淺析檔案信息化時代電子文件前端控制的重要性

文/長江航務(wù)管理局檔案中心 蘇詩萌

一、前端控制概念及檔案信息管理的特點(diǎn)

（一）前端控制概述。所謂“前端控制”，就是為適應(yīng)新時代背景而提出的一種文檔管理理念，同時也是用于指導(dǎo)實(shí)踐操作的管理辦法。實(shí)質(zhì)上就是對電子文件從產(chǎn)生到歸檔的一個整體過程，并在此基礎(chǔ)上，對文件和檔案兩者的工作流程進(jìn)行重組和監(jiān)督，進(jìn)而達(dá)到對電子文件進(jìn)行超前控制和全程管理的目的。

對于前端控制，有很多學(xué)者對其進(jìn)行了分析和研究。2007年付雙雙發(fā)表的《高效電子文件的前端控制》中重點(diǎn)指出了自動辦公系統(tǒng)與檔案電子管理系統(tǒng)兩者間是相互獨(dú)立的，這也就導(dǎo)致各個部門在辦公中對于電子文件的管理、保存以及利用等階段很容易出現(xiàn)問題。因此，為了能夠有效解決這一現(xiàn)象，進(jìn)行高效率的檔案管理，就需要實(shí)施前端控制。石玉、李肖軍于2009年發(fā)表的《電子文件前端控制理論淺析》主要對電子文件實(shí)施前端控制的必要性進(jìn)行了分析，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了電子文件前端控制的重要性。2012年趙屹所發(fā)表的《基于前端控制思想的電子文件形成過程研究》中則對前端控制下電子文件管理的各環(huán)節(jié)都進(jìn)行了分析，充分闡述了電子文件的具體管理過程。

（二）檔案信息管理的特點(diǎn)。1.非直讀性。電子文件信息記錄在磁盤等載體上，它的非直讀性主要是源于電子文件的內(nèi)容以數(shù)字編碼的方式，其信息具有不可見的磁疇極性，這一特性是信息記錄載體的固有屬性，是無法觀察到的。除此之外，電子文件的信息內(nèi)容也可通過壓縮編碼或加密技術(shù)處理，因此，即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密是不能讀取其存儲內(nèi)容的。2.依賴性。電子文件對元數(shù)據(jù)和背景信息有著依賴性，這主要是取決于兩方面：其一，為了保障電子文件可以恢復(fù)到原始狀態(tài)，必須確保電子文件元數(shù)據(jù)與文件信息兩者之間的連接。其二，電子文件主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸?shù)?，但在文件傳輸?shù)倪^程中有可能會出現(xiàn)文件內(nèi)容丟失的現(xiàn)象，若在此情況之下沒有采取積極措施及時對丟失的信息內(nèi)容加以補(bǔ)充，將會直接影響到今后文件的使用。3.變化性。由于電子文件的儲存方式較多，決定了它具有一定的變化性。傳統(tǒng)的檔案管理一般都是靠檔案管理人員來完成，工作效率低下，因受傳統(tǒng)歸檔方式的限制，不便于查閱與檢索，很難充分發(fā)揮管理檔案的作用。但電子文件的出現(xiàn)改變了信息載體，使電子文件可以方便快捷地使用計算機(jī)進(jìn)行儲存。

二、電子文件管理存在的問題

（一）電子文件缺乏完整性。雙軌制是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，文件的電子版和紙質(zhì)版與業(yè)務(wù)流程同時運(yùn)行。內(nèi)部文件一經(jīng)接收、輸出并進(jìn)入流程，各單位就能夠?qū)嵤┍疚募芾淼南到y(tǒng)，雙軌制電子版和紙質(zhì)版均可進(jìn)行使用。而隨著信息技術(shù)的普及與發(fā)展，文件工作者與使用者使用雙軌制的越來越多，并以此為依托，逐漸轉(zhuǎn)向電子文件。存檔時，電子文件以紙質(zhì)版本打印并一起提交，并通過相關(guān)的信息技術(shù)掃描紙質(zhì)文檔形成電子文檔，這不僅浪費(fèi)了紙張和硬盤的空間，也難以確保文件的真實(shí)性和完整性。

