南鐵院教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及改進研究

文/南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 胡元敏

隨著國家對高等職業(yè)教育的重視和投入，全國高職院校的辦學(xué)規(guī)模日益擴大、水平不斷提高，高等職業(yè)教育得到了長足的進步與發(fā)展。在發(fā)展的過程中，教學(xué)管理在保障高校教學(xué)工作順利開展的過程中扮演的角色越來越突出，教學(xué)秘書作為二級學(xué)院的教學(xué)管理人員則發(fā)揮了承上啟下、上傳下達的重要作用。但是，目前看來，教學(xué)秘書崗位作用不僅沒有得到很好地發(fā)揮，反而存在著一定的局限性，導(dǎo)致二級學(xué)院內(nèi)的管理也不盡人意。

一、教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀分析

教學(xué)秘書工作兼具“管理性”和“服務(wù)性”，既是上層管理觀念和方法的執(zhí)行者，又是下層對象的服務(wù)者。但是，目前在很多高校的實際工作過程中，他們的管理性與服務(wù)性并沒有得到很好發(fā)揮。經(jīng)過多年高職教育的發(fā)展，教學(xué)秘書的專人管理和專項管理有了一定的進步，但仍缺乏一定的管理機制和晉升機制。此外，很多高職院校沒有設(shè)立專職教學(xué)秘書崗位，而是由專任教師進行兼職，不利于教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性和積極性。

（一）工作細致龐雜、效率較低。眾所周知，高職院校的教學(xué)秘書工作內(nèi)容眾多，不僅包括具體的教學(xué)管理事務(wù)性工作，如教材征訂、考試事務(wù)、教學(xué)資料收集、課表的編排與發(fā)放、各類重修補考的通知報名與成績錄入等，還包括向領(lǐng)導(dǎo)和師生傳達教務(wù)處下達的任務(wù)。就南鐵院來說，每個二級學(xué)院僅設(shè)置了1名教學(xué)秘書來面對繁雜瑣碎的工作。截至2020年12月31日，南鐵院全校在校生已超過11000人，其中機車車輛學(xué)院和通信信號學(xué)院學(xué)生人數(shù)均在2000人以上，教學(xué)秘書與學(xué)生數(shù)的比例達到了1∶2000，這顯然遠遠不能滿足工作的需要，造成了部分學(xué)院教學(xué)秘書人員缺乏的窘迫境況。而在大量的工作內(nèi)容和壓力下，教學(xué)秘書難免會產(chǎn)生心理壓力和職業(yè)倦怠，稍有差池可能會給工作帶來不良影響，嚴(yán)重時甚至造成教學(xué)事故。

（二）職位重視度較低。教學(xué)秘書作為高?；鶎庸芾砉ぷ魅藛T，本應(yīng)配合教學(xué)院長承擔(dān)著二級學(xué)院的教學(xué)管理責(zé)任，做好日常教學(xué)管理工作，但許多領(lǐng)導(dǎo)及專任教師卻認(rèn)為教學(xué)秘書的工作可有可無，導(dǎo)致教學(xué)秘書的職位重視度較低，從而進一步弱化了教學(xué)秘書對于自身崗位重要性的信念感和認(rèn)同感。此外，由于教學(xué)秘書平時的工作冗雜，缺乏創(chuàng)新性，始終是年復(fù)一年、日復(fù)一日地做著相同的工作內(nèi)容，使得工作積極性嚴(yán)重下降。同時，教學(xué)秘書常常拿著較低的工資，從物質(zhì)和精神上都難以支撐其個人發(fā)展，不利于二級學(xué)院甚至學(xué)校的教學(xué)管理工作。

（三）參與科研機會較少、晉升難度大。在高職院校中，教學(xué)秘書屬于學(xué)校的管理崗，這就大大減少了教學(xué)秘書參與科研和教研的機會。學(xué)校雖然出臺了相關(guān)科研和教研獎勵政策，但政策大幅度傾向于專任教師，加上近年來輔導(dǎo)員也有國家政策文件的支持，而教學(xué)秘書只能在繁雜的教學(xué)工作中抽空申報經(jīng)費較少、研究性較低的人文類項目，與專業(yè)教師相比參與科研和教改機會少之又少，導(dǎo)致發(fā)展空間不足。同時在南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院里，由于教學(xué)秘書和其他行政崗位一樣都屬于管理崗，但又不能夠完全按照學(xué)校其他管理崗的條件評定職稱，因此晉升難度也較高，久而久之，二級學(xué)院的教學(xué)秘書工作積極性嚴(yán)重下滑，職業(yè)發(fā)展前景不明朗、職業(yè)目標(biāo)不清晰。

（四）人員流動性大，缺少專人負(fù)責(zé)。在很多高職院校中，仍沒有設(shè)立專職教學(xué)秘書崗位，多由教學(xué)崗位教師兼職，而專任教師由于需要備課、參加比賽和搞科研等一系列工作，常常無法高效兼職教學(xué)秘書的工作，同時很多專任教師不愿意接手教學(xué)秘書的工作，導(dǎo)致教學(xué)秘書人員流動性較大。而每次新教師在接手教學(xué)秘書的工作后，由于與前任教學(xué)秘書和教務(wù)處、質(zhì)控處等部門缺乏有效溝通，經(jīng)常需要自己重新去摸索教學(xué)管理工作，工作效率和工作積極性大幅下降。南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2019年開始正式招聘專職的教學(xué)秘書，雖然一定程度上緩解了人員流動性大的問題，但由于南鐵院在招聘時沒有設(shè)定具體專業(yè)的要求，且大部分教學(xué)秘書在上崗前沒有在教育部門工作過，缺乏一定的教學(xué)管理知識儲備。因此很多教學(xué)秘書在初到崗位時很難快速有效地接手工作，從而影響了學(xué)校內(nèi)部管理的有效運轉(zhuǎn)和發(fā)展。

