高校檔案館信息化建設(shè)路徑探究
——以鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館為例

文/鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館 古西敏

一、鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館信息化建設(shè)成就

（一）檔案館資源建設(shè)已基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工也是檔案館信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館自成立就開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字化加工工作，本著“利用優(yōu)先、外包和自建結(jié)合”的方式基本完成了館藏檔案的數(shù)字化工作。檔案館在館藏檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，參照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校自身檔案管理的實(shí)際情況，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定了傳統(tǒng)載體檔案掃描的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。提高了館藏檔案加工的質(zhì)量和使用效率，更提高了館藏檔案的利用率。檔案館也將館內(nèi)每年增量檔案的加工融入年度檔案加工整理流程中，實(shí)現(xiàn)了館藏傳統(tǒng)載體檔案的計(jì)算機(jī)檢索和管理，大大提升了增量檔案加工和利用效率。目前OA產(chǎn)生的黨政文件、會(huì)議紀(jì)要以及公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的上級(jí)來(lái)文，都通過(guò)檔案系統(tǒng)接口實(shí)時(shí)歸檔，同時(shí)通過(guò)學(xué)校數(shù)據(jù)共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了教學(xué)、科研、國(guó)資管理、一卡通等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線(xiàn)歸檔。另外各部門(mén)在工作中不能在線(xiàn)歸檔的、由其他設(shè)備或者軟件產(chǎn)生的有保存價(jià)值的照片、音頻、文檔、CAD圖等電子文件，可通過(guò)移交檔案館手動(dòng)批量導(dǎo)入檔案系統(tǒng)?？偟膩?lái)說(shuō)，鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子文件與傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本融合管理，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)利用等全業(yè)務(wù)流程的信息化管理。

（二）信息化建設(shè)不斷完善檔案管理系統(tǒng)。為適應(yīng)高校信息化建設(shè)，推進(jìn)國(guó)家信息化建設(shè)步伐，檔案館結(jié)合學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了電子文件在線(xiàn)歸檔，檔案系統(tǒng)設(shè)置有預(yù)歸檔庫(kù)和檔案庫(kù)，OA系統(tǒng)電子文件通過(guò)系統(tǒng)接口直接歸檔到預(yù)歸檔庫(kù)，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)歸入預(yù)歸檔庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)鑒定電子文件歸檔范圍和劃定保管期限，可以將電子文件轉(zhuǎn)換為PDF或OFD格式。系統(tǒng)可以對(duì)各種檔案門(mén)類(lèi)管理，界面列有歸檔范圍、保管期限。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案分類(lèi)方案、保管期限處置表的管理，能夠建立和管理各種門(mén)類(lèi)電子檔案的元數(shù)據(jù)方案，自動(dòng)對(duì)電子檔案進(jìn)行四性檢測(cè)。保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。系統(tǒng)能夠自動(dòng)或手動(dòng)接收采集文書(shū)、照片、錄音、錄像等不同類(lèi)型電子文件，也能夠輔助接收、采集傳統(tǒng)載體歸檔文件或傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本。接收采集時(shí)可以確保電子檔案的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)、電子檔案的各組件保持關(guān)聯(lián)，并能自動(dòng)記錄接收采集業(yè)務(wù)行為元數(shù)據(jù)。檔案系統(tǒng)支持電子文件的分類(lèi)、編目、命名和存儲(chǔ)，可以輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類(lèi)、編目，按照分類(lèi)方案、元數(shù)據(jù)方案對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)和元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，也可以根據(jù)權(quán)限手工著錄、修改電子檔案實(shí)體元數(shù)據(jù)，并輔助傳統(tǒng)載體歸檔文件分類(lèi)。檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了多形式、多角度的檢索方式，包括簡(jiǎn)單檢索、高級(jí)檢索、跨門(mén)類(lèi)檢索、全文檢索和人臉識(shí)別檢索。系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)實(shí)體檔案、數(shù)字檔案資源，統(tǒng)計(jì)條件包含檔案門(mén)類(lèi)、保管期限、文件格式、類(lèi)、卷（件）、年度等。利用統(tǒng)計(jì)包括利用檔案的職能部門(mén)及人次、利用實(shí)體檔案和數(shù)字檔案門(mén)類(lèi)及數(shù)量、數(shù)字檔案瀏覽量等，也可以按檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)的形式統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。檔案館與信息化管理中心配合實(shí)行三員管理制度，系統(tǒng)安全員、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)審計(jì)員授權(quán)分工明確；系統(tǒng)功能權(quán)限授權(quán)、數(shù)據(jù)授權(quán)與關(guān)閉授權(quán)功能靈活便捷，具備多種通用格式的元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和檔案內(nèi)容導(dǎo)入、導(dǎo)出功能。實(shí)現(xiàn)了電子檔案“收、管、用”全業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)管理。

