醫(yī)院科研檔案管理工作中存在的問題及對策分析

文/重慶市江津區(qū)中心醫(yī)院 伍娟

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，也是科研管理工作不可或缺的重要內(nèi)容之一，科研檔案管理的科學化、規(guī)范化直接影響醫(yī)院科研工作的成效。筆者在一家三級甲等綜合醫(yī)院從事科研管理工作多年，現(xiàn)結合實際工作，對科研檔案管理工作進行以下思考。

一、醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

（一）科研檔案意識薄弱。醫(yī)務人員對科研檔案認識的深度是決定能否做好科研檔案管理工作的重要前提，然而在現(xiàn)實工作中，多數(shù)醫(yī)院中無論是管理者還是研究者，對科研檔案的管理都缺乏系統(tǒng)的認識。1.就研究者而言。一方面，醫(yī)務人員開展科學研究的動力源于職稱晉升，而職稱晉升所需要的支撐材料也僅限于立項文件、研究任務書、結題證書和論文等，不要求提供研究過程中的原始數(shù)據(jù)等資料，因此，醫(yī)務人員對科研檔案的認識就局限于立項文件、任務書、結題證書等帶有項目來源單位公章的資料；另一方面，原始數(shù)據(jù)是研究者自己努力的成果記錄，里面包含了巨大的利用價值，研究者擔心原始數(shù)據(jù)上交到管理部門后存在被泄露的風險，因而不愿意上交管理部門。最后，由于醫(yī)院大多項目是臨床研究，且多為回顧性研究，主要收集患者日常診療產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)多能從醫(yī)院LIS、PACS等系統(tǒng)中提取，因此，部分項目負責人就在系統(tǒng)中進行了統(tǒng)計，沒有將此部分數(shù)據(jù)作為原始數(shù)據(jù)進行收集記錄，同時，研究者自發(fā)的臨床研究，保存內(nèi)容僅有發(fā)表論文、專利等成果，無詳細的研究方案、原始記錄等資料。2.就管理者而言。一方面，管理者對科研檔案的認識不夠，在進行科研檔案歸檔時，依據(jù)的也多為醫(yī)院評審標準中相關條款的規(guī)定進行歸檔，忽視了對原始數(shù)據(jù)等資料的收集；另一方面，由于收集研究過程中產(chǎn)生的資料收集難度大，醫(yī)院也沒有對此項工作進行考評，因此，管理者就有了懈怠思想。

（二）無完善的科研檔案管理制度。目前，多數(shù)醫(yī)院都制定了科研管理制度，但對科研檔案的形成和歸檔沒有明確要求，對各級各類科研檔案工作人員的職責也沒有明確的規(guī)定，或者制定的科研檔案制度可行性不大。因此，科研檔案管理隨意性大，歸檔內(nèi)容也根據(jù)管理人員個人理解進行收集歸檔，如此收集的檔案，利用價值將受到很大影響。

（三）軟硬件配置不到位。1.人員配置方面。多數(shù)醫(yī)院科研檔案管理人員是由科研管理人員兼職進行管理，沒有專職的檔案專業(yè)人員。由于科研管理工作繁雜，兼職人員自然就容易忽視檔案工作。另外，兼職人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，平時接受培訓的機會少，管理質量自然就不高。專門針對科研檔案管理方面的培訓少，或有相關培訓，但費用高，這就限制了兼職科研檔案管理人員接受培訓的機會。還有，多數(shù)醫(yī)院對外出參加培訓有規(guī)定，如規(guī)定初級職稱人員不得到市外參加學習，然而，多數(shù)兼職檔案管理員都是初級甚至是沒有職稱的臨時聘用人員，這類人員接受培訓的機會就更少甚至沒有。2.硬件設施方面。醫(yī)院管理工作的重點一般是能直接創(chuàng)造效益的工作，然而，科研檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，領導在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和重點工作安排時就容易忽視該項工作。就算管理部門呼吁增加科研檔案場地，科研檔案管理工具也會因為醫(yī)院用房緊張而被拒絕，從而導致檔案場地、檔案工具配備不足。目前大多數(shù)醫(yī)院在進行擴建，行政辦公用房有富余，但醫(yī)院科研檔案室依然普遍存在場所小、設備不全、缺少信息化管理系統(tǒng)等問題，這就嚴重影響到歸檔質量與效率。

（四）科研檔案利用率低?？蒲袡n案的價值之一在于利用，缺乏深度開發(fā)的檔案資源將降低其存在的重要性。由于科研項目團隊成員和管理人員缺乏對科研檔案重要性的認識，使得科研檔案的利用僅僅在于科研人員職稱晉升、申報成果獎勵等方面，檔案資源的其他巨大潛在信息沒有得到充分利用。另外，目前收集的科研檔案范圍小、資料不全，收集的檔案利用價值和質量不高也在很大程度上影響了檔案的利用。再者，檔案管理方式落后，缺乏先進的信息系統(tǒng)，有的醫(yī)院仍然使用人工檔案管理方式，檔案保存方式不利于查找，使得檔案的借閱流程復雜。

