檔案數(shù)字化系統(tǒng)平臺在科研檔案管理中發(fā)揮的效能

文/新疆畜牧科學(xué)院 張玲；新疆維吾爾自治區(qū)治蝗滅鼠指揮部辦公室 阿依努爾·熱哈提

科研檔案和普通檔案的管理具有一定的差異，在社會主義發(fā)展的新階段，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域逐漸普及，因此在檔案管理工作當(dāng)中滲透數(shù)字化技術(shù)是歷史發(fā)展的必然。科研檔案管理工作較為復(fù)雜，其中包含了多個領(lǐng)域的科學(xué)研究成果，其文件和資料數(shù)據(jù)具有重要的參考價值，大多數(shù)需要長期妥善保管，這在無形中增加了科研檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，將無法妥善完成科研檔案保管工作。因此。當(dāng)前必須要將科研檔案管理工作從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的模式，積極發(fā)揮檔案數(shù)字化系統(tǒng)平臺的作用，對工作技術(shù)和工作手段加強(qiáng)革新，體現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化特征。

一、科研檔案管理特征

科研檔案不同于其他類型的檔案，科研檔案往往具有系統(tǒng)性和成套性?？蒲袡n案當(dāng)中的每個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)，組成一個統(tǒng)一的系統(tǒng)和整體。如果某環(huán)節(jié)缺失，就會造成科研檔案整體不連貫。另外，科研檔案往往包含的是大量的科研數(shù)據(jù)和科研文獻(xiàn)，具有極強(qiáng)的專業(yè)性，并且涉及各個研究領(lǐng)域，因此，科研檔案的類型較為分散，每一種檔案都是在某一個領(lǐng)域之內(nèi)針對某個體的專項(xiàng)研究。因此，科研檔案具有較強(qiáng)的階段性，這就意味著對科研檔案的保管必須要保證檔案文獻(xiàn)的完好無損，按照順序進(jìn)行排放，不能出現(xiàn)缺頁少頁的現(xiàn)象，保障科學(xué)研究能夠按照階段進(jìn)行。

二、檔案數(shù)字化系統(tǒng)平臺在科研檔案管理中的效能

（一）提高工作連貫性。當(dāng)前，利用數(shù)字化系統(tǒng)平臺管理科研檔案具有必要性。數(shù)字化系統(tǒng)平臺能夠保證科研檔案管理工作的連貫性，檔案管理數(shù)字化和信息化是時代發(fā)展和檔案管理工作的必然趨勢，能夠解決科研檔案管理工作當(dāng)中人工無法勝任的問題，減輕工作人員的工作壓力和工作負(fù)擔(dān)，減少出錯的可能性，降低人力資源和時間成本的投入。在數(shù)字化技術(shù)參與之下，檔案管理工作的諸多環(huán)節(jié)被優(yōu)化，縮短了工作時間，提升了工作效率。

（二）方便查閱和調(diào)檔?？蒲袡n案的管理是為了方便查找。如果采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，在之后進(jìn)行借閱和查看時必須要耗費(fèi)很多的時間對文檔進(jìn)行查找，這就加大了工作人員的工作量，也容易浪費(fèi)工作時間，在數(shù)字化系統(tǒng)平臺管理之下，科研檔案能夠被有效查閱，工作人員可以直接進(jìn)行關(guān)鍵字的搜索，找到有關(guān)的文獻(xiàn)資料，保障檔案工作開展的連續(xù)有效。

（三）提高檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。在科研檔案管理工作當(dāng)中，使用數(shù)字化系統(tǒng)平臺能夠有效提高工作的經(jīng)濟(jì)效益和整體的檔案管理水平。一方面，數(shù)字化管理方式能夠節(jié)約資金和成本的投入，直接采用無紙化設(shè)備開展檔案管理工作，減小了檔案保存的空間，保護(hù)了環(huán)境，減少了經(jīng)濟(jì)支出；另一方面，數(shù)字化管理模式能夠使科研檔案管理工作減少工作漏洞，加速科研檔案資源的整合，提升整體檔案管理工作的準(zhǔn)確性，優(yōu)化工作模式，為今后的檔案管理工作提供了可以參照的經(jīng)驗(yàn)，使科研檔案的管理工作滿足現(xiàn)代社會對于檔案管理的要求。同時，間接促進(jìn)了科研單位的進(jìn)一步發(fā)展。

三、當(dāng)前在科研檔案管理中存在的問題

當(dāng)前，在科研檔案管理工作當(dāng)中還存在一些問題和進(jìn)步的空間，我們必須在眾多的管理方式當(dāng)中挑選出最適合當(dāng)前時代的科研檔案管理模式，解決以往在科研檔案管理當(dāng)中存在的問題，才能夠讓科研檔案管理工作越做越好，發(fā)揮出自身的價值。首先，存在的問題是科研檔案管理工作思想觀念的滯后性?？蒲袡n案的管理工作應(yīng)當(dāng)具有一定的保密性質(zhì)，但是保密不意味著工作觀念和工作方法的因循守舊。相反，必須要經(jīng)常進(jìn)行工作方法和工作思維的創(chuàng)新，才能夠使科研檔案的管理工作呈現(xiàn)出現(xiàn)代化的特征。當(dāng)前，科研檔案管理工作普遍缺乏大局觀念，呈現(xiàn)出各自為政的狀態(tài)，導(dǎo)致科研檔案當(dāng)中的信息資源無法得到高效的互動和共享，特別是在需要查閱資料時無法及時地找到有關(guān)的文獻(xiàn)，導(dǎo)致工作效率被降低，造成了管理模式的滯后性。其次，科研檔案管理工作和數(shù)字化系統(tǒng)平臺相結(jié)合，還應(yīng)當(dāng)注意網(wǎng)絡(luò)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全是全社會廣泛關(guān)注的話題，在科研檔案管理工作當(dāng)中尤其應(yīng)當(dāng)注意。以往，科研檔案主要是通過紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，包括重大會議的文件和重要項(xiàng)目的研究成果，都以紙張作為基本的載體，這種方式雖然具有一定的滯后性，但是能夠保障文件真實(shí)有效，在當(dāng)前的信息化時代，電子信息化系統(tǒng)提升了科研檔案管理工作的效率，但是應(yīng)當(dāng)注意，不法分子可能會利用網(wǎng)絡(luò)漏洞對文檔進(jìn)行竊取和偽造，造成科研檔案管理工作的混亂，威脅到檔案管理工作的機(jī)密性。除此之外，在當(dāng)前時代背景下，科研檔案管理人才儲備不足造成工作方法落后。進(jìn)行數(shù)字化管理之后，檔案歸檔的時間不再被限定，顛覆了傳統(tǒng)的歸檔機(jī)制。但是，這一工作方法也弱化了檔案審批的必要性，此外，科研檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)思想陳舊，手段落后，不注重對自身素質(zhì)的提升，這些問題都是利用數(shù)字化系統(tǒng)平臺進(jìn)行科研檔案管理的挑戰(zhàn)。

