淺談如何做好綜合辦公室檔案管理工作

文/泉州廣播電視臺 陳秋香

檔案管理工作的本質是針對既有歷史文件予以集中性管理。檔案管理工作在持續(xù)發(fā)展以及建設期間，保障檔案管理工作質量是檔案管理人員關鍵的工作內容。檔案管理工作發(fā)展期間，需要結合當前管理工作狀況以及未來發(fā)展趨勢，對負責檔案管理工作的人員予以培養(yǎng)，保證檔案管理工作開展的標準化，建立標準的檔案管理流程，并使得檔案管理工作所具有的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，對現(xiàn)代化發(fā)展建設而言，具有積極作用與意義。

一、開展綜合檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理屬于單位發(fā)展的基礎。單位的檔案往往記錄了單位與資金有關的重要信息數(shù)據(jù)，屬于單位實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的關鍵憑據(jù)。檔案不僅可以促進單位發(fā)展，也是單位實現(xiàn)內控的重要方法。檔案管理工作信息化建設水平同單位檔案管理質量之間關系十分密切。綜合檔案管理工作相較于單位傳統(tǒng)檔案管理工作，可以更為有效地強化檔案管理工作的及時性，使得檔案管理工作更加富有靈活性，通過合理的管理方式，使得檔案管理工作質量以及效率得到顯著提高。

（二）幫助單位全面了解自身現(xiàn)狀。檔案管理落實期間，可以更為合理地匯總以及管理檔案，以便單位管理人員以及決策者隨時調取以及瀏覽，協(xié)助單位明確當前單位發(fā)展情況，為單位制定下一步發(fā)展規(guī)劃以及制定決策提供相應的幫助和參考。單位決策者可以通過對檔案的分析了解單位發(fā)展現(xiàn)狀，甚至包括單位在不同時間段以及發(fā)展階段各類資源的調動以及運用情況，確保單位能夠更為合理且科學地分配資源，促進單位向現(xiàn)代化方向發(fā)展，大幅提高單位運營經濟效益，加快現(xiàn)代化發(fā)展速度。

（三）保證檔案的真實性。單位檔案內容普遍具有保密性，因此檔案管理工作也應在保密狀態(tài)下進行。檔案管理工作中必須采用集中式的管理方式，在確保檔案管理工作質量的基礎上，禁止檔案管理人員泄露檔案相關信息數(shù)據(jù)。通常情況下，檔案之中包含有極為豐富的內容，不只是包括單位發(fā)展的正面信息，甚至包括部分單位發(fā)展的負面信息。故而，只有在確保檔案數(shù)據(jù)真實性的狀況下，方可使檔案管理工作的作用得到充分發(fā)揮，明確單位目前發(fā)展狀況，確保政策的制定更為科學。單位為了保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性以及精確度，需要加強對于檔案調取、記錄的管理力度。

二、目前辦公室檔案綜合管理工作存在的問題

（一）忽視檔案管理工作。我國系統(tǒng)的管理學理論是近代才成型的，所以許多單位管理行政人員本身專業(yè)性并不強，甚至許多單位的檔案管理處于落后狀態(tài)，特別是傳統(tǒng)大規(guī)模單位應尤為注意。部分單位的管理部門為了展現(xiàn)部門存在價值，并沒有結合檔案分析單位實際情況，即制定許多目標。從某種程度而言，使得其他部門工作壓力增加。同時，許多目標由于是盲目制定，往往最終難以實現(xiàn)，反而導致單位浪費大量的精力、人力以及時間成本。

（二）管理體制相對落后。作為單位的管理部門，需要定期對管理系統(tǒng)進行更新。但事實上，有些單位往往忽視該工作，甚至認為無須在檔案管理系統(tǒng)更新方面投入過多的資金，現(xiàn)有系統(tǒng)能夠滿足基本需求即可。但是，社會處于不斷發(fā)展的狀態(tài)，單位管理工作也需要不斷進步，落后的管理體系不僅導致相關負責人員工作難度提高，同時也影響了單位的正常工作與運行。

（三）信息傳遞效率有待提高。單位檔案信息數(shù)據(jù)調取以及瀏覽都需經過逐級審核、批復以及確認，期間需要經歷漫長的時間，而在檔案信息數(shù)據(jù)真正發(fā)揮價值時，有較大概率錯過最佳時間，該情況特別是在大規(guī)模單位中最為常見，大規(guī)模單位組織結構復雜，層級較多，檔案信息數(shù)據(jù)的審核工作更為復雜，效率不高，如何提高審核工作效率，檔案信息價值能否得到充分發(fā)揮，是目前許多單位關注的重點。

