辦公室工作的特點(diǎn)及建議

文/南京新工投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 顧洋欣

在辦公室工作，有著非比尋常的意義，既要直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為同級(jí)部門、下屬單位和基層員工服務(wù)。與其他部門相比，辦公室工作不僅是組織會(huì)議、安排調(diào)研、起草材料、上傳下達(dá)，更重要的是以協(xié)同為核心，以服務(wù)為宗旨，以部門為牽引，以基層為支點(diǎn)，打造特色的“窗口+門面”，構(gòu)建順暢的“橋梁+紐帶”，真正成為“服務(wù)直接、聯(lián)系廣泛、保障關(guān)鍵、運(yùn)轉(zhuǎn)核心”的中樞機(jī)構(gòu)。

因此，如何圍繞單位的中心工作，當(dāng)好參謀，做好服務(wù)，成為辦公室人員應(yīng)該經(jīng)常思考的問(wèn)題。下面談?wù)勛约簩?duì)辦公室工作的幾點(diǎn)感悟。

一、辦公室工作的特點(diǎn)

辦公室統(tǒng)籌單位全局事務(wù)，肩負(fù)著對(duì)外聯(lián)系、居中指揮、協(xié)調(diào)左右的職能，其所處的地位與作用決定著工作的重要性和必要性，具體有以下三個(gè)方面的特點(diǎn)：

（一）參謀輔政要謀高度。辦公室的本職工作決定了它必須為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支撐。既要運(yùn)籌帷幄，做到“身在兵位，胸為帥謀”；又要“出奇劃策、深謀遠(yuǎn)慮”，對(duì)單位的大事要事、領(lǐng)導(dǎo)抓的重難點(diǎn)工作，多出金點(diǎn)子、好想法。通過(guò)換位思考，從更高的站位去思量，從更深的角度去理解，力求做到謀劃思慮在領(lǐng)導(dǎo)研究之前，建言獻(xiàn)策在領(lǐng)導(dǎo)思考之中，補(bǔ)偏就弊在領(lǐng)導(dǎo)決策之后，不斷提高參謀輔政的能力和高度。

（二）居中協(xié)調(diào)要謀寬度。一方面，從作用上看，辦公室是溝通協(xié)調(diào)，聯(lián)系廣泛的樞紐部門，是保障單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵部門，大量日常、繁雜的協(xié)調(diào)工作要通過(guò)辦公室來(lái)進(jìn)行；另一方面，從效能上看，各職能部門只負(fù)責(zé)各條線上的工作，而辦公室要及時(shí)協(xié)調(diào)各條線、各點(diǎn)面的每個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，做到對(duì)上有機(jī)承接，左右精準(zhǔn)對(duì)接，對(duì)下無(wú)縫對(duì)接。這要求辦公室不但要掌握自身的工作守則，還要弄懂、弄通各部門的業(yè)務(wù)規(guī)律，才能借助自身精準(zhǔn)定位，確保步調(diào)一致，形成工作合力。

（三）綜合素質(zhì)要謀深度。只有意識(shí)到辦公室的重要地位，提升全員綜合素質(zhì)，才能使辦公室成為支撐單位的門面，對(duì)外展示的窗口。一要有敏捷快速、反應(yīng)靈敏的心理素質(zhì)。辦公室面臨的工作大都時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，做好辦公室工作就要用快速的反應(yīng)意識(shí)、強(qiáng)大的心理承受能力去應(yīng)對(duì)各項(xiàng)工作和挑戰(zhàn)。二要有和諧奮進(jìn)、齊心協(xié)力的團(tuán)隊(duì)精神。辦公室工作無(wú)小事，整體工作一盤棋，全體辦公室人員要風(fēng)雨同舟、精誠(chéng)合作、休戚與共，有集體榮譽(yù)感和責(zé)任感。三要有熱情服務(wù)、極度負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)。辦公室承擔(dān)著為企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)、部門、基層服務(wù)的使命，因此辦公室全員必須提高服務(wù)意識(shí)，弘揚(yáng)敬業(yè)精神，打造“兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍”的優(yōu)良作風(fēng)。

二、如何做好辦公室工作

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)辦公室的管理方式和工作水平提出了更高要求，辦公室人員要緊跟時(shí)代步伐，運(yùn)用新理念、新思維，做好新形勢(shì)下的辦公室工作，具體應(yīng)做到：

