感。在系統(tǒng)設置上提供個人平臺供員工登錄查詢、維護、知悉，將工會組織和職工代表的審議流程納入考慮，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導入導出及與外部系統(tǒng)的無縫連接。對于保密性工作，要采用信息加密技術，對關鍵數(shù)據(jù)進行加密存儲；建立日志文件，跟蹤記錄用戶對系統(tǒng)每一次操作的詳細情況；設定用戶對系統(tǒng)不同模塊的不同級別操作權限，確保人力資源信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定。

（四）持續(xù)建設，不斷優(yōu)化。人力資源信息化建設不是一蹴而就的，是一項循序漸進、不斷完善的持續(xù)性工作。人力資源管理工作政策性、時效性強，人力資源信息系統(tǒng)的搭建基于政策法規(guī)，要隨新政策、新規(guī)定而不斷更新、優(yōu)化，也要實時修訂使用中遇到的問題，提升用戶體驗和界面友好度，使操作變得直觀便捷。此外，隨著用戶量和使用量的積累，將產(chǎn)生諸多有價值的數(shù)據(jù)，人力資源信息系統(tǒng)的持續(xù)建設要圍繞數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析，形成如人員負荷情況、加班趨勢、人員離職原因、人力資源缺口等重要分析，用大數(shù)據(jù)提升人力資源管理水平，實現(xiàn)自動化管理甚至智能決策。

三、人力資源管理信息化建設的步驟

（一）加強宣貫，提升認識。要做好人力資源信息化建設，第一步就是要加強宣貫，從管理層到執(zhí)行層，從人力資源從業(yè)人員到公司全員，全面提升認識、統(tǒng)一認識，強化數(shù)據(jù)認知，明確人力資源信息化建設的重要意義，將其列為公司重點工作，分解為公司戰(zhàn)略目標和相關部門的業(yè)績考核指標。公司管理層尤其要深刻認識到人力資源信息化建設是新興信息技術條件下的必然選擇，可以成立由公司領導為主要負責人的工作專班，有效調動資源、推動工作，強化內(nèi)部協(xié)調，為信息化建設提供人、財、物的組織保障。

（二）規(guī)范管理，做好基礎工作。人力資源管理信息化平臺順利搭建和有效運行的基礎是管理制度完善、部門分工合理、部門職責明確、工作流程清晰。信息化建設的主旨是管理提升，是基于傳統(tǒng)管理手段的創(chuàng)新方式。在傳統(tǒng)管理工作規(guī)范、完善的基礎上，信息化建設能起到錦上添花的作用，但它絕不是解決管理問題的途徑。如果公司本身制度建設薄弱，管理充滿隨意性、無章可循，部門之間分工不合理，職責不明晰，扯皮、推諉多，工作流程混亂，那信息化建設將無從下手，管理出效益更無從談起。

（三）總體規(guī)劃，明確建設步驟。人力資源管理信息化建設周期長，涉及版塊多。在信息化建設之初，企業(yè)就要對此項工作的總體建設時長、費用、軟硬件設施、分為多少個階段、每個階段的主要任務等有明確的規(guī)劃，有的放矢，保持一定的靈活度，便于實時調整。作為信息化建設的基礎工作，企業(yè)需要評估自身的專業(yè)技術能力，權衡成本和收益，決定是自建或外購信息化系統(tǒng)。在推進各版塊的建設步驟方面，可以按照從簡單、直觀、基礎到精準、復雜、專業(yè)的順序，從組織機構管理、人員信息管理、人員變動管理、人員合同管理等著手，逐步推進到招聘管理、培訓管理、工作時間管理，再進一步深入到薪酬管理、福利管理、績效考核管理等。

（四）強化人才培育，打造信息化建設團隊。不管是傳統(tǒng)的管理手段還是信息化管理手段，“人”都是影響管理水平的決定性因素，人的認知和能力直接影響到信息化建設的質量。要做好人力資源信息化建設，不僅要提升人力資源從業(yè)者和信息技術人員的政策水平、知識儲備、工作能力，更要提升公司全員使用信息技術手段獲取資源的能力。公司可將重點工作、重點項目鋪開，設立試點工程，建立專項團隊，形成示范效應，將成功經(jīng)驗有效推廣。與此同時，加強員工信息技術專題培訓，精挑課程，引入培訓機構或選拔內(nèi)部培訓講師，有針對性地開展信息化培訓。

四、結語

人力資源信息化建設有助于提升人力資源管理水平，激發(fā)組織活性，挖掘組織潛能，促進公司持續(xù)健康發(fā)展，是公司需要深入探索和研究的方向。與此同時，公司也應該認識到，人力資源管理信息化建設必須從公司實際情況出發(fā)，是一項持續(xù)性工程，要整體籌劃，保持系統(tǒng)性和延展性，兼顧開放性與封閉性，確保信息安全、系統(tǒng)穩(wěn)定，量力而行，穩(wěn)步推進。