淺談企業(yè)辦公室秘書輔助決策職能的發(fā)揮

文/廣西新電力投資集團巴馬供電有限公司 黃瓅

市場經(jīng)濟下，企業(yè)發(fā)展前景更加廣闊，同時競爭壓力也更重，這就要求企業(yè)領(lǐng)導立足企業(yè)發(fā)展需求及市場現(xiàn)狀制定出科學決策，帶領(lǐng)企業(yè)披荊斬棘向前發(fā)展。這一背景下，對辦公室秘書工作提出了更高的要求，作為辦公室秘書要及時收集好企業(yè)發(fā)展信息及市場變化信息，并提供給領(lǐng)導進行決策參考，進而提高決策的科學性及適用性，加快企業(yè)的健康發(fā)展。

一、辦公室秘書輔助決策的含義

從狹義的角度來說，決策是指人們對未來的行動進行確定，并從多個預想方案中，確定一個最好的方案對其進行分析以及判斷的過程；從廣義的角度來說，決策是指人們?yōu)榱送瓿梢粋€目標，然后對行動方案進行確定并付出實際行動的過程。文中所說的決策是指廣義上的決策，其既包含了決策的確定，又包含了決策的具體實施過程。在如今的管理體系中，決策是企業(yè)領(lǐng)導者的最基本的權(quán)利，也可以說，企業(yè)領(lǐng)導者就是決策的主體。

在現(xiàn)如今的管理體系中，領(lǐng)導做決策離不開辦公室秘書的輔助及支持。在決策的過程中若是失去了辦公室秘書的輔助，將有很大可能導致整個管理體系中出現(xiàn)決策失誤、目標失控等問題。

辦公室秘書輔助決策是指在領(lǐng)導決策的過程中，辦公室秘書從能力、知識以及經(jīng)驗等多個方面給領(lǐng)導決策提供支持及幫助，進而有效提高領(lǐng)導決策的時效性以及科學性。辦公室秘書作為企業(yè)上傳下達的重要環(huán)節(jié)，在實際工作中，要不斷提高自身的知識水平及業(yè)務(wù)能力，增強輔助決策的意識，在做好基本工作的同時，給領(lǐng)導做決策搜集信息和提供其他幫助，輔助領(lǐng)導作出科學可行的戰(zhàn)略決策，推動企業(yè)能夠保持長久穩(wěn)定的發(fā)展。

二、辦公室秘書輔助決策工作中應(yīng)遵循的原則

（一）定位原則。決策過程中，秘書應(yīng)該始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”出發(fā)，必須做到謀而不斷。秘書人員作為決策的輔助力量，只能充當領(lǐng)導者的參謀，絕無決斷的權(quán)利。

（二）超前原則。決策指的是對未來行動的抉擇，這是規(guī)劃未來、影響未來、推動未來的行動。因此，決策制定特別是決策執(zhí)行過程中會存在一些不可預測的風險。為了提高領(lǐng)導決策的科學性以及可靠性，秘書人員應(yīng)該具有輔助決策的超前意識，利用預見性的眼光，對企業(yè)未來及市場未來進行分析及預估，以便提前掌握企業(yè)未來發(fā)展中的風險，給領(lǐng)導決策提供參考，盡最大可能地減小企業(yè)未來發(fā)展中的風險。

（三）系統(tǒng)原則。決策是一項系統(tǒng)的工程。秘書人員在進行輔助決策時，應(yīng)該具有大局觀和獨立思考問題的能力；要觀察及把握好決策的內(nèi)外部環(huán)境變化及各種關(guān)系的變化；要盡職盡責地做好決策過程中的各項協(xié)調(diào)工作。

（四）信息原則。信息是決策的基礎(chǔ)。決策是否正確，取決于相關(guān)信息能否及時準確地搜集及整理到位。所以在決策的過程中，秘書人員要重視和做好信息收集及整理工作，利用所有的渠道資源將決策所需的信息收集并整理好，以便決策參考。

（五）諍諫原則。決策是一個動態(tài)過程，其中影響決策的因素很多，稍有不慎就可能出現(xiàn)決策失誤。鑒于此，辦公室秘書人員在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導決策中存在風險的時候，應(yīng)基于企業(yè)實際及市場環(huán)境情況，實事求是地向領(lǐng)導進言，提出自己的看法。不能因為個人的利益而患得患失，不敢進言，最終導致決策落空，這是一種不稱職的表現(xiàn)。

三、辦公室秘書有效發(fā)揮輔助決策職能的辦法及措施

（一）對信息調(diào)研工作進行加強。信息是領(lǐng)導者用于了解工作情況以及指導工作的重要方式，也是領(lǐng)導者進行決策的主要依據(jù)。因而辦公室秘書人員在進行信息調(diào)研的時候，應(yīng)該從領(lǐng)導工作重心的角度出發(fā)，立足于企業(yè)員工的利益，設(shè)立全方位的信息搜集渠道，在調(diào)查研究過程中對信息進行深度挖掘，從基層工作信息中發(fā)掘出經(jīng)驗信息，從企業(yè)相關(guān)媒體上搜集實時熱點信息，進而增強搜集信息的準確性以及時效性。1.緊抓影響企業(yè)的熱點難點問題。對企業(yè)的所有工作信息進行全方位的了解，進一步增強調(diào)研的力度，在調(diào)研期間注重信息的時效性，緊抓公司各類會議以及領(lǐng)導部門布置的各項檢查工作、落實工作，以企業(yè)的發(fā)展重心為日常的工作重點，充分把握其中的關(guān)鍵節(jié)點以及突出重點，隨時準備好領(lǐng)導需要的信息，進而做到將“謀”放到公司的關(guān)鍵節(jié)點上，“參”放到重要點子上。2.提高調(diào)研報告質(zhì)量。秘書人員應(yīng)該堅持以提升領(lǐng)導者的滿意度、基層的認可度以及實際工作的指導性為主要基本原則來起草調(diào)研報告，才能夠準確傳達領(lǐng)導的指示精神，將領(lǐng)導意圖正確地體現(xiàn)出來，并真實反映基層情況。同時，日常要養(yǎng)成積累素材的良好習慣，對相關(guān)信息都能夠認真搜集、分析，并且將搜集的材料數(shù)據(jù)、思想觀點等進行積累，爭取可以做到用簡短的語言表達豐富的內(nèi)容，將深刻的道理用最準確的語言表達出來，要做到言簡意賅、精益求精，為領(lǐng)導決策提供重要的依據(jù)。

