淺析中職學(xué)校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升

賴(lài)栩鋆

摘要：中職學(xué)校的管理檔案工作既有普遍性又有特殊性，日常的檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)繁瑣和復(fù)雜，檔案管理工作人員要處理好日常檔案工作，面對(duì)多樣繁雜的檔案歸檔工作，在一定程度上存在著精神與工作的雙重壓力，心理上也存在一定的波動(dòng)或負(fù)面情緒，檔案管理人員長(zhǎng)期反復(fù)持續(xù)的工作狀態(tài)，在一定層面上也會(huì)產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。在如何做好檔案管理工作的同時(shí)，不斷加強(qiáng)提升檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)，已是中職學(xué)校檔案管理工作面臨的重要課題，基于中職學(xué)校檔案管理人員的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對(duì)中職學(xué)校檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，提出具有針對(duì)性的有效路徑，為中職學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展提供理論依據(jù)與重要參考。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;職業(yè)素養(yǎng)

中職學(xué)校的檔案工作既有普遍性又有特殊性，對(duì)檔案管理人員具有一定的要求，檔案材料專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，任務(wù)量大，主要有文書(shū)檔案、人事檔案、黨群工作檔案和學(xué)生就業(yè)檔案等。檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)高低，關(guān)系到中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展能否取得秩序化、規(guī)范化、技術(shù)化的高質(zhì)量管理。從管理檔案工作人員角度出發(fā)，除自身掌握一定的專(zhuān)業(yè)管理、專(zhuān)業(yè)知識(shí)及專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力外，還需要具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，過(guò)硬的心理素質(zhì)，一定的抗壓能力等。高素質(zhì)的檔案管理人員不僅要遵紀(jì)守法，自身也具有較強(qiáng)的保密管理意識(shí)，較好的綜合能力與職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展具有重要積極作用，能確保檔案管理工作有序進(jìn)行，提高學(xué)校檔案的管理水平，也為檔案管理工作貼實(shí)際、高效率、促發(fā)展具有重要推動(dòng)作用。

一、中職學(xué)校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)現(xiàn)狀分析

1.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)針對(duì)性不強(qiáng)

中職學(xué)校檔案管理人員中，有相當(dāng)一部分的工作人員身兼數(shù)職，或從其他管理科室崗位上轉(zhuǎn)入，這也是中職學(xué)校檔案管理工作中存在的普遍現(xiàn)象。因他們工作任務(wù)繁重，并非檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，易導(dǎo)致在檔案管理工作中，對(duì)檔案管理工作具體流程不熟悉，檔案管理工作不細(xì)致，檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)不豐富，檔案管理實(shí)際工作中存在不足。例如：對(duì)檔案業(yè)務(wù)不了解，工作責(zé)任當(dāng)擔(dān)不夠，專(zhuān)業(yè)意識(shí)較薄弱;對(duì)工作投入度不高，工作效率低等，會(huì)對(duì)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展造成一定影響。部分兼職管理人員因管理工作經(jīng)驗(yàn)不足，未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、綜合素養(yǎng)不高，工作管理仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，收集檔案方式方法不規(guī)范，檔案資料容易造成積壓、損壞、亂堆放、歸檔不及時(shí)的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響檔案管理工作高質(zhì)量管理和發(fā)展。

2.檔案管理人員綜合素養(yǎng)不強(qiáng)

從檔案管理工作日趨信息化高標(biāo)準(zhǔn)、高要求情況看，中職學(xué)校檔案管理人員存在部分能力素養(yǎng)不高的問(wèn)題。第一，管理人員在日常檔案管理工作中不重視、不及時(shí)、不規(guī)范收集檔案資料，未能將資料按時(shí)歸檔。第二，管理人員工作管理責(zé)任意識(shí)缺失，工作積極性不高，思想上缺乏全局觀(guān)，團(tuán)隊(duì)協(xié)助精神欠缺。第三，其自身缺乏職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，缺乏扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)功底，缺乏提升高效管理檔案工作的方法和思路，極易造成檔案管理工作出現(xiàn)疏漏;加之自身在專(zhuān)業(yè)知識(shí)、心理素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)上提升感不強(qiáng)烈，易出現(xiàn)一定的應(yīng)付狀態(tài)或消極心理，導(dǎo)致個(gè)人職業(yè)發(fā)展沒(méi)有明確方向，沒(méi)有歸宿感。第四，自我認(rèn)同感低，專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不注意提升工作效率，缺少系統(tǒng)化、規(guī)范化的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)管理檔案工作方面不夠重視等，檔案管理工作人員整體綜合素養(yǎng)亟待提高。

