高職院校學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式思考

文/海南政法職業(yè)學院 王雷

高職院校學生檔案管理工作的創(chuàng)新與服務模式的構建是一項艱巨任務，其原因在于必須顛覆傳統(tǒng)思想，意識到其重要性所在，再采取有效的手段將其加以完善方可實現(xiàn)。但是從當前高職院校學生檔案管理與服務模式的構建現(xiàn)狀來看，管理工作的側重點依然是為了“管理”而管理，服務模式的人性化和全方位兩個特征并沒有顯現(xiàn)出來。為此，如何改變當前這一現(xiàn)狀成為一項重要的研究課題，這是每一位高職院校學生檔案管理工作人員需要深思的問題。本文以高職院校檔案管理創(chuàng)新這一課題展開深度研究與探索，希望廣大高職院校學生檔案管理工作人員從中受到啟發(fā)。

一、學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式構建的必要性

（一）學生檔案是學生學業(yè)生涯的重要見證。檔案是高職學生在校期間表現(xiàn)的有力說明，不僅反映了學生在學習與生活上所取得的成果，還能體現(xiàn)出學生在哪些方面存在過失，有著始終激勵學生進步的作用和意義。為此，高職和院校學生檔案管理工作創(chuàng)新與服務模式的構建，可以幫助學生時刻審視自我，找到當下和未來所要努力的方向。如果學生檔案管理與服務工作始終處于停滯不前的狀態(tài)，那么必然會導致學生不能及時了解之前自己所取得的成果以及存在的過失，不利于激勵學生未來就業(yè)與發(fā)展。由此可見，“更好地見證學生學業(yè)生涯”成為高職院校學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式構建必要性的直觀體現(xiàn)。

（二）學生檔案是助其未來就業(yè)與發(fā)展的基本保證。毋庸置疑，高職院校學生走向工作崗位，甚至走向創(chuàng)業(yè)發(fā)展之路，首先要得到用人單位和行業(yè)的高度認可，而認可的依據(jù)就是學生的檔案信息。因為學生檔案信息是學生各個階段個人情況的真實反映，有效進行管理并能夠為學生提供全方位的服務，那么顯然可以讓高職學生在就業(yè)和未來發(fā)展道路上做到心中有數(shù)；反之則會造成學生就業(yè)和未來發(fā)展始終處于心里沒底的狀態(tài)。為此，“助其未來就業(yè)與發(fā)展”也是高職院校學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式構建必要性的又一體現(xiàn)。

二、當前高職院校學生檔案管理與服務的現(xiàn)狀

（一）管理的形式與規(guī)范性方面。以當前高職院校學生檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理工作在制度上和流程上普遍存在較為寬松的現(xiàn)狀，主要表現(xiàn)在工作流程缺乏監(jiān)督，管理制度的完善性存在明顯不足。管理流程缺乏監(jiān)督指的就是管理規(guī)范性無法得到保障，工作人員在操作上有“三慢”的跡象，規(guī)范的操作流程很難得到落實。制度的完善性不足，指的是管理制度中缺乏責任制度和獎懲制度，這就導致工作人員產(chǎn)生了“干好干壞一個樣、干多干少一個樣”的心理，這顯然嚴重阻礙了管理與服務工作的有效開展，管理與服務的質(zhì)量很難得到保證。為此，在高職院校學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式的構建中，必須將改變這一現(xiàn)狀放在第一位。

（二）服務的側重點方面。從當前高職院校學生檔案管理工作的服務功能來看，“服務”二字并不是十分明顯，主要體現(xiàn)在學生檔案管理工作將“管理”二字作為中心，一切工作都是為了管理而管理，與學生普遍處在“絕緣”的狀態(tài)。也就是說，在高職院校檔案管理工作中，學生幾乎沒有機會走進檔案室，很少有機會與檔案管理人員交流，學生與檔案管理人員并沒有明顯的“交集”。為此，這充分說明當前高職院校學生檔案管理工作并沒有明顯的服務模式，學生檔案管理工作的獨立性較為明顯，而這一現(xiàn)狀的普遍存在顯然不利于學生未來的就業(yè)與發(fā)展，必須引起學生檔案管理人員的高度重視。

三、學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式的構建思路

（一）要將管理體制創(chuàng)新作為服務模式構建的根本。對于高職院校學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式的構建而言，創(chuàng)新首先應該體現(xiàn)在管理體制方面，因為管理是服務的根本保障，管理過于松散那么服務的質(zhì)量自然無法保證，管理能夠達到規(guī)范化和標準化，那么服務學生自然會達到高標準和高到位率。為此，管理創(chuàng)新應該放在首要位置，而創(chuàng)新管理體制則要首當其沖，具體應包括兩個方面：第一，強調(diào)規(guī)范化。在這里，所謂的“規(guī)范化”，就是學生檔案管理工作中，整個流程嚴格按照規(guī)定來執(zhí)行，并且執(zhí)行過程要高度符合標準要求，確保各項工作緊鑼密鼓地落實，并能夠達到預期效果。其間，無論是在操作流程上還是操作規(guī)范上，都要做到嚴格按照標準要求來執(zhí)行，以此提高學生檔案管理工作各項事宜的流暢性，避免學生檔案信息遺漏、泄露、流轉不暢等現(xiàn)象的出現(xiàn)，這是高職院校學生檔案管理創(chuàng)新最為基本的要求，也是服務工作開展的根本前提。第二，建立并落實責任與獎懲制度。獎懲制度是激勵管理工作和服務工作的有效渠道，而責任制度則是責任到人，激發(fā)檔案管理人員工作緊迫感的有效手段。其中獎懲制度包括做到哪些方面會得到獎勵，出現(xiàn)哪些問題會有怎樣的懲罰，懲罰力度怎樣等等；責任制度則要將履行的義務、責權范圍加以明確，讓工作人員更加清楚地意識到自己應該做什么，哪些方面有決策權，后果究竟是由誰承擔，進而確保學生檔案管理工作流程順利運行，進而為更好地服務學生提供動力。

