信息化環(huán)境下人社檔案管理探討

文/山東省鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局 陳佳男

人社部組建的目的是加強(qiáng)勞動(dòng)力市場(chǎng)整合，建立統(tǒng)一的人力資源市場(chǎng)，有利于統(tǒng)籌行政事業(yè)單位人員管理，更好地建設(shè)人力資源強(qiáng)國(guó)。為推動(dòng)民生檔案工作深入開(kāi)展，建立服務(wù)人民的檔案利用體系，國(guó)家檔案局印發(fā) 《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》，要求檔案部門(mén)貫徹實(shí)施。人社部承擔(dān)服務(wù)民生的重要職責(zé)，做好人社檔案管理工作意義重大。

一、人社檔案管理信息化概述

人社檔案是人社部門(mén)組織人事管理中形成，反映個(gè)人經(jīng)歷，以個(gè)人單位立卷歸檔保存的檔案。人社檔案記錄個(gè)人人生軌跡，本質(zhì)是反映個(gè)人工作學(xué)習(xí)等方面內(nèi)容材料匯總。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革發(fā)展，人員社會(huì)流動(dòng)頻繁，人社檔案成為記錄流動(dòng)人員人生軌跡的關(guān)鍵憑證。當(dāng)前高科技信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，信息化手段應(yīng)用于人社檔案管理中，隨著信息技術(shù)在人社檔案管理中的充分運(yùn)用，其具有的方便高效等作用逐步體現(xiàn)。

（一）人社檔案管理特點(diǎn)。人社檔案是記錄反映社會(huì)人員綜合情況的人事檔案，是隨著人事制度深化發(fā)展的人事檔案類型。人社檔案具有全面性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，人員流動(dòng)頻繁。流動(dòng)人員人事檔案由戶籍所在地公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，人員工作地發(fā)生變化，人社檔案流轉(zhuǎn)，流動(dòng)人員人事檔案流轉(zhuǎn)速度更加頻繁。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)為單位提供借閱檔案等服務(wù)，人員流動(dòng)頻繁需要流轉(zhuǎn)人事檔案審核，部分事項(xiàng)辦理需要依據(jù)人事檔案證明，導(dǎo)致人社檔案使用頻率高。流動(dòng)人員人社檔案實(shí)行集中管理體制，但集中管理體制完善前因多頭管理，人員流動(dòng)頻繁導(dǎo)致檔案材料補(bǔ)充不及時(shí)，加大檔案管理難度。流動(dòng)人員人社檔案工作中產(chǎn)生許多新問(wèn)題，人社檔案管理規(guī)范化逐漸受到社會(huì)關(guān)注。

（二）人社檔案管理模式。為加強(qiáng)人社檔案管理，完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系，人社部印發(fā)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，是我國(guó)流動(dòng)人員人社檔案管理規(guī)范性文件。為健全流動(dòng)人員人社檔案公共服務(wù)體系，人社部、發(fā)改委等部門(mén)印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，對(duì)流動(dòng)人員人社檔案管理內(nèi)容進(jìn)行完善。流動(dòng)人員人社檔案管理部門(mén)規(guī)定遵循歸口管理原則，接受同級(jí)黨委部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，規(guī)定流動(dòng)人員人社檔案管理機(jī)構(gòu)為黨委組織部門(mén)，跨地區(qū)流動(dòng)人員人社檔案由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。流動(dòng)人員人社檔案包括辭退企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案、待業(yè)大中專畢業(yè)生人事檔案、外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)中方雇員人事檔案等。

（三）人社檔案信息化管理的意義。人社檔案信息化是組織人事部門(mén)規(guī)劃下，在人社檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源組織管理，做好人才信息基礎(chǔ)的保障工作。人社檔案信息化是使檔案管理模式向以檔案信息為中心轉(zhuǎn)變。人社檔案管理信息化是采用先進(jìn)微縮技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息，可方便檢索統(tǒng)計(jì)利用。人社檔案管理信息化是將高科技技術(shù)作為重要手段，讓信息化管理成為人社檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前人社檔案管理信息化受到社會(huì)的關(guān)注，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行人社檔案管理具有重要意義，有利于提高管理效率，節(jié)約管理成本，規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)等。相關(guān)部門(mén)可以隨時(shí)查詢相關(guān)人員信息，在人社檔案利用中減少紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)等，避免制造檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)。