（二）緊抓協(xié)調(diào)落實工作。秘書輔助決策從擬定到被領(lǐng)導選用，然后形成決策的整個過程中，都不能脫離協(xié)調(diào)的支持，若不抓好協(xié)調(diào)工作，將很難把輔助決策落到實處。在整個企業(yè)中，辦公室秘書是一個比較特殊的崗位，起著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要作用。因此，辦公室秘書應(yīng)緊抓及落實協(xié)調(diào)工作，將所有部門的積極性都調(diào)動起來，進而保證所有工作都落到實處。1.立足協(xié)調(diào)的高度。古人講究在協(xié)調(diào)時要做到“長袖善舞”，所以秘書人員在進行協(xié)調(diào)工作的過程中，要時刻做好企業(yè)各分管部門員工的協(xié)調(diào)工作，在協(xié)調(diào)期間，應(yīng)該做到查缺補漏，避免部門與部門之間出現(xiàn)隔閡。秘書人員要堅持以“加強與領(lǐng)導聯(lián)系、所在部門要增強管理工作、對外要做好協(xié)調(diào)工作、對下要做好服務(wù)工作”為基本原則，從而有效增加企業(yè)的整體實力。2.強調(diào)協(xié)調(diào)的辦法。辦公室秘書人員應(yīng)該協(xié)調(diào)好各部門之間的聯(lián)絡(luò)工作，通過積極溝通、聯(lián)系的手段，將各個部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)好。在進行協(xié)調(diào)期間既要緊抓工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，凸顯出工作的目標，又要重視問題的細節(jié)，進而使各個部門之間的工作意識達成一致，在各個部門之間發(fā)揮出最大的輔助作用，進一步推進企業(yè)各方面工作順利進行。

（三）增強辦公室秘書的綜合服務(wù)能力。對于辦公室秘書工作而言，其歸根到底是一個服務(wù)崗位，因此要重視提升自身的綜合服務(wù)能力。從工作的本質(zhì)來看，做好服務(wù)工作與輔助決策工作有著密切的聯(lián)系，做好了服務(wù)工作，也就等于是間接地對領(lǐng)導決策提供了輔助。隨著辦公室秘書人員綜合素質(zhì)的不斷提高，其會在個別技術(shù)領(lǐng)域或調(diào)研層面比企業(yè)領(lǐng)導更有發(fā)言權(quán)。鑒于此，作為辦公室秘書應(yīng)在日常工作中基于“專業(yè)、超前、嚴謹、效率”等原則，從促進企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)健快速發(fā)展的角度給領(lǐng)導決策獻計獻策。同時，針對企業(yè)發(fā)展過程中的重點工作及潛在風險進行前瞻性的分析，并及時與領(lǐng)導溝通，征求其意見，對做出的決策進行合理的修正及補充。此外，辦公室秘書要始終立足于企業(yè)一盤棋的整體工作原則上，深入企業(yè)基層開展常態(tài)化的跨部門、跨專業(yè)調(diào)研，以便第一時間掌握企業(yè)的運行狀況，從而在遇到突發(fā)性問題時，可以及時做出反應(yīng)，對決策進行合理高效的調(diào)整及優(yōu)化。

（四）企業(yè)信息管理整合。企業(yè)信息管理是辦公室秘書的核心工作之一。因此，辦公室秘書應(yīng)基于對外宣傳企業(yè)及企業(yè)形象塑造的服務(wù)職能，從上、下、外三個層面對企業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的各種信息進行整合及分析，以便在領(lǐng)導決策時給其提供參考。“上”是指企業(yè)在發(fā)展過程中由新聞媒體報道的一些重要信息，辦公室秘書將這些重要信息整理成文摘或剪報的形式上交給領(lǐng)導；“下”是指利用各種渠道資源獲得的企業(yè)自身發(fā)展運行情況的第一手資料，并將這些資料分類整理后，通過簡報的形式報呈給領(lǐng)導審閱；“外”是指辦公室秘書應(yīng)實時了解和掌握市場及行業(yè)發(fā)展的最新動態(tài)，對標先進企業(yè)的管理經(jīng)驗及做法，從中梳理出適合企業(yè)改革發(fā)展的措施和途徑，為企業(yè)的深入改革提供案例性的參考。

四、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展，對于辦公室秘書的要求也在不斷提高。在企業(yè)中，為了促使辦公室秘書更好地發(fā)揮其輔助領(lǐng)導決策的職能，需要辦公室秘書深刻認識到時代發(fā)展的要求，并且根據(jù)企業(yè)需要不斷提高個人的綜合素質(zhì)，提高自身的輔助決策能力，時刻做好秘書的角色，進一步完善及推動領(lǐng)導決策的落實，為企業(yè)穩(wěn)健快速發(fā)展助力。