（二）要以信息化視角去看待檔案管理與服務模式的創(chuàng)新。隨著信息化時代的到來，各行各業(yè)在各個領域將信息化作為標準，信息化學習和信息化辦公已經(jīng)成為人們的基本追求，高職院校學生檔案管理與服務工作也要與時俱進，以信息化為標準開展科學管理與服務工作，由此方可確保學生檔案管理與服務的高效性。其間，應從兩方面入手：第一，要開發(fā)專門用于高職學生檔案管理與服務工作的軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)開發(fā)應作為邁向信息化的基本條件之一，只有軟件系統(tǒng)開發(fā)、升級、維護工作得到保證，學生檔案管理與服務網(wǎng)絡方可形成，網(wǎng)絡辦公的期望方可實現(xiàn)。而在軟件系統(tǒng)的模塊組建中，必須強調(diào)檔案信息分類、存儲、轉遞、問題解答等多個功能模塊，確保檔案信息能夠在軟件系統(tǒng)中清晰可見，為更好地服務于學生打下堅實基礎。第二，全面提高工作人員的信息素養(yǎng)。在擁有軟件系統(tǒng)這一基本保證之后，接下來高職院校要考慮怎樣讓軟件系統(tǒng)的作用最大程度展現(xiàn)出來，不斷提高工作人員信息素養(yǎng)則是關鍵中的關鍵。其間，高職院校不僅要定期組織技術培訓，同時還要開展信息保密意識等方面的引導工作，讓工作人員切實能夠意識到檔案信息關乎學生的一生，信息管理與服務工作是非常關鍵的，由此確保信息化管理與服務的價值最大化。

（三）要始終將用戶需求作為檔案管理創(chuàng)新與服務模式構建的關鍵點。針對高職院校學生檔案管理工作服務模式的創(chuàng)新而言，擁有了良好的管理體制和管理系統(tǒng)之后，接下來服務模式的構建要圍繞用戶需求來打造，強調(diào)以學生為中心，有針對性地開展各項服務工作，進而形成一整套服務模式，為學生今后就業(yè)與發(fā)展帶來便捷，具體操作應該包括以下兩個方面：第一，加強檔案轉遞服務工作。眾所周知，高職學生在日常學習生活中很少能夠接觸到自身的檔案，只有在離校前才會辦理檔案轉接手續(xù)，指導走向工作崗位或進入創(chuàng)業(yè)階段后，學生才會接觸到檔案信息。在這一過程中，高職學生檔案管理工作人員則要為學生提供良好的服務，無論是在實地辦公過程中，還是在管理系統(tǒng)中，都要針對學生的具體需求，提供有效的服務。要盡快為學生辦理轉遞手續(xù)，管理系統(tǒng)要為學生及時提供問題解答等等，由此讓學生檔案管理服務更加方便、快捷。第二，“留史存真”的服務工作。毋庸置疑，學生檔案管理工作是伴隨學生整個學習生涯的長期工作，是學生重大成果與重大過失的見證，高職學生在校期間的具體表現(xiàn)必須要在檔案管理工作中體現(xiàn)出來。為此，讓學生方便查詢自己的檔案信息成為服務模式構建中的重要組成部分。在此期間，高職院校學生檔案管理人員要緊緊依托實地辦公，以及互聯(lián)網(wǎng)辦公系統(tǒng)，針對學生的檔案信息查詢工作不斷加以完善，為學生提供更加人性化的服務，以保學生需求能夠始終得到最大程度上的滿足，讓服務模式進一步體現(xiàn)出人性化與便捷化特征。

四、結語

總而言之，在當今時代背景下，真正實現(xiàn)高職院校學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式的構建并非易事，廣大學生檔案管理工作人員必須先做到明確其重要性，并將當前現(xiàn)狀加以客觀審視，從體制化創(chuàng)新、信息化辦公、人性化服務三方面入手，方可達到學生檔案管理工作創(chuàng)新和服務模式創(chuàng)新這一最終目的。為此，如何做到體制化創(chuàng)新、信息化辦公、人性化服務成為不懈的追求和努力的方向，廣大高職院校學生檔案管理工作人員需要不斷積累和分享寶貴經(jīng)驗，以此確保高職院校學生檔案管理與服務模式始終處于創(chuàng)新發(fā)展的狀態(tài)。