3.檔案管理人員自我提升空間不足

中職學(xué)校普遍注重教師隊(duì)伍的能力提升，給予檔案管理人員的提升空間相對(duì)不足，提升自我能力的欲望不強(qiáng)。第一，從自身原因出發(fā)，對(duì)所在崗位的職業(yè)定位不明確，自我提升期望值不高，對(duì)自身的專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)提升，崗位晉升重視不夠，相對(duì)安于現(xiàn)狀。第二，缺乏專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的積極動(dòng)力，工作積極性不高，自我提升能力不強(qiáng);思想認(rèn)知程度不夠，專(zhuān)業(yè)技能更新滯后，未及時(shí)跟上現(xiàn)代電子信息化技術(shù)步伐，未及時(shí)吸收新的專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)。第三，檔案管理崗位長(zhǎng)期未變動(dòng)或僅有個(gè)別調(diào)動(dòng)，職務(wù)提升空間狹窄、專(zhuān)業(yè)上升空間不高、提供職稱(chēng)評(píng)定崗位少等原因，導(dǎo)致檔案管理人員追求上進(jìn)的動(dòng)力不足。

4.檔案管理人員心理調(diào)節(jié)能力不夠

因少部分檔案管理人員工作上易尋求安穩(wěn)，習(xí)慣按部就班的工作方式，對(duì)未來(lái)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。在面對(duì)學(xué)校重大活動(dòng)檔案或大量檔案急需錄入歸檔時(shí)，心理容易產(chǎn)生抗拒或厭惡，導(dǎo)致自我責(zé)任意識(shí)變?nèi)?，精力不集中，抗壓能力不足，不善于從自身上找原因進(jìn)行自我調(diào)節(jié)。在管理檔案崗位上缺乏豐富經(jīng)驗(yàn)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不敢面對(duì)與承認(rèn)自身的不足，整理材料缺乏方向，精神抗壓能力不強(qiáng)，自我心理調(diào)節(jié)能力差，易產(chǎn)生負(fù)面情緒，導(dǎo)致工作效率低下等。

二、提升中職學(xué)校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的有效路徑

1.加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)人才建設(shè)

中職學(xué)校大部分檔案管理人員配備不均衡，缺乏創(chuàng)新性的專(zhuān)業(yè)管理人才，管理人員綜合能力不足等。第一，中職學(xué)校需加強(qiáng)對(duì)管理檔案工作的重視，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才建設(shè)，積極引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)的雙高檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。逐步加強(qiáng)檔案管理師資隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員工作方式方法，完善檔案管理工作流程，確保學(xué)校日常檔案管理工作有條不紊。第二，學(xué)校加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，尤其是非專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，需要組織安排專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)與借鑒更先進(jìn)的管理檔案技術(shù)，提高管理人員自身管理素質(zhì)和綜合能力。安排經(jīng)驗(yàn)豐富、職業(yè)素養(yǎng)高、德才兼?zhèn)涞馁Y深專(zhuān)家到校進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極開(kāi)展兄弟院校檔案管理工作聯(lián)合會(huì)議或經(jīng)驗(yàn)分享活動(dòng)，進(jìn)行多方溝通交流。第三，學(xué)校積極推廣線(xiàn)上專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，為檔案管理人員提供優(yōu)質(zhì)廣闊的學(xué)習(xí)渠道，提升檔案管理人員學(xué)習(xí)能力及綜合業(yè)務(wù)能力。

2.提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)綜合素養(yǎng)

中職學(xué)校檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作，以強(qiáng)化自身專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)為契機(jī)，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力。第一，安排管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員工作時(shí)效性。第二，定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展校內(nèi)職業(yè)素養(yǎng)提高強(qiáng)化培訓(xùn)，提升自身責(zé)任意識(shí)，提高管理能力和當(dāng)擔(dān)意識(shí)，提升專(zhuān)業(yè)技能等。使檔案管理人員從中收獲更多個(gè)人價(jià)值，提高自身責(zé)任感，做到工作無(wú)小事，全面了解檔案管理的具體流程和工作塊面，對(duì)負(fù)責(zé)管理的機(jī)密檔案、重要檔案、人事檔案、黨群檔案等資料負(fù)責(zé)到底，確保資料檔案歸檔的真實(shí)性和完整性。第三，開(kāi)展檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)綜合能力培訓(xùn)，提升管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)、綜合管理能力、職業(yè)道德風(fēng)貌。創(chuàng)造積極的工作氛圍，激發(fā)工作熱情，增加檔案管理人員的成就感和獲得感，有效提升檔案管理人員的綜合能力和整體素質(zhì)。

