淺談社會轉(zhuǎn)型時(shí)期基層人事檔案管理體制的創(chuàng)新

文/三明市科普服務(wù)中心 鄭真珠

在新的發(fā)展時(shí)期，我們要認(rèn)識到做好基層人事檔案的管理是非常重要的，這將有利于在市場經(jīng)濟(jì)背景下開展人力資源優(yōu)化管理工作，實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置。如果人事檔案管理水平不夠高，管理質(zhì)量相對比較差，服務(wù)方式單一，則無法反映出真實(shí)的人事檔案管理情況，也會制約公共人才的合理配置，從根本上會影響市場經(jīng)濟(jì)的合理發(fā)展。因此，在新的社會背景下，基層人事檔案的管理體制必須要有所創(chuàng)新，這樣才能符合社會轉(zhuǎn)型時(shí)期基層人事檔案管理的要求。在本文的研究過程當(dāng)中，通過文獻(xiàn)資料法以及案例分析法的研究方式，闡述社會轉(zhuǎn)型時(shí)期基層人事檔案管理體制的創(chuàng)新問題，希望能夠?yàn)榛鶎訖n案管理體制的創(chuàng)新尋找合理的建議，切實(shí)推動(dòng)基層人事檔案管理體制的創(chuàng)新。

一、社會轉(zhuǎn)型時(shí)期基層人事檔案管理體制創(chuàng)新的意義

在社會轉(zhuǎn)型時(shí)期，人才的作用越來越凸顯，人事檔案管理工作任重道遠(yuǎn)。首先，人事檔案在公共部門考核制度、成果表現(xiàn)等管理目標(biāo)的過程當(dāng)中，具有一定的激勵(lì)性。其次，人事檔案信息部分可以向個(gè)人進(jìn)行開放，這樣有利于加強(qiáng)個(gè)人對于人事檔案工作管理的監(jiān)督。最后，重要檔案信息化的綜合管理，可以更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會的發(fā)展以及檔案的規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，特別是通過數(shù)字化和多媒體的方式，進(jìn)一步將基層人事檔案進(jìn)行綜合化的管理，提升管理效率，確保高效便捷地完成基層人事檔案管理工作。

二、目前基層人事檔案管理體制存在的問題

從目前很多基層人事檔案管理體制的特點(diǎn)來看，存在很多的問題需要解決，例如人事檔案信息不足、法律法規(guī)建設(shè)比較滯后、檔案集中管理性不強(qiáng)以及資源建設(shè)比較薄弱等相關(guān)問題比較突出。下面針對這些具體的問題進(jìn)行詳細(xì)闡述，分析目前基層人事檔案管理體制當(dāng)中存在的問題。

（一）人事檔案信息量偏少。在社會不斷發(fā)展過程當(dāng)中，用人單位對于人事檔案的審核更加嚴(yán)格，需要有更多的資料切實(shí)反映出當(dāng)事人的整體素質(zhì)。因此，人事檔案的建設(shè)和管理必須要有更加全面的材料，切實(shí)反映出個(gè)人的實(shí)際情況和能力。但是就目前來看，人事檔案信息的形成，往往是采用傳統(tǒng)的信息收集方式。很多用人單位人事管理部門往往只評價(jià)員工的工作業(yè)績，缺少員工的政治思想覺悟情況以及學(xué)術(shù)研究成果等方面的信息，從而導(dǎo)致個(gè)人人事檔案信息不夠全面。就現(xiàn)在社會發(fā)展的特點(diǎn)來看，社會對于人才的衡量提出了新的要求，如果個(gè)人檔案信息比較片面，會對個(gè)人發(fā)展以及國家對人才的使用造成不良的影響。