二、改進教學(xué)秘書工作的策略

如果教學(xué)秘書工作的困境和難題無法得到及時有效解決，將會嚴(yán)重影響高校管理工作的正常運行和人才培養(yǎng)目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，需要從以下幾個方面來對教學(xué)秘書的工作進行改進和提高：

（一）引入激勵機制，完善晉升渠道。由于長期重復(fù)的工作內(nèi)容和工作方法，高校教學(xué)秘書常常缺乏一定的工作積極性和創(chuàng)造性。因此，高?？梢越⒁惶讖娜粘９ぷ鞯侥杲K考核的科學(xué)有效、可量化的激勵機制，以具體的指標(biāo)和行為來量化教學(xué)秘書的晉升和發(fā)展，不僅要有內(nèi)部的部門激勵，更要有外部的物質(zhì)激勵。通過可量化的積分法，在年終總結(jié)時衡量不同學(xué)院教學(xué)秘書工作的好壞情況，在教學(xué)秘書能夠又快又好地完成二級學(xué)院和學(xué)校工作時給予加分，并在晉升時盡量給予優(yōu)先權(quán)，提高工作的積極性、激勵工作熱情、鼓勵更好地發(fā)展；而相反，當(dāng)教學(xué)秘書在工作中發(fā)生一定的偏差和教學(xué)事故時，需要在年終考核時給予一定的懲罰，并可以通過取消科研基金申報或者減少一定的績效獎勵來鞭策和激勵教學(xué)秘書工作。

（二）加大培訓(xùn)力度，提高職業(yè)素質(zhì)。目前，由于高校大部分教學(xué)秘書缺乏一定的管理知識以及二級學(xué)院的專業(yè)知識，專業(yè)貼合度較低，導(dǎo)致工作不能夠快速有效地完成。對此，高校或者省級教育部門應(yīng)加大培訓(xùn)力度，提高教學(xué)秘書業(yè)務(wù)能力，如可以通過寒暑假的時間組織公文寫作、優(yōu)秀教學(xué)管理分享會等培訓(xùn)，及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理過程中出現(xiàn)的問題，輔助教學(xué)院長制定出符合本學(xué)院現(xiàn)狀的行之有效的解決對策。同時更要響應(yīng)習(xí)近平總書記對于高校每一位教師的諄諄教誨，“高校立身之本在于立德樹人，要堅持把立德樹人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿于教學(xué)全過程，實現(xiàn)全方位育人”，以此來提高每位教學(xué)秘書的工作能力和思想政治素質(zhì)。此外，也應(yīng)該積極鼓勵教學(xué)秘書利用業(yè)余時間自學(xué)與工作相關(guān)的知識，提高認(rèn)知能力和管理水平。

（三）利用信息化建設(shè)，提高工作價值。教學(xué)秘書將自我大量的時間與精力放在平日的教學(xué)管理工作中，常常無法就工作的持續(xù)開展與創(chuàng)新進行總結(jié)，更忽視了通過信息化建設(shè)來高效地開展工作。高職院校應(yīng)充分利用ERP等校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓教學(xué)中的一些工作實現(xiàn)無紙化辦公，向政府系統(tǒng)看齊，實現(xiàn)“最多跑一次”的良好信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該主動關(guān)心教學(xué)秘書的工作、學(xué)習(xí)和生活，充分肯定教學(xué)秘書的工作崗位價值，適時地對教學(xué)秘書進行心理調(diào)適，緩解其工作倦怠感，并幫助教學(xué)秘書找準(zhǔn)自己的角色定位。作為高校教學(xué)管理中的重要橋梁，教學(xué)秘書一定要建立為師生服務(wù)的理念，以大局為重，踏實做好手頭上的每一項工作。

（四）增加部分管理人員數(shù)量，減輕其工作壓力。教學(xué)秘書由于繁雜瑣碎的工作較多，導(dǎo)致工作壓力較大，學(xué)院可以通過增加部分管理人員數(shù)量的方式，比如在教學(xué)工作忙碌期分派一些簡單任務(wù)給新入職的教師，在緩解教學(xué)秘書工作壓力的同時，也能夠讓新入職的教師了解學(xué)院的教學(xué)管理流程，更多地接觸到其他同事，也有利于以后的工作開展。此外，通過招募學(xué)生勤工儉學(xué)的方式，來緩解基層管理人員少、工作強度大的壓力，保障教學(xué)管理工作的有效開展。

三、結(jié)語

最后，教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中扮演著不可忽視的重要角色，作為教學(xué)秘書，也應(yīng)該調(diào)整自身心態(tài)、積極進取、增強個人能力。高校應(yīng)積極強化教學(xué)秘書隊伍的發(fā)展和培養(yǎng)工作，提高他們的工作和專業(yè)能力，充分發(fā)揮他們的橋梁和紐帶的作用。而就南鐵院來說，雖然其教學(xué)秘書的管理及發(fā)展仍存在著許多制約，但學(xué)校通過有效的整改與落實，在發(fā)展的過程中不斷摸索，從而建立了一定的激勵制度，增強了教學(xué)秘書的工作積極性，保障了南鐵院的教學(xué)管理質(zhì)量，促進了學(xué)校教學(xué)管理整體向科學(xué)化、有序化和現(xiàn)代化的良好轉(zhuǎn)變。