信息化在干部檔案管理工作中的運(yùn)用情況分析

文/鄰水縣人力資源服務(wù)中心 甘角茸

干部檔案是人事檔案的一種類型，是人事部門在干部管理活動(dòng)中形成的，其中包括干部的歷史材料和現(xiàn)實(shí)狀況，涉及履歷、考核、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容，是對(duì)干部進(jìn)行考察和了解的原始資料。新形勢(shì)下，將信息技術(shù)引入管理工作中，在提高工作效率、提升管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案價(jià)值等方面，均具有積極作用。以下結(jié)合實(shí)踐，探討了信息化在干部檔案管理工作中的運(yùn)用情況。

一、干部檔案信息化管理的意義

（一）提高管理效率。傳統(tǒng)管理模式下，干部檔案以紙質(zhì)為載體，管理工作需要人工手動(dòng)進(jìn)行，包括收集、整理、歸檔、查詢、借閱等，不僅效率低，而且人力成本高。信息技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，采用統(tǒng)一的格式和管理標(biāo)準(zhǔn)，不僅實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，還能減輕人員工作量。以檔案查詢?yōu)槔瑐鹘y(tǒng)模式下管理人員需要在檔案庫(kù)中翻找，使用者的等待時(shí)間長(zhǎng)；信息化管理模式下，管理人員只需輸入時(shí)間、姓名等關(guān)鍵詞，就能及時(shí)得到相應(yīng)的檔案資源，使用者幾乎不用等待。

（二）保證內(nèi)容真實(shí)完整。紙質(zhì)檔案在保存管理時(shí)，對(duì)檔案室的硬件設(shè)施和環(huán)境條件有明確要求，例如溫度、濕度、防火、防盜等。即便如此，隨著時(shí)間推移，檔案在借閱、轉(zhuǎn)移的過(guò)程中，也不可避免地會(huì)發(fā)生破損、丟失等情況，影響檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。實(shí)施信息化管理，通過(guò)掃描、錄入等形式，將紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容變成電子版，然后儲(chǔ)存在專門的數(shù)據(jù)庫(kù)中，可提高檔案的完整性。使用者查閱檔案時(shí)，只有一定的訪問(wèn)權(quán)限，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行刪改，可保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

（三）推動(dòng)管理改革。對(duì)事業(yè)單位而言，干部檔案信息化管理只是一個(gè)縮影，信息化管理理念和模式，會(huì)逐漸覆蓋所有管理領(lǐng)域，例如財(cái)務(wù)管理、人力管理、行政管理等。單位對(duì)干部進(jìn)行考核評(píng)定、崗位調(diào)動(dòng)、薪酬調(diào)整時(shí)，均會(huì)使用檔案資料。信息管理系統(tǒng)的高效性，能提高檔案資源的利用價(jià)值，繼而推動(dòng)檔案管理工作的變革，乃至于事業(yè)單位管理工作的改革。

二、干部檔案信息化管理的要求

對(duì)干部檔案進(jìn)行信息化管理，并非將紙質(zhì)檔案完全拋棄，而是采用紙質(zhì)檔案、電子檔案并存的管理模式。開(kāi)展信息化管理時(shí)，相關(guān)要求如下：

（一）現(xiàn)代化管理。將信息技術(shù)引入干部檔案管理中，并不是配置計(jì)算機(jī)、掃描儀就可以，而是從管理理念到管理方法全面變革，滿足現(xiàn)代化管理要求。具體工作中，應(yīng)該使用信息設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行整理、保存，結(jié)合單位實(shí)際情況建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，關(guān)注干部的工作動(dòng)向，及時(shí)完善檔案內(nèi)容。

（二）開(kāi)放式管理。所謂開(kāi)放式管理，可以理解為在信息技術(shù)的支持下，干部檔案的內(nèi)容更加豐富，需要采集的資料范圍更廣。一方面是工作業(yè)績(jī)，既包括本職工作內(nèi)容、完成情況、獲得的業(yè)績(jī)，也包括工作崗位的日常表現(xiàn)，和上下級(jí)、同事之間的關(guān)系；另一方面是個(gè)人能力，主要記錄了干部的學(xué)歷、專業(yè)、證書取得情況，在上級(jí)部門進(jìn)行管理決策和職位任免時(shí)，可以作為參考依據(jù)。

