婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的缺陷及改進(jìn)研究

文/鄆城縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 趙琳

婦幼保健文書(shū)，是社會(huì)醫(yī)療檔案管理中最為基礎(chǔ)的構(gòu)成部分，針對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行分析，是優(yōu)化公共衛(wèi)生醫(yī)療資料管理方法，推進(jìn)企業(yè)成長(zhǎng)的有效形式。

一、婦幼保健文書(shū)檔案管理工作概述

婦幼保健文書(shū)檔案管理，主要是針對(duì)我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的文書(shū)檔案（以婦幼保健為主）進(jìn)行的文書(shū)檔案資料鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、收集以及匯總等系列活動(dòng)。依據(jù)婦幼保健文書(shū)檔案管理面向的群體不同，管理工作可分為如下幾類：

（一）黨群類工作。針對(duì)政府機(jī)關(guān)部門(mén)進(jìn)行的婦幼保健相關(guān)報(bào)告、工作紀(jì)要等方面信息進(jìn)行整合。同時(shí)，對(duì)每一個(gè)單位機(jī)關(guān)的基層?jì)D幼保健工作記錄資料的整理。

（二）行政類工作檔案管理。依據(jù)行政部門(mén)下達(dá)的命令，對(duì)信息簡(jiǎn)報(bào)、工作會(huì)議、信息通知等方面工作中，具有重要意義的婦幼保健信息進(jìn)行整理。

（三）人事檔案類。即婦幼保健管理人員的基本人事變動(dòng)信息。

（四）專業(yè)類。依據(jù)婦幼保健工作的具體需求，分為以下方面：一方面是通過(guò)文字記錄類，對(duì)婦幼保健相關(guān)知識(shí)進(jìn)行整理；另一方面是通過(guò)聲像資料的整合、宣傳圖冊(cè)等，對(duì)婦幼保健文書(shū)資料進(jìn)行集中性保存。

二、婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的缺陷

雖然我國(guó)婦幼保健文書(shū)檔案管理工作安排層面，已經(jīng)取得了令人滿意的實(shí)施成績(jī)，但局部對(duì)接和實(shí)踐環(huán)節(jié)上，依舊存在著諸多不足?，F(xiàn)結(jié)合婦幼保健文書(shū)檔案管理的基本情況，將工作中存在的缺失歸納為：

（一）文書(shū)檔案管理品質(zhì)較低。婦幼保健文書(shū)檔案管理的目的，主要是為了優(yōu)化社會(huì)公共醫(yī)療方面的工作內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)生產(chǎn)因素綜合調(diào)節(jié)形態(tài)。但在具體進(jìn)行文書(shū)檔案管理品質(zhì)研究時(shí)期，為適應(yīng)當(dāng)前工作實(shí)施的具體需求，由于工作人員前期實(shí)踐目標(biāo)設(shè)定不夠明確，從而導(dǎo)致后續(xù)活動(dòng)實(shí)施期間，出現(xiàn)了“虎頭蛇尾”的工作問(wèn)題。同時(shí)，婦幼保健文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展期間，由于缺少對(duì)于文書(shū)檔案管理實(shí)質(zhì)性價(jià)值的考察，直接按照“檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)”進(jìn)行品質(zhì)審核，容易出現(xiàn)只有“量”而沒(méi)有“質(zhì)”的實(shí)踐問(wèn)題。

（二）文書(shū)檔案管理內(nèi)容不完善。婦幼保健文書(shū)檔案管理內(nèi)容缺失，管理內(nèi)容不全面，是造成文書(shū)檔案管理工作缺失的主要問(wèn)題。其一，婦幼保健文書(shū)檔案管理時(shí)，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生文書(shū)檔案管理內(nèi)容不健全的情況，從而造成婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)不夠合理。其二，婦幼保健文書(shū)檔案管理內(nèi)容層面的不連貫，常常以婦幼保健局部檔案信息不連貫、或者是僅有主體部分，而分支部分未給予詳細(xì)記錄的形態(tài)展現(xiàn)出來(lái)。

（三）文書(shū)檔案管理人員能力有限。文書(shū)檔案管理人員能力有限，也是導(dǎo)致婦幼保健文書(shū)檔案管理工作始終處于非穩(wěn)定狀態(tài)的主要隱患。其一，文書(shū)檔案管理人員的能力水平存在較大的局限性，他們僅僅是從某一個(gè)單元文書(shū)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行問(wèn)題分析，而對(duì)于具體進(jìn)行文書(shū)檔案管理內(nèi)容上，呈現(xiàn)出了文書(shū)檔案管理活動(dòng)調(diào)控不夠協(xié)調(diào)的態(tài)勢(shì)。其二，文書(shū)檔案管理工作具體實(shí)施環(huán)節(jié)上，文書(shū)檔案管理人員對(duì)新方式的運(yùn)用存在著較大的局限性，也會(huì)造成婦幼保健文書(shū)檔案管理工作層面的缺失。

