人文素養(yǎng)視角下辦公室行政管理精細(xì)化分析

文/南京大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院 蔣纖纖

人文素養(yǎng)是各組織單位人才培養(yǎng)的主要內(nèi)容，其在辦公室行政管理中的滲透，直接影響著辦公室行政管理的質(zhì)量。為了有效提升辦公室的行政管理效率，需將精細(xì)化管理理念應(yīng)用在辦公室內(nèi)部管理中，以此凸顯精細(xì)化管理制度的實(shí)踐價(jià)值，打造高素質(zhì)的人才體系。

一、人文素養(yǎng)相關(guān)定義

辦公室行政管理中的人文素養(yǎng)，指辦公室行政人員對(duì)人文科學(xué)的探究能力，以及在日常業(yè)務(wù)處理中所體現(xiàn)出的知識(shí)水平、內(nèi)在品質(zhì)。在精細(xì)化辦公室行政精細(xì)化管理中，人文素養(yǎng)以辦公室行政人員為主體，關(guān)注其綜合素質(zhì)、內(nèi)在精神理念的變化。行政管理人員需通過不同的管理行為，使自身具備較高的人文素養(yǎng)，且能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)于自身工作的基本能力。人文精神是辦公室行政人員人文素養(yǎng)的核心，在落實(shí)精細(xì)化辦公室行政管理工作時(shí)，相關(guān)人員需重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部人員的價(jià)值觀、生存觀念和基本德行，用科學(xué)的管理模式，喚醒員工對(duì)人文精神的追求，使其不斷規(guī)范自身道德行為，提高自身素質(zhì)，保障辦公室行政管理的效果。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的必要性

精細(xì)化管理是一種新型管理理念，將其落實(shí)在辦公室行政管理中，對(duì)規(guī)范員工行為、促進(jìn)辦公室人員相互溝通、提升辦公室運(yùn)營管理效率意義重大。

（一）規(guī)范員工行為。人文素養(yǎng)視角下，精細(xì)化管理的重要功能，在于通過更為詳盡的日常管理?xiàng)l例約束、規(guī)范員工行為，其在具體管理制度的指導(dǎo)下，可進(jìn)一步明確自身職責(zé)，有序處理辦公室業(yè)務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工行為的規(guī)范化目標(biāo)。

（二）促進(jìn)員工溝通。辦公室行政管理中，精細(xì)化管理可用清晰化溝通流程，加強(qiáng)內(nèi)部聯(lián)系；用精細(xì)化工作安排，建立員工溝通渠道。溝通作為辦公室工作開展的基礎(chǔ)，有效的溝通有利于行政管理效率的提升，對(duì)達(dá)成項(xiàng)目或完成業(yè)務(wù)目標(biāo)有著不可替代的作用。

（三）提升辦公室運(yùn)營管理效率。精細(xì)化的核心是借助更為詳盡的管理機(jī)制，完善辦公室工作流程，合理調(diào)控各部門的基本任務(wù)。各部門員工在辦公室行政管理人員的指導(dǎo)下，可積極、有序地處理日常工作，提升辦公室運(yùn)營管理效率。

三、基于人文素養(yǎng)的辦公室行政管理精細(xì)化措施

（一）轉(zhuǎn)變員工人文思想意識(shí)。人文素養(yǎng)視角下，員工需要在把握業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，為自己制定明確的學(xué)習(xí)目標(biāo)，持續(xù)從多方面提升自己。因此，在運(yùn)用精細(xì)化管理理念開展辦公室行政管理工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變員工的人文思想意識(shí)，激發(fā)其人文精神，鼓勵(lì)員工從不同角度思考業(yè)務(wù)處理中面臨的難題，主動(dòng)為企業(yè)、行政單位服務(wù)，貢獻(xiàn)自己的力量。

首先，辦公室行政管理人員應(yīng)增強(qiáng)員工思想意識(shí)，用豐富的文化建設(shè)及日常交流活動(dòng)，使員工明確工作職責(zé)、自身義務(wù)，調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，引導(dǎo)員工遵守精細(xì)化管理?xiàng)l例。

其次，管理人員可借助人文關(guān)懷，關(guān)注員工的精神需求，使員工正確認(rèn)知自身工作責(zé)任，用負(fù)責(zé)、專注的態(tài)度完成崗位工作。

最后，管理人員可通過舉辦文化交流、企業(yè)文化學(xué)習(xí)等活動(dòng)，用精細(xì)化活動(dòng)流程，引導(dǎo)員工約束日常行為，積極主動(dòng)完成崗位工作，提升辦公室行政管理質(zhì)量。例如在2018年，某單位辦公室行政管理人員制定出詳細(xì)的員工培訓(xùn)計(jì)劃。該培訓(xùn)計(jì)劃的內(nèi)容包括員工人文素養(yǎng)、企業(yè)文化建設(shè)等內(nèi)容。在2018年7月6日下午，該單位通過培訓(xùn)，為內(nèi)部員工樹立主人翁意識(shí)，以符合企業(yè)價(jià)值觀的文化凝聚人心，落實(shí)內(nèi)部管理中的人文素養(yǎng)培訓(xùn)。該培訓(xùn)結(jié)束后，員工思想意識(shí)明顯改變，在業(yè)務(wù)處理中更為注重各流程的優(yōu)化與完善，整體工作效率不斷提高，企業(yè)辦公室行政管理工作取得較大進(jìn)步。

（二）重視各部門內(nèi)部溝通。內(nèi)部溝通是精細(xì)化管理理念運(yùn)用的一大優(yōu)勢(shì)，亦是提高員工人文素養(yǎng)的關(guān)鍵。為此，辦公室行政管理人員需重視企業(yè)、單位內(nèi)部員工溝通，用詳盡的溝通機(jī)制，促進(jìn)各部門信息交流，為其營造良好的溝通氛圍。

