基于醫(yī)療檔案信息共享背景下的科研檔案管理對策

文/山東省日照市結(jié)核病防治所 陳棟

檔案是對歷史信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄的資源，在醫(yī)院檔案管理體系中，科研檔案是極其重要的組成部分，能直觀反映醫(yī)院科研工作的基本情況，也能對醫(yī)院科研管理工作的開展提供高質(zhì)量的服務(wù)，促進(jìn)科研人員更好地開展管理工作。在醫(yī)院醫(yī)療檔案信息共享的時代背景下，醫(yī)院應(yīng)該重新分析和判斷科研檔案管理工作的價值和作用，借助管理工作的創(chuàng)新和管理經(jīng)驗(yàn)的交流制定合理化的科研檔案管理方案，促進(jìn)科研檔案資源利用率明顯提升，為信息共享背景下醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展助力。

一、醫(yī)療檔案信息共享背景下科研檔案共享的重要性

醫(yī)療檔案信息共享的背景下，結(jié)合醫(yī)院管理工作的實(shí)際情況，積極探索科研檔案信息的有效共享，能為醫(yī)院科研檔案資源的高效化利用以及科研工作的優(yōu)化開展提供良好的支持，加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。對科研檔案共享的重要性進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）能對醫(yī)院醫(yī)療科研成本進(jìn)行控制。突出醫(yī)療科研工作的穩(wěn)定性，促進(jìn)醫(yī)院科研檔案信息的有效共享，能為相關(guān)醫(yī)院科研人員開展科研工作提供良好的文獻(xiàn)資源和檔案信息資源支撐，方便科研人員在借鑒科研檔案資料的基礎(chǔ)上開展科研工作，從而降低科研成本，提高檔案資源的利用率，切實(shí)促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療科研工作的優(yōu)化開展。

（二）能促進(jìn)科研檔案資源價值的挖掘和利用率的提高。推動醫(yī)院科研工作效率進(jìn)一步優(yōu)化，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展服務(wù)，使醫(yī)院科研檔案資源的應(yīng)用價值得到全面提升，加快醫(yī)院科研工作的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

（三）能促進(jìn)管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，為臨床科研工作服務(wù)。醫(yī)院科研檔案工作的主要目的是為醫(yī)務(wù)人員參與臨床科研提供良好的支持。在信息時代背景下，積極探索醫(yī)療科研檔案的信息化建設(shè)和共享處理，能為醫(yī)院醫(yī)療人員參與臨床科研提供有價值的信息參考，增強(qiáng)檔案資源的服務(wù)效能，使醫(yī)院臨床科研工作能高質(zhì)量推進(jìn)，提升醫(yī)院綜合服務(wù)水平。

二、醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

信息時代背景下，醫(yī)院醫(yī)療檔案信息共享已經(jīng)成為檔案管理和檔案資源利用的主要發(fā)展趨勢，對醫(yī)院科研檔案管理工作的開展產(chǎn)生了巨大的影響。但是必須明確認(rèn)識到，現(xiàn)階段醫(yī)院科研檔案管理工作中信息共享還存在一定的局限性問題，會對科研檔案資源的利用產(chǎn)生限制作用。

（一）管理技術(shù)問題。醫(yī)院科研檔案信息的共享需要先進(jìn)的技術(shù)作為支撐，但是現(xiàn)階段部分醫(yī)院在實(shí)際推進(jìn)科研檔案管理工作的過程中，在信息共享方面對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用相對較少，數(shù)據(jù)資料的歸檔、存儲和管理都存在一定的局限性，沒有針對信息的搜集、信息安全技術(shù)建設(shè)等進(jìn)行管理，尚未實(shí)現(xiàn)對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、云存儲技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合應(yīng)用，會降低綜合管理效能，不利于科研檔案信息的有效共享。

