提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇分析

文/集安市榆林中心衛(wèi)生院 王琳琳 樸文遠(yuǎn)

隨著我國(guó)信息化水平的提高，檔案資源的使用率隨之增多，科學(xué)化管理逐漸成為檔案管理的共同目標(biāo)。檔案作為衛(wèi)生院歷史發(fā)展記錄，對(duì)于衛(wèi)生院的發(fā)展有著不可或缺的作用。本文主要針對(duì)衛(wèi)生院的檔案管理工作優(yōu)化進(jìn)行分析，衛(wèi)生院檔案管理工作的重心在于不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性及科學(xué)化，以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展潮流。

一、實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理科學(xué)化的現(xiàn)實(shí)性和必要性

提高衛(wèi)生院檔案管理的科學(xué)化水平，是順應(yīng)信息化時(shí)代的實(shí)際需求。通過科學(xué)化的管理手段和方法，不斷更新衛(wèi)生院檔案管理的工作內(nèi)容及管理理念，對(duì)有效利用檔案資源，促進(jìn)衛(wèi)生院后續(xù)發(fā)展具有重要意義。

（一）衛(wèi)生院檔案管理存在較多問題。近年來，我國(guó)信息化水平不斷提高，時(shí)代的發(fā)展給衛(wèi)生院檔案管理工作提出了更高的要求。衛(wèi)生院檔案管理工作涉及多個(gè)方面，主要包含衛(wèi)生院基建、設(shè)備、執(zhí)業(yè)人員信息、病案、會(huì)診記錄等多方面內(nèi)容。在衛(wèi)生院的日常工作中，檔案管理可為其及時(shí)提供各項(xiàng)信息。但當(dāng)下衛(wèi)生院檔案管理依然存在較多問題亟待解決，比如檔案管理制度不夠完善、職責(zé)分工不明、管理理念陳舊等問題，這對(duì)于衛(wèi)生院檔案的梳理及有效利用都有一定制約影響，導(dǎo)致檔案的作用無法完全發(fā)揮，失去其存在的價(jià)值和意義。因此，解決衛(wèi)生院檔案的科學(xué)化管理問題迫在眉睫。

（二）提升衛(wèi)生院檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)時(shí)代的需求。我國(guó)信息化水平不斷提高，數(shù)據(jù)的收集渠道不斷增多，在一定程度上拓寬了衛(wèi)生院檔案的內(nèi)容，增多了檔案管理的手段。因此，衛(wèi)生院需要不斷更新檔案管理理念，逐漸實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和科學(xué)化，這是衛(wèi)生院順應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。近年來，衛(wèi)生院檔案數(shù)據(jù)開始呈現(xiàn)多樣性，給檔案管理工作賦予了更大的意義和責(zé)任。由此可見，隨著社會(huì)信息管理工作要求的不斷更新，為了滿足衛(wèi)生院使用檔案信息的需求，應(yīng)盡快提高檔案管理的科學(xué)化水平。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

衛(wèi)生院檔案作為其后續(xù)發(fā)展的重要信息支撐，具有不可或缺的作用，提高檔案管理科學(xué)化水平可以有效幫助衛(wèi)生院合理挖掘檔案價(jià)值。因此，衛(wèi)生院需要選擇合適的路徑不斷提高檔案管理科學(xué)化水平。

（一）衛(wèi)生院更新檔案管理理念。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，科學(xué)化管理需要不斷更新管理理念，彌補(bǔ)管理體系漏洞，完善信息管理機(jī)制。衛(wèi)生院想要提高檔案管理科學(xué)水平，建立健全衛(wèi)生院檔案管理系統(tǒng)，需要先更新其管理觀念。目前，衛(wèi)生院的檔案管理機(jī)制還相對(duì)陳舊，需要不斷吸納科學(xué)、人性化而完善的檔案管理機(jī)制，才可以有效確保衛(wèi)生院檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)于衛(wèi)生院不同層面和部門的檔案設(shè)置專人管理設(shè)置，從而形成一個(gè)多層級(jí)、全方位的宏觀管理體系。

（二）衛(wèi)生院需引入信息化管理手段。目前，我國(guó)信息化水平不斷提高，衛(wèi)生院想要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，就必須實(shí)現(xiàn)信息化，包括信息化設(shè)備及管理手段。在衛(wèi)生院的檔案管理中，基本通過人工記載并儲(chǔ)存，且較多檔案的收集及存檔都需要當(dāng)面處理。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，人們開始習(xí)慣使用電子信息。衛(wèi)生院檔案信息的手工匯集可以更新為網(wǎng)絡(luò)匯集，通過數(shù)字信息記載并儲(chǔ)存。同時(shí)，衛(wèi)生院需要滿足當(dāng)下人們對(duì)資源查閱的要求，建立健全內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及檔案管理機(jī)制，提高衛(wèi)生院檔案信息的檢索及查閱效率。因此，衛(wèi)生院的檔案管理工作可以結(jié)合現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理器以及檔案管理工具，快速檢索檔案信息。為進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案的保密性，添加保密系統(tǒng)確保檔案數(shù)據(jù)的安全，從而節(jié)約管理資源，提升數(shù)據(jù)的管理效率。

（三）提高檔案管理人員的能力。檔案管理工作包含了較多寶貴資源，是一門相對(duì)綜合的工作。衛(wèi)生院的規(guī)模隨著時(shí)間推移不斷擴(kuò)大，管理內(nèi)容不斷豐富，手段更加先進(jìn)。這對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求。對(duì)于存檔的紙質(zhì)檔案，衛(wèi)生院的檔案管理人員需要有基礎(chǔ)的處理能力；對(duì)于新興的信息化檔案系統(tǒng)，也需管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)能力，幫助衛(wèi)生院提供全面而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。作為檔案管理的重要一環(huán)，管理人員的素質(zhì)水平直接影響了檔案管理工作的實(shí)施效果。因此，衛(wèi)生院高層需要注重檔案人才的選拔和培養(yǎng)，定期做好員工培訓(xùn)，注重員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，從而有效提高檔案管理科學(xué)化水平。