（四）文書(shū)檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)安排不當(dāng)。文書(shū)檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)工作安排不當(dāng)，也會(huì)造成婦幼保健文書(shū)方面的分析研究不夠合理，從而產(chǎn)生了文書(shū)檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)工作實(shí)踐安排因素不夠協(xié)調(diào)，實(shí)際工作規(guī)制安排不夠科學(xué)的實(shí)踐缺失。比如，文書(shū)檔案管理前期檔案存儲(chǔ)信息模糊歸類，或者是文書(shū)檔案管理內(nèi)容缺失等狀況，都是由于文書(shū)檔案管理人員監(jiān)管環(huán)節(jié)安排不當(dāng)所致。

三、改進(jìn)婦幼保健文書(shū)檔案管理工作缺失的方法

結(jié)合以上分析，現(xiàn)將改進(jìn)婦幼保健文書(shū)檔案管理工作缺失的方法歸納如下：

（一）注重文書(shū)檔案管理品質(zhì)。婦幼保健文書(shū)檔案管理系列活動(dòng)具體實(shí)施期間，注重文書(shū)檔案管理資源的系列品質(zhì)，是確保該部分活動(dòng)與工作順利展開(kāi)的第一步驟。首先，婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的推進(jìn)和實(shí)施，必須要與國(guó)家檔案管理工作需求相對(duì)應(yīng)，且依據(jù)國(guó)家政策，適當(dāng)進(jìn)行檔案管理方法、管理技巧的調(diào)整。其次，婦幼保健文書(shū)檔案管理既要從數(shù)量上進(jìn)行整體控制，又要對(duì)每一份婦幼保健文書(shū)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行合理歸類，以達(dá)到綜合進(jìn)行文書(shū)檔案信息品質(zhì)提升的目的。某地區(qū)婦幼保健文書(shū)檔案管理部門(mén)進(jìn)行各項(xiàng)工作安排期間，為確保各個(gè)方面工作安排合理，降低文書(shū)檔案管理工作層面的缺失，其活動(dòng)具體開(kāi)展環(huán)節(jié)中的實(shí)踐要點(diǎn)可概括為：1.婦幼保健文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行各項(xiàng)工作安排前，工作人員要充分解讀國(guó)家婦幼保健工作的相關(guān)政策，以及如何規(guī)范進(jìn)行婦幼保健文書(shū)檔案規(guī)整安排理論。2.婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)推進(jìn)時(shí)期，確定一個(gè)核心目標(biāo)后，再由此而衍生出多個(gè)分散性子目標(biāo)。3.婦幼保健文書(shū)檔案管理工作安排時(shí)，既要從各個(gè)地區(qū)婦幼保健文書(shū)基本情況層面入手，還需要分析如何進(jìn)行文書(shū)檔案管理層面的品質(zhì)掌控，從而最大限度地將其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與調(diào)節(jié)到最佳。婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)期間，逐步進(jìn)行多樣化系列生產(chǎn)活動(dòng)方面的安排，通過(guò)明確工作目標(biāo)、注重工作品質(zhì)的方式，拓展婦幼保健文書(shū)檔案靈活管理結(jié)構(gòu)。

（二）完善文書(shū)檔案管理內(nèi)容。婦幼保健文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容方面的完善，包括如下方面：一方面，是從當(dāng)前文書(shū)管理結(jié)構(gòu)規(guī)制不合理、實(shí)際調(diào)節(jié)不到位等方面的不足進(jìn)行優(yōu)化；另一方面，應(yīng)進(jìn)一步拓展婦幼保健文書(shū)檔案管理范圍，最大限度發(fā)揮婦幼保健文書(shū)檔案的社會(huì)價(jià)值。某地區(qū)進(jìn)行婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)安排時(shí)期，為確保各項(xiàng)工作內(nèi)容妥善安排，文書(shū)檔案內(nèi)容管理方面的安排要點(diǎn)可歸納為：1.依據(jù)該地區(qū)婦幼保健文書(shū)管理的基本情況，適當(dāng)進(jìn)行婦幼保健系列工作內(nèi)容方面的對(duì)應(yīng)安排，以達(dá)到結(jié)合實(shí)踐工作要點(diǎn)，不斷進(jìn)行婦幼保健文書(shū)檔案內(nèi)容的歸類化調(diào)節(jié)。其歸類包括日常管理類、人事檔案類、專業(yè)知識(shí)類三部分。2.婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)具體實(shí)施期間，每一部分進(jìn)行文書(shū)檔案日常管理時(shí)，管理人員為避免數(shù)據(jù)局部丟失的隱患，采用大數(shù)據(jù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理內(nèi)容方面的對(duì)應(yīng)安排。3.婦幼保健文書(shū)檔案管理時(shí)，直接采用電子文本進(jìn)行平面信息收集，并在大數(shù)據(jù)程序之下，創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)立的文書(shū)檔案管理體系，負(fù)責(zé)婦幼保健文書(shū)檔案管理部門(mén)中的相關(guān)資料。4.婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)具體實(shí)施期間，開(kāi)創(chuàng)線上共享平臺(tái)，文書(shū)檔案管理內(nèi)容之間的共享服務(wù)。此方法不僅大大降低了工作群體的服務(wù)動(dòng)力，還能夠避免文書(shū)檔案資料零散性分散的問(wèn)題。