（三）信息化建設(shè)提高了服務(wù)質(zhì)量和檔案利用率。

檔案信息化的最終目標(biāo)是給師生、校友等利用者提供便捷的查詢(xún)服務(wù)。檔案館目前已實(shí)現(xiàn)便捷的校內(nèi)查詢(xún)方式，校內(nèi)各單位設(shè)有一名兼職檔案員，根據(jù)各單位需要分配權(quán)限，可以做到自主查詢(xún)工作中所需要的文件。這種自主查詢(xún)的方式大大提高了學(xué)校各部門(mén)的工作效率。也減少了檔案館的校內(nèi)查詢(xún)工作量，留出了更多的時(shí)間做好增量檔案的信息化加工工作。為方便校友到館查檔，校內(nèi)也為校友提供了自助查詢(xún)打印服務(wù)，檔案館安裝自助打印機(jī)，打印系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接，校友可通過(guò)刷身份證的方式，自主選擇打印加蓋電子印章的學(xué)籍檔案。校外實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程預(yù)約查詢(xún)服務(wù)，檔案館網(wǎng)站和微信公眾號(hào)注冊(cè)個(gè)人信息，提交查檔需求，待檔案館管理員審核信息后，會(huì)將加蓋電子印章的文件直接推送給校友。檔案館網(wǎng)站上設(shè)置了公開(kāi)檔案查詢(xún)平臺(tái)，以專(zhuān)題匯編的形式面向社會(huì)公眾開(kāi)放了部分檔案，用戶(hù)無(wú)須注冊(cè)可以直接瀏覽檔案資料，也可以通過(guò)關(guān)鍵詞來(lái)檢索公開(kāi)檔案，真正提高了檔案的利用價(jià)值。

二、高校檔案館信息化建設(shè)的必要性

（一）高校檔案館信息化建設(shè)是國(guó)家信息化發(fā)展的重要組成部分。2016年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《2016-2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中明確指出：“信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。大力推進(jìn)信息化，是覆蓋我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)、全面建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)和建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家的迫切需要和必然選擇。”國(guó)家整體信息化的不斷推進(jìn)，檔案的信息化就是社會(huì)信息化建設(shè)的重要階段，高校檔案部門(mén)需要緊跟社會(huì)信息化建設(shè)的步伐，及時(shí)做好檔案的信息化建設(shè)工作。高校檔案館是檔案存儲(chǔ)比較密集的地方，近年來(lái)，學(xué)校發(fā)展的各項(xiàng)檢查工作以及出國(guó)留學(xué)和學(xué)歷認(rèn)證逐年增多，檔案的利用率也相對(duì)較高。從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到電子檔案，加快檔案的信息化建設(shè)，是國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分，也是檔案學(xué)界理論研究和實(shí)踐探索的重要任務(wù)。