（四）轉(zhuǎn)換檔案管理服務(wù)形式。衛(wèi)生院包含的檔案管理內(nèi)容較多，為了有效提高檔案管理效率，降低管理人員工作壓力，可以適當(dāng)轉(zhuǎn)換檔案管理的服務(wù)形式。衛(wèi)生院可以適當(dāng)調(diào)整檔案管理工作權(quán)限，由原先的信息提供及存儲(chǔ)者，轉(zhuǎn)換為信息的服務(wù)方。比如，在檔案資料產(chǎn)生時(shí)即完成電子信息的歸檔。因?yàn)樯少Y料的人最能了解資料的歸屬范圍，可在一定程度上避免資料歸屬出現(xiàn)問題。同時(shí)，衛(wèi)生院可以建立公眾號(hào)等服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)答復(fù)使用人的咨詢，并為其提供篩查和檢索服務(wù)，從而有效提高檔案管理效率，不斷提升檔案管理的科學(xué)化水平。

三、提升檔案管理科學(xué)化水平的保障體系

提升檔案管理科學(xué)化水平是一門綜合度極高的工作，需要全方位、多層次地改善管理工作。在此過程中，衛(wèi)生院內(nèi)部不僅需要完善制度、強(qiáng)化措施，還要將科學(xué)管理檔案列為重點(diǎn)工作，更新內(nèi)部管理理念以及體系完善等多個(gè)方面的優(yōu)化，從而形成與當(dāng)下發(fā)展趨勢(shì)相符合的保障體系。

（一）強(qiáng)化檔案管理科學(xué)化理念。在檔案管理工作中，需要持續(xù)更新科學(xué)化的檔案管理理念，幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化。衛(wèi)生院需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，更新內(nèi)部檔案管理理念，重點(diǎn)解決制約檔案管理工作的相關(guān)問題。衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)需向員工強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識(shí)，注重檔案管理工作的主動(dòng)性和創(chuàng)新性。對(duì)于現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析，了解數(shù)據(jù)需求方向，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。同時(shí)，衛(wèi)生院檔案直接關(guān)系著后續(xù)發(fā)展。檔案管理人員需要明確安全責(zé)任意識(shí)，在信息公開的同時(shí)明確信息安全的重要性，對(duì)于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和信息安全有一定的使命感。衛(wèi)生院未來的創(chuàng)新發(fā)展離不開檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，檔案管理工作想要不斷適應(yīng)新趨勢(shì)就必須增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，注重對(duì)新情況和新規(guī)律的研究，從而以全新的面貌和眼光來處理新問題，從而推動(dòng)檔案管理工作不斷創(chuàng)新進(jìn)步。

（二）完善檔案管理體系制度。目前，衛(wèi)生院對(duì)于檔案管理制度依然存在缺口。衛(wèi)生院需要針對(duì)當(dāng)下發(fā)展趨勢(shì)，不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，重視創(chuàng)新發(fā)展，促進(jìn)科學(xué)引導(dǎo)和約束。良好運(yùn)用檔案管理工作，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，不斷發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。衛(wèi)生院檔案管理部門中，工作人員需要增強(qiáng)個(gè)人服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感，從檔案數(shù)據(jù)的接收、梳理以及運(yùn)用等多個(gè)環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的管理制度，從而促使檔案管理工作有序進(jìn)行，使得管理工作規(guī)范進(jìn)行。同時(shí)，衛(wèi)生院可以實(shí)行內(nèi)部管理體制改革創(chuàng)新，通過明確獎(jiǎng)懲制度、綜合考核條目等多項(xiàng)措施，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理內(nèi)部的良好競(jìng)爭(zhēng)，調(diào)動(dòng)員工工作的創(chuàng)造性和主動(dòng)性，不斷增強(qiáng)檔案管理工作的整體活力。

（三）提高員工綜合素質(zhì)。檔案管理工作是一門綜合性極強(qiáng)的工作，尤其在信息化時(shí)代的背景下，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。衛(wèi)生院檔案內(nèi)容涉及面廣，紛繁復(fù)雜。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展不斷引入信息手段之后，更需要檔案管理人員具有極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。衛(wèi)生院的檔案管理工作需要對(duì)紙質(zhì)檔案具有一定的梳理和歸納能力，同時(shí)還需要掌握當(dāng)下使用度較高的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)和先進(jìn)的管理手段。海量的管理數(shù)據(jù)要求員工具有吃苦耐勞的精神，對(duì)最新的發(fā)展形勢(shì)和要求有著良好的適應(yīng)能力，秉持創(chuàng)新理念不斷開拓檔案管理工作。檔案管理部門需要將人才為本作為核心，注重引進(jìn)和不斷培養(yǎng)人才，從而提高員工的綜合素質(zhì)，建立具有創(chuàng)新精神和科學(xué)素養(yǎng)的員工隊(duì)伍，為提高衛(wèi)生院檔案管理的科學(xué)化水平奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

衛(wèi)生院檔案管理工作對(duì)于衛(wèi)生院的后續(xù)發(fā)展有著不可或缺的作用，檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工程，想要提高其科學(xué)化管理水平需要涉及多個(gè)層面的內(nèi)容。衛(wèi)生院管理層需要針對(duì)當(dāng)下檔案管理現(xiàn)狀，明確其中存在的問題，完善管理體制，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，結(jié)合檔案管理的新興理念和方法，從而進(jìn)一步提升衛(wèi)生院檔案管理的科學(xué)化水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。