人才引進(jìn)中的人事檔案作用和應(yīng)用

文/吉林省梨樹縣人才引進(jìn)服務(wù)中心 李琳

我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入快速發(fā)展的時(shí)期，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系不斷完善，人才流動(dòng)的速度也因此加快。在這樣的背景之下，檔案管理工作顯得尤為重要，尤其對(duì)人事檔案管理產(chǎn)生了較大的影響。目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)變得越來越激烈，主要實(shí)行雙向選擇的機(jī)制開展人才引進(jìn)工作，但是單位需要借助一定的中介或是載體來進(jìn)行選擇?；诖耍耸聶n案是人才引進(jìn)當(dāng)中非常重要的一部分，并且人事檔案在其中起到了不可替代的重要作用。

一、人事檔案是單位引進(jìn)并了解人才的重要途徑

目前大部分單位在引進(jìn)、招聘人才的過程中，往往依據(jù)應(yīng)聘者的學(xué)歷、簡(jiǎn)歷、筆試以及面試等多方面的信息和資料對(duì)人才進(jìn)行分析，但是這些資料和信息對(duì)人才綜合素質(zhì)的考察并不全面。所以在這樣的條件之下，用人單位很難準(zhǔn)確選擇出具有全面的、高素質(zhì)型人才，并且對(duì)人才缺乏足夠的了解。所以對(duì)人才的學(xué)歷、簡(jiǎn)歷、筆試以及面試成績(jī)進(jìn)行分析并不全面，這些資料的準(zhǔn)確度以及可信度是非常低的，未能幫助單位準(zhǔn)確、真實(shí)地了解到人才的基本情況以及個(gè)人素質(zhì)。在進(jìn)行人才引進(jìn)的過程中需要根據(jù)崗位的要求，匹配具有相同素質(zhì)的人才，若想做到這一點(diǎn)，需要借助到人事檔案其中的資料和信息。人事檔案當(dāng)中的材料，可以更加全面地反映出一個(gè)人的思想道德、知識(shí)能力、興趣愛好等多方面的素養(yǎng)，這些基本素質(zhì)可以幫助用人單位更加準(zhǔn)確地了解應(yīng)聘者身上的特性，判斷其是否具有可培養(yǎng)的潛力。不僅如此，人事檔案具有較高的可信度，所以人事檔案當(dāng)中的資料可以較為準(zhǔn)確地反映出個(gè)人的素養(yǎng)，幫助用人單位更為準(zhǔn)確地了解、引進(jìn)人才。在開展引進(jìn)人才工作之初，就需要非常重視人事檔案的審查工作，并通過人事檔案當(dāng)中的資料掌握人才的全面素質(zhì)，做到用人所長(zhǎng)、避人所短。

二、人事檔案是了解人才的權(quán)威資料

人才引進(jìn)工作具有階段性、表現(xiàn)性等特點(diǎn)，被招聘人員所提供的學(xué)歷、簡(jiǎn)歷、筆試、面試等材料，可以針對(duì)性地對(duì)一些資料進(jìn)行掩飾，這樣盡可能地避免讓招聘人員了解自己的缺點(diǎn)和弱點(diǎn)，并在招聘過程中充分發(fā)揮出自身的長(zhǎng)處和才智。這樣雖然可能會(huì)得到招聘人員的欣賞，但是卻很容易誤導(dǎo)招聘人員，無(wú)法及時(shí)、全面的反映人才的綜合素養(yǎng)。但是，人才檔案當(dāng)中的信息和資料可以更加全面地反映出人才的綜合素養(yǎng)，這是因?yàn)槿耸聶n案當(dāng)中的信息和資料，不僅可以了解到個(gè)人的學(xué)歷、簡(jiǎn)歷等多方面的信息，還可以了解到其性格、興趣愛好以及業(yè)務(wù)水平等多方面的信息，所以人事檔案其中的信息是較為公正的，是了解人才的權(quán)威資料。