四、檔案數(shù)字化系統(tǒng)平臺在科研檔案管理中的運(yùn)用

（一）創(chuàng)新思想觀念。將數(shù)字化系統(tǒng)平臺運(yùn)用在科研檔案的管理當(dāng)中，首先需要工作人員創(chuàng)新思想，尋找科研檔案管理的新角度。傳統(tǒng)的科研檔案管理思想和方式，不能適應(yīng)當(dāng)前社會的檔案管理需求，因此工作人員必須要求新求變，對于自身的思想觀念和意識進(jìn)行轉(zhuǎn)換，突破傳統(tǒng)檔案管理方法的限制，滿足當(dāng)代科研檔案管理工作的相關(guān)要求，直面機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，站在大局的角度尋求科研檔案管理工作的新出口，滿足社會的發(fā)展是檔案管理工作的最新要求，加快科研檔案管理的信息化數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移。具體來說，必須要建設(shè)檔案管理新資源的信息收集庫，將科研檔案進(jìn)行歸檔?？蒲袡n案管理有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的檔案類目和相關(guān)信息對于科研檔案進(jìn)行分類妥善保存。傳統(tǒng)的檔案載體大多數(shù)是紙質(zhì)載體和錄音載體，這一類型的檔案載體在保存和現(xiàn)代檔案管理之間存在著較大的差別，在當(dāng)前的科研檔案管理當(dāng)中，必須要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的力度，推進(jìn)我國科研檔案管理數(shù)字化建設(shè)的征程。

（二）維護(hù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。在科研檔案的管理當(dāng)中，必須要完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從頂層設(shè)計上建設(shè)一套較為完善的科研檔案管理工作辦法，包含信息的檢索、關(guān)鍵詞的輸入和檔案資源的共享，這些行為都需要規(guī)章制度的約束，能夠有序進(jìn)行，因此在這一過程當(dāng)中，我們必須要對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施特別是軟件設(shè)施進(jìn)行完善。檔案管理主要運(yùn)用的硬件設(shè)備包括計算機(jī)、打印機(jī)、激光掃描儀等等，這些設(shè)備必須要專業(yè)人員進(jìn)行篩選和采購，還應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行日常檢測，維護(hù)設(shè)備能夠正常運(yùn)行和使用。電子系統(tǒng)化平臺的軟件設(shè)施更為重要，只有保證軟件設(shè)施和平臺設(shè)計合理，才能夠充分地發(fā)揮系統(tǒng)功能，科研檔案管理工作部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，選擇合適的檔案管理軟件，加大資金投入，注重信息化軟件的研發(fā)?？蒲袡n案的保管工作較為繁瑣，在日常工作當(dāng)中會存在大量的數(shù)據(jù)掃描錄入和上傳，這就要求必須要使用高效的硬件和軟件系統(tǒng)才能夠順利完成工作，比如利用文字采集設(shè)備、雙向服務(wù)器等設(shè)備完成文字信息的錄入，還要利用檢索系統(tǒng)對于不同類型的檔案進(jìn)行精確歸檔，對文檔的管理權(quán)限進(jìn)行加密，使科研檔案在利用時能夠準(zhǔn)確進(jìn)行核對查詢，提高科研檔案利用效率，加速科研檔案的數(shù)字化共享。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。利用數(shù)字化系統(tǒng)平臺進(jìn)行科研檔案的管理，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，做好防護(hù)措施，這對于科研檔案的管理工作來說非常重要。數(shù)字化檔案管理的重點(diǎn)在于開放性和共享性，雖然能夠提高科研檔案的利用效率，加速檔案信息共享和資源平臺的建設(shè)，同時也給科研檔案的安全性帶來了很大的風(fēng)險。因此，檔案管理有關(guān)工作部門，應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)保密措施，防止檔案信息泄露，建設(shè)核心屏障，將科研檔案分為核心、非核心，公開、非公開，進(jìn)行分層管理，最重要的科研檔案應(yīng)當(dāng)安裝殺毒軟件和防護(hù)軟件防止病毒入侵，工作人員應(yīng)當(dāng)對瀏覽器等軟件設(shè)備進(jìn)行定期升級和維護(hù)，同時還應(yīng)當(dāng)利用云技術(shù)提高備份的安全性，如果科研檔案遭遇損毀，可以及時進(jìn)行備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)。

五、結(jié)語

綜上所述，在科研檔案管理中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)平臺的建設(shè)，創(chuàng)新思想觀念，維護(hù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，提升科研檔案管理的信息化和數(shù)字化水平。