一方面，辦公室行政管理人員可借助精細(xì)化管理制度，啟發(fā)員工在業(yè)務(wù)、項(xiàng)目問題解決過程中，相互配合、協(xié)調(diào)，共同分析問題解決策略，以此明確各部門員工基本職責(zé)，完善內(nèi)部業(yè)務(wù)處理流程，發(fā)揮精細(xì)化辦公室行政管理的價(jià)值。

另一方面，管理人員可利用部門內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)員工相互學(xué)習(xí)，深入交流，且以人文素養(yǎng)為引領(lǐng)，加強(qiáng)內(nèi)部溝通。同時(shí)嚴(yán)格按照精細(xì)化管理?xiàng)l例，合作處理日常工作，履行自身基本義務(wù)。在此期間，辦公室管理人員需重點(diǎn)幫助員工塑造良好的價(jià)值觀，幫助員工有效處理同事關(guān)系，理性、客觀處理日常工作的人際關(guān)系問題。督促職工重視溝通，加強(qiáng)彼此聯(lián)系，同時(shí)通過相互學(xué)習(xí)，提升彼此工作能力，學(xué)會(huì)用更為豐富的人文知識(shí)，解決日常工作中的實(shí)際問題，為辦公室行政管理工作的有序開展打好基礎(chǔ)。

（三）細(xì)化辦公室行政管理考核?，F(xiàn)代社會(huì)中，具體化的考核指標(biāo)是有效實(shí)施辦公室行政管理工作的一大助力。在人文素養(yǎng)視角下，行政管理人員需根據(jù)員工內(nèi)在需求及關(guān)注點(diǎn)，科學(xué)設(shè)置辦公室行政管理考核機(jī)制。因此，在同步應(yīng)用精細(xì)化管理理念時(shí)，辦公室行政管理應(yīng)以人文素養(yǎng)為核心，進(jìn)一步細(xì)化行政管理考核條例。

首先，管理人員應(yīng)細(xì)分各部門崗位，分析總結(jié)各崗位人員需求，隨后用詳細(xì)、明確的管理制度，量化各崗位考核目標(biāo)。內(nèi)部員工在考核指導(dǎo)下，可有序參與日常工作，合理安排工作時(shí)間，為其自主學(xué)習(xí)、主動(dòng)探索業(yè)務(wù)流程優(yōu)化留有空間，長此以往，有利于增強(qiáng)員工崗位責(zé)任感，提高人文素養(yǎng)。

其次，深入整理辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)，堅(jiān)持以人為本的管理原則，用符合事實(shí)邏輯的管理方式，制定管理指標(biāo)，且將具體工作步驟、環(huán)節(jié)、面臨的風(fēng)險(xiǎn)納入考核指標(biāo)。讓員工懂得從不同角度分析工作技能的提升方法，增強(qiáng)其綜合能力。

最后，為提高辦公室行政管理效率，合理推進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)度，在實(shí)施精細(xì)化管理時(shí)，相關(guān)人員還應(yīng)在考核指標(biāo)的細(xì)化中，科學(xué)安排人力物力資源，給予員工必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。有針對(duì)性地量化員工工作，用具體的考核數(shù)據(jù)，激發(fā)員工主觀能動(dòng)性，規(guī)范其工作行為。

（四）建立精細(xì)化辦公室行政管理制度。制度是辦公室行政管理工作實(shí)施的主要依據(jù)，在人文素養(yǎng)視角下，管理人員應(yīng)利用精細(xì)化辦公室行政管理制度，培養(yǎng)員工人文精神。在此過程中，管理者需基于企業(yè)、單位經(jīng)營管理現(xiàn)狀，員工認(rèn)知水平及人文理念，制定規(guī)范化、具體化管理制度。在制度的引導(dǎo)下，約束員工行為，用內(nèi)部監(jiān)督、日常管理等方式，培養(yǎng)員工人文素養(yǎng)。而在辦公室行政管理制度中，企業(yè)文化是培養(yǎng)員工人文素養(yǎng)的關(guān)鍵，管理人員應(yīng)將貼合企業(yè)核心價(jià)值觀、人文理念的企業(yè)文化融入管理制度，使得員工在被管理過程中，體會(huì)自身使命感，了解企業(yè)文化，領(lǐng)悟企業(yè)精細(xì)化管理制度中的價(jià)值觀、企業(yè)文化精神。其在潛移默化的管理中，思想意識(shí)得以轉(zhuǎn)變，可重新認(rèn)識(shí)自身崗位職責(zé)，升華思想，并且能夠在遵守管理制度的同時(shí)，不斷改變文化認(rèn)知，用較強(qiáng)的責(zé)任感完成自己對(duì)企業(yè)應(yīng)履行的義務(wù)。比如某公司在辦公室行政管理中，定期組織“職工讀書活動(dòng)”，用豐富多彩的誦讀活動(dòng)，展示一線勞動(dòng)者精神風(fēng)貌，促進(jìn)內(nèi)部員工人文素養(yǎng)不斷提升。

四、結(jié)語

綜上所述，人文素養(yǎng)是各單位人員應(yīng)具備的素質(zhì)之一。在人文素養(yǎng)引導(dǎo)下，辦公室行政管理人員可通過精細(xì)化管理理念的實(shí)施，從人文精神、組織文化等方面，創(chuàng)新辦公室行政管理?xiàng)l例，用具體化管理措施，提升組織內(nèi)部員工人文素養(yǎng)，強(qiáng)化辦公室行政管理質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理的目標(biāo)打好基礎(chǔ)。