（三）服務(wù)型管理。干部檔案的信息化管理，在檔案資料的收集、整理、使用基礎(chǔ)上，突出服務(wù)功能，要求管理人員樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。尤其是干部調(diào)動(dòng)、升職、退休，要為用檔單位提供完整的檔案資料，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量不斷提升。

三、信息化在干部檔案管理工作中的問(wèn)題和對(duì)策

（一）問(wèn)題。1.資料安全性低。信息技術(shù)是一把“雙刃劍”，既提高了管理效率，也帶來(lái)了安全風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)干部檔案進(jìn)行信息化管理，檔案內(nèi)容泄密途徑增加，可能是系統(tǒng)自身有漏洞，也可能是黑客惡意攻擊。另外，信息化管理系統(tǒng)中，檔案資料和載體是獨(dú)立的，檔案泄密具有隱蔽性，而互聯(lián)網(wǎng)的信息傳播速度快，一旦檔案泄密，會(huì)造成嚴(yán)重?fù)p失。2.人員素質(zhì)不高。干部檔案管理從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ剑瑢?duì)管理人員也提出了高要求，不僅具有專業(yè)的管理知識(shí)體系、過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，還要熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行安全防護(hù)。然而，個(gè)別單位將重點(diǎn)放在了信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建上，忽視了管理人員的素質(zhì)提升，再加上資金受限，培訓(xùn)工作尚未落實(shí)，最終導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)不足。

（二）對(duì)策。1.實(shí)施動(dòng)態(tài)管理?；谛畔⒐芾硐到y(tǒng)下，干部檔案動(dòng)態(tài)管理，就是要求管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，樹(shù)立互聯(lián)網(wǎng)思維，充分利用信息技術(shù)，對(duì)干部檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)性管理。例如：采集檔案資料時(shí)，將相關(guān)內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)；為了滿足查詢要求，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)分類；檔案管理系統(tǒng)和行政管理系統(tǒng)相連接，當(dāng)干部工作發(fā)生變動(dòng)，系統(tǒng)自動(dòng)提示，以便管理人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，確保檔案和人員相匹配。2.加強(qiáng)保密工作。信息技術(shù)的應(yīng)用存在一定泄密風(fēng)險(xiǎn)，要求管理人員加強(qiáng)保密工作。一方面，從制度層面出發(fā)，對(duì)于檔案的采集、整理和利用，制定完善的、統(tǒng)一的管理制度，不論是檔案的查閱和調(diào)取，還是分享和運(yùn)用，均按照規(guī)范流程執(zhí)行；另一方面，從技術(shù)層面出發(fā)，合理使用防火墻、殺毒軟件、訪問(wèn)權(quán)限等技術(shù)，定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)更新。3.人員培訓(xùn)考核。對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核，是提升管理技能水平的有效途徑。首先，要結(jié)合干部檔案管理工作的現(xiàn)狀，明確管理人員的執(zhí)業(yè)要求，從知識(shí)、能力、素養(yǎng)等方面進(jìn)行培訓(xùn)教育，建設(shè)一支高素質(zhì)、復(fù)合型的管理團(tuán)隊(duì)，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。其次，事業(yè)單位應(yīng)該注重檔案管理人員的績(jī)效考核工作，合理設(shè)置考核指標(biāo)和評(píng)價(jià)體系，將定性評(píng)價(jià)、定量評(píng)價(jià)相結(jié)合，將自身評(píng)價(jià)、同級(jí)評(píng)價(jià)、上級(jí)評(píng)價(jià)相結(jié)合；并配合適宜的激勵(lì)措施，激發(fā)人員的工作積極性。

