地方高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題及對(duì)策研究
——以湖州師范學(xué)院為例

文/湖州師范學(xué)院檔案館 趙麗彬

地方高校教學(xué)檔案管理分為校級(jí)教學(xué)檔案管理和院級(jí)教學(xué)檔案管理兩部分。學(xué)校檔案館主要收集學(xué)校教務(wù)處在工作中形成的教學(xué)檔案，如學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績(jī)、學(xué)位授予、教學(xué)獎(jiǎng)懲等全校層面的有重大意義的教學(xué)檔案。高校二級(jí)學(xué)院作為開展教學(xué)工作的一線主體，是教學(xué)檔案的直接產(chǎn)生者，同時(shí)也肩負(fù)著教學(xué)檔案管理的職責(zé)，主要負(fù)責(zé)收集學(xué)院在教學(xué)及教學(xué)管理過程中產(chǎn)生的教學(xué)檔案，主要包括課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、教研教改、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、授課計(jì)劃、班級(jí)課表、試卷等方面的檔案。隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大以及教改工作的深化、專業(yè)認(rèn)證工作的推進(jìn)，教學(xué)檔案的門類越來越豐富，新時(shí)期對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化等方面提出了更高的要求，如何科學(xué)地管理二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，使院系教學(xué)檔案更好地為學(xué)校發(fā)展及師生服務(wù)，值得我們思考。

一、地方高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作現(xiàn)狀分析

（一）二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案收集情況分析。檔案收集不完整，門類不齊全，且缺乏專門的存放地點(diǎn)，收集不及時(shí)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案主要包括教學(xué)綜合類、學(xué)科建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、授課計(jì)劃、專業(yè)教學(xué)檢查、試卷等，這些檔案的收集需要教師們積極配合，而在“重科研輕教學(xué)”的思想影響下，教師們對(duì)教學(xué)檔案并不重視，向教學(xué)辦上交教學(xué)檔案更是能拖則拖，導(dǎo)致教學(xué)檔案收集困難，收集質(zhì)量不高。

（二）二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理員隊(duì)伍情況分析。目前二級(jí)學(xué)院檔案管理人員基本上都是由教學(xué)秘書兼任，沒有專任教學(xué)檔案管理人員崗位，缺乏專業(yè)人員，檔案管理素養(yǎng)不高且不穩(wěn)定。由于日常的教學(xué)管理任務(wù)繁忙，教學(xué)秘書很難抽出精力和時(shí)間來學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)。缺乏相應(yīng)的檔案歸檔保管制度，教學(xué)檔案的管理效率欠佳，很多時(shí)候是應(yīng)付了事。兼職教學(xué)檔案管理隊(duì)伍欠穩(wěn)定，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書經(jīng)常更換，檔案管理人員也隨之變更。兼職教學(xué)檔案管理人員缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致管理人員工作積極性不高。

（三）二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理方式分析。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前，二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案的重視程度不夠，教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)意識(shí)薄弱，在資金投入和專業(yè)人員配備等方面都存在不足。目前二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案還是以紙質(zhì)歸檔材料為主，紙質(zhì)檔案雖然安全穩(wěn)定，但是存儲(chǔ)密度低、占用空間大、檢索困難、共享性差，而檔案信息化能提高檔案管理和利用的效率。隨著二級(jí)學(xué)院教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的增加、教學(xué)模式改革的推進(jìn)，教學(xué)檔案的內(nèi)容和復(fù)雜度都急劇增加，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，也不能滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，這是一個(gè)需要高度重視的現(xiàn)實(shí)問題。

二、地方高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）檔案意識(shí)和管理隊(duì)伍薄弱。教學(xué)檔案產(chǎn)生于日常的教學(xué)和教學(xué)管理工作中，通常只有教學(xué)檢查和專業(yè)評(píng)估的時(shí)候才能體現(xiàn)出它的重要性，所以二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員對(duì)于學(xué)院行政、黨群類的檔案比較重視，對(duì)教學(xué)檔案不夠重視，教學(xué)類檔案的收集、整理也得不到應(yīng)有的重視。教學(xué)檔案管理隊(duì)伍薄弱，二級(jí)學(xué)院檔案管理人員基本上都是教學(xué)秘書兼任，沒有設(shè)立專任教學(xué)檔案管理人員崗位，由于日常教學(xué)運(yùn)行任務(wù)繁重，教學(xué)秘書很難抽出時(shí)間專門研究教學(xué)檔案管理，應(yīng)付思想較重，兼職檔案員工作職責(zé)不明確，檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔意識(shí)淡薄。

（二）檔案管理手段陳舊，條件落后。隨著高等教育招生規(guī)模的擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案逐年增加，檔案門類愈加細(xì)化，使得檔案管理的工作量不斷增加。教育部普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的開展和專業(yè)認(rèn)證工作的推進(jìn)，對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、數(shù)字化等方面提出了更高的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案管理模式和手工操作模式已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代發(fā)展的需求。在建設(shè)數(shù)字檔案館的大背景下，多數(shù)高校的綜合檔案館已逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，但二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工立卷、保管、利用的方法，管理方式陳舊、落后，造成很多不便，致使檔案工作繁瑣、繁重。

