鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變助力企業(yè)發(fā)展的思考

文/中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司 王睿

目前鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)大多屬于國(guó)有企業(yè)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，其獨(dú)立自主性越加明顯，但檔案管理工作依然受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期“條塊結(jié)合”管理體制的影響，雖基本設(shè)立了檔案管理機(jī)構(gòu)，聘用了專職檔案人員對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，但大多存在應(yīng)付檢查的現(xiàn)象。即使在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理工作依然存在惰性思維，不愿改變，導(dǎo)致大多鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理水平停滯不前，和企業(yè)發(fā)展不相匹配的問(wèn)題越發(fā)明顯。面對(duì)當(dāng)前的困難和挑戰(zhàn)，分析和轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案管理模式，對(duì)于提高檔案管理水平助力企業(yè)發(fā)展顯得尤為重要。

一、鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）文書(shū)檔案基本實(shí)行雙套制管理。目前鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)基本引入OA辦公系統(tǒng)，但由于鐵路勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目跨度較廣，多涉及偏遠(yuǎn)山村地區(qū)，且受整個(gè)行業(yè)信息化程度較低的影響，部分業(yè)主對(duì)電子文件的認(rèn)可程度不高，因而普遍未采用電子簽章。為方便利用，通常會(huì)將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，但其真實(shí)、完整、可用和安全性均得不到有效保障。因此，大多采用雙套制管理，歸檔電子文件的同時(shí)，需將電子文件打印并加蓋鮮章后一并歸檔。

（二）科技檔案仍以紙質(zhì)載體為主。隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，很多企業(yè)在信息化建設(shè)方面已經(jīng)取得不小成就，實(shí)現(xiàn)了在線歸檔和檔案的單軌制管理。相較而言，鐵路勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的信息化建設(shè)較為落后，目前仍沒(méi)有統(tǒng)一的勘察設(shè)計(jì)平臺(tái)，技術(shù)人員形成的設(shè)計(jì)文件仍采用線下簽署和歸檔的方法，因而檔案仍以紙質(zhì)載體為主，方法主要沿用傳統(tǒng)管理模式。雖部分企業(yè)為緩解庫(kù)存壓力和方便利用，已逐步開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作，但同巨大的庫(kù)存量和不斷增多的歸檔量相比較，顯得杯水車(chē)薪。

（三）基本引入了檔案管理系統(tǒng)。目前鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)已基本引入檔案管理系統(tǒng)，但大多為單機(jī)版，只具備檔案目錄管理、數(shù)字化成果掛接、檔案目錄檢索等簡(jiǎn)單的管理功能，僅用于輔助管理實(shí)體檔案，無(wú)法實(shí)現(xiàn)在線歸檔、檔案編研、在線利用審批等功能，且檢索功能尚不完善，查全率和查準(zhǔn)率較低，大多需要人工進(jìn)行輔助篩選。

二、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理面臨的困境

根據(jù)上述分析，目前鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)在現(xiàn)有檔案管理模式下主要面臨以下困境：

（一）管理手段落后。從鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀可知，因信息化程度較低，檔案仍以紙質(zhì)為主，因此無(wú)論是歸檔，還是后續(xù)的一系列整理工作，均需人工進(jìn)行催歸、組卷、裝訂、編號(hào)、著錄等，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且存在重復(fù)性勞動(dòng)，檔案管理效率低下，影響檔案管理水平的提升。同時(shí)，隨著勘察設(shè)計(jì)企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量不斷增多，現(xiàn)有檔案管理模式下，檔案管理壓力將不斷增大。

（二）大量檔案信息資源處于沉睡狀態(tài)。鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)形成的科技檔案雖在搶險(xiǎn)救災(zāi)、方案研究、設(shè)計(jì)借鑒等方面有著較高利用率，但長(zhǎng)期處于你查我調(diào)的被動(dòng)狀態(tài)。相較于檔案庫(kù)房中保管著的龐大信息資源，技術(shù)人員提出的檔案信息需求僅為冰山一角，大量檔案信息資源仍處于睡眠狀態(tài)。一方面是由于現(xiàn)有檔案管理模式導(dǎo)致檔案人員應(yīng)對(duì)日常檔案管理工作已捉襟見(jiàn)肘，無(wú)力開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作；另一方面，由于檔案資源的信息化程度較低，開(kāi)展檔案編研工作，則需翻閱大量的紙質(zhì)檔案尋找最有價(jià)值的部分，其難度也不言而喻，進(jìn)一步阻礙了信息資源的開(kāi)發(fā)。