四、實(shí)際案例分析

（一）基本情況。以某事業(yè)單位為例，其中在職人員約250人，離退休人員約50人。該單位在人事管理工作中，一是崗位配置少，工作重點(diǎn)放在了傳統(tǒng)人事管理上，人力資源的規(guī)劃、分析、評(píng)價(jià)等工作開(kāi)展不佳。二是崗位職責(zé)的描述不清晰，任職者的權(quán)限界限不明確。三是人才梯隊(duì)規(guī)劃不好，干部和基層人員之間的距離較遠(yuǎn)，并不了解人力資源需求。

（二）檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀。該單位在干部檔案管理上，采用信息化管理系統(tǒng)，既實(shí)現(xiàn)了多種功能，也存在一些問(wèn)題，介紹如下：1.功能。（1）對(duì)人力資源進(jìn)行基礎(chǔ)管理。針對(duì)干部人員信息，該系統(tǒng)在檔案的采集、使用上提供了數(shù)據(jù)保障，基礎(chǔ)管理內(nèi)容包括：對(duì)歷史信息和當(dāng)前信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、修改、發(fā)送；對(duì)照片進(jìn)行增加、替換；對(duì)人員登記表、任免審批表、三齡一歷表進(jìn)行輸入和生成。（2）幫助領(lǐng)導(dǎo)查詢決策。單位領(lǐng)導(dǎo)需要了解干部的履歷信息、班子配備情況，該系統(tǒng)可以提供各類統(tǒng)計(jì)信息，方便領(lǐng)導(dǎo)查看。例如：對(duì)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，可通過(guò)登記表、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)圖形進(jìn)行數(shù)據(jù)查看，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)的決策。（3）自動(dòng)生成人員信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表。這里的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，除了年度人力資源統(tǒng)計(jì)表，還可以根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容，對(duì)各類統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行自定義，將復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹庇^形象的表格，方便分析和使用。2.問(wèn)題。（1）數(shù)據(jù)錄入工作量大。在系統(tǒng)中查詢干部檔案資料，會(huì)發(fā)現(xiàn)一些干部有重復(fù)性的信息；新上任的干部，信息沒(méi)有及時(shí)認(rèn)定，或信息錄入不規(guī)范。（2）維護(hù)工作不及時(shí)。集中在兩個(gè)方面：一是學(xué)歷和獎(jiǎng)懲信息沒(méi)有及時(shí)變更，信息和干部實(shí)際情況不匹配。二是干部的家庭成員信息具有隱私性，一些干部的家庭成員變動(dòng)后，沒(méi)有及時(shí)反饋給檔案管理人員。（3）檔案信息利用率低。對(duì)干部信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，主要表現(xiàn)為季度、年度人事報(bào)表，內(nèi)容多是干部的性別、年齡、學(xué)歷等基礎(chǔ)信息，而沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行深入分析。

（三）注意事項(xiàng)。第一，干部檔案數(shù)據(jù)錄入時(shí)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，提高信息質(zhì)量。從兩個(gè)方面入手：1.結(jié)合實(shí)際工作需求，設(shè)置數(shù)據(jù)字庫(kù)，將信息樣式固定下來(lái)，管理人員錄入信息前，先選擇信息樣式。2.編制數(shù)據(jù)信息的錄入指南，組織管理人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，熟練相關(guān)操作，減少人為失誤。第二，對(duì)信息記錄載體進(jìn)行拓寬，以干部檔案查閱需求為依據(jù)，拓寬人事信息的記錄載體，除了文字以外，還可以采用圖片、影音等載體形式，促使檔案資料向多元化發(fā)展。第三，利用數(shù)據(jù)挖掘功能，優(yōu)化干部的人事組織工作。例如：在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置統(tǒng)計(jì)分析模塊，在現(xiàn)有的檔案資料中，采集有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，為干部管理提供依據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)干部檔案進(jìn)行信息化管理，能提高管理效率，保證內(nèi)容真實(shí)完整，推動(dòng)管理改革，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、開(kāi)放式、服務(wù)型的目標(biāo)。針對(duì)目前管理存在的問(wèn)題，本文從動(dòng)態(tài)管理、保密工作、人員培訓(xùn)考核3個(gè)方面闡述了解決對(duì)策，希望為實(shí)際管理工作提供參考借鑒。