（三）檔案管理制度不完善，檔案收集不齊全。地方高校學(xué)校檔案館在檔案的收集、管理、利用方面都制訂了相對(duì)完善的管理制度，而二級(jí)學(xué)院在教學(xué)檔案管理制度建設(shè)上相對(duì)落后。例如，缺乏二級(jí)學(xué)院“歸檔制度”“兼職檔案員責(zé)任制度”等細(xì)化完善的制度建設(shè)，“歸什么，何時(shí)歸”職責(zé)不明確，教學(xué)檔案不能按時(shí)準(zhǔn)確歸檔，歸檔的材料常常是零散和不完整的。有些教師為完成任務(wù)而草率交差，歸檔檔案中有的檔案缺簽名、缺日期、缺蓋章等，檔案材料不齊全，缺乏說服力和可靠性，造成檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。

三、地方高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理對(duì)策建議

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，要從思想上重視二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的建設(shè)。首先，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工要樹立正確的檔案價(jià)值觀。檔案是保存價(jià)值的歷史記錄，是一種具有參考和憑證等價(jià)值的重要信息資源。在專業(yè)申報(bào)、專業(yè)審核評(píng)估和專業(yè)認(rèn)證中都要以檔案作為評(píng)估的憑證依據(jù)。其次，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，可以提升學(xué)院的形象，增加學(xué)生對(duì)學(xué)院的感情。最后，要樹立檔案法制觀。檔案管理是有法可依的，國(guó)家近年來出臺(tái)了一系列檔案管理的重要法規(guī)，2020年6月《中華人民共和國(guó)檔案法》已由中華人民共和國(guó)第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)修訂通過，并于2021年1月1日起施行，《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案等行為均屬違法行為。

（二）制定并完善教學(xué)檔案管理制度，使檔案建設(shè)有規(guī)可循。首先，要制定完善的教學(xué)檔案管理制度，并將教學(xué)檔案管理工作作為一個(gè)環(huán)節(jié)納入教學(xué)管理制度和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制之中。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在布置、驗(yàn)收各項(xiàng)工作任務(wù)的同時(shí)布置、驗(yàn)收相關(guān)的檔案工作，人人樹立“檔案移交工作沒完成，工作就沒完成”的觀念。其次，明確檔案收集范圍、收集途徑和獎(jiǎng)懲等方面的規(guī)章制度，完善學(xué)院教學(xué)檔案管理人員的崗位責(zé)任制，建立激勵(lì)機(jī)制。

（三）加快二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。第一步，實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案目錄信息化管理?？少?gòu)置一套簡(jiǎn)易檔案管理信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，提高查詢效率。第二步，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化。把紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化存儲(chǔ)，并建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，打破各部門的信息孤島，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和協(xié)同利用。我校去年實(shí)行了全校各職能部門、各二級(jí)學(xué)院在線歸檔工作。全校14個(gè)二級(jí)學(xué)院共享學(xué)校檔案館“南大之星”檔案管理系統(tǒng)軟件，推行每個(gè)學(xué)院教學(xué)檔案適時(shí)在線歸檔，邁出了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理數(shù)字化管理的第一步，有效打破了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理各自為政的信息孤島，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的互聯(lián)互通和有效共享，為檔案服務(wù)提供了最大的便利條件。

（四）加大投入，加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)，規(guī)范檔案管理。地方高校在二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理方面投入的經(jīng)費(fèi)相對(duì)較少。為規(guī)范教學(xué)檔案管理，提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的質(zhì)量和管理效率，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，學(xué)校要加大對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，并通過制定教學(xué)檔案建設(shè)的相關(guān)激勵(lì)政策，增強(qiáng)教學(xué)檔案管理員的工作積極性。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高二級(jí)學(xué)院的檔案管理水平。檔案資源開發(fā)與檔案人員專業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)，為提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)意識(shí)，二級(jí)學(xué)院應(yīng)注重教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)提升。學(xué)校檔案館要定期舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，尤其要為新上崗的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員舉辦業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，也可派遣兼職檔案管理人員參加省市級(jí)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)，使教學(xué)檔案能為學(xué)院的教學(xué)與管理提供更好的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是教學(xué)過程的真實(shí)記錄，是專業(yè)認(rèn)證和專業(yè)檢查的重要憑證，對(duì)日常教學(xué)管理、教學(xué)改革和學(xué)校決策都具有重要的參考和借鑒作用。通過增強(qiáng)全員檔案意識(shí)、制定完善教學(xué)檔案管理制度、加大投入、加強(qiáng)培訓(xùn)、提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)、加快教學(xué)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)等舉措，進(jìn)一步提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作的質(zhì)量，使二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案更好地服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展，為學(xué)校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。