（三）檔案借閱審批手續(xù)復(fù)雜。由于目前鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)引入的檔案管理系統(tǒng)大多為單機(jī)版，主要用于輔助實(shí)體檔案管理，無(wú)在線借閱審批手續(xù)。為保證檔案信息不外泄和檔案實(shí)體安全，要求技術(shù)人員借閱檔案時(shí)需填寫(xiě)借閱單，執(zhí)行審批手續(xù)后，才能到檔案部門(mén)查閱檔案，且無(wú)法確定能否找到自己所需檔案。因而當(dāng)技術(shù)人員有檔案信息需求時(shí)，受復(fù)雜的借閱審批流程影響，非必要時(shí)，會(huì)主動(dòng)規(guī)避查閱檔案獲取有效信息的途徑，而采用其他更為方便快捷的方式，導(dǎo)致實(shí)際檔案工作與“管檔為用”的目標(biāo)背道而馳。

（四）電子文件真實(shí)性難以保障。由于目前鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)普遍未采用電子簽章，為方便利用，雖然OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件也導(dǎo)入了檔案管理系統(tǒng)，但其真實(shí)、完整、安全和可讀性均得不到保證，僅能提供參考作用，不能作為原始憑證性文件借出利用。

（五）獲取電子設(shè)計(jì)圖紙困難。設(shè)計(jì)圖紙是鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)形成數(shù)量最多、利用頻率最高的檔案，根據(jù)對(duì)技術(shù)人員檔案利用需求的調(diào)查，為提高工作效率，對(duì)于可供借鑒或可直接利用的設(shè)計(jì)圖紙，相較于數(shù)字化成果，他們更希望檔案部門(mén)能直接提供矢量設(shè)計(jì)圖。但目前設(shè)計(jì)圖紙普遍采用線下審簽方式，在審簽或提交業(yè)主的過(guò)程中，設(shè)計(jì)圖紙通常會(huì)發(fā)生數(shù)次變更，因無(wú)流程記錄跟蹤，給矢量設(shè)計(jì)圖的收集工作帶來(lái)困難，難以保證收集到的矢量設(shè)計(jì)圖同最終歸檔圖紙的一致性。

三、鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變的思考

根據(jù)上述分析，目前鐵路勘察企業(yè)面臨的檔案管理困境，其根本在于信息技術(shù)手段的落后。提高信息技術(shù)的應(yīng)用是鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高檔案管理水平的必然途徑。

（一）實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的在線歸檔和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)提取。目前鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理工作主要依靠人工完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且工作效率低下。改變這種現(xiàn)狀的關(guān)鍵在于完善、更新檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的在線歸檔和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成提取。針對(duì)目前OA系統(tǒng)普遍未引入電子簽章的現(xiàn)狀，可利用數(shù)字摘要技術(shù)，使檔案管理流程擴(kuò)展到電子文件的生成、移交階段，使工作中形成的各類(lèi)文件處于可控狀態(tài)，降低檔案遺失和被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，文件元數(shù)據(jù)信息如文件題名、責(zé)任者、形成時(shí)間等的自動(dòng)提取，可避免案卷、文件目錄信息的重復(fù)錄入，將很大程度降低歸檔交接過(guò)程的繁瑣度，達(dá)到提高工作效率、縮短檔案進(jìn)館時(shí)間、提高檔案利用效率的目的。

