以信息一體化助力國企檔案管理

文/西部機(jī)場集團(tuán)有限公司機(jī)場建設(shè)指揮部 符敏華

檔案記錄著國有企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展的原始依據(jù)，其包含著國有企業(yè)所需的材料、人力資源信息、運(yùn)行情況、客戶信息等內(nèi)容。國企管理人員通過利用信息一體化系統(tǒng)查詢所需的資料或內(nèi)容，從而對工作進(jìn)行有效的調(diào)整和改進(jìn)。因此，對當(dāng)前國企檔案管理進(jìn)行優(yōu)化尤為重要。信息一體化和檔案管理的相互結(jié)合使得國企檔案管理進(jìn)入了全新的階段，實(shí)時(shí)共享、方便管理成為檔案管理的主要優(yōu)勢，檔案信息一體化時(shí)代的到來，使得國企檔案管理擺脫了傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，有效提升管理的效率。

一、信息一體化助力國有企業(yè)檔案管理的表現(xiàn)和特征

（一）增強(qiáng)檔案管理的效能。即時(shí)共享和高效性成為信息一體化最為顯著的特征?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代到來后，各個(gè)行業(yè)的管理人員認(rèn)識到了信息一體化的價(jià)值，紛紛在檔案管理時(shí)引進(jìn)信息化系統(tǒng)和信息化技術(shù)，培養(yǎng)更多的信息化人才。例如：計(jì)算機(jī)中強(qiáng)大的儲存空間能夠儲存更多資料，進(jìn)而在形成電子檔案后，逐步代替當(dāng)前的紙質(zhì)檔案，方便檔案管理人員查詢和收集，在一定程度上節(jié)約當(dāng)前的管理成本。究其原因，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理時(shí)需要由多人協(xié)作完成，且對于保管的條件或者要求等都有很高的需求。而計(jì)算機(jī)管理檔案時(shí)不用消耗太多人力資源，檔案內(nèi)容還能夠及時(shí)在線上被傳閱和查看，有效實(shí)現(xiàn)了檔案的共享和傳輸。由此可見，信息一體化檔案管理模式彌補(bǔ)了當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理的不足，將成為未來檔案管理的發(fā)展趨勢。

（二）檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性得到明顯提升。

檔案信息一體化管理的重要價(jià)值取決于檔案管理者能夠在一定時(shí)間內(nèi)將重要檔案信息傳輸?shù)嚼谜叩氖种?，因此，檔案管理對于信息傳輸?shù)臅r(shí)效性有著更高的需求。針對一些已經(jīng)過期檔案來講，其保存和利用的價(jià)值并不高，只能作為歷史證據(jù)進(jìn)行收集和管理。如果檔案管理想要發(fā)揮出其最大的功能，檔案管理信息的完整性和準(zhǔn)確性發(fā)揮著重要作用。尤其是圖像記錄、日期記錄或者數(shù)字記錄等過程中需要保障信息記載的合理性和合法性，信息一體化檔案管理時(shí)通過對原始記錄進(jìn)行保存，避免產(chǎn)生篡改和變動(dòng)，有效提升了檔案記錄和管理的準(zhǔn)確性。

（三）滿足國企走向規(guī)范化和現(xiàn)代化的需求。站在系統(tǒng)論的角度進(jìn)行分析，檔案或者情報(bào)等都屬于相對完整的信息化系統(tǒng)。國企只有實(shí)現(xiàn)一體化管理才能達(dá)到信息互補(bǔ)的目的，才能使信息化系統(tǒng)發(fā)揮出最大的價(jià)值和提升整體的效應(yīng)。國企可以借助信息一體化系統(tǒng)開展各項(xiàng)決策和生產(chǎn)、運(yùn)營等，提升各項(xiàng)決策的可靠性。

二、信息一體化助力國企檔案管理的重要途徑

（一）以硬件投入為信息一體化建設(shè)基礎(chǔ)保障。國企檔案開展信息化管理時(shí)過于重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)采集、文字采集和表格采集等，疏忽了對計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)線路、路由器等硬件的管理。甚至一些國有企業(yè)在開展信息化檔案管理時(shí)，并沒有對計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新，導(dǎo)致其管理的效果差強(qiáng)人意，造成管理效能降低。因此，想要全面發(fā)揮出信息一體化的助力作用，需要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)線路的維護(hù)和管理，加大對計(jì)算機(jī)等設(shè)備的投入。國企在開展信息一體化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇一些質(zhì)量好的計(jì)算機(jī)或者相關(guān)設(shè)備，進(jìn)而為開展之后的檔案信息一體化管理工作提供基礎(chǔ)保障。另外，國企在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，還可以按照不同部門的需求，投入與之相對應(yīng)的管理系統(tǒng)，如：扶貧開發(fā)中所使用的系統(tǒng)、社保三核管理系統(tǒng)等，由于這些系統(tǒng)的功能不同，我們需要及時(shí)對這些系統(tǒng)進(jìn)行升級和管理，在開發(fā)和創(chuàng)建出更多檔案管理系統(tǒng)后，能夠與時(shí)俱進(jìn)，滿足國企檔案資料管理的需求。

（二）以“一體化制度”實(shí)現(xiàn)管理的有序性。國企檔案管理想要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化等管理目標(biāo)，需要制定“一體化”制度，通過對人員、各項(xiàng)工作或者流程等進(jìn)行管理，促進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)一體化運(yùn)行。首先，針對各部門的工作制定嚴(yán)格的分工制度和職責(zé)制度，保障各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。其次，建立一體化工作流程或者規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)全過程的規(guī)范化和長效化管理。最后，針對相關(guān)人員，國企需要在人員培訓(xùn)、人員考核和人員晉升等方面制定相關(guān)的制度，在激發(fā)起檔案管理人員的工作熱情后，能夠在內(nèi)部形成良好的氛圍，加大信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，促進(jìn)信息一體化工作的順利開展。