（二）法律法規(guī)建設(shè)滯后。根據(jù)檔案的管理規(guī)定要求，檔案具有隱私性以及真實(shí)性的特點(diǎn)。目前，針對基層人事檔案的法律法規(guī)建設(shè)比較滯后，法律制度化不夠完善，對于封閉式的基層人事檔案管理不夠到位。這對個(gè)人人事檔案的隱私性及真實(shí)性是一個(gè)很大的威脅，導(dǎo)致在人事檔案形成以及使用等環(huán)節(jié)，缺乏有效的監(jiān)督和制約，出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范、造假行為泛濫等問題。而學(xué)術(shù)研究成果的真實(shí)性是非常重要的，是選人用人的一個(gè)至關(guān)重要指標(biāo)，也是檔案審查過程當(dāng)中非常注重的內(nèi)容之一。所以從根本目標(biāo)上來講，在加快基層人事檔案建設(shè)數(shù)字化的進(jìn)程中，要進(jìn)一步完善相關(guān)的法律法規(guī)制度，這既能更好地解決檔案管理不規(guī)范以及造假等問題，又能通過有效的監(jiān)管，從源頭維護(hù)個(gè)人人事檔案的安全可靠，保障基層人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案管理集中性不強(qiáng)。就人事檔案管理的要求來看，檔案管理工作本身是具有保密性的。但是基層立檔單位人事檔案管理工作的條件是非常有限的，不能達(dá)到應(yīng)有的要求，加之各基層立檔單位之間的檔案管理存在著技術(shù)差異，很多工作開展并沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理。另外，大部分基層人事檔案管理人員是兼職的，在檔案管理工作中未能投入充足的時(shí)間和精力，對待工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，態(tài)度不夠認(rèn)真，一般是秉承著看好自家門不丟失的想法。這樣就容易造成信息無法快速共享。特別是在檔案管理的過程當(dāng)中，人事檔案大都處于分散保管狀態(tài)，有的保存在當(dāng)前的用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心，甚至是保存在個(gè)人手中?？梢哉f從實(shí)際的角度來看，這樣分散的保存狀況不利于檔案的集中化管理，甚至是會出現(xiàn)檔案丟失或者是造假的情況。

（四）檔案信息資源建設(shè)薄弱。從目前現(xiàn)實(shí)的一些條件當(dāng)中，我們可以看到大部分公共部門在人事檔案的管理工作，存在資源建設(shè)薄弱的問題。一是信息化的建設(shè)遲緩。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才的流動(dòng)呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，因此對于人事檔案的管理要更加快捷有效，做到檔案信息隨著個(gè)人情況及時(shí)變動(dòng)。但是目前來看，檔案的信息資源建設(shè)非常薄弱，特別是數(shù)字化和信息化的管理水平非常滯后，致使檔案的材料收集以及更新和變動(dòng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上人才的流動(dòng)。二是資金投入不足。目前人事檔案的管理保存條件比較差，特別是傳統(tǒng)的檔案庫存管理?xiàng)l件非常有限，可以說基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)難以滿足人事檔案管理要求。要做好基礎(chǔ)性的工作，規(guī)范基層人事檔案管理，開展精細(xì)化的檔案管理建設(shè)，資金問題是非常重要的一個(gè)方面。

三、社會轉(zhuǎn)型時(shí)期創(chuàng)新基層人事檔案管理體制的建議

在人事檔案具體管理工作過程當(dāng)中，特別是社會轉(zhuǎn)型時(shí)期，必須要進(jìn)行體制上的創(chuàng)新。具體來說，可以從管理的體制方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，而且要在具體操作過程當(dāng)中完善各項(xiàng)規(guī)章制度，同時(shí)要對管理模式進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)基層檔案電子網(wǎng)絡(luò)化管理，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，逐步實(shí)現(xiàn)電子人事檔案信息化。