二、對策建議

（一）加強政策宣傳，提高檔案意識。首先，提高醫(yī)院領導層對科研檔案的重視，加強醫(yī)院在科研檔案方面的頂層設計，將科研檔案納入科研績效考核。同時將科研檔案管理質量納入科研檔案管理人員年度考評。其次，管理部門通過舉辦專題講座、微信群、OA辦公系統(tǒng)等多渠道宣傳《科學技術檔案管理規(guī)定》，讓各級人員認識到科研檔案的重要性和自身的權利和義務。再次，加強檔案保密意識的宣傳，讓檔案擁有者放心將所有檔案移交到醫(yī)院科研檔案室。最后，讓科研檔案管理人員認識到科研檔案的重要性，在收集檔案的過程中要不怕困難，深入臨床，了解項目負責人科研項目的進展、記錄等情況，同時宣傳科研檔案工作的重要性，提高項目負責人及其團隊對科研檔案管理工作的認識。

（二）制定管理制度，規(guī)范管理。規(guī)范醫(yī)院科研檔案管理的前提是制定切實可行的管理制度，實現(xiàn)檔案管理制度化。首先，醫(yī)院科研檔案管理部門根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學技術研究檔案管理規(guī)定》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，結合醫(yī)院實際情況，完善科研檔案方面的規(guī)章制度，明確檔案形成和歸檔的具體要求，明確各類人員在科研檔案中的具體職責，將科研檔案管理工作與科學研究活動同步進行，明確科研工作各階段歸檔內(nèi)容。完善科研檔案監(jiān)督管理制度，對檔案內(nèi)容實行跟蹤管理。其次，制定獎懲制度，對在科研檔案收集、整理、上交和歸檔工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個人和集體給予獎勵，同時在年終評優(yōu)、職稱晉升方面對在科研檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個人予以傾斜。對在科研檔案管理工作中表現(xiàn)差，無理由不配合科研檔案管理工作的，取消其年度各項評優(yōu)資格。

（三）完善軟硬件配置。人員方面通過“內(nèi)培養(yǎng)，外引進”的方式，提高檔案管理人員的業(yè)務能力。一方面，除了關注上級檔案部門舉辦的檔案專業(yè)培訓班，將檔案管理人員送出去學習外，還需要關注與科研檔案有關的非政府部門舉辦的培訓班。就科研檔案管理人員給予培訓例外的原則，允許其不受外出培訓制度的規(guī)定，到市內(nèi)外參加科研檔案管理相關培訓。在院內(nèi)組織科研檔案集中培訓，管理部門先將科研檔案管理工作中存在的問題進行整理，然后請科研檔案管理做得好的單位管理人員來院進行重點培訓。另外，安排單位科研檔案管理人員到其他單位參觀學習，借鑒其他單位的管理方式和經(jīng)驗；另一方面，積極引進檔案管理專業(yè)人才，做到“專人專事”，這樣不僅可以提高檔案管理工作的規(guī)范性和專業(yè)性，還可以作為培訓教師，對檔案工作進行培訓和宣傳，起到一舉兩得的效果。

硬件方面，領導層面要改變對科研檔案的認識，認識到科研檔案對促進醫(yī)院科研工作的重要性，認識到科研檔案要想實現(xiàn)高效管理，信息化系統(tǒng)的引進是關鍵。加大硬件設施的投入，為科研檔案提供充足的場地、配置先進的管理工具，引進檔案管理信息化系統(tǒng)。在引進信息系統(tǒng)時，也要注意信息系統(tǒng)的安全性，保障檔案資料的安全。

（四）提高科研檔案的利用率。首先，加強科研檔案價值的宣傳，提高醫(yī)務人員對科研檔案利用價值的認識。其次，建立科研檔案查詢利用平臺，簡化科研檔案查詢借閱流程，提供便捷的檢索和利用平臺，實現(xiàn)科研檔案的充分利用，實現(xiàn)資源共享。但由于科研檔案具有一定的保密性，平臺的建立需在保密性方面進行設定，保障科研檔案的安全。

三、結語

總之，醫(yī)院科研檔案管理是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院管理的重要組成部分。雖然科研檔案是醫(yī)院檔案管理工作中一個容易被忽視的工作，但作為醫(yī)院科研檔案管理體系中的每一位成員，都應該重視科研檔案的管理，重視科研檔案的開發(fā)利用價值，積極完善科研檔案管理制度，使完整、規(guī)范的科研檔案更好地為醫(yī)院科研工作發(fā)展提供決策依據(jù)。