（二）實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙的實(shí)時(shí)收集功能。根據(jù)上文對(duì)獲取電子設(shè)計(jì)圖紙困難的描述，在現(xiàn)有信息技術(shù)條件下，可針對(duì)圖紙的形成特點(diǎn)和利用需求，重新設(shè)計(jì)歸檔方案?？稍谔峁┐蛴D紙的計(jì)算機(jī)終端安裝CAD插件，在技術(shù)人員提交設(shè)計(jì)圖紙打印的同時(shí)，提取、收集矢量設(shè)計(jì)圖以及相關(guān)元數(shù)據(jù)，同時(shí)引入條形碼技術(shù)，在矢量設(shè)計(jì)圖中生成條形碼，并使之打印到其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)圖紙上，實(shí)現(xiàn)兩者的關(guān)聯(lián)性標(biāo)注。數(shù)據(jù)收集完成后對(duì)其格式進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，保存至檔案管理系統(tǒng)的虛擬歸檔庫(kù)。最后根據(jù)技術(shù)人員歸檔的紙質(zhì)設(shè)計(jì)圖，利用條形碼實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)設(shè)計(jì)圖和矢量設(shè)計(jì)圖的一一關(guān)聯(lián)，使相應(yīng)電子文件正式進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)保存。這既實(shí)現(xiàn)了矢量設(shè)計(jì)圖的實(shí)時(shí)收集，也保證了矢量設(shè)計(jì)圖與紙質(zhì)設(shè)計(jì)圖的一致性。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)將節(jié)約大量的人力和掃描成本，且保障矢量設(shè)計(jì)圖處于可控狀態(tài)，為以后設(shè)計(jì)圖紙的在線歸檔夯實(shí)檔案信息基礎(chǔ)。

（三）分階段逐步完成庫(kù)藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。進(jìn)行數(shù)字化工作的目的是使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案信息，完成后不僅將大大緩解由于歸檔資料越來(lái)越多造成的庫(kù)存壓力，而且將取代原有人工復(fù)印、曬圖的動(dòng)作，節(jié)約大量的人工成本、時(shí)間成本以及紙張資源的投入，是降低企業(yè)管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的一種手段。此外，數(shù)字化檔案查閱起來(lái)更為方便，突破了檔案信息利用的時(shí)空限制，能夠讓利用者更直觀、更高效地利用檔案信息創(chuàng)造出更多的實(shí)際價(jià)值。但面對(duì)龐大庫(kù)存數(shù)量，需要意識(shí)到數(shù)字化掃描工作并非一蹴而就，應(yīng)該根據(jù)檔案的重要程度、利用率高低和檔案保管期限的長(zhǎng)短以及檔案的損壞程度等實(shí)際情況，制定有針對(duì)性的數(shù)字化掃描計(jì)劃，分階段逐步開(kāi)展完成數(shù)字化掃描工作。

（四）改進(jìn)檔案檢索功能。檔案檢索功能的高低不僅關(guān)系到用戶的查檔體驗(yàn)，也關(guān)系到檔案工作者后續(xù)服務(wù)的開(kāi)展。在現(xiàn)有檢索技術(shù)下，可進(jìn)一步優(yōu)化，一是優(yōu)化檔案檢索頁(yè)面，讓檢索入口設(shè)置更為簡(jiǎn)潔突出，提供良好的用戶體驗(yàn)；二是增加全文檢索、跨庫(kù)檢索、高級(jí)檢索、模糊檢索、二次檢索等技術(shù)的應(yīng)用，并且增加對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行排序、篩選的處理功能，使得用戶即使在掌握較為單一信息的基礎(chǔ)上，也可以獲得較為全面的檢索結(jié)果，同時(shí)可以滿足用戶對(duì)檔案信息高精度檢索的要求。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)將突破原有檢索功能的局限性，更符合用戶的使用習(xí)慣，促使用戶在日常工作中愿意主動(dòng)利用檔案信息，有利于提高檔案的利用率，強(qiáng)化檔案信息的利用效果，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代背景下，不進(jìn)則退，檔案管理方式面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)還需在探索路上繼續(xù)前行，引入最適合自己的現(xiàn)代管理技術(shù)來(lái)改善檔案管理模式，不斷提高檔案管理效率，降低檔案管理成本，讓檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造出更多的信息價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步而不斷努力。