（三）以信息技術(shù)為管理的重要載體。國企檔案信息一體化管理工作主要以計(jì)算機(jī)為依托開展信息化管理，國企想要實(shí)現(xiàn)信息一體化需要有先進(jìn)的技術(shù)作為支撐，就要通過在各個(gè)信息部門構(gòu)建相應(yīng)的技術(shù)平臺后，開展對國企檔案的一體化管理。檔案信息一體化管理的技術(shù)性較強(qiáng)，是一項(xiàng)技術(shù)集成型的系統(tǒng)工程，國有企業(yè)通過搭建信息技術(shù)平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)需求和信息資源的相互結(jié)合，進(jìn)而將各項(xiàng)有用的資源或者信息等進(jìn)行開發(fā)、利用、生成信息管理系統(tǒng)，從而為企業(yè)管理人員在開展決策工作時(shí)提供可利用的依據(jù)。國企信息一體化管理工作需要以下相關(guān)技術(shù)的支持：1.數(shù)據(jù)處理技術(shù)。國企在開展檔案信息一體化時(shí)，需要對雜亂無序的信息去偽存真、取其精華。通過借助數(shù)據(jù)處理相關(guān)技術(shù)將企業(yè)重要信息進(jìn)行數(shù)字化的管理，再根據(jù)國企運(yùn)行需求和發(fā)展需求等提供更多有價(jià)值的信息或者資源。2.數(shù)據(jù)儲存技術(shù)和組織技術(shù)。國企運(yùn)行過程中會(huì)產(chǎn)生更多的信息或者有價(jià)值的數(shù)據(jù)。因此，企業(yè)在對這些信息開展儲存和管理時(shí)，需要借助這些技術(shù)將其儲存到信息系統(tǒng)中，使內(nèi)部之間建立良好聯(lián)系后開展信息化管理，從而使儲存在系統(tǒng)中的信息發(fā)揮出應(yīng)用的價(jià)值或者功能。這些技術(shù)中包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)或者數(shù)據(jù)儲存技術(shù)。3.分類技術(shù)和索引技術(shù)。國企內(nèi)部信息資源或者外部信息資源等整合過程需要相應(yīng)分類技術(shù)或者索引索技術(shù)等進(jìn)行規(guī)范，開展統(tǒng)一的分類、管理，為國企開展管理工作提供更多有用數(shù)據(jù)和信息，與之相關(guān)的技術(shù)包括：多媒體技術(shù)、集成檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)等。4.集成技術(shù)。國企部門相對較多，這些部門中的信息都會(huì)儲存在信息部門中，但是從國企信息儲存的情況來看，其與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)還有一定的差距，國企檔案信息一體化管理中可以借助中間技術(shù)或者基于協(xié)議的整合技術(shù)等，將這些異構(gòu)的資源整合到一起。5.安全技術(shù)。信息一體化背景下，國企開展檔案信息一體化管理需要以信息安全技術(shù)為支撐。究其原因，信息資源在進(jìn)行共享的過程中會(huì)產(chǎn)生安全問題，直接威脅到國企的發(fā)展。因此，國企在實(shí)現(xiàn)信息一體化的功能時(shí)，可以使用訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)或者加密技術(shù)、身份識別技術(shù)等保障信息的安全性。

由此可見，這些技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效將傳統(tǒng)文獻(xiàn)記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，搭建起國企檔案信息一體化所需的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。

（四）以推廣“一體化”信息服務(wù)促進(jìn)一體化建設(shè)進(jìn)程。國企檔案信息一體化建設(shè)過程中需要建設(shè)圖書、信息和檔案三位一體的信息化管理體系，為了滿足國企發(fā)展的進(jìn)程，需要結(jié)合自身發(fā)展情況對信息一體化系統(tǒng)開展調(diào)節(jié)和管控，在加大對企業(yè)檔案信息的一體化宣傳和管理時(shí)，能夠不斷調(diào)整自己的不足，提升一體化建設(shè)的服務(wù)質(zhì)量。如：借助一體化信息技術(shù)將一些廣告投放在相關(guān)領(lǐng)域中；借助信息一體化技術(shù)挖掘出客戶的價(jià)值或者借助大數(shù)據(jù)技術(shù)了解客戶需求，為國企的可持續(xù)發(fā)展提供保障。另外，信息一體化管理模式在應(yīng)用時(shí)，檔案管理人員要通過不斷提升自身信息化技術(shù)水平，在開展信息一體化服務(wù)的同時(shí)，做好預(yù)防管控工作，使檔案服務(wù)管理質(zhì)量更有保障。

三、結(jié)語

由此可見，國企檔案管理中適時(shí)地應(yīng)用信息一體化技術(shù)，能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，國有企業(yè)檔案管理過程中，應(yīng)該從多方面考慮和分析，采取有效的管理方法，通過在硬件的投入上、技術(shù)的支撐上和服務(wù)質(zhì)量上、制度上進(jìn)行全方位的調(diào)整和管控，從而有效提升國企信息的準(zhǔn)確性和可靠性，發(fā)揮出信息資源的功能和價(jià)值，對國企的發(fā)展起到促進(jìn)作用。