（一）當(dāng)好“參謀員”。辦公室要做到盡職而不越位，參政而不干政、幫忙而不添亂，力求“盡”在日常上、“參”在點(diǎn)子上、“幫”在關(guān)鍵處，所以要增強(qiáng)三個(gè)意識(shí)：一是維護(hù)大局的意識(shí)。按照習(xí)近平總書(shū)記提出的“堅(jiān)持高度自覺(jué)的大局意識(shí)”要求，圍繞大局反映情況、報(bào)送信息，做“千里眼、順風(fēng)耳”，把各方面新情況、新問(wèn)題、新建議等及時(shí)收集上來(lái)，分析研判，及時(shí)報(bào)送，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。二是超前謀劃的意識(shí)。始終保持“快一步、搶半拍”的節(jié)奏狀態(tài)，做到“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。超前謀劃工作，做到未雨綢繆，用前瞻性的眼光，以開(kāi)放的視野、格局、角度去謀劃和審視，讓領(lǐng)導(dǎo)能從全局角度去了解、分析和解決問(wèn)題。三是強(qiáng)化精品的意識(shí)。俗話說(shuō)：“差之毫厘，謬以千里”。工作上要“知不足”，樹(shù)立“精品意識(shí)”，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，追求高質(zhì)量。用好“攀比之心”，只有比較，才能看到短處和不足，特別是把起草材料作為“比比看、試試做”的突破點(diǎn)，提煉出規(guī)律性和建設(shè)性的建議和意見(jiàn)，使文章材料能契合領(lǐng)導(dǎo)的思想精髓，形成精益求精的好文章。

（二）當(dāng)好“督查員”。千忙萬(wàn)忙，不抓落實(shí)就是白忙；千條萬(wàn)條，不去落實(shí)就是白條。辦公室對(duì)于督查落實(shí)工作十分重視，主要抓住三點(diǎn)：一是抓住跟蹤督辦這個(gè)“著力點(diǎn)”，跟蹤督辦既是抓落實(shí)的常規(guī)手段，又是督查工作的必由之路。只有常態(tài)化做到跟蹤督辦，以此為抓手，才能突出要點(diǎn)，促進(jìn)督查工作達(dá)到實(shí)效。二是抓牢領(lǐng)導(dǎo)和基層的“關(guān)注點(diǎn)”，既要圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，也要了解基層員工反映的痛點(diǎn)問(wèn)題，這樣才能有的放矢、一抓中的。三是抓準(zhǔn)阻礙決策落實(shí)的“梗阻點(diǎn)”。對(duì)實(shí)際執(zhí)行中的難點(diǎn)問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，持續(xù)督查，以“功成不必在我”的境界和“功成必定有我”的胸懷，久久為功、持之以恒，對(duì)影響落實(shí)的阻點(diǎn)抓得準(zhǔn)、查得出、督得實(shí)。

（三）當(dāng)好“協(xié)調(diào)員”。辦公室要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，“善彈鋼琴”。在實(shí)際工作中，始終堅(jiān)持“鞍前”不越位，“馬后”不掉隊(duì)；事先多商請(qǐng)，事后多溝通。一要靈活。既要把握工作的原則性、嚴(yán)謹(jǐn)性，又要注重工作的藝術(shù)性、靈活性，理順上下關(guān)系，化解左右矛盾，平衡各方需求，不發(fā)生各種差錯(cuò)，不斷檔各個(gè)環(huán)節(jié)，做到各方滿意。二要有力。除了常規(guī)工作，對(duì)單位的大事和難事也要敢于協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)，做到“事不隔夜、文不過(guò)天”，為領(lǐng)導(dǎo)騰出時(shí)間和精力去抓單位的主要工作。三要規(guī)范。要通過(guò)建章立制，創(chuàng)建完備的單位管理制度，形成共同遵循的行為準(zhǔn)則和行動(dòng)規(guī)則，確保各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，促進(jìn)工作效率持續(xù)提高。