（二）真實(shí)性問題明顯。所謂真實(shí)性，就是保證電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。電子文件真實(shí)性問題主要出現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是檔案部門無法確定電子文件在格式轉(zhuǎn)化的過程中是否被破壞，只能保證歸檔后的電子文件不受篡改。二是電子文件內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，如果文件制作部門無法證明電子文件符合客觀事實(shí)和工作條件，檔案的真實(shí)性就無法保證。

（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對電子文件安全管理帶來挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案信息化工作有了新的發(fā)展空間。為了保障辦公業(yè)務(wù)的便利，對于電子文件的管理更是運(yùn)用了橫跨于多種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而形成的一套適合不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案管理系統(tǒng)，以便于電子文件的收集、管理和使用。另外，電子文件的管理能夠?qū)⒉煌W(wǎng)絡(luò)平臺的用戶作為一個整體連接起來，通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)提高工作效率，同時網(wǎng)絡(luò)還能提供高效的管理和更便利的電子文檔使用方式，但同時，文件數(shù)據(jù)的丟失或故意篡改問題也嚴(yán)重威脅著電子文件信息的安全。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前不管是國外還是國內(nèi)關(guān)于檔案安全的事件頻繁出現(xiàn)，電子文件的安全傳輸已經(jīng)成為制約電子文件安全管理發(fā)展的關(guān)鍵因素。

三、電子文件前端控制的重要性

（一）確保電子文件安全可靠性。前端控制不僅能夠保障電子文件的真實(shí)性，還能保障電子文件的完整性、安全性和可讀性。電子文件與紙質(zhì)版兩者有著不同特點(diǎn)，電子文件主要是由計算機(jī)進(jìn)行操作的，可以在沒有任何痕跡之下就對文件進(jìn)行增、刪、改等操作，極為方便。但在這種優(yōu)勢之下，如果不對操作過程采取有效措施進(jìn)行控制，也會導(dǎo)致電子文件的內(nèi)容出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。與此同時，信息技術(shù)的迅速發(fā)展，進(jìn)一步推動著計算機(jī)等設(shè)備的迅速更新?lián)Q代。在這種背景之下，如果沒有與之相關(guān)的元數(shù)據(jù)背景信息，電子文件就可能會出現(xiàn)難以遷移、識別、運(yùn)用等狀況，從而使電子文件成為一堆廢棄無用數(shù)據(jù)。所以為避免出現(xiàn)這種狀況造成不可估量的損失，對電子文件進(jìn)行前端控制是很有必要的。

（二）保障電子文件的規(guī)范性。前端控制是在保證電子文件具備規(guī)范性的同時，確保文件管理人員能夠順利接收到文件的前提。當(dāng)前，在電子政務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間仍然存在著對接問題，如果不對電子文件的前端做好有效規(guī)劃和控制，就有可能會導(dǎo)致各單位所生成的電子文件出現(xiàn)不規(guī)范的狀況，而后在相關(guān)管理人員接收電子文件時，在一定程度上導(dǎo)致各系統(tǒng)無法進(jìn)行端口對接，從而嚴(yán)重影響了電子文件的歸檔和整理。另外，盡管前端控制和全程管理這兩個原則已經(jīng)是我國公認(rèn)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，但是卻沒有完全貫徹落實(shí)?，F(xiàn)如今，我國所售賣的大多數(shù)電子文件管理軟件也都不是基于這兩個原則而進(jìn)行設(shè)計的，其實(shí)質(zhì)還是在紙質(zhì)文件管理方法的基礎(chǔ)上對電子文件進(jìn)行歸檔、管理。如此發(fā)展下去，如果相關(guān)管理部門不對其采取有效措施進(jìn)行管控，就有可能會導(dǎo)致“前端失控”，致使文件丟失情況發(fā)生。