（一）加強(qiáng)對基層人事檔案管理的頂層設(shè)計(jì)。在檔案管理工作的過程中，必須要考慮基層人事檔案管理的規(guī)范性，特別是詳細(xì)的工作條例的管理。首先，最重要的是跟上信息化的步伐，在平時(shí)管理中要轉(zhuǎn)變思想適應(yīng)現(xiàn)代化和信息化的管理理念和管理方式。其次，在管理過程當(dāng)中要優(yōu)化服務(wù)，提升檔案管理人員的責(zé)任感，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升，最重要的就是從制度的規(guī)范性進(jìn)行執(zhí)行，這樣能夠更好地提高工作效率，并且在基層人事檔案的管理過程當(dāng)中做到準(zhǔn)確無誤。另外在具體的部署過程當(dāng)中，要對基層檔案管理的管理?xiàng)l例制度和責(zé)任體系進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，這樣才能夠做到權(quán)責(zé)清晰，最終實(shí)現(xiàn)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）不斷完善基層人事檔案管理的規(guī)章制度。在具體的實(shí)踐過程當(dāng)中，要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度。一是材料的收集要做到及時(shí)準(zhǔn)確，明確收集歸檔范圍。二是組織人事和人力資源部門將新錄用的人員檔案及時(shí)移交給檔案管理部門，這是人檔流動(dòng)同步的前提條件。三是要進(jìn)一步規(guī)范人事檔案材料的甄別方法，通過提升檔案管理的規(guī)范性，便于鑒別工作的進(jìn)行，排除人事檔案在人事內(nèi)容當(dāng)中的一些不明確的內(nèi)容，避免收集其他信息塞入人事檔案當(dāng)中，進(jìn)而影響人事檔案的真實(shí)性。

（三）與時(shí)俱進(jìn)優(yōu)化基層人事檔案的管理模式。在基層人事檔案的管理過程當(dāng)中，必須要保證檔案信息有最新的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)建立和完善人事檔案身份的追蹤系統(tǒng)，定期對人事檔案進(jìn)行檢查和核對，隨時(shí)收集和補(bǔ)充新的人事檔案材料，有利于保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。特別是在人事檔案信息中，要收集各樣的材料，這樣能夠較好地反映出人員的綜合素質(zhì)。比如信用記錄或者是素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、個(gè)性特點(diǎn)等各個(gè)方面的內(nèi)容，同時(shí)還需要做好相關(guān)的材料登記和核對，這樣才能夠保證檔案信息內(nèi)容真實(shí)有效，不但能跟上社會發(fā)展的節(jié)奏，也能從本質(zhì)上改變傳統(tǒng)檔案管理方式不便利、效率低的情況。

（四）逐步實(shí)現(xiàn)基層人事檔案電子網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程在不斷加快，更多的是自動(dòng)化的辦公檔案，特別是數(shù)字化以及多媒體的檔案方式開始建立。一是在基層人事檔案電子網(wǎng)絡(luò)的管理建設(shè)過程當(dāng)中，必須要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作。從本質(zhì)特點(diǎn)來說，沒有標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息建設(shè)，具體的人事檔案工作難以實(shí)現(xiàn)，因此要結(jié)合國內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作進(jìn)行一定的規(guī)劃。二是加強(qiáng)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案信息以數(shù)字形式存在時(shí)，所形成的數(shù)字化檔案需要以數(shù)據(jù)庫的形式存放，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成為其主要的傳輸平臺，為人事檔案信息的快速流通提供可能，以便于對其進(jìn)行有效的管理和利用。

四、結(jié)語

綜上所述，在社會轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，基層立檔單位要結(jié)合時(shí)代的變遷和信息的變化，加強(qiáng)對基層人事檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，從而不斷完善基層人事檔案管理的規(guī)章制度，并且與時(shí)俱進(jìn)地優(yōu)化基層人事檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)基層人事檔案電子網(wǎng)絡(luò)化管理。通過對基層人事檔案的管理機(jī)制體制和規(guī)章制度進(jìn)行創(chuàng)新，提高基層人事檔案管理工作的效率，為個(gè)人提供便利的信息查詢和使用，為選人用人工作提供人事檔案資源的共享，最大化發(fā)揮基層人事檔案管理工作的作用。