（三）提升文書(shū)檔案管理人員能力。某地區(qū)婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)具體實(shí)施期間，為適應(yīng)當(dāng)前工作實(shí)施的具體需求，當(dāng)?shù)貦n案管理人員活動(dòng)安排如下：1.從婦幼保健文書(shū)資料內(nèi)容多元的分析層面出發(fā)，集中性進(jìn)行文書(shū)檔案管理方面的內(nèi)容分析。同時(shí)，婦幼保健文書(shū)檔案管理活動(dòng)具體解析期間，針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代特征，還要在數(shù)字化程序集中處理、程序最優(yōu)化調(diào)節(jié)時(shí)期，做好文書(shū)檔案管理等部分的對(duì)應(yīng)調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)以產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，持續(xù)性進(jìn)行文書(shū)檔案內(nèi)容層面的適當(dāng)性規(guī)劃。2.文書(shū)檔案監(jiān)管系列活動(dòng)研究方面，進(jìn)行工作管理崗位體驗(yàn)式調(diào)動(dòng)，從而被動(dòng)幫助實(shí)踐群體拓展工作視角，也可以挖掘個(gè)體發(fā)展?jié)撛谀芰ΑＬ嵘龐D幼保健文書(shū)檔案管理人員的能力，是從工作實(shí)施主動(dòng)性層面出發(fā)，適當(dāng)進(jìn)行各個(gè)方面實(shí)踐要素層面的調(diào)整。對(duì)于企業(yè)整體發(fā)展而言，更是創(chuàng)造了婦幼保健系列活動(dòng)不斷調(diào)節(jié)的實(shí)踐形態(tài)。

（四）文書(shū)檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)有序調(diào)節(jié)。改進(jìn)與調(diào)節(jié)婦幼保健文書(shū)檔案管理工作方面的不足，應(yīng)通過(guò)文書(shū)檔案監(jiān)管明晰實(shí)踐目標(biāo)。一方面，婦幼保健文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展期間，管理人員應(yīng)對(duì)文書(shū)資料進(jìn)行系統(tǒng)判斷，不能出現(xiàn)“局域化”的婦幼保健文書(shū)檔案管理狀態(tài)。另外，婦幼保健文書(shū)檔案管理工作實(shí)施期間，工作人員應(yīng)依據(jù)前期設(shè)定好的工作流程進(jìn)行各部分內(nèi)容安排，合理進(jìn)行多重因素的評(píng)估與設(shè)定。某地區(qū)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行日常工作安排時(shí)期，為確保該部分工作安排協(xié)調(diào)合理，工作人員進(jìn)行多樣化實(shí)踐分析時(shí)，工作人員所給予的系列分析要點(diǎn)可歸納為：1.婦幼保健文書(shū)檔案管理工作具體實(shí)施期間，工作人員需要對(duì)不同階段的實(shí)踐情況進(jìn)行綜合評(píng)定，并嚴(yán)格按照每一步驟的檔案管理要求，規(guī)范進(jìn)行文書(shū)檔案管理內(nèi)容方面的評(píng)定。2.文書(shū)檔案管理多樣化活動(dòng)定位與解析時(shí)，以“婦幼保健”檔案管理為基礎(chǔ)，針對(duì)工作服務(wù)群體要求、檔案應(yīng)用趨向等因素，進(jìn)行文書(shū)檔案監(jiān)管實(shí)踐層面的規(guī)范化解讀。

四、結(jié)論

綜上所述，婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的缺陷及改進(jìn)研究，是社會(huì)公共醫(yī)療服務(wù)資料整理的理論歸納。在此基礎(chǔ)上，本文通過(guò)注重文書(shū)檔案管理品質(zhì)、完善文書(shū)檔案管理內(nèi)容、提升文書(shū)檔案管理人員能力、文書(shū)檔案監(jiān)管環(huán)節(jié)有序調(diào)節(jié)等方面，分析婦幼保健文書(shū)檔案管理工作優(yōu)化方法。文章研究結(jié)果為婦幼保健文書(shū)檔案管理工作提供了借鑒。