（二）高校檔案館信息化建設(shè)是提高服務(wù)水平的必然選擇。隨著用戶(hù)所需信息的豐富，檔案的利用率也逐漸提高，要做到更快更準(zhǔn)確更便捷地為用戶(hù)提供服務(wù)是檔案館的服務(wù)目標(biāo)。手工查檔速度慢、準(zhǔn)確率不高而且降低了檔案的利用率，致使很多歸檔的資料都沉睡庫(kù)房，這嚴(yán)重制約了檔案的再利用。在遇到有的用戶(hù)查詢(xún)自己的重要資料時(shí)，如果檔案館沒(méi)有留存，由于人工查檔的不可確定性致使很多檔案管理員多次翻閱庫(kù)房，才敢告訴用戶(hù)這份材料檔案館到底有沒(méi)有留存。就學(xué)歷核查來(lái)說(shuō)，近年來(lái)學(xué)歷核查、認(rèn)證數(shù)額極大，檔案還是沒(méi)有數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案館，現(xiàn)在的工作狀態(tài)仍是去庫(kù)房手工查詢(xún)學(xué)生學(xué)籍檔案，有的高校做了老檔案的初始數(shù)字化，進(jìn)行了學(xué)籍檔案的掃描，制作一個(gè)Excel表目錄用來(lái)檢索學(xué)生學(xué)籍檔案，這樣雖然比原始狀態(tài)提高了查檔效率，但是無(wú)法看到全文數(shù)據(jù)，仍要進(jìn)檔案庫(kù)房查檔核查，增加了檔案管理的工作量，仍然耗時(shí)耗人耗力，很多高校天天為學(xué)籍核查忙得焦頭爛額。信息化建設(shè)背景下，檔案管理系統(tǒng)可以利用全文檢索很快查到所需檔案的PDF掃描件和檔案所在庫(kù)房的具體位置，在電子文件可以確認(rèn)此人檔案資料屬實(shí)的情況下，一般不需要再進(jìn)庫(kù)房查找，一個(gè)人、一臺(tái)電腦就可以解決當(dāng)下信息時(shí)代繁忙的查檔工作，這樣不僅縮短了查檔的時(shí)間，更不受空間的約束。

（三）高校檔案館信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必由之路。國(guó)家檔案局2020年頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》第五章第三十五條明確指出：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用?！睓n案館一直以來(lái)都面臨著檔案資料龐大，數(shù)據(jù)繁多的問(wèn)題，歸檔門(mén)類(lèi)眾多，老檔案的查閱、增量檔案的加工和整理讓檔案管理員這個(gè)看似輕松的崗位實(shí)則一直處于終日忙碌緊張的狀態(tài)。從檔案的收集、整理、拆釘、分類(lèi)、確定保管期限、排序、編制頁(yè)碼、編制目錄、裝盒到上架。一份檔案要在檔案加工人員手中過(guò)上六七遍，傳統(tǒng)的查詢(xún)方式需要對(duì)這份檔案原件翻來(lái)覆去地查閱，信息化建設(shè)下的檔案系統(tǒng)就完全解決了這些問(wèn)題，在檔案系統(tǒng)利用關(guān)鍵詞檢索，很快解決查檔需求，節(jié)省了工作人員大量的時(shí)間，系統(tǒng)批量上傳數(shù)據(jù)、電子文件在線(xiàn)歸檔、系統(tǒng)自動(dòng)鑒定歸檔范圍、劃分保管期限，自動(dòng)分類(lèi)，系統(tǒng)可以對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、安全性、可用性的檢測(cè)，自動(dòng)生成檢測(cè)報(bào)告。這種信息化的檔案管理模式更符合現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展的方向和需要。