三、解決單位辦公室檔案綜合管理問題的方案

（一）提高單位重視程度。檔案管理工作對我國現(xiàn)代化單位制度完善而言極為重要，部分單位決策者以及管理者缺少對檔案管理工作的認識以及了解，認為檔案管理工作并無價值，且部分單位檔案管理工作人員缺乏對檔案管理工作的重視以及關注，在檔案管理工作中缺少應有的責任感以及職業(yè)道德，且缺少檔案管理理論知識以及實操經驗，對檔案事業(yè)在單位發(fā)展之中的戰(zhàn)略價值以及意義缺少了解，工作期間容易出現(xiàn)失位的問題。故而，單位需要加強對檔案管理工作的重視，并加強宣傳力度，將所有檔案工作列入單位工作日程之中，以此提高相關工作人員的重視程度，并采用“三納入”與“三同步”制度，即歸入單位戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、單位管理規(guī)章制度以及有關人員崗位職責，借此提高管理人員的責任心。“三同步”指下達工作、建言工作以及總結工作相關資料必須及時歸檔，且保證同步。另外，單位需要專門派遣一名管理人員負責檔案管理工作，同時構建完善的管理部門以及組織結構，包括組建檔案工作領導小組，聘用專職與兼職的檔案管理人員，積極創(chuàng)造良好的工作條件，確保辦公室檔案管理工作能夠依序開展。另外，辦公室應定期對檔案的總量、名稱等基本信息予以統(tǒng)計，并詳細記錄檔案的利用情況，比如何人或是何部門調閱、調閱時間以及調閱人信息等，并定期將統(tǒng)計結果上報主管部門。另外，管理人員需要定期針對檔案內容予以全面檢驗，確認是否有缺損以及字跡褪色的問題，若存在，則需要第一時間予以修復以及復制，若發(fā)生特殊情況，及時向單位領導報告，以便處理。另外，單位還需要加大對檔案的保護力度，因為許多檔案依舊為紙質檔案，所以需要避免檔案在存儲過程中出現(xiàn)褪色、受損、霉變以及丟失等問題，針對至關重要的檔案，則需要采用更為精細的防護措施，建立防盜、防火、防塵、防蟲以及防強光直射等防護措施，確保檔案的安全性。

（二）建立完善的檔案管理規(guī)章制度。大部分單位檔案管理工作缺乏相關規(guī)章制度作為支持。故而，單位需要建立一套行之有效且較為健全的規(guī)章制度。一方面規(guī)范檔案管理人員的管理行為，另一方面為主管審核檔案管理人員行為是否滿足要求提供了參考。通常情況下，檔案管理工作應滿足如下要求：第一，保證檔案管理工作的規(guī)范化。檔案柜、檔案盒等都需要從左向右統(tǒng)一進行管理，全總目錄中的檔案需要統(tǒng)一放在相同區(qū)域。檔案全部豎放，保證抽取與歸檔的便捷。第二，建立檔案接收制度。要求各個部門凡是移交檔案室的檔案，必須依照規(guī)定的格式以及要求進行裝訂，嚴禁缺少頁數(shù)或是資料受到嚴重損害，若出現(xiàn)文件或是資料不齊，則檔案室不應接收，移交檔案之后必須填寫清單，一式兩份，以便后續(xù)查閱。第三，建立檔案保管制度。即檔案管理人員需要定期對檔案室予以整理，保證檔案分類清楚，并確保檔案整潔，嚴禁在檔案上任意涂抹。積極引入現(xiàn)代化技術，使檔案管理逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化以及智能化。第四，建立檔案保密制度。辦公室檔案記錄了單位發(fā)展與經營的詳細數(shù)據(jù)，具有一定機密性。故而檔案管理工作也需要重視檔案的保密性。檔案管理人員需要嚴格遵守相關保密制度，保證辦公室檔案的安全性，針對有密級性的檔案，在沒有經過單位允許的情況下，嚴禁擅自翻閱復印，并建立相關管理制度，一旦秘密泄露，追究相關人員的責任。第五，構建檔案銷毀制度。每年定期整理檔案，依照保管的有效期，確認銷毀檔案數(shù)量。銷毀檔案之前，必須認真填寫銷毀清單，并交由主管領導批復，至少兩人監(jiān)督銷毀并蓋章，所有檔案必須燒毀，嚴禁以其他方式處理。

（三）加強檔案錄入質量。檔案規(guī)范化建設期間，關鍵在于提高檔案信息整體質量，有效解決檔案錄入問題，進而促進檔案管理工作實現(xiàn)標準化建設。檔案管理工作最為關鍵的作用便是檔案價值得到充分發(fā)揮，提高決策者與管理者對檔案的利用率。檔案管理人員合理運用計算機開展檔案管理，可以顯著提高檔案利用效率以及質量。管理人員應運用分級目錄的模式，把辦公室檔案分為不同類型文件的組合。對檔案種類予以分類，在構建基礎檔案目錄的狀況下，將檔案信息錄入計算機對應的位置，依照檔案種類標記型號，借此提高檔案錄入質量。隨著檔案錄入質量的提高，管理人員僅需通過網(wǎng)絡搜索便可及時查找檔案信息及其所在位置，提高了檔案的調閱以及運用效率。

四、結語

單位加強辦公室檔案管理工作，既可以對當前經營現(xiàn)狀有更為全面且深入的了解，為其后續(xù)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定提供參考，又有利于社會各界了解單位當前的經驗成果。因此，需要通過提高重視程度以及加強檔案錄入質量等具體方法，加強辦公室檔案管理工作力度，推動單位進一步發(fā)展。