（二）信息傳輸與借閱現(xiàn)狀?？蒲袡n案信息的共享主要依靠檔案資源的借閱和信息傳輸完成，但是現(xiàn)階段醫(yī)院在科研檔案信息數(shù)據(jù)借閱和信息傳輸方面尚未制定細(xì)致化的管理方案，并且在信息傳輸和借閱方面并未認(rèn)識到知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要性，在知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作方面做出的實(shí)踐探索相對較少，會導(dǎo)致信息傳輸和借閱過程中無法維護(hù)知識產(chǎn)權(quán)人權(quán)益的情況，影響科研檔案資源的共享效果。

（三）責(zé)任落實(shí)不到位。檔案管理責(zé)任和信息共享責(zé)任的落實(shí)能為醫(yī)院科研檔案信息共享提供有力支撐，但是現(xiàn)階段醫(yī)院尚未制定崗位責(zé)任方面的工作制度，在科研檔案管理和信息共享方面出現(xiàn)了工作人員崗位職責(zé)管理機(jī)制缺失的情況，在實(shí)際開展管理工作的過程中會導(dǎo)致學(xué)術(shù)鑒定、信息應(yīng)用、檔案保密等方面工作缺乏科學(xué)性和有效性，也會引發(fā)檔案信息共享方面的問題，不利于新時代背景下醫(yī)院科研檔案信息共享工作的優(yōu)化開展。

三、醫(yī)院科研檔案管理優(yōu)化措施

在醫(yī)療檔案信息共享的背景下對醫(yī)院開展科研檔案管理工作的情況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在實(shí)際開展管理工作的過程中，受到多種因素的制約，仍然存在明顯的管理問題，會對檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的約束性作用，不利于醫(yī)院科研檔案資源的高效化利用，甚至?xí)斐舍t(yī)院科研檔案資源浪費(fèi)問題。因此，要注意從以下幾個方面制定優(yōu)化管理方案，有效促進(jìn)醫(yī)院科研檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

（一）結(jié)合云存儲技術(shù)的應(yīng)用構(gòu)建科研檔案數(shù)據(jù)體系。醫(yī)療檔案信息共享需要共享平臺作為支撐，而云計(jì)算技術(shù)和云存儲技術(shù)一般是醫(yī)院檔案信息共享的支撐技術(shù)。醫(yī)院在開展科研檔案管理工作的過程中，有意識地探索云存儲科研檔案數(shù)據(jù)支撐體系，能為醫(yī)院科研檔案資源的利用提供相應(yīng)的支持。在構(gòu)建完善技術(shù)體系的情況下，醫(yī)院要結(jié)合科研檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，加強(qiáng)云端檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為科研檔案的管理和共享創(chuàng)造便利，形成良好的制約機(jī)制、安全機(jī)制、宣傳機(jī)制和共享機(jī)制，優(yōu)化管理效能和共享效果。以此為基礎(chǔ)，醫(yī)院在建設(shè)和完善科研檔案管理系統(tǒng)的前提下，為了突出科研研究的嚴(yán)謹(jǐn)性，在促進(jìn)科研檔案信息共享的基礎(chǔ)上，要注意結(jié)合信息傳輸、檔案管理工作的優(yōu)化等進(jìn)行分析，引入檔案資源風(fēng)險(xiǎn)防控的手段，促進(jìn)檔案資源服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定運(yùn)行，提高科研檔案管理和共享整體效果。