三、高校檔案館信息化建設(shè)路徑探究

（一）著力提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)就是大家對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)知、了解和重視程度。要不斷提高學(xué)校師生、領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。高校檔案館信息化建設(shè)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案館的信息化建設(shè)一定程度上助推了學(xué)校信息化建設(shè)的進(jìn)程。比如OA系統(tǒng)使用的電子簽章，電子簽章實(shí)則比實(shí)體印章更安全，更方便。OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接，文件經(jīng)過(guò)審批、加蓋電子印章、分發(fā)、辦結(jié)完成和元數(shù)據(jù)一同自動(dòng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)。和紙質(zhì)文件一樣每份文件有“底稿、發(fā)文簽、正文”三個(gè)子文件，同時(shí)，文件的審批意見(jiàn)、審批歷史和被瀏覽、被檢索等過(guò)程信息也被保存到檔案系統(tǒng)。電子檔案實(shí)現(xiàn)單軌制管理也為全校工作帶來(lái)了更大的便利。檔案部門(mén)也要主動(dòng)爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金投入，為信息化建設(shè)作出充分的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金準(zhǔn)備。檔案館管理員要不斷提高自身的職業(yè)修養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，更新傳統(tǒng)管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段管檔用檔。同時(shí)，要不斷加強(qiáng)師生的檔案意識(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)多做檔案宣傳，讓更多的人認(rèn)識(shí)到檔案存史、育人、便民的作用，從而提高大家對(duì)檔案工作的了解和認(rèn)知。

（二）有力保障基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的配置和制度規(guī)范。存量檔案的數(shù)字化加工和增量檔案的收集、加工是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。從硬件設(shè)備來(lái)說(shuō)，需要配備相應(yīng)的打印機(jī)、監(jiān)控設(shè)備、照相機(jī)、電腦、不同作用的掃描儀、檔案系統(tǒng)服務(wù)器、防磁柜等信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備。從軟件來(lái)說(shuō)，需把數(shù)字化的檔案歸入檔案系統(tǒng)，購(gòu)置檔案系統(tǒng)是至關(guān)重要的，從公司的規(guī)模、軟件的使用、后期的維護(hù)服務(wù)等諸多方面嚴(yán)格把關(guān)。很多高校前期已經(jīng)做了數(shù)字化，購(gòu)買(mǎi)了檔案系統(tǒng)，可是后期得不到及時(shí)的升級(jí)和維護(hù)，或者對(duì)接不了業(yè)務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)基本處于半癱瘓狀態(tài)，沒(méi)有從根本上解放檔案管理員的雙手，更沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高效的查詢(xún)方式。此外，還要做好檔案館工作的制度標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案館作為一個(gè)重要信息的聚集部門(mén)，要規(guī)范存檔用檔的方式。傳統(tǒng)的手工化階段，信息傳遞較慢，信息時(shí)代，若沒(méi)有嚴(yán)格的制度規(guī)范，造成信息泄露和錯(cuò)誤，損失和后果將不堪設(shè)想。檔案館要同時(shí)建立完善的歸檔、分類(lèi)、保管、元數(shù)據(jù)方案、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀、查詢(xún)利用等一系列制度規(guī)范，管理系統(tǒng)設(shè)置三員管理制度，確保檔案工作的規(guī)范化，制度標(biāo)準(zhǔn)下的檔案工作是檔案館信息化建設(shè)的保障。

（三）不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。首先，檔案館管理人員要有一定的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)來(lái)適應(yīng)信息化建設(shè)下的檔案管理模式，高校檔案館被大多數(shù)人錯(cuò)誤地認(rèn)為是清閑的單位，管理員整體年齡偏大，雖然他們?nèi)蝿谌卧?、默默無(wú)聞、不厭其煩地翻閱紙質(zhì)檔案，可隨著檔案的增多，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了信息化社會(huì)的發(fā)展。這需要鼓勵(lì)管理員多參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案信息化的便利和高效。其次，要不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，檔案館檔案系統(tǒng)的“半癱瘓”很大程度上是檔案館沒(méi)有真正懂系統(tǒng)、懂檔案工作發(fā)展方向的專(zhuān)業(yè)人才，檔案館作為學(xué)校工作存史留史的最后一站，需要配備檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才來(lái)帶動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。

總之，檔案館的信息化建設(shè)不是一蹴而就，學(xué)校各個(gè)部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要意義，提高檔案意識(shí)，為檔案館信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。檔案館也要積極爭(zhēng)取人力、財(cái)力、物力為信息化建設(shè)提供保障。不斷提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、管理系統(tǒng)化和檔案利用高效化。