3.擴(kuò)寬檔案管理人員專(zhuān)業(yè)晉升渠道

學(xué)校層面對(duì)檔案管理工作人員予以重視，積極拓寬檔案管理人員專(zhuān)業(yè)晉升渠道。第一，組織開(kāi)展校內(nèi)檔案管理工作交流會(huì)，可以讓檔案管理工作與圖書(shū)館業(yè)務(wù)服務(wù)對(duì)接，積極組建校史館，將學(xué)校的歷史發(fā)展及相關(guān)成果共同展現(xiàn)，拓寬檔案管理人員專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域。第二，針對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員、兼職檔案管理人員、非專(zhuān)業(yè)檔案管理人員進(jìn)行能力分類(lèi)考核評(píng)估，突顯專(zhuān)業(yè)與非專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)成績(jī)，對(duì)工作能力較強(qiáng)、綜合能力突出或職業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員，學(xué)校應(yīng)予以重點(diǎn)培養(yǎng)或提拔重用。第三，打造檔案管理人員能力提升平臺(tái)，有計(jì)劃的安排檔案管理人員組織培訓(xùn)，如技術(shù)方面、職業(yè)素養(yǎng)等方面。制定相應(yīng)的崗位晉升渠道，制定考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理人員上升機(jī)制，給檔案管理人員提供成長(zhǎng)平臺(tái)。第四，安排已獲高級(jí)職稱(chēng)教授或具備管理影響力的重要代表，給予檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)分享，讓優(yōu)秀者樹(shù)立學(xué)習(xí)標(biāo)桿，促進(jìn)檔案管理人員汲取業(yè)內(nèi)專(zhuān)家的有效經(jīng)驗(yàn)提升職稱(chēng)和科研創(chuàng)新能力。

4.強(qiáng)化檔案管理人員專(zhuān)業(yè)心理輔導(dǎo)

中職學(xué)校檔案管理人員從事的是一項(xiàng)特殊、繁瑣、極具保密性的管理工作。需要學(xué)校及領(lǐng)導(dǎo)層面給予一定的關(guān)注與重視，以便減輕或消除檔案管理人員的職業(yè)倦怠感。第一，學(xué)校積極開(kāi)展趣味性、形式多樣化的校園活動(dòng)，營(yíng)造舒適的工作環(huán)境，豐富檔案管理人員業(yè)余生活;加強(qiáng)人文關(guān)懷，關(guān)愛(ài)檔案管理人員身心健康。第二，檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，準(zhǔn)確把握職業(yè)定位，充分管理時(shí)間，做到勞逸結(jié)合，適當(dāng)放松心情，適時(shí)調(diào)整工作狀態(tài)，減輕心理壓力，不斷提高工作投入度。第三，建立多種溝通渠道，搭建多種溝通交流平臺(tái)。如開(kāi)展心理疏導(dǎo)關(guān)愛(ài)活動(dòng)或開(kāi)設(shè)教職員工職業(yè)生涯規(guī)劃課程，多下基層調(diào)研，了解檔案管理人員心聲和訴求，提高工作滿(mǎn)意度，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，提升檔案管理人員工作幸福指數(shù)。

5.健全檔案管理人員專(zhuān)業(yè)工作機(jī)制

健全檔案管理人員專(zhuān)業(yè)工作機(jī)制，有利于推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理工作取得實(shí)效。第一，學(xué)校應(yīng)將檔案管理制度落到實(shí)處，量化指標(biāo)，明確職責(zé)，健全管理體系。加強(qiáng)學(xué)校各部門(mén)間緊密合作，打破部門(mén)壁壘，將學(xué)校檔案統(tǒng)一優(yōu)化管理。有效安排各部門(mén)各處室開(kāi)展細(xì)化檔案管理工作會(huì)議，規(guī)范日常檔案管理，完善歸檔流程，形成統(tǒng)一管理機(jī)制，在檔案收集和歸檔上做到高效率高質(zhì)量歸檔工作。第二，檔案室與圖書(shū)館、校史館形成聯(lián)合機(jī)制，出臺(tái)相關(guān)制度和政策，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)，做到歸檔分類(lèi)登記，形成校內(nèi)重要檔案聯(lián)動(dòng)聯(lián)防工作機(jī)制，提升管理質(zhì)量，提高工作效率。第三，建立健全各部門(mén)各處室檔案管理主要負(fù)責(zé)人工作負(fù)責(zé)制，統(tǒng)一部門(mén)檔案管理要求，規(guī)范各項(xiàng)管理制度，明確管理崗位工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，提高工作管理方式。

三、結(jié)語(yǔ)

中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作也是助力學(xué)校長(zhǎng)足發(fā)展的重要組成部分，檔案管理工作人員日常的管理水平、工作態(tài)度和良好的職業(yè)素養(yǎng)等，能體現(xiàn)出學(xué)校的整體辦學(xué)成果與管理工作質(zhì)量的實(shí)際成效。中職學(xué)校在檔案管理工作中，通過(guò)不斷加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，拓寬檔案管理人員晉升渠道，強(qiáng)化檔案管理人員心理疏導(dǎo)，健全檔案管理工作機(jī)制，不斷明確檔案管理人員的工作目標(biāo)和職業(yè)定位，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的高素質(zhì)培養(yǎng)，促進(jìn)提升自身綜合能力，為全面促使中職學(xué)校檔案管理工作可持續(xù)性發(fā)展提供重要保障。

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