（三）提高文件歸檔效率。前端控制是提高電子文件歸檔管理效率的需要。前端控制的科學(xué)理念是在于優(yōu)化管理功能，有效提高電子文件的管理效率。按照前端控制原則，電子文檔管理系統(tǒng)并非是對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)的簡單模擬，而是本著科學(xué)、合理、高效的原則對原始文件檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化和重組，以減少或消除在整個文件管理流程中各個管理環(huán)節(jié)的重復(fù)和疏漏，進(jìn)而達(dá)到更合理、高效的目的。

（四）創(chuàng)新檔案工作模式。工作模式的創(chuàng)新則主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)時間提前、重組操作工作流程和固化元數(shù)據(jù)三個方面：1.業(yè)務(wù)時間提前，實(shí)際上是針對傳統(tǒng)型檔案管理模式而言的。在傳統(tǒng)型檔案管理模式下，檔案管理部門在前期需要對文件進(jìn)行整理，在后期需要對檔案進(jìn)行保管。而對電子文件實(shí)施前端控制就會使得檔案整理、保管的全過程更加便利，可以將文件中的數(shù)據(jù)提前輸入到系統(tǒng)，進(jìn)而在對檔案進(jìn)行有效監(jiān)管。這里注重的是對電子文件的全程管理，從而縮短了電子文件從整理到歸檔的時間，使得業(yè)務(wù)效率提高。2.重組操作工作流程，主要是指在對電子文件前端控制模式之下，會促使電子文件的管理流程向文件形成的階段發(fā)生轉(zhuǎn)移，并在此基礎(chǔ)上按照相關(guān)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組后再向更新的一種檔案化管理流程模式轉(zhuǎn)移。這一模式具有很多優(yōu)勢，會使得電子文件變得更具有全面性，操作也會變得更靈活。3.固化元數(shù)據(jù)，所謂元數(shù)據(jù)其實(shí)質(zhì)上就是指對文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等方面而實(shí)施的管理過程。而在電子文件實(shí)施前端控制的過程中引入元數(shù)據(jù)的管理技術(shù)，可以有效地對文件生成到文件歸檔的整個過程中所產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并且完成對文件內(nèi)容的固定。在文件形成后，若是對文件內(nèi)容進(jìn)行修改、流轉(zhuǎn)、毀損等操作，都能夠被實(shí)時記錄，這也能進(jìn)一步確保文件的安全可靠性。

（五）促進(jìn)思想觀念的突破。在傳統(tǒng)后控管理觀念中，文書工作與檔案工作是相對獨(dú)立的兩個階段，即便兩者之間是有一定聯(lián)系的，但互不干涉。所以，對于檔案的管理工作人員而言，主要的工作內(nèi)容就是對電子文件進(jìn)行整理和歸檔，而對其他的行為不得干涉。但這一做法還是存在弊端的，倘若在文件形成階段并沒有對電子文件采取有效措施加以保護(hù)和控制，這對之后的文件整理和歸檔工作的開展會帶來一定程度上的影響。而前端控制思想就是對這一傳統(tǒng)做法的重大突破，它主要是把文件從生成到最后的歸檔、整理看作是一個整體過程，為了能夠進(jìn)一步確保文件的真實(shí)性、完整性和可讀性而對文件的生成階段加以干涉。檔案管理人員的工作任務(wù)也不僅僅局限于對文件進(jìn)行整理和歸檔，而是貫穿于文件的各個過程，總體來說，這也是一種思想觀念上的重大突破。

四、結(jié)語

綜上所述，在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作自然也隨之進(jìn)入信息化時代。而在檔案信息化的進(jìn)程中，要想確保電子文件的安全性、可靠性，需要對電子文件實(shí)施前端控制，這樣可以使得檔案管理體系變得更加科學(xué)高效，同時也是傳統(tǒng)式的檔案管理模式向電子檔案模式轉(zhuǎn)化的重要舉措。而在對電子文件實(shí)施前端控制時，應(yīng)當(dāng)在轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的管理意識和思想觀念的基礎(chǔ)上，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，并對檔案管理的OA系統(tǒng)加以完善，促使管理工作人員實(shí)施密碼管理，以保障檔案的安全性。