三、提升辦公室自身建設(shè)的幾點(diǎn)建議

在當(dāng)今國(guó)內(nèi)國(guó)際“雙循環(huán)”的大背景下，辦公室工作內(nèi)容和性質(zhì)發(fā)生了很大變化。主要表現(xiàn)在：一是工作范圍越來(lái)越寬。辦公室當(dāng)下承擔(dān)的職能、協(xié)調(diào)的范圍、管轄的領(lǐng)域涉及諸多方面，不僅包括自身事務(wù)等，還有交叉業(yè)務(wù)、協(xié)同作戰(zhàn)的要事；不僅涵蓋日常行政，還有事關(guān)全局、區(qū)域發(fā)展的大事；此外一些臨時(shí)性的急事也要承擔(dān)，正所謂：大事要事交織，急事難事疊加。二是領(lǐng)導(dǎo)要求越來(lái)越高。除了自身的分管領(lǐng)導(dǎo)，還有單位的主要領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)等，他們信息來(lái)源渠道寬廣，工作能力水平較高，對(duì)辦公室工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求。三是工作手段越來(lái)越新。當(dāng)前，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，新技術(shù)、新業(yè)態(tài)等日新月異、蓬勃發(fā)展，辦公室政務(wù)發(fā)布、信息公開(kāi)、門戶網(wǎng)站等建設(shè)的手段也越來(lái)越新，辦公室為此要探索新的思路與方法，解決面臨的新問(wèn)題和新難點(diǎn)，確保政令暢通、不受干擾。綜上所述，圍繞提升辦公室自身建設(shè)，提出以下幾點(diǎn)建議：

（一）要視平常為神圣。辦公室是單位的樞紐和“心臟”，但是所涉及的工作，包括召開(kāi)會(huì)議、組織活動(dòng)、草擬材料、專題調(diào)研、上傳下達(dá)，行政事務(wù)等，都是平常小事。所以要做到：一是有視平常為神圣的態(tài)度。只有這樣，才能以高度的使命感去竭盡所能。因?yàn)檫@些看似平常的小事，從辦公室出去就是大事要事，就是神圣的使命。二是有視平常為神圣的方法。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)又是士兵，既要“仰望星空”，以高度的責(zé)任感和使命感，主動(dòng)參與、進(jìn)言獻(xiàn)策；又要“低頭拉車”，圍繞單位發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)規(guī)劃，深入實(shí)踐，調(diào)查研究，制定可操作、接地氣的操作路徑，并及時(shí)反饋實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題和難點(diǎn)，真正為單位的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力支撐。

（二）要視小事為大事。雖然辦公室的作用很重要，但很多時(shí)候，我們只是參與工作的一部分。如某項(xiàng)重點(diǎn)工作的開(kāi)展，某個(gè)重要材料的撰寫(xiě)，可能就是早期的摸底調(diào)研，或是前期的素材搜集，抑或是征求相關(guān)單位的意見(jiàn)和建議，三言兩語(yǔ)、寥寥數(shù)字。雖看似小，但事關(guān)重大。一定要視小為大、舉輕若重，要于細(xì)小處見(jiàn)精神，在細(xì)小上下功夫，努力做到大事不含糊，細(xì)節(jié)不馬虎。誠(chéng)然，辦公室看起來(lái)辦的都是小事，但能讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事、謀要略，從某種意義上說(shuō)，辦公室也是做了大事。

（三）要視“主人”為“仆人”。辦公室雖然身居中樞核心地位，在單位領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，給人一種“當(dāng)家主人”的感覺(jué)，但實(shí)則在單位整體的運(yùn)行中處于從屬地位。如參謀服務(wù)，給領(lǐng)導(dǎo)提供可供選擇的建議和方案，但不能“越俎代庖”，幫領(lǐng)導(dǎo)決策決斷，更不能強(qiáng)求領(lǐng)導(dǎo)采納。又如辦文辦事，要按照領(lǐng)導(dǎo)的想法和意圖，執(zhí)筆和操作，但不能“夾帶私貨”，借領(lǐng)導(dǎo)之名，行自身所好。要分清從屬性和依附性的區(qū)別，一是從屬不等于依附。由于分工的不同，有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的區(qū)別，但不存在人格、人身上的依附關(guān)系；二是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)不是討好領(lǐng)導(dǎo)。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是工作需要，是辦“公”的需要，應(yīng)積極主動(dòng)、認(rèn)真地為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。

（四）要視被動(dòng)為主動(dòng)。辦公室的工作性質(zhì)決定其有著很強(qiáng)的被動(dòng)性，但越是被動(dòng)的性質(zhì)，越需要主動(dòng)的態(tài)度，發(fā)揮進(jìn)取精神。同一件事情，有人辦得干凈利落，而有人則辦得拖泥帶水，這就是主動(dòng)做事和被動(dòng)應(yīng)付的區(qū)別。主動(dòng)做事，可以時(shí)刻知己不足，不斷改進(jìn)和提升能力；而被動(dòng)應(yīng)付，稍有困難，則會(huì)怨天尤人，半途而廢。隨著對(duì)辦公室工作的要求越來(lái)越高，辦公室人員只有不斷充滿激情、富于創(chuàng)造、勇于進(jìn)取，視被動(dòng)為主動(dòng)，其工作能力才能持續(xù)不斷提升。