三、人事檔案是幫助招聘單位了解人才防干擾的工具

用人單位在開展人才引進(jìn)工作的過程中，往往會(huì)受到各方面因素的干擾和影響，由于這些影響和干擾的作用，常常對(duì)人才引進(jìn)造成誤判。常見的一些托關(guān)系、請(qǐng)客、送禮等行為，給用人單位人才引進(jìn)工作產(chǎn)生了不良的影響，使得工作具有一定的片面性和局限性，不能將更好的人才引進(jìn)到適合的崗位當(dāng)中。但是人事檔案當(dāng)中的資料可以全面地反映出人才的個(gè)人信息，其中詳細(xì)記載著個(gè)人的教育、培訓(xùn)等多方面的歷史信息，可以更加全面地考察、了解并引進(jìn)人才，是招聘工作非常重要的工具。用人單位可以根據(jù)人事檔案當(dāng)中的信息對(duì)號(hào)入座，將最優(yōu)秀的人才放在最合適的崗位，做到知人善用，讓人才在相應(yīng)的崗位最大程度發(fā)揮出自身的作用，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。所以人事檔案可以盡可能避免短時(shí)間接觸的片面性，以及依靠人際關(guān)系所帶來的不良影響。

四、人事檔案可以提高引進(jìn)人才的全面素質(zhì)

目前人事檔案在人才引進(jìn)工作中未能引起足夠的重視，其所體現(xiàn)出來的作用以及重要性明顯減弱，其中表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，在建立人事檔案的時(shí)候，未能嚴(yán)肅對(duì)待人事檔案的管理工作；其次，人才本人未能注重自身檔案的管理，重視程度有所減弱；最后，用人單位未能對(duì)人事檔案給予一定的重視。綜上來看，其根本原因在于人事檔案的管理工作未能引起各方的注意和重視。

單位領(lǐng)導(dǎo)以及人事部門在對(duì)個(gè)人進(jìn)行管理的時(shí)候，人事檔案是非常重要的依據(jù)，人事檔案將一個(gè)人以往的表現(xiàn)都記錄其中。但是，現(xiàn)在很多人未能重視和關(guān)注到個(gè)人檔案，甚至不了解自己人事檔案當(dāng)中有哪些內(nèi)容，甚至很多人并不知道自己是否具有人事檔案，并抱有無(wú)所謂的態(tài)度。也因此，很多人未能及時(shí)約束到自身的道德品質(zhì)、行為規(guī)范以及政治思想，甚至還出現(xiàn)人生理想觀念不正確的想法，這些問題都加大了開展人事管理工作的難度，使得很多人的綜合素質(zhì)下降。基于此，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加強(qiáng)并改進(jìn)人事檔案管理工作，這也是解決這些問題最有效的方式。

五、人事檔案是維護(hù)職工自身利益的重要保障

養(yǎng)老保險(xiǎn)金的籌集需要在國(guó)家、企業(yè)以及個(gè)人三者的基礎(chǔ)之上建立，并且在發(fā)放的時(shí)候需要根據(jù)個(gè)人統(tǒng)籌項(xiàng)目的退休費(fèi)用總額來進(jìn)行發(fā)放。人事檔案會(huì)對(duì)職工繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)金等進(jìn)行記錄，并且人事檔案當(dāng)中記錄的工齡、工種以及年齡等多個(gè)信息都會(huì)成為養(yǎng)老金發(fā)放的主要依據(jù)。有時(shí)候會(huì)受到一些因素的影響，造成企業(yè)發(fā)放的養(yǎng)老金和實(shí)際出現(xiàn)了一定的誤差，或者是參保人員發(fā)現(xiàn)自己年齡、工種等信息并不準(zhǔn)確，需要找到相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行更正。一旦遇到上述的這些情況，相關(guān)部門不會(huì)片面進(jìn)行改動(dòng)，首先就會(huì)對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱，并且需要人事檔案部門出具相應(yīng)的證明之后才可以決定是否可以更改。人事檔案對(duì)維護(hù)職工切身的利益起到了非常重要的作用，對(duì)于員工來說，無(wú)論是職稱評(píng)審、福利待遇，還是財(cái)產(chǎn)繼承等事宜都是需要依據(jù)人事檔案作為主要的依據(jù)。