（二）完善借閱制度，強(qiáng)化知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)。結(jié)合長期從事醫(yī)院科研檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)可以看出，在促進(jìn)科研檔案資源共享的情況下，如何加強(qiáng)檔案資源的管理和知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是重點(diǎn)工作內(nèi)容。因此在結(jié)合先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用對醫(yī)院科研檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要總結(jié)前期工作經(jīng)驗(yàn)，從知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的角度對醫(yī)院科研檔案借閱制度進(jìn)行建設(shè)和完善，在制度的規(guī)范下對醫(yī)院科研方面的醫(yī)學(xué)研究成果、科研知識等實(shí)施規(guī)范化管理，促進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作的落實(shí)。對于科研檔案借閱制度的構(gòu)建也要從保護(hù)醫(yī)院學(xué)術(shù)研究成果、知識產(chǎn)權(quán)的角度，從維護(hù)醫(yī)院科研人員權(quán)益的角度對相關(guān)制度體系進(jìn)行完善。如結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)在遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，醫(yī)院在科研檔案管理工作中要注意對需要共享的科研檔案資源學(xué)術(shù)信息做好權(quán)屬劃分工作，確保在信息共享的過程中能實(shí)現(xiàn)對知識產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益的有效維護(hù)。需要注意的是，對于醫(yī)院科研檔案借閱制度的建設(shè)，需要綜合分析學(xué)術(shù)信息的應(yīng)用進(jìn)行探究，在全面解讀科研知識應(yīng)用、科研成果借閱以及產(chǎn)權(quán)糾紛等多方面問題的前提下注意對制度體系進(jìn)行完善，確保能在促進(jìn)醫(yī)院科研成果共享的基礎(chǔ)上避免引發(fā)產(chǎn)權(quán)糾紛和侵權(quán)行為，提高科研檔案信息共享的有效性和科學(xué)性。

（三）建設(shè)獎懲措施落實(shí)信息共享責(zé)任體系。在醫(yī)療檔案信息共享的背景下，醫(yī)院科研檔案資源要想實(shí)現(xiàn)高效化利用，真正展現(xiàn)其價值和作用，較為重要的一點(diǎn)就是促進(jìn)資源的共享，因此為了能為醫(yī)院科研檔案信息共享提供相應(yīng)的支持，增強(qiáng)科研檔案信息共享的規(guī)范性和有序性，醫(yī)院要對責(zé)任制度進(jìn)行完善，并積極探索獎懲措施的建設(shè)，提高科研檔案管理人員的責(zé)任意識，避免出現(xiàn)信息共享不協(xié)調(diào)方面的問題，引發(fā)嚴(yán)重后果。在實(shí)際工作中，要注意從紙質(zhì)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、操作機(jī)制建設(shè)等角度對科研檔案信息采集、歸類、存儲和調(diào)取等責(zé)任制度進(jìn)行完善，明確各方面工作人員的責(zé)任意識，在出現(xiàn)問題后保障實(shí)施嚴(yán)格的懲處措施，針對表現(xiàn)好的工作人員實(shí)施有效的激勵，真正為科研檔案資源信息共享提供堅(jiān)實(shí)的保障。例如結(jié)合長期參與科研檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，建議在實(shí)際促進(jìn)科研檔案信息共享的過程中，對各項(xiàng)管理制度進(jìn)行細(xì)化，保障各方面工作責(zé)任的落實(shí)。如對技術(shù)操作、數(shù)據(jù)庫開放時間、檔案資源拷貝等方面的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，如果出現(xiàn)問題要采用崗位責(zé)任追究的方式進(jìn)行處理，提升管理的針對性和有效性。如此能借助責(zé)任體系的構(gòu)建，提升醫(yī)院科研檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度，科研檔案信息共享方面的綜合管理效率和水平也會得到顯著提高。

四、結(jié)語

綜上所述，結(jié)合醫(yī)療檔案信息共享背景的影響，新時期醫(yī)院在開展科研檔案管理工作的過程中，要注意結(jié)合實(shí)際管理情況進(jìn)行細(xì)化分析，制定與醫(yī)院科研事業(yè)發(fā)展需求相契合的管理體制和管理機(jī)制，從而有效提升醫(yī)院科研檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)對科研資源的高效化利用，在檔案信息共享的支撐下，促使科研檔案資源的價值得到充分發(fā)揮，滿足醫(yī)療科研事業(yè)對檔案資源的多元化發(fā)展需求。