辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略

李樂蘋

摘要：檔案室是各企事業(yè)單位對日常的各項工作內(nèi)容和常規(guī)的經(jīng)營狀況進行記錄的基礎(chǔ)性工作之一，單位的正常運營離不開辦公室檔案的管理。為保證企業(yè)有序高效的運行，進行合理的檔案管理工作至關(guān)重要。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息技術(shù)得到了非常良好的發(fā)展，信息化促使辦公室檔案管理的優(yōu)化工作，越來越多的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具也越來越普及在企事業(yè)單位之中，檔案管理質(zhì)量和效率得到了很大提升。但是，因為客觀條件和人為因素的影響，部分單位面臨著效率不足，工作僵化的問題。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;優(yōu)化;工作;策略

1辦公室檔案管理的困境

1.1管理意識的欠缺和管理方式的落伍

近年來隨著全國平均教育水平的提高，辦公室檔案管理兼職人員越來越多，但由于兼職人員的工作水平和工作效率較為低下，專業(yè)水準嚴重不足，造成了辦公室檔案的管理方式呈落后趨勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息技術(shù)得到了非常良好的發(fā)展，信息化促使辦公室檔案管理的優(yōu)化工作，越來越多的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具也越來越的普及在企事業(yè)單位之中，檔案管理質(zhì)量和效率得到了很大提升。將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到辦公室檔案管理工作中，運用科學的管理系統(tǒng)優(yōu)化辦公室檔案的管理方式。

1.2相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)水平欠缺

較多企事業(yè)單位的辦公室檔案管理人員為兼職人員，存在文化水平不夠和專業(yè)水平不夠的問題。他們大多將辦公室檔案管理工作當成“養(yǎng)老職業(yè)”，其沒有專業(yè)的檔案管理技能，專業(yè)知識欠缺，專業(yè)性不強，缺少現(xiàn)在新型的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具技能。這些問題都導(dǎo)致辦公室檔案管理工作越來越不被互聯(lián)網(wǎng)時代所接納，提升辦公室管理人員的業(yè)務(wù)水平成為當今迫切需要解決的問題。

1.3互聯(lián)網(wǎng)管理工具的普及程度不夠

由于前面講過的相關(guān)管理人員普遍的文化水平不高，導(dǎo)致一些管理員只習慣于以往的檔案管理模式，而沒有掌握新時代互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具的基本使用要求，這就影響了現(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的正常發(fā)展需求。另一個原因是由于互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的價格昂貴，許多單位望而卻步，較為傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式仍是他們選擇的首要目標，很多單位使用紙質(zhì)檔案和信息化檔案相結(jié)合的管理模式，缺乏專業(yè)化和系統(tǒng)化的管理。同時，由于大環(huán)境市場的缺失，導(dǎo)致在辦公室檔案管理的工作中應(yīng)用的信息管理技術(shù)較為低級，沒有形成科學的管理方式，互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具存在存儲資源有限、處理方式不夠靈活、開發(fā)過程不完整及功能不完整等問題。

二、提高辦公室檔案管理水平的方法

2.1優(yōu)化管理制度

辦公室檔案的信息安全問題已經(jīng)成為重中之重，在管理工作中，應(yīng)采用重要文件加密，不同重要程度的文件使用不同的加密措施的方法對機要文件進行加密操作，同時也是為了辦公室檔案的科學管理工作有效推進。由于辦公室文件的數(shù)量龐大，種類繁多，檔案管理工作存在管理混亂的問題，為解決這種情況，科學的文件分類管理方法就顯得尤為重要。同時，在檔案管理工作中引入監(jiān)督機制也是非常必要的，為增強檔案中文件的安全性和互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)的可靠性，面對較多文件，在執(zhí)行管理任務(wù)時，應(yīng)有多人同時執(zhí)行完成，以此來提高多人協(xié)作的工作效率。

2.2加強辦公室檔案管理能動性

首先要提高部門辦公室經(jīng)理和部門主管對管理辦公文件工作的重要性的認識，這有助于使相關(guān)檔案管理人員工作有序健康的發(fā)展。因此，相關(guān)人員應(yīng)當不斷加深對辦公室檔案管理工作的重要性認知，通過不斷的完善相關(guān)管理辦法，更新相關(guān)的管理理念，進而提高檔案管理工作的效率。

2.3提高辦公室檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)技能

至今為止，由于辦公室檔案管理人員的教育水平偏低，其檔案管理專業(yè)技能的缺失，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率低下，發(fā)展效率遠不及時代的發(fā)展，這對檔案管理的工作有著非常不利的影響。第一個方面，有必要引入專業(yè)的檔案管理人才，從根本完善辦公室檔案管理工作的工作模式，需要特別注意的是要引入接受過高等教育的高等人才。第二個方面，針對性的對現(xiàn)有辦公室檔案管理員工進行專業(yè)技能的培訓，并設(shè)計科學的考核方法，使其熟練掌握相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)管理工具，提高其適應(yīng)信息化的能力。

2.4完善辦公室檔案管理工作流程

檔案管理的工作流程一般分為前期的檔案收集工作以及后期的檔案管理工作，因此這就要求相關(guān)的工作人員將辦公室檔案文件的收集、分類、歸檔工作變得更為系統(tǒng)化，使用專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理應(yīng)用對文件進行系統(tǒng)有效的管理。

2.5加強互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具的功能使用

21世紀是互聯(lián)網(wǎng)的時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具的普及，將新型的網(wǎng)絡(luò)工具應(yīng)用到傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，相互融合又相互進步。

檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息化的結(jié)合可以有效地提高管理人員的效率，而快速有效的檔案管理工作又為單位的長期發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。優(yōu)秀的檔案處理模式 便于妥善保存和使用檔案中的信息資源，更好的服務(wù)于單位行政管理、后勤保障、人力資源管理等工作，促進效率和服務(wù)水平的提高。

總結(jié)：綜上所述，加強辦公室檔案管理工作人員的管理意識，完善管理制度，實現(xiàn)檔案信息化管理，具有十分重要的意義。作為一名檔案管理工作人員，必須要明確檔案管理理念以及相應(yīng)技術(shù)的發(fā)展趨勢，只有如此才能夠更有目標的實現(xiàn)自我提升，以便于迎合現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作的實際需求。而在企事業(yè)單位方面，也必須要充分認清檔案管理工作對于企業(yè)自身發(fā)展的重要性，在人才培養(yǎng)與制度建設(shè)以及軟硬件配置等方面做好準備，為辦公室檔案管理工作的信息化建設(shè)以及持續(xù)優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻

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