二、人社檔案信息化管理現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)起步于80年代末，成熟于21世紀(jì)初。21世紀(jì)以來(lái)，檔案信息化管理取得豐碩成果，體現(xiàn)為制定了檔案信息化業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定了檔案信息化管理辦法，開(kāi)展了檔案信息化重點(diǎn)課題研究等，檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，影響人社檔案管理信息化進(jìn)程。

人社檔案管理信息化內(nèi)容分為保管流轉(zhuǎn)與利用信息化，目前仍存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)為技術(shù)覆蓋不全面，影像內(nèi)容質(zhì)量欠缺，檔案管理信息不共享等。信息技術(shù)的運(yùn)用促進(jìn)人社檔案管理人員工作效率的提高，但現(xiàn)實(shí)中庫(kù)房無(wú)法尋找檔案現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，人社檔案管理信息化中注重系統(tǒng)建設(shè)，更多通過(guò)系統(tǒng)查詢明確檔案所在地，對(duì)人社檔案保管庫(kù)房未使用信息化技術(shù)，導(dǎo)致提取人社檔案的差錯(cuò)無(wú)法通過(guò)技術(shù)手段規(guī)避。

數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段運(yùn)用目的是提高工作效率，當(dāng)前人社檔案管理機(jī)構(gòu)檔案信息不能共享，人社檔案在勞動(dòng)系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，工作人員可以通過(guò)系統(tǒng)查明所在地，但轉(zhuǎn)至人才系統(tǒng)后對(duì)具體所在地等無(wú)法獲知，人社檔案信息不能共享，無(wú)法發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。流動(dòng)人員人社檔案信息化工作中，檔案管理服務(wù)起到積極作用，但某些方面欠缺周密考慮，信息化成果存在欠缺。因勞動(dòng)系統(tǒng)關(guān)于流動(dòng)人員人社檔案內(nèi)容信息化局限于勞動(dòng)經(jīng)歷內(nèi)容，類似于入黨等材料在工作中不進(jìn)行影像留存，人事檔案非數(shù)字化全本掃描，達(dá)不到推行信息化的應(yīng)有效果。勞動(dòng)或人才系統(tǒng)開(kāi)展內(nèi)容信息化工作需要依托外來(lái)單位開(kāi)發(fā)軟件，受委托單位不了解相關(guān)工作流程，造成步驟不規(guī)范等問(wèn)題。

近年來(lái)，基層人社部門(mén)堅(jiān)持以人為本，圍繞經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局，人社局檔案包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，各部分內(nèi)容分散管理，部分內(nèi)容存在Excel表格半手工管理方式，紙質(zhì)檔案缺乏集中庫(kù)房分散。隨著社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)快速增加，人事檔案不斷增多，社保業(yè)務(wù)覆蓋范圍擴(kuò)大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無(wú)法解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)的訴求，迫切需要建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

三、人社檔案信息化管理對(duì)策

2014年，中央組織部、人社部等部門(mén)聯(lián)合下發(fā)通知，提出人社檔案管理信息化，要求提高流動(dòng)人員人事檔案管理信息化工作水平。當(dāng)前人社檔案管理信息化取得很大成效，但仍存在管理體制欠缺、基礎(chǔ)建設(shè)薄弱、管理隊(duì)伍能力不強(qiáng)等問(wèn)題，制約人社檔案管理信息化發(fā)展。人社檔案管理信息化建設(shè)要通過(guò)改革管理體制，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)化管理隊(duì)伍等措施，提升人社檔案管理信息化水平。