六、在人才引進(jìn)工作當(dāng)中需重視的人事檔案問題

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案的認(rèn)知。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)人事檔案管理工作提高重視，并在自身單位進(jìn)行廣泛的宣傳和教育，確保用人單位可以充分地了解到人事檔案對(duì)個(gè)人的重要性。需要讓更多的人認(rèn)知到人事檔案可以反映出個(gè)人業(yè)績(jī)以及個(gè)人信用等多方面的信息，也因此具有了一定的約束，保障他們可以在學(xué)習(xí)、生活、工作當(dāng)中嚴(yán)格要求自己，對(duì)自己的言行起到一定的束縛作用，并努力在自己的人事檔案當(dāng)中增添一些有利于個(gè)人的內(nèi)容和信息。

（二）做好收集工作，提高檔案質(zhì)量。首先，在開展人事檔案管理工作的過程中，需要嚴(yán)格遵守實(shí)事求是的原則，對(duì)其中信息進(jìn)行管理的時(shí)候避免教條主義這些毫無(wú)作用的程序化語(yǔ)言，并杜絕弄虛作假行為。只有這樣人事檔案的材料才真實(shí)可信，并從根本上提高個(gè)人對(duì)人事檔案管理的重視程度以及關(guān)注度，在日常的各個(gè)方面對(duì)自己起到約束，從而達(dá)到管理人才的最終效果。其次，人事檔案當(dāng)中還可以盡可能地增加一些內(nèi)容，最好可以體現(xiàn)出個(gè)人的特點(diǎn)，例如性格特征、專業(yè)能力以及性格愛好等，并對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行疏通，這樣對(duì)提升人事檔案利用價(jià)值起到重要的作用。需要嚴(yán)格把關(guān)人事檔案的管理工作，只有這樣人事檔案當(dāng)中的信息和資料，才可以更加真實(shí)地反映出一個(gè)人的綜合素養(yǎng)，幫助用人單位得到權(quán)威的人才資料。

（三）增強(qiáng)服務(wù)功能，提升管理人員素質(zhì)。若想順利開展人事管理工作，人事檔案是其中非常重要的一項(xiàng)?；诖?，應(yīng)當(dāng)切實(shí)增強(qiáng)人事檔案工作針對(duì)人才市場(chǎng)的服務(wù)功能，隨著現(xiàn)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，開拓檔案事業(yè)的發(fā)展是一條全新的道路。檔案工作者需要認(rèn)知到人事檔案的重要性，并且在這個(gè)前提之下建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相融合的機(jī)制，這為市場(chǎng)上人才的合理流動(dòng)創(chuàng)造了良好的條件，并為社會(huì)主義文明的建設(shè)提供了一定的幫助。人事檔案管理工作人員，需要嚴(yán)格管理人事檔案的建檔工作，并且不斷充實(shí)人事檔案當(dāng)中內(nèi)容，保障人事檔案其中內(nèi)容的真實(shí)性。只有這樣，人事檔案中的內(nèi)容才可以更加準(zhǔn)確、全面地反映出人才的綜合素質(zhì)。也只有這樣，人事檔案工作才發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。人事檔案管理工作可以保障其中資料的全面性、真實(shí)性，在現(xiàn)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的背景下，為人才引進(jìn)以及人力資源的開發(fā)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

七、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案是檔案管理工作當(dāng)中非常重要的一個(gè)部分，并且人事檔案管理對(duì)人才引進(jìn)工作起到了非常重要的作用?；诖耍瑧?yīng)當(dāng)嚴(yán)格對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，這樣不僅可以約束人才的行為，起到一定的規(guī)范作用，還可以保障人才引進(jìn)工作的順利開展，并得到有效的執(zhí)行，做到知人善用。