（一）改革管理體制。通知要求人社檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一管理體制，對(duì)人社檔案管理部門(mén)進(jìn)行調(diào)整，歸納人社檔案管理部門(mén)為人社部，明確人社檔案由縣級(jí)以上公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)及人社部授權(quán)單位管理，由于流動(dòng)人員人社檔案管理體制存在欠缺，體制外無(wú)資質(zhì)機(jī)構(gòu)管理認(rèn)識(shí)檔案，操作標(biāo)準(zhǔn)缺失，導(dǎo)致后續(xù)信息化工作難以開(kāi)展。要打破體制束縛，制定適合新形勢(shì)的規(guī)程，明確可行的衡量標(biāo)準(zhǔn)，保障人社檔案管理信息化有效推進(jìn)。流動(dòng)人員人社檔案管理工作分?jǐn)?shù)不同行政部門(mén)，人才服務(wù)中心負(fù)責(zé)高端技能人才人事檔案，分開(kāi)管理具有科學(xué)性，近年來(lái)勞動(dòng)局與人事局合并，流動(dòng)人員群體勞動(dòng)性質(zhì)不再?zèng)芪挤置?。行政主管部門(mén)管理體制打破，在推進(jìn)運(yùn)用信息化技術(shù)開(kāi)展人社檔案管理中，要通過(guò)交流工作經(jīng)驗(yàn)做到取長(zhǎng)補(bǔ)短。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。人社檔案管理信息化推行多年，取得很大成效，但基礎(chǔ)建設(shè)并未與時(shí)俱進(jìn)，阻礙人社檔案管理信息化發(fā)展，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)尤為重要。要求統(tǒng)一使用設(shè)備，規(guī)范操作系統(tǒng)，加強(qiáng)安全建設(shè)，促進(jìn)人社檔案管理工作有效開(kāi)展。由于使用年代久遠(yuǎn)等原因，導(dǎo)致人社檔案管理信息化使用設(shè)備出現(xiàn)故障等狀況，有些管理機(jī)構(gòu)出現(xiàn)無(wú)工作設(shè)備的問(wèn)題，根本原因是由于工作經(jīng)費(fèi)不到位所導(dǎo)致，急需重新為管理機(jī)構(gòu)配備統(tǒng)一的工作設(shè)備。建議將工作所需使用設(shè)備納入市縣財(cái)政工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算，服務(wù)器等工作設(shè)備統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，其他設(shè)備由使用人社檔案管理機(jī)構(gòu)自行購(gòu)置。統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)設(shè)備后發(fā)放至人社檔案管理機(jī)構(gòu)使用，確定所需使用工作設(shè)備型號(hào)等制作目錄下發(fā)，要求人社檔案管理機(jī)構(gòu)按照規(guī)模配備。

（三）強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員綜合能力是完善人社檔案管理信息化的關(guān)鍵，檔案管理人員要具備較高的職業(yè)素質(zhì)，掌握全面檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要，要求重視素質(zhì)教育，落實(shí)專門(mén)培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。人社檔案管理信息化開(kāi)展中，工作人員短板難以迅速全部改善，提升在崗人員素質(zhì)非常必要，通過(guò)定期開(kāi)展教育培訓(xùn)，使工作人員具備較好的職業(yè)素質(zhì)，是人社檔案管理信息化工作開(kāi)展的要求。通過(guò)教育培訓(xùn)能使其具備較強(qiáng)的穩(wěn)定性，自覺(jué)研究解決人社檔案管理信息化工作中的問(wèn)題。人社檔案管理工作崗位配備中存在兼職多等特點(diǎn)，讓工作人員適應(yīng)當(dāng)前崗位需求是當(dāng)務(wù)之急。要注重加強(qiáng)技能運(yùn)用的培訓(xùn)，定期開(kāi)展從業(yè)資格年度教育的檔案管理教育，普及信息化知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理軟件應(yīng)用知識(shí)，使檔案管理人員適應(yīng)崗位要求。

四、結(jié)語(yǔ)

人社檔案是記錄個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展軌跡的關(guān)鍵憑證，具有不可替代的重大意義。對(duì)人社檔案進(jìn)行規(guī)范管理非常重要。近年來(lái)，信息技術(shù)發(fā)展促使對(duì)人社檔案進(jìn)行快速高效的管理成為現(xiàn)實(shí)，但人社檔案管理信息化建設(shè)中存在不少問(wèn)題。本文以人社檔案管理信息化為研究對(duì)象，闡述人社檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，提出改革管理體制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)等措施，促進(jìn